Управление персоналом Ольга Ленская, «Про бизнес» 27 октября 2021

«Новичкам будут лить в уши, что в компании все плохо». Как помочь сотрудникам пройти испытательный срок

Когда приходишь на новую работу, нужно освоиться и закрепиться в должности. Для того чтобы это время было комфортным для самого сотрудника и для компании — устанавливается испытательный срок. «Вроде все просто и понятно. Но так только кажется на первый взгляд, — убеждены Олег Афанасьев и Николай Иняхин, учредители Interim Business Association (США, Польша, Украина, Беларусь, Казахстан). — Как раз в этот момент многие работодатели теряют хорошие кадры по причине банального „недосмотра“». Рассказываем о том, как творческий подход и технологии чат-ботов помогают адаптировать сотрудников.

Совместно с компанией Interim Business Association мы продолжаем рубрику «Управление изменениями в компании». Материалы этой рубрики выходят еженедельно в среду. В них вы найдете полезную информацию и практические советы по менеджменту и управлению изменениями.
Узнать, нужны ли вашей компании изменения, вы можете прямо сейчас с помощью экспресс-диагностики через специального бота или пройдя диагностику на сайте. Для этого вам понадобится не более 5 минут.

Олег Афанасьев Учредитель международной организации интерим-менеджеров Interim Business Association	Николай Иняхин Сооснователь международной организации интерим-менеджеров Interim Business Association

— Эту статью мы решили написать после того, как поговорили с HR-директорами нескольких компаний, а также со своими знакомыми, которые недавно поменяли место работы. В ходе разговоров с обеих сторон всплыла одинаковая по своей сути проблематика:

HR недовольны, что не все кандидаты успешно проходят испытательный срок, хотя собеседование и резюме были в полном порядке
Далеко не все кандидаты в конце испытательного срока хотят подписывать контракт с компанией, которую выбрали сами, и уходят в поисках другой работы.

Мы решили выяснить, в чем причина такого поведения с обеих сторон.

«Зачем работать на плохой работе?»

Первым делом поспрашивали знакомых, которые отметили, что основная проблема состояла в регулярном отсутствии наставничества, мол, приходилось во многое вникать самим или спрашивать у коллег, как и что правильно делать. Также сильное напряжение вызвали итоговый тест, собеседование по результатам прохождения испытательного срока и оценка их коллективом, которую зачитывали на этом собеседовании.

Затем мы запросили у HR весь инструментарий, который они используют при вводе в должность и адаптации сотрудников. Внимательно его изучили, а потом разложили на задачи и узнали, кто отвечает за их исполнение. После этого прошлись по всем этапам с нашими знакомыми, которые недавно проходили испытательный срок, и вот что получилось.

Инструкции на бумаге написаны логично и правильно, а в жизни все происходит совсем по-другому. Закрепленный за новым сотрудником наставник находится в текучке и не успевает выполнить в полном объеме все, что написано в «Плане ввода и адаптации». HR находится в похожей ситуации. Поэтому кандидат пребывает в слегка «недосмотренном» состоянии.

Природа не терпит пустоты, поэтому недополученные внимание и информацию наш кандидат получает от своих новых коллег. Как и в каком виде — зависит от того, в чьи руки он попал. Если к фолловеру-профессионалу, тогда все в порядке, компания получит правильного сотрудника.

Если к токсичному сотруднику, то будет два варианта развития событий: кандидат сам станет токсичным или не подпишет контракт и уйдет из компании, в которой «все хреново». Ведь именно это ему на протяжении испытательного срока вкладывал в уши наставник.

И такое решение вполне резонно: зачем работать на плохой работе?..

Как преодолеть «недосмотренность»

Проведя мозговой штурм с коллегами, мы нашли инструментарий, который сможет преодолеть «недосмотренность» и поможет наставнику и HR на все 100% реализовать «План ввода и адаптации» и к концу испытательного срока получить для компании настоящего фолловера. Им стал обыкновенный чат-бот, которого мы назвали «Робот "Ввод в должность и адаптация"».

Как работает чат-бот:

• Новый сотрудник получает уведомление по e-mail с включенной ссылкой для перехода в мессенджер (Viber или Telegram), по которой необходимо перейти и написать первое сообщение

• Сотрудник проходит обязательную регистрацию

Сотрудник изучает полученную информацию и проходит тест по пройденному модулю материалов, отвечая не более чем на 10 вопросов. В случае, если сотрудник неправильно ответил на 70% вопросов (7 из 10), робот повторно проводит обучение и заново проверяет полученные сотрудником знания

• Расчетное время изучения обучающего материала — не более 5−7 минут

• Расчетное время ответа сотрудника на все вопросы чат-бота — не более 10 минут

• В отчете по результатам обучения нового сотрудника фиксируется количество набранных баллов по каждому модулю и количество попыток для прохождения теста

• Новый сотрудник получает напоминание о запланированном времени и теме общения с руководителем подразделения и HR-ом

• Сотрудники подразделения, в котором новый сотрудник проходит испытательный срок, через опрос оценивают его личностные и профессиональные качества. Отчетный график показывает, насколько коллектив принял новичка

• Новый сотрудник также проходит опрос робота, отвечая, что ему нравится и не нравится, готов ли он дальше работать в этом коллективе и компании в целом.

Для удобства мы разбили испытательный срок на два блока. На схемах ниже вы увидите, в каком порядке сотруднику предоставляется информация о компании и его обязанностях и проходит контроль ее усвоения:

БЛОК 1. Ввод в должность.

Нажмите для увеличения

День первый: информация о компании подается блоками.

Нажмите для увеличения

День второй: функционал, KPI и способы их выполнения, мотивация, основные документы и программы. Информация также подается блоками.

Нажмите для увеличения

День пятый: основные регламенты компании и подразделения.

Нажмите для увеличения

БЛОК 2. Помощь с прохождением испытательного срока (адаптация сотрудника).

Блок рассчитан на испытательный срок в 3 месяца.

Нажмите для увеличения

Какой результат дает использование чат-бота

Благодаря таким чат-ботам у вас появится возможность:

Дружелюбно, современно и удобно подавать новому сотруднику нужную для изучения информацию
Оценивать полученные сотрудником знания по предоставленной для изучения информации
Направлять отчет о результатах оценки руководителю и HR-специалисту
Подсказывать новому сотруднику запланированное время и тему общения с руководителем подразделения и HR-специалистом
Формировать итоговый отчет о завершении сотрудником испытательного срока с учетом мнения коллектива и результатов прохождения всех программ обучения, включая сдачу заключительного теста
Увеличить время практического обучения нового сотрудника руководителем подразделения или наставником
Повысить качество ввода в должность, адаптации и прохождения испытательного срока новыми сотрудниками.

Как итог — вы решаете проблему «недосмотренности» новых сотрудников, которая чаще всего становится причиной расторжения договора между компанией и сотрудником до или сразу после окончания испытательного строка. А также экономите время уже действующего персонала и HR на адаптацию и обучение новичков. Все счастливы!

В заключение хотим сказать, что такой роботизированный подход ни в коем случае не лишает процесс найма и адаптации сотрудников человечности. И даже наоборот — это наглядный пример того, как возможно решить проблемы HR и кандидатов, если к этому подойти творчески и в то же время практично. Удачи!