«Найдите общего врага» — как сохранить дружную команду на «удаленке»

«Не каждый человек подходит для удаленной работы, не каждому она по нраву, не все это выдержат», — карьерный и HR-консультант, психолог Мила Илагина подтверждает тот факт, что на «удаленке» многие важные «точки контакта» между людьми в компании пропадают. О том, как морально поддержать сотрудников и укрепить командный дух, она рассказала в материале.

— Когда изо дня в день сотрудники компании встречаются, пьют вместе кофе, ходят на обеды, обсуждают работу, дружат против кого-то, у них достаточно быстро появляется ощущение коллектива и сопричастности друг другу. Но на удаленной работе многие «точки контакта» пропадают.

Сохранить чувство общности и сплоченность коллектива, не дать людям закиснуть и впасть в уныние, сохранить отдачу и лояльность работников — задача непростая, но осуществимая.

Если ваша команда начала незапланированно работать на удаленной основе, вот что нужно предпринять, чтобы атмосфера коллектива не пострадала.

1. Посмотрите правде в глаза

Работа из дома — не для всех. Это — навык. Он включает в себя и умение организовать дома рабочую атмосферу, и навыки самодисциплины, концентрации, и способность выдерживать определенную изоляцию.

Не каждый человек подходит для удаленной работы, не каждому она по нраву, не все это выдержат.

Оставлять сотрудников один на один с этими переменами — недальновидно.

Руководитель должен приложить все усилия, чтобы помочь команде адаптироваться. Попробуйте спросить у подчиненных:

• С какими новыми проблемами, связанными с удаленной работой, они сталкиваются?
• Что самое сложное для них в работе удаленно?
• Каким образом у них получается создавать рабочую обстановку дома?

Само по себе коллективное обсуждение этих вопросов уже сближает. Наверняка будут те, кому дается что-то легче или кто уже имеет подходящие навыки. Такие люди могут дать полезные советы. Чтобы их услышали все члены команды — можно попробовать провести внутренний вебинар для остальных и поделиться опытом.

2. Сохраняйте традиции

Вам стоит как можно больше «офисных» традиций перевести в онлайн:

• Если, например, у вас была традиция внутренних докладов, конференций или брейн-штормов, не бросайте ее. Существует масса инструментов, которые помогут проводить это онлайн — главное, обеспечьте своим людям хороший интернет
• Если были планерки и летучки — проводите обязательно и их, по расписанию
• Создайте чат-оффтопик, где люди смогут общаться на нерабочие темы, аналог «курилки» или кухни. Приглашайте людей вместе «выпить кофе» или сходить «перекусить» — онлайн
• Организовывайте совместные игры онлайн, просмотры кино или новостей, зарядки-пятиминутки, мастер-классы, корпоративы и т.п.

Общие занятия, без лишней нагрузки, помогают сохранять чувство коллектива, сопричастности группе и улучшают отношения.

3. Создайте общее информационное пространство

Создайте что-то вроде «новостной доски» — пространство, где можно будет узнать информацию о проектах и результатах друг друга. Офис обычно полон слухов, рассказов, коротких переговоров, в результате которых все знают какие-то новости из других отделов.

На удаленной работе появляется информационный вакуум, а общая точка, где агрегируются новости, поможет его заполнить. Это также способствует и более спокойной атмосфере в целом.

Чем меньше неопределенности, неизвестности, тем люди эмоционально стабильнее.

Некоторые компании для этих задач используют Workplace (корпоративная коммуникационная платформа, разработанная Facebook, Inc.), где очень кстати будут такие инструменты, как группы, мгновенные сообщения, новостная лента.

Можно использовать также внутренние «порталы» или трекеры задач, новостные рассылки по почте — все зависит от характера проектов и бизнеса.

4. Ставьте общие цели

При удаленной работе как никогда ранее важны миссия и цели компании. Руководители часто неохотно их формулируют, однако во времена пертурбаций поддержать дух команды и сплотить коллектив помогает именно общая цель. Она должна быть простая и близкая сотрудникам, например: «Улучшить повседневную жизнь каждого клиента», «Больше свободного времени у наших клиентов» и пр.

Если цели нет — сейчас как раз то время, когда можно предложить сотрудникам сформулировать ее вместе.

Поиск такой цели также может помочь найти «общего врага» и сплотить команду вокруг борьбы с ним. Например: «Наша цель — искоренить скучные рекламы на рынке» или «Мы говорим „нет“ секущимся волосам».

5. Налаживайте горизонтальные связи

Сейчас стоит больше внимания уделять горизонтальным связям и общим проектам. Обычно для решения какой-то задачи руководитель дает распоряжение менеджерам отделов, а те уже решают вопросы на местах.

Но чтобы выработать план действий по сплочению, лучше привлечь рядовых сотрудников из разных отделов.

В этом плане в итоге могут быть следующие пункты:

• Поощрение взаимопомощи среди сотрудников при возникновении каких-то сложностей (речь не идет о материальном поощрении — иногда может быть достаточно, например, благодарности в общем чате)
• Привлечение для мозгового штурма всего коллектива при решении некоторых задач. Например, для разработки концепции упаковки или составления требований для новой вакансии
• Совместное обучение онлайн.

Такие общие проекты и инициативы помогают сотрудникам лучше понять бизнес, укрепляют чувство общности, создают больше тем для общения, помимо работы и простого трепа.

6. Создайте культуру общения

Постарайтесь разработать и донести до людей определенную культуру общения онлайн. В офисе все относительно просто: подошел, спросил, обговорили, ушел. С онлайн-общением могут быть сложности и оттого лишние конфликты и раздражение друг на друга. В частности:

• Люди могут писать в общие чаты то, что касается только частного проекта, и тем самым отвлекать от более важной общей информации
• Тегать всех подряд в сообщениях, которые не имеют отношения к работе
• Писать по одному слову в сообщении, отвлекая всех от работы и заваливая ленту кучей сообщений, в смысл которых сложно вникнуть с лету
• Записывать видео- и аудиосообщения по любому поводу (на просмотр и прослушивание сотрудники потратят в разы больше времени, чем на чтение).

Поэтому каналы коммуникации должны быть разделены: почта — для таких вопросов, звонки/видео/аудио — для таких, чаты — для эдаких. И прописана некая приемлемая для вас этика общения. Например, хороший тон — отвечать на письмо в течение двух часов, подкреплять свои ответы скриншотами и т.п.

В чатах обычно скорость ответов намного выше, чем по почте. Если вам нужно срочно узнать и систематизировать мнение коллектива по какому-то вопросу — можно создавать опросники с вариантами ответов и отмечать время, по истечении которого все должны ответить.

7. Проявите чуткость

Во время перехода на удаленную работу нужно особенно чутко реагировать на изменения в коллективе. Повторюсь, что это — формат не для каждого. Часто люди начинают чувствовать себя изолированно, одиноко, быстро выгорают, у них появляются первые признаки депрессии.

Важно, чтобы в компании был человек, к которому сотрудники могли бы обратиться с проблемами и вопросами, с кем можно было бы поделиться настроениями и тревогами. Это может быть и сам руководитель, и менеджер по персоналу, и обычный рядовой сотрудник, без официальной должности, но, например, с соответствующим расчетом рабочего времени. Последний вариант мне кажется более предпочтительным, поскольку забота о сотрудниках — то, чему стоит уделять внимание и время. И хорошо, когда таким делом занят тот, кому оно нравится и кто уже начал делать это стихийно.

В заключение еще раз хочу сказать, что переход на удаленную работу — это определенный вызов компании. С одной стороны — это трудности и неудобства, с другой — отличный шанс увидеть коллектив с новой стороны, целенаправленными и совместными действиями усилить в нем дух поддержки, профессионализма и взаимопомощи.

Читайте также

• «Вы просто вид делаете — типа хорошенькие». Как уволить сотрудника и не выглядеть циником
• Побеждаем страх, раздражение, злость. Эти простые приемы помогут вам справиться со стрессом