«Человек — это ходячая ошибка». Что дает автоматизация бизнеса и как ее провести с наименьшими потерями — практическая инструкция от Александра Бриленка

«Каждая ошибка — это деньги бизнеса. Иногда даже маленькая ошибка влечет колоссальные потери. Люди ошибаются, а машины — нет», — объясняет смысл автоматизации директор компании «Хьюмен Систем», эксперт в области автоматизации и построения систем управления Александр Бриленок. Он выступил на онлайн-конференции «Бери и делай!» и рассказал, что по сути «каждый человек — это ходячая ошибка»; почему все нуждаются в автоматизации; как ее провести, чтобы не сжечь лишние бюджеты и нервы, и на что обратить внимание, чтобы она давала реальную, измеримую в деньгах, пользу.

Организатор конференции — «Про бизнес» совместно с бизнес-школой «Здесь и Сейчас»
Генеральный партнер события — Альфа-Банк
Партнеры — Битрикс24 и LCD-media

— Автоматизация в общем — это уход от рутинных операций. Она может быть полезна во многих сферах: человеческих, финансовых, производственных ресурсов… Туда, где есть много простых повторяющихся вещей, может прийти машина и заменить человека.

Полноценную автоматизацию бизнеса обеспечивают ERP-системы (сокр. от Enterprise Resource Planning — системы по планированию ресурсов предприятия). Это программное обеспечение для управления бизнес-процессами, которое объединяет финансы, цепочки поставок, операции, торговлю, отчетность, производство, кадры и позволяет управлять ими.

Сокращение человеческого фактора и человеко-часов в бизнесе — основной запрос тех, кто планирует автоматизацию. Но помимо этого есть еще одна очень важная вещь: если вы все автоматизировали, то получили учтенные и систематизированные огромные объемы данных по вашему предприятию — анализируйте, делайте выводы, развивайтесь.

В 2010 году наша компания «Хьюмен Систем» начинала внутреннюю автоматизацию. Тогда у нас было 105 сотрудников и около 700 активных клиентов. В 2020-м сотрудников стало 160, а активных клиентов — 4200. Очевидно, на сколько выросло количество людей в команде, а на сколько — клиентов. Объемы выручки, конечно, тоже выросли. Без ERP это было бы невозможно. У нас автоматизировано буквально все. Мы могли бы набрать хоть 300 человек — такого эффекта бы не было. Дело в том, что люди ошибаются, бизнес несет потери. Правильно построенные системы из машин — нет.

Но, безусловно, это не автоматизация привлекла нам такое количество клиентов — она просто позволила работать с все растущим количеством бесперебойно и эффективно и никого не терять, только прирастать.

Вы можете надеяться, что справитесь и так. Но надежда — плохая стратегия.

Комплексная автоматизация позволяет решать множество вопросов:

• Отношения с клиентами
• Бухучет
• Автоматизация производства
• Электронный документооборот
• Проектирование и управление проектными данными
• Управление закупками, персоналом, финансами.

Но важно понимать, что автоматизация — это не только модные CRM-системы. А то, бывает, спрашиваешь:

— Ну, как вы, автоматизируетесь?

— Да, внедрили CRM!

Но если это производственная или большая торговая компания — это вообще еще не всё. Область для автоматизации в любой компании очень обширная.

Вот если вы накрыли единой системой — одной или несколькими связанными между собой — 80% процессов предприятия, тогда можно говорить, что у вас есть ERP.

Я уверен, что лет через пять все крупные компании будут автоматизированы комплексно — сегодня весь мир идет в этом направлении.

Думаете, нужно ли это вам? Давайте ответим на вопросы.

Как провести автоматизацию наименее болезненно?

Автоматизация предприятия может быть трех видов:

1. Лоскутная (зоопарк систем).

«Тут у нас Excel, там 1С, здесь CRM, вот здесь — управление складом… Что-то где-то точечно в разное время внедрено».

С этого многие начинают, потому что такая автоматизация — это относительно дешево и позволяет не прерывать производственный цикл предприятия. Система стихийная: сделали так, потом так, а еще и тут внедрили. Все это годами разрастается, никто не контролирует, не управляет, какие-то участки закрываются… Все рано или поздно пробуют связать вместе — а не связывается, и все начинают тратить бешеные ресурсы, чтобы это хотя бы не развалилось, что уж там развитие.

Минусы:

• растянуто по времени
• есть сложности с синхронизацией данных
• делают разные люди в разное время
• никто не знает, как все это работает
• огромные затраты на поддержку и сопровождение
• обязательно наступает час Х, когда развивать и масштабировать систему невозможно.

2. Быстрый старт.

Вы берете готовый софт, который можно улучшать и связывать под свои потребности, — и стартуете. Сейчас очень много готовых платформ — лет 10−20 назад, конечно, такого не было. Его даже в некоторых версиях не нужно покупать — бесплатно лежит в «облаках». Ну, а что-то можно потом докупать под свои конкретные потребности.

Советую использовать такую систему начинающим компаниям — стартапам и небольшим бизнесам.

Плюсы:

• почти бесплатно
• можно сделать самому
• не нужно программировать.

Но связать это все будет непросто, и если вы останетесь с такой системой навсегда, будет сложно.

3. Единая платформа.

Важно идти к тому, чтобы в основе компании лежала единая система, единый продукт.

Минусы:

• дорого и сложно во внедрении.

Но результат очень хороший.

Плюсы:

• единое хранилище данных
• минимальные потери при обмене информацией
• проще администрирование (роли, права, доступ)
• безопасность данных.

Многие предприятия мыслят так: ок, давайте купим программное обеспечение (ПО), а потом «натянем» его на то, что у нас есть. Но так нельзя.

Вначале оценили, что вам надо, потом разобрали, как это сделать, потом купили инструмент.

Меня часто спрашивают, сколько стоит та или иная программа. Я отвечаю: «Ну, столько-то». Но это всего условно 10% ваших трат. Программу мало купить — ее надо запустить и внедрить, а как это все будет, зависит от вас как заказчика и вашего подрядчика.

Так что принимаем основные правила игры:

• Купить и установить ПО — не равно автоматизироваться
• Стоимость ПО — лишь часть всех затрат на автоматизацию
• Нет идеального ПО
• ПО не решает проблемы. Это инструмент. Для разных задач есть разные инструменты
• ПО нужно внедрить, оно само не заработает
• Результат автоматизации одинаково зависит и от заказчика, и от исполнителя
• Информационную систему придется сопровождать и поддерживать. И это навсегда!

Что происходит, если правила игры не принимаются? Деньги, нервы, время на ветер.

Кто может заниматься автоматизацией?

Любые варианты возможны, но всегда нужно оценить потенциальные риски и подготовиться к ним.

1. Своя команда: группы, отделы ИТ, департаменты.

2. Один незаменимый внутренний или внешний сотрудник. Но здесь все хорошо, пока он с вами. Без него вы все потеряете.

3. Сменяющиеся одиночки или команды. Но вы должны понимать, что это будет «неповторимый» вклад в общую систему.

4. Компания-подрядчик, у которой постоянные компетенции и наличие ресурса (но это и самый дорогой вариант).

Выбрали подрядчика?

Обязательно зафиксируйте все требования к нему.

Что важно для внедрения?

• Команда со стороны заказчика и команда со стороны подрядчика, выстроившие работу по принципу «одно окно»
• Дорожные карты, графики, планы
• Заинтересованность высшего руководства
• Мотивация команд
• Понимание, что результат внедрения — это общая работа заказчика и исполнителя
• Запуск основного функционала
• Постепенный или одномоментный переход на новую систему.

Если вы с подрядчиком не станете единой командой и не будете вместе работать на результат, то не ждите, что он сейчас все сам сделает, а вам останется только нажать «зеленую кнопку», и все заработает.

Такой кнопки нет. Это — ваша общая ответственность.

Александр Бриленок — эксперт в области автоматизации и бизнес-процессов, директор «Хьюмен Систем».

Начинал карьеру инженером по стандартизации на Минском автомобильном заводе. Имеет опыт работы и внедрения проектов автоматизации, систем управления и систем менеджмента качества в промышленности, авиации, услугах, ИТ.

С 2007 года работает в «Хьюмен Систем», с 2015 года — директор компании. «Хьюмен Систем» является в Беларуси лидером рынка автоматизации на базе 1С.

Соучредитель в компании АHO консалтинг и соучредитель в компании — производителе вкусного белорусского бренда «Клюква в сахаре».

Генеральный партнер события:

Читайте также

• «Весь драйв должен быть направлен на доходы». Александр Паньков — о том, как управлять компанией в кризис
• «Думайте в первую очередь о потребностях клиента». Андрей Голованов рассказал, как растить продажи, не «впаривая» свой продукт
• «У Бога есть замысел, но нет рук. Поэтому он послал на Землю предприимчивых людей». Важные мысли о бренде от маркетолога № 1 в Украине Андрея Федорива