Партнерский материал Дмитрий Малахов, «Про бизнес» 1 апреля 2021

«Теряли 3 дня в неделю и "зашивались" в бумагах». Как крупной компании удалось разгрузить бухгалтерию и сэкономить

Как сэкономить и облегчить жизнь всем — от сотрудников до клиентов? Один из способов это сделать — перейти на электронный документооборот. Как обстоят дела на практике, рассмотрим на примере сервиса podpis.by, который разработала компания «ЮрСпектр» — подробностями о его внедрении поделилась главный бухгалтер транспортной компании «ДПД Бел» Елена Афанасенко.

— Насколько обширный у компании документооборот? Сколько поставок вы оформляете ежемесячно?

— Основное наше направление — транспортно-экспедиционная и почтовая деятельность, доставка грузов и почтовых отправлений. Ежемесячные перемещения товаров исчисляются уже даже не десятками, а сотнями тысяч единиц. А для каждой поставки нужен стандартный комплект документов: договор, товарно-транспортные накладные (ТТН), акт выполненных работ (АВР). Точное количество оформляемых документов мы не считали, но только АВР составляем более 10 000 ежемесячно.

Елена Афанасенко. Фото: Алексей Матюшков, probusiness.io

— Как происходило оформление документов в компании до внедрения электронного документооборота (ЭДО)?

— Разберем на примере оформления документов по одному клиенту:

Наш специалист печатал АВР из операционной программы на бумаге. Каждый акт — в двух экземплярах
Затем — счета к этим АВР (еще по 3−4 страницы к каждому акту)
АВР мы сверяли с реестром и подбирали к ним клиентские экземпляры ТТН
Напечатанные акты нужно вручную подписать и проставить печати.

Подпись нельзя оформить даже в виде штампа — она должна быть оригинальной, человек все подписывает от руки!Каждый комплект документов нужно было упаковать в конверт, наклеить на него специальную наклейку (а это собственные принтеры и расходные материалы, которые тоже стоят денег) и отправить по почте другой стороне. У нас не было возможности убедиться, что клиент получил акт. Мы ожидали, пока он его подпишет и вернет обратно. Теперь этого делать не нужно.

На этих операциях были задействованы три сотрудника, а в моменты пиковых нагрузок приходилось привлекать и еще людей из бухгалтерии. Только на подписание актов специалист тратил по 4 часа в день, а все процессы «по цепочке» отнимали у бухгалтерии три рабочих дня в неделю.

И эта нагрузка растет. Сейчас, например, увеличивается число импортеров, которым важно подтверждение стоимости транспортных услуг «день в день» — для отнесения их на увеличение стоимости импортируемых товаров. А это означает увеличение количества единовременно выставляемых актов.

Если бы мы не перешли на ЭДО — то просто «зашились» бы в бумагах.

Для нас такой переход был жизненной необходимостью.

— Какие процессы по ведению документооборота вы упростили, перейдя на ЭДО от podpis.by?

— Пока только два:

Подписание договоров посредством ЭЦП (электронной цифровой подписи)
Оформление АВР.

Правда, тут тоже есть нюанс. Для того чтобы отправлять цифровой документ клиенту — у нас УЖЕ должен быть прописан в договоре пункт «О возможности создания и подписания сторонами легитимного цифрового документа». А значит, со многими действующими клиентами нужно заключать дополнительное соглашение к действующим договорам. И хотя сервис podpis.by позволяет обмениваться такими соглашениями в цифровом виде — у нас уже должно быть подписано бумажное соглашение:)

Конечно, с новыми клиентами предусматриваем такой пункт в договоре заранее, но вот базу действующих клиентов одномоментно перевести на цифровую подпись АВР не получилось. Сегодня мы работаем «по цифре» уже примерно с 15% клиентов и постепенно увеличим эту долю до максимума.

Стоит оговориться: у нас установлено сложное ПО индивидуальной разработки, и остальные документы, связанные с детализацией поездок, счетов и т.д., генерируются только в нем. Связать сервис podpis.by с этим ПО пока нет возможности, это закрытый софт. Поэтому конкретно для нас сфера применения ЭДО довольно узка.

Но для других компаний, которые работают, скажем, в стандартной 1С: Бухгалтерия и деятельность которых не связана напрямую с перемещением товарно-материальных ценностей, таких ограничений нет. Думаю, интеграция с podpis.by способна дать упрощение многих операций: выставления счетов, подписания договоров и дополнительных соглашений, оформления АВР. Это хороший стартовый набор для формирования у компании полноценного ЭДО.

Особенно — если бизнес касается сферы услуг или e-commerce. Сейчас любой интернет-магазин должен выписывать каждому курьеру ТТН в пределах каждого населенного пункта. Мы можем с таким магазином взаимодействовать через podpis.by. Например, владельцы интернет-магазинов могут обращаться за услугами доставки к нам или любому другому перевозчику и не оперировать накладными вообще. Тут уже вопрос математики для конкретного клиента: что ему выгоднее, проще и быстрее.

— То есть накладные по-прежнему выписываете на бумажных носителях, не в электронном виде?

— По законодательству Беларуси перемещение любых товарно-материальных ценностей сопровождается ТТН. К сожалению, большая часть наших клиентов (среди которых много компаний с долей госсобственности) пока не готовы к работе с электронными накладными. При том, что законодательно работать с накладными уже можно, но для этого должно много всего произойти.

У нас обширный парк как собственной, так и привлеченной автотехники. Сейчас количество доставок каждого водителя примерно вдвое выше, чем у курьера, скажем, типового интернет-магазина. И количество накладных, которые они с собой перевозят, огромно. Для перехода на электронные накладные нам нужно оснастить всех перевозчиков и курьеров планшетами или ноутбуками — для возможности в случае необходимости предъявления документов проверяющей инстанции. Мы уже проводили такие тестовые операции с одним из наших клиентов, но пока это не устроило стороны с точки зрения простоты и управляемости.

Да и клиенты к этому пока не готовы массово. Бухгалтерия — вообще довольно консервативная часть бизнеса. У нас с некоторыми контрагентами даже счета проходят по 2 недели, потому что многие до сих пор не готовы платить по электронному счету — ждут подписанный бумажный вариант. Поэтому введение электронных накладных — скорее, вопрос ближайшего будущего, мы к этому придем неизбежно, как европейские страны.

— Подходит ли система ЭДО для работы с B2C-клиентами? Скажем, цифровая верификация получения посылки физлицами?

— Цифровая верификация физлицами, к сожалению, за редким исключением, запрещена законодательством Беларуси.

Но у нас есть проект «почтоматы». Идея простая — человек заказывает посылку, мы ее привозим и доставляем до ближайшего к клиенту почтомата. Клиенту приходит уведомление, и он просто забирает посылку из ячейки. Основной проблемой для внедрения этой системы для нас стало законодательство, согласно которому до того, как получить посылку, мы обязаны идентифицировать личность получателя. А сделать это можно только на основе удостоверяющего документа.

Клиент должен был либо предъявить паспорт у почтомата (вот только кому?) или верифицировать свою личность заранее.Поэтому сейчас разработан механизм идентификации пользователя заранее через заполнение онлайн-формы и ручную верификацию, обработку полученных персональных данных в качестве второго уровня контроля. Не всем это удобно, поэтому пока развитие почтоматной сети зависит в том числе и от данного ограничения. К счастью, кое-какие движения тут происходят, правительство планирует вводить цифровые паспорта, возможно, в ближайшем будущем эта (и многие другие) процедура будет упрощена.

Пока же основной эффект от внедрения ЭДО у нас продемонстрировало направление В2В.

— На что обратить внимание другим компаниям, которые хотели бы внедрить ЭДО?

— Нужно преодолевать внутреннее сопротивление бухгалтерских служб клиентов (особенно государственных компаний) и убедительно доказывать легитимность, простоту и удобство применения ЭДО.

— Насколько ускорился документооборот после перевода его на «цифру»?

— Клиенты получают документы оперативнее, нежели при почтовой отправке — на следующий день с даты выставления акта (против двух недель при отправке почтой).

— Какие выгоды принес переход на ЭДО вашей компании?

— Сократилась одна штатная единица в отделе документации, снизилась нагрузка на бухгалтеров, уменьшился расход бумаги (ранее мы только на АВР тратили более 5 пачек бумаги ежедневно), а также расходы на амортизацию оборудования, почтовые расходы и т.д. Корреспонденцию у нас «Белпочта» забирает коробками, увозит в цех обработки и отправляет тысячам адресатов. И это совсем не бюджетно.

Поэтому если суммировать…

В первый год наша экономия составила порядка 30 тысяч бел. рублей (около $ 11 500).

С точки зрения налоговой инспекции Беларуси любые затраты должны подтверждаться легитимным первичным учетным документом. В том числе и услуги, факт выполнения которых подтверждает подписанный АВР. Поэтому мы можем либо создать его с помощью Podpis.by, либо — вручную набрать на компьютере, распечатать, подписать, поставить «мокрую» печать, отправить клиенту по почте и, дождавшись подписания, получить отправленный по почте документ обратно. Какой вариант удобнее — каждый решает для себя сам.