Партнерский материал Диана Каленик, «Про бизнес» 8 декабря 2021

«Меня заряжает то, что я делаю» — СEO аналитической платформы о том, как выполнять несколько дел одновременно

Юлия Локоткова. Фото: Анна Занкович, probusiness.io

Анализом платежного поведения покупателей в мире занимаются всего несколько компаний, и белорусский стартап Open Business — один из них. Мы уже публиковали на портале аналитические материалы с использованием данных этой аналитической FinTech-платформы. Сегодня поговорили с CEO Open Business Юлией Локотковой о том, как проходит ее рабочий день, как строится взаимодействие с командой. Особое внимание уделили «фишкам», которые помогают повышать эффективность работы. Об этом — в нашем совместном с брендом Lenovo проекте.

— У нас молодая компания, Open Business только 3 года. Работаем в нетривиальной области — анализ платежного поведения покупателей. По сути, мы независимый транзакционный дата-хаб, который позволяет компаниям и инвесторам получать аналитику по рынку на основе платежного поведения. До этого проекта эта же команда пробовала запускать на белорусском рынке различные FinTech-продукты, к примеру, приложение для учета персональных финансов.

В Беларуси у нас более 20 клиентов, это крупные компании из разных сфер — HoReCa, FMCG, Fashion и Fast-fashion, товары бытового и повседневного использования, аптеки, медцентры и медлаборатории, коммерческая недвижимость (с нашей помощью они анализируют обороты по своим арендаторам). Мы не просто получаем и суммируем эти данные, но с помощью нашей аналитической системы можем делать выводы и прогнозы.

Пока наши услуги не так известны, скорее, это можно назвать тестовыми продажами — мы или сами выходим на компанию, или к нам обращаются по рекомендации. Иногда выпускаем в СМИ аналитические обзоры по некоторым сферам рынка.

Наш продукт легко масштабируется, поэтому в планах на будущее — запуститься в США и в Европе. При этом сервис по-прежнему будет развиваться и в Беларуси.

Мой рабочий день

Утром один час я работаю дома: с 8:30 пью кофе и отвечаю на письма, которые пришли вечером. Попутно структурирую свой день, вспоминаю все, что мне нужно сделать. Использую облачный таск-менеджер Asana, аналог Trello. Это доска, в которой все разбито на сегменты: новые дела, дела в процессе и решенные. В Asana мы фиксируем все процессы, ставим друг другу задачи. Те, кто приходят к 9 на работу, уже видят мои письма и, пока я еду на работу, могут на них ответить.

Часам к 10 приезжаю в офис, на дорогу уходит 7−10 минут на такси. В последнее время открыла для себя электроскутеры. Основной минус — доехать на шеринговом самокате обходится дороже такси, а все остальное — сплошные плюсы, даже в нулевую температуру. 15 минут — и я на месте.

В минском офисе на постоянной основе находятся ключевые сотрудники: директор по развитию, технический директор, отдел аналитики (он включает сотрудников разных уровней и компетенций) во главе с руководителем, дизайнер клиентского опыта. Ключевые компетенции у нас сформированы внутри команды, но если нужно что-то сделать быстро, то для небольших задач прибегаем к услугам аутсорсинговых ИТ-компаний. С августа этого года мы все вышли с «удаленки» в офис: мы на том этапе работы, когда важно видеться чаще.

В мои задачи как CEO входят разработка стратегии и коммуникации с основными клиентами и партнерами. Ежедневно у меня 3−5 назначенных встреч. История про то, что «все перешло на "удаленку"» — миф. Люди соскучились по коммуникациям, и примерно половина клиентов приглашают нас на живые встречи.

Из офиса обычно уезжаю между 6 и 8 вечера. Когда еду в такси, то или слушаю что-то полезное, или отправляю письма. Но не могу сказать, что рабочий день у меня когда-то заканчивается. Нет такого, что я приехала домой и перевела телефон в беззвучный режим.

«Подбор сумочки зависит от размера моего ноутбука»

С Lenovo меня связывает долгая история — до того как попробовать ThinkBook 13s, последние 7 лет я пользовалась Lenovo Yoga. Можно сказать, что я была просто влюблена в этот ноутбук — он ультратонкий, складывался как планшет, с технологией тачскрин. Я два раза покупала эту модель с апгрейдами.

Когда выбирала новую модель Lenovo, моими критериями ноутбука были — тонкий, легкий (меньше килограмма). Я девочка, хожу с сумочкой. Мне важно, чтобы мой ноутбук туда помещался, поэтому на подбор сумок я меня всегда прихожу с ним. Даже свой первый деловой рюкзак я купила в Штатах, потому что здесь не смогла найти подходящий по размеру.

Мне важна также прочность корпуса и устойчивость к царапинам. Как бы я ни старалась оберегать поверхность, в сумочке он может контактировать с зеркальцем, расческой, помадой, ключами.

Новый ThinkBook 13s гораздо быстрее загружается, на раз-два-три, это ценно. Мне нравится вход по отпечатку пальца — когда попробовала впервые, эта технология меня очаровала. Биометрическая идентификация работает не только на включение, но и на вход в любые программы. Это сильно ускоряет работу: не надо вспоминать и вводить пароли. Когда эти сэкономленные секунды суммируются, то складываются в минуты и часы, получается солидная экономия времени. А еще это эффектно смотрится на переговорах:)

На выездных встречах ноутбук обязателен. Важно, чтобы у него была мощная батарея, которая долго держит заряд. Не хотелось бы, чтобы в середине презентации ноутбук выключился, и пришлось искать зарядное устройство и розетку. Удобно, чтобы батарея держала заряд не только на встрече, но и между ними — обычно я могу сесть в кафе, продолжить работу, а потом поехать на новую встречу. У моего Lenovo Yoga батарея держала честные 9 часов, а ThinkBook 13s — около 11.

Что мне еще нравится — в ThinkBook 13s есть стандартный HDMI, для презентаций это просто must have. Если человек постоянно ходит на какие-то выступления, где нужно что-то выводить на экран — презентацию или, как у нас, виртуальную платформу, — это очень эффектно.

До этого мне приходилось носить с собой адаптер и переходник с tipe-C для HDMI. Один переходник за $ 100 я даже оставила на одной презентации, никак не заберу обратно. Это еще и дополнительное время на стороне клиента, нужно привлекать технического специалиста, появляется неловкая пауза… Всего этого можно избежать.

В путешествиях и рабочих поездках я тоже всегда с ноутбуком и работаю час-два до того, как пойти с семьей на пляж или отправиться на экскурсию. Для меня чрезвычайно важно, чтобы он был легким и выносливым, всегда выглядел на 10 из 10, не шумел и не перегревался. Мой первый Lenovo Yoga проехал со мной больше 10 стран Европы и летал через океан в Нью-Йорк.

По вечерам на ноуте смотрятся фильмы и мультики, поэтому я ценю качественную картинку и предъявляю серьезные требования к разрешению экрана и качеству звука.
Я подписана на все сервисы Яндекса, смотрю фильмы на «Кинопоиске». Не смотрю сериалы, даже самые рейтинговые, считаю их главными «убийцами времени». Когда мне говорят: «Вышел новый сериал, обязательно посмотри!» — я соглашаюсь, но смотрю только фильмы.

Выделяю две категории фильмов. Одни обязательно смотрю в кино с семьей или друзьями (из последнего — «Дюна», из прошлых лет — «Облачный атлас», «Голодные игры») — это насыщенные экранизации, от которых перехватывает дыхание. Другие чаще смотрю в тишине, наедине с собой — это фильмы, в основе которых лежат истории реальных людей («Человек, который изменил все», «Власть», «Несломленный», «Пианист»). Мне нравится погружаться в атмосферу, созданную в таких фильмах, оценивать исторический контекст, размышлять о роли каждого человека и о том, что каждый из нас может оставить свой след.

Часто слушаю музыку, в основном рок, — иногда с телефона, иногда на ноутбуке. В сервисе Яндекс есть и книги, выбираю бизнес-издания и художественную литературу. Предпочитаю аудиоформат, сейчас слушаю Оруэлла «1984» и Айн Ренд «Атлант расправил плечи». Также люблю Ted.com на бизнес-темы, к тому же это полезно для моего английского.

Как повышаем эффективность команды

Вся коммуникация с командой у нас в «Телеграм», туда подключены все сотрудники и наш чат-бот. Так как у нас много процессов, связанных с анализом данных, то чат-бот сообщает, когда начат и закончен машинный анализ данных. Чат-бот у нас — полноценный член команды, мы зовем его «Опенбэшэчка». Удобно: ночью мы спим, а он работает. Кстати, когда у нас появился директор по развитию, то первое время она была уверена, что это живой сотрудник:) Разработали этот чат-бот мы внутри команды.

Когда в «Телеграме» мы обсудили какую-то задачу, ответственный за направление вносит ее в Asana, закрепляет за исполнителем и контролирует выполнение. Весь проект структурирован на папки и подразделы, у всех есть доступы к нужным документам. И когда в команду приходит новый сотрудник, мы подключаем его к нужному разделу. Очень серьезно относимся к безопасности данных, нет такого, что «у всех доступ ко всему». В то же время стараемся обеспечить гибкость, чтобы люди могли работать как из офиса, так и из дома или в поездке. Пока для основного состава команды есть правило — даже в отпуске мы берем с собой ноутбуки и остаемся на связи, пользуемся Wi-Fi или покупаем местную симку с интернетом.

Мы на том этапе, когда знаем друг друга в лицо, нет «трехэтажного подчинения». Нет необходимости следить друг за другом, потому что и так все видят, кто что делает. К тому же все замотивированы на достижение результата. Но запоминать задачи и хранить их в голове — совершенно неэффективно. Поэтому рекомендую использовать связку мессенджер-таск — менеджер-облачные документы. В такой связке команда работает максимально эффективно и прозрачно. Прозрачно — все понимают задачи, которые стоят перед каждым, и то, как они коррелируют друг с другом (как продажи «пушат» разработку и как от скорости разработки зависит успешность продаж).

Что еще применяем для улучшения работы:

Для общения с клиентами чаще используем Zoom и Microsoft Teams. Чем больше компания, тем вероятнее всего, что у нее куплен платный доступ
Пользуемся Google-таблицами, у нас много работы с цифрами. Так как с одними и теми же данными работает группа, делать это в Excel (сохранять, пересылать) вышло бы гораздо дольше. К таблицам открываются секьюрные доступы для тех, кто может в них смотреть
Для маркетинговых историй (описание продукта) используем Google-документы. Для презентаций и работы над макетами — Figma. Я очень рекомендую освоить ее тем, кто часто сталкивается с Power Point. С внедрением Figma уровень наших презентационных материалов и скорость их подготовки вышли на новый уровень, как бы банально это ни звучало
Разработали for fun специальные стикеры для «Телеграм» — это шутки, которые понятны только нам, внутренний фольклор. Знаю, что многие команды делают такое для поднятия корпоративного духа:)

Как решаем вопросы делегирования

Проблема небольших команд — при росте команды основатели страдают проблемой делегирования. Они вроде и готовы нанимать сотрудников, но любой другой человек по-другому смотрит на мир, у него другой мозг и опыт, он будет делать задачи со своей скоростью и продуктивностью. Эта боязнь «отдать бразды правления в чужие руки» приводит к тому, что управленец не может переключиться на стратегические задачи, «варится» в ежедневных задачах и, ожидаемо, выгорает.

Регулярно вводим новых людей в команду, недавно у нас появился директор по развитию. В зависимости от сложности задач, которые человек выполняет, ставлю для себя срок от 1 до 3 месяцев для передачи дел. Создаю общий чат, где руководитель направления общается со своими подчиненными (которые раньше были моими подчиненными) и смотрю на стиль коммуникации, на постановку задач и их выполнение. Если вижу, что какие-то моменты можно улучшить, то в рекомендательной форме рассказываю: «Знаешь, раньше мы работали над похожей задачей, и оказалось, что эффективней с этим человеком ставить задачу так и так. А с этим лучше раз в неделю делать чекинг, чтобы понимать, на каком этапе он находится, не сорвет ли он сроки».

Чаще всего к нам попадают люди из крупных компаний (финансовых, айтишных), в которыхй была жесткая иерархия. Видно, как стиль мышления сотрудника, который испытывал большое давление, отличается от мышления участника стартапа. Обычно в крупных компаниях не учитывается мнение рядовых сотрудников (даже начальников отделов), поэтому они и не стараются его высказывать. Если видим, что на лице у нового коллеги написано несогласие, то открыто говорим: «Это твое направление, ты за него отвечаешь. Если ты считаешь, что мы неправы, скажи — мы должны это обсудить».

Бывает и попытка уйти в защиту: если задача выполнена, но ее можно улучшить, сотрудник «поднимает щит» — говорит, что сделал все, что мог, указывает на причины, почему «не получилось лучше». Стараемся такого избегать, не используем выражение «Я же тебе говорил!». Всем объясняем, что успех компании — это и их успех тоже, мы все стараемся сделать максимально хороший продукт и построить лучший в мире сервис для наших клиентов.

Как я повышаю личную эффективность

Тему «распараллеливания» процессов я считаю своей «фишкой». Я училась в двух университетах одновременно — в Барановичах на маркетинге и с третьего курса поступила в БГУ на журфак. На пятом курсе я уже работала по специальности и тогда же родила дочку:)

Опыт работы наемным сотрудником у меня совсем небольшой: несколько лет была финансовым обозревателем и редактором на финпорталах. Финансовый портал потом трансформировался в агентство по контент-маркетингу для банков, лизинговых компаний и автоцентров. Я выстроила процессы так, что вся моя работа там заключается только в подписании бумаг, остальное работает автономно. А я с головой ушла в проект Open Business.

Не считаю, что мне присуще выгорание, работа меня не утомляет. Я верю в то, что делаю, и меня заряжает смена источника познания.