Партнерский материал «Про бизнес» 25 мая 2020

«Компании готовы сменить банк ради API». Как выстроить финансовый учет и сэкономить время

Как создавать дополнительные возможности в системах управления отношениями с клиентами и учета, которыми пользуются компании, — например, CRM?

Игорь Шевчик, партнер «1С-Битрикс», сотрудничает с крупными клиентами. В своей истории он отмечает: последние два года все его заказчики хотят интегрировать в системы автоматизации т.н. банковские API. Это открытые программные интерфейсы, которые позволяют реализовать возможность контролировать оплаты и состояние банковского счета в автоматическом режиме, не тратя время бухгалтера и руководителя.

Понимая это, наш герой в конце прошлого года разработал специальный модуль. С его помощью API от Альфа-Банка внедряется в продукты от «1С-Битрикс» и решает многие проблемы финансового учета и управления отношениями с клиентами, помогая бизнесу работать эффективнее. Подробности — в нашем партнерском материале.

— По специальности я программист. Более 12 лет работаю с системами автоматизации и учета на базе 1С-Битрикс. Это, например, сервис Битрикс24, другие продукты и CRM.

Поле деятельности широкое: занимаюсь синхронизацией и автоматизацией этих продуктов — под конкретные потребности клиентов. Например, компания приобретает коробочную или облачную версию Битрикс24, начинает ею пользоваться и затем понимает: хочется доработать функциональность. Сделать так, чтобы по какому-либо направлению работы система ежедневно автоматически создавала отчеты. Еще один пример: фирма пользуется интернет-банкингом, общается с клиентами в мессенджерах и чатах, внедрила IP-телефонию — и весь массив информации, получаемой из этих и других учетных систем, нужно синхронизировать с CRM.

Когда появляется запрос, для решения подобных задач клиента я разрабатываю расширения для Битрикс24 и 1С. В конце 2019 я написал модуль, в котором используются открытые API от Альфа-Банка, и выложил его в открытый доступ. Сейчас любая компания, которая использует в работе Битрикс24 и одновременно является клиентом Альфа-Банка, может использовать мою разработку — для автоматизации финансового учета, оптимизации работы менеджеров и бухгалтерии.

Зачем компаниям банковское API

Одна из самых полезных функций систем автоматизации — возможность оперативно вести финансовый учет, чтобы эффективно выстраивать работу с клиентами и сотрудниками.

Вспомним пока еще стандартную ситуацию: на счет поступают деньги, и руководителям приходится ждать, пока бухгалтер получит эту информацию, обработает и скажет, сколько клиентов за день заплатило.

Если к концу дня надо узнать баланс, затрачивается время для сбора данных. И таких ситуаций можно приводить множество, многие компании с ними сталкиваются.

Как же автоматизировать контроль за оплатами? Очень многое зависит не от ИТ-систем, которыми пользуется компания, а от обслуживающего банка. Например, если тот предоставит так называемое API, синхронизировать обработку финансовых данных становится в разы удобнее.

API (Application Program Interface) — интерфейс программирования приложений.

Простыми словами — это перечень команд, запросов, ответов, с помощью которых компьютерные программы обмениваются друг с другом информацией и взаимодействуют, «заставляя» друг друга выполнять какие-либо действия.

В 2019 я узнал, что у Альфа-Банка в Беларуси появился такой API — открытый интерфейс. Он позволяет CRM синхронизироваться с банком и в автоматическом режиме «уточнять» информацию о движении денег по счетам клиента, проведенные оплаты и т.д.

Так и возникла идея разработать модуль на базе API, и теперь белорусские компании могут интегрировать его в Битрикс24, которым они пользуются.

Какие возможности дает разработка:

1. Можно зайти в расчетный счет и узнать в автоматическом режиме, сколько на нем денег.

2. Узнать, что клиент заплатил. Бывает, что с клиентом работает сразу несколько менеджеров по разным направлениям.

3. Можно «подписать» какой-то документ с помощью смс.

Отмечу, что это бесплатный базис, причем его возможности довольно широкие. Используя API банка, можно получать информацию о ежедневных доходах и расходах компании. Учетная система может спрогнозировать баланс к концу месяца в режиме реального времени.

«Давайте посчитаем»: как модуль работает на практике

Автоматический обмен информацией между банком и компанией с помощью модуля позволяет собственникам и руководителям:

Оперативно получать информацию о балансе. Как я уже говорил выше, часто собственники просят узнать, какой у них на конец рабочего дня баланс. Соответственно, эту информацию может готовить бухгалтер, а может — и программа: свести данные в автоматическом режиме к 18:00. Если надо — может и cмс-ку отправить, какая на расчетном счету сумма. Уже не нужно ждать, пока бухгалтер выяснит, сколько денег пришло на счет за день, какие конкретно клиенты заплатили, а какие нет. Практически мгновенно эта информация поступает в Битрикс24.

Мы работаем с облачным Битрикс24, и мой сотрудник наблюдает в режиме реального времени, как деньги приходят на счет. При этом можно узнавать эту информацию, не давая подчиненным доступ в систему «Клиент-банк».

2. Информировать менеджеров по продажам, чтобы ускорить работу. И в этом случае они могут оперативно принимать решение: деньги поступили, можно ставить заказ на отгрузку. Не ждать, что про это сообщит бухгалтер.

Еще пример: у менеджера две заявки от разных компаний на одинаковый товар. И чем быстрее он узнает, кто первый оплатил — тому заказ поступит раньше. Если товар на складе в единственном наименовании — то расставлять приоритеты между обслуживанием клиентов становится проще.

3. Это позволяет динамично реагировать на неоплаты: к оговоренному сроку деньги не поступили — надо принимать меры.

Сколько времени экономит модуль? Давайте посчитаем. Представим, что на банковский счет компании пришли деньги от контрагента. Бухгалтер сначала вносит эту информацию в учетную систему, а затем ему надо как-то «соединить» эти деньги (сверить сумму, например) с тем счетом, который был выставлен. В среднем, если брать один платеж, на это тратится 5 минут.

А если компания выставила покупателю 3 счета: с разными назначениями платежа (например, за несколько услуг)? И бывает что приходит сумма, которая ни к одному из этих счетов не подходит. Нужно сначала потратить время, чтобы разобраться самому. Иногда необходимо вызвать и менеджера, который работает с клиентом — и с ним пообщаться. И вот такие выяснения могут занимать и 10 минут, и целый день.

Если это все автоматизировать, то на один платеж уходит одна минута — вместо пяти.

А если у вас 300 платежей в сутки, и многие из них «разнокалиберные»? Или клиенты просто пишут: «По договору номер Х мы вам даем аванс в размере 2 миллионов». И сами разносите, уважаемая бухгалтерия, эти деньги, как хотите. И потом вся компания тратит много времени, чтобы понять — за что в итоге клиент хотел заплатить.

Я бы сказал, что где-то половину рабочего дня бухгалтера можно освободить, если автоматизировать контроль за оплатами.

«Ребята, ура — нам нравится»: разработка

Разработка модуля заняла около недели — это было в октябре прошлого года. Особых проблем не возникло. Помню только, что у меня закралась одна ошибка: внутри секретного ключа, где-то в самом конце, появился непечатный символ. Т.е. визуально ключ состоял из 15 символов, а система «видела», что их 16 — и выдавала ошибку. И тогда я обратился в техподдержку Альфа-Банка — ребята быстро разобрались и быстро помогли. Техподдержка у них замечательная!

Как на это отреагировал белорусский офис «1С-Битрикс»? «Игорь, ура — нам нравится». Разработав модуль, я разместил его на сайте 1С-Битрикс в разделе «Приложения». Любой желающий может скачать модуль и пользоваться бесплатными возможностями.

С точки зрения разработчика могу сказать, что API не ограничивается только возможностью доступа к расчетным счетам клиента. С ее помощью можно создавать документы и «подписывать» их смс-кодом. Код довольно прозрачный, стабильный. Любой разработчик может в короткие сроки разработать все, что ему необходимо.

API хорош тем, что решения можно писать для любой учетной системы. Ведь чем больше процессов автоматизировано, тем проще управлять бизнесом.

Клиент подключает модуль за 15 минут. Для этого нужно его установить в свой Битрикс24. Затем зайти в личный кабинет в Альфа-Банке, сгенерировать ключ доступа — и подключить его в модуль. С этого момента деньги начинают «мониториться».

Владелец готов сменить банк ради API

Я выступаю подрядчиком у компаний, которым необходимо автоматизировать много процессов. В среднем один проект занимает полгода. Получается, в год я беру в работу 2−3 клиентов.

За последние два года у меня было четыре крупных клиента — и все они так или иначе использовали в системах автоматизации API банка.

Более того: я вижу, что владелец готов сменить банк — только ради API. Если понимает, что необходимо наладить процессы в бухгалтерии.

Это не шутки: руководитель, собственник морально на это готовы. Могу привести хороший кейс — компанию «Стандарт качества». Она решила автоматизировать коробочное решение и, узнав про удобства, которые предлагает API от Альфа-Банка, перешла к нему на обслуживание. Ради синхронизации между банком и своей CRM. Насколько я знаю, они еще получили кучу бонусов от банка за такой переход.

«Открытость и сотрудничество компаний особенно важны сейчас»: комментарий

Полина Ганкович, директор компании «1С-Битрикс» и сервиса Битрикс24 в Беларуси

— У открытых программных интерфейсов большой потенциал. В Европе закон уже требует, чтобы банки предоставляли сторонним разработчикам доступ к своим API.

Здорово, что Альфа-Банк тоже начал развивать финансовый сектор Беларуси в этом направлении. Чем больше таких игроков на рынке, тем эффективнее ежедневная работа компаний с ПО.

Особенно актуально это становится в условиях кризиса — перевода процессов в онлайн и работы из дома:

Предпринимателям нужны готовые решения по автоматизации, которые помогут им быстро реагировать на изменения и сохранять продуктивность
Открытость и сотрудничество всех сегментов бизнеса сейчас очень важны. Они позволят нам вместе создавать самые востребованные продукты — и для клиентов, и друг для друга.