Что мешает руководителям правильно делегировать задачи: 5 распространенных причин

«Я открыт миру, а людям можно и нужно доверять» — такая установка для руководителя гораздо более выигрышна, нежели желание все контролировать и перепроверять, считает бизнес-тренер Светлана Маркина. В прошлом она занималась бизнесом в сфере недвижимости и теперь сожалеет, что не сразу научилась делегировать задачи и из-за высокой нагрузки пропустила важный этап в жизни дочери: «Она пошла в первый класс и видела только мою спину». 

Что мешает предпринимателям сбросить с себя груз ответственности, какой функционал можно перепоручать в чужие руки, а какой — нежелательно, эксперт рассказывает в материале. 

— Очень многие руководители мечтают работать по 4 часа в день, иметь 2−3 выходных в неделю, путешествовать и уделять достаточно времени семье, сохраняя финансовые результаты в бизнесе. Но годы идут, а рабочая нагрузка со временем лишь возрастает. Давайте разберемся, почему так происходит.

1. Неумение доверять другим людям

Руководители могут «захлебываться» в рутине задач из-за недоверия к людям — это один из самых распространенных барьеров.

Будучи убежденным в том, что на обучение сотрудника потребуется слишком много времени, собственник продолжает выполнять многие задачи самостоятельно.Он не верит в своих коллег, считает их компетенции недостаточными для выполнения его работы.

Как же бороться с «чувством собственной важности» и перфекционизмом? Я рекомендую заменить всем известную установку: «Если хочешь сделать хорошо, сделай это сам» на более эффективную: «Я открыт миру, людям можно доверять, сотрудники справятся со многими задачами лучше, чем я». Эти слова лучше всего распечатать и повесить на видное место, чтобы почаще напоминать себе о ценности коллег и их потенциале.

Отрезвляюще действует следующее упражнение: в течение месяца записывайте по 1−2 задачи, которые ваши коллеги выполняют на «отлично». Это поможет развить в себе привычку видеть в людях больше хорошего, чем плохого.

Также я рекомендую поискать во внешнем мире доказательства того, что сотрудники справляются с некоторыми задачами лучше руководителей. У меня в практике был очень яркий пример. Работая в личном коучинге с руководителем агентства недвижимости, я узнала, что более 10 лет клиентка оформляет все сделки самостоятельно — она не могла доверить это другому человеку. При этом в команде был риелтор с юридическим образованием, который, как выяснилось, мечтал оформлять сделки.

Руководитель решилась на перемены — и уже через неделю договоры купли-продажи недвижимости готовил другой человек под ее контролем. Опасений и страхов было много, но после того как риелтор самостоятельно провел сделку в два раза быстрее, чем руководитель, страхи развеялись.

2. «Трудоголизм» как плохая привычка

Считается нормой, если в начале пути предприниматели работают очень много. Но когда такой ритм жизни входит в привычку и вы даже не пытаетесь спустя время делегировать часть обязанностей, получается работа не «на себя», а «против себя».

Когда я решила уйти из найма и открыла ИП, чтобы работать экспертом по недвижимости, у меня практически не было выходных. Я до глубокой ночи размещала объявления в интернете, а днем расклеивала их, принимала объекты на продажу и показывала их клиентам.

Старшая дочь тогда пошла в первый класс и видела только мою спину. Когда она меня о чем-то спрашивала, моим самым частым ответом было: «Не мешай, я работаю».

Честно признаюсь: я упустила тогда воспитание дочери и лишь со временем поняла, что мой бизнес стоит на месте, а времени на семью, свое развитие и обучение совсем не остается. Я напрочь забыла, что такое отдых. И только когда начала читать книги по управлению персоналом, посещать тематические тренинги, поняла, что мне необходимо сбавить темп, нанять сотрудников и делегировать им часть задач. Спустя несколько лет я перестала работать по воскресеньям и после 20:00, а со временем построила работу так, чтобы заканчивать в 17:00 и отдыхать 2 дня в неделю. Финансово при этом не потеряла. Это стало моим самым большим достижением в жизни.

Сегодня я называю себя «продуктивным лентяем», ведь, несмотря на свою относительно небольшую занятость, за 5 лет сделала больше, чем за всю свою жизнь. Если вы понимаете, что описанная история про вас, пришло время задуматься о передаче дел другим людям.

3. Неудачный опыт, когда вы работали «не с теми людьми»

Я искренне убеждена, что нет «плохих сотрудников», бывают компании, которые не подходят этому конкретному человеку.

Когда я продала агентство недвижимости и стала заниматься консультированием онлайн, мне предстояло научиться управлять персоналом удаленно. Уже через месяц у меня появился первый удаленный помощник, но, к сожалению, он не успевал за моей скоростью, делал все медленно и без особой инициативы. На его место приходили другие люди, которые также допускали ошибки, ждали от меня конкретных задач вместо того, чтобы предложить свои идеи, не хотели или не могли самостоятельно решать проблемы.

Я расставалась с такими людьми, понимая, что нам просто не по пути, но продолжала искать тех, кто будет высоко мотивирован и сможет часть задач взять на себя. И мои поиски оказались успешными.

Поэтому сегодня я рекомендую клиентам не опираться на неудачный опыт по делегированию обязанностей, а продолжать поиски надежного помощника, даже если кажется, что все вокруг «безынициативные» и «малопродуктивные».

4. Нехватка навыков в управлении людьми

Начинающие управленцы могут столкнуться с проблемами в делегировании из-за того, что им не хватает некоторых компетенций. Для того чтобы эффективно руководить людьми, по моему мнению, важно сочетать в себе сразу нескольких качеств и навыков:

•  Умение быть требовательным
•  Умение вдохновлять и мотивировать сотрудников
• Иметь навыки планирования и организации деятельности команды
• Иметь понимание, как делегировать полномочия и контролировать выполненную работу.

«Стальная рука в бархатных перчатках» — эта фраза очень точно описывает образ грамотного руководителя, который ведет за собой команду.

Умение быть требовательным и одновременно вдохновлять сотрудников на выполнение задач — это то, чему действительно стоит поучиться.

Недавно я работала с руководителем компании, которая занимается натяжными потолками на Филиппинах. В штате было 35 сотрудников, но руководитель всеми процессами управляла сама. Она была недовольна тем, что сотрудники не проявляют инициативу.

После обсуждения текущих задач было решено назначить управляющих отделами, выстроить систему контроля, мониторинга и исправления ошибок в работе сотрудников, ввести должность операционного супервизора, который вместо руководителя проводит совещания. Только благодаря внедрению новой системы управления компании удалось увеличить вдвое продажи за два месяца.

Как мне кажется, это стало возможным благодаря тому, что руководитель делегировала часть обязанностей ключевым сотрудникам (и тем самым мотивировала их на достижение новых результатов) и одновременно показала требовательность через четкую систему контроля за результатами.

5. Отсутствие мечты, которая вас зажигает

Умение мечтать — это навык, который важно развивать каждому руководителю. Когда у компании нет «большой мечты», она останавливается в развитии. Руководители должны понимать: зачем все это нужно? какая мечта стоит за финансовой целью? ради чего вы это делаете?

Мне хорошо запомнилась фраза американского врача и писателя Дипака Чопры: «Когда все твои поиски не принесли счастья и ты потерял смысл, стоит поискать новую мечту».

Если глаза руководителя не горят, он будет продолжать изо дня в день выполнять рутинную работу, убеждая себя в том, что эти обязанности никому нельзя делегировать.

Так было с топ-менеджером крупной компании, которая пришла ко мне на коуч-сессию за вдохновением и мотивацией на дальнейшее развитие. В результате общения выяснилось, что все мечты руководителя осуществились и нет больше цели, ради которой хочется вставать пораньше с кровати и внедрять что-то новое в бизнесе.

Благодаря нашей совместной работе клиентка смогла визуализировать свою новую мечту — это был свой дом, она расписала его в деталях. Пришло понимание, что именно финансовый успех компании поможет ей достичь новой цели. Появилась мотивация для того, чтобы перестраивать процессы, делегировать то, что уже стало рутиной, и искать для себя и сотрудников новые горизонты.

Что можно делегировать, а что — нежелательно

Принимая решение о делегировании задач, важно четко понимать, какие из них можно перепоручать другим людям, а какие — нет. Есть обязанности, которые всегда должны оставаться за руководителем.

Что делегировать можно:

• Текущие дела

Это краткосрочные и среднесрочные задачи, решение которых может стать важным стимулом для подчиненного. Отправить письмо, срочно оформить документ, договориться о встрече или ее отменить — если с этими обязанностями справится ваш коллега, смело делегируйте.

• Сбор информации для реализации задачи (проект документа, написание черновика)

Ваш подчиненный вполне может подготовить список площадок, которые подойдут для размещения объявлений, или составить список блогеров, у которых можно заказать рекламу и т.д. А вы примете решение, полагаясь на полученные данные, или дополните проект по уже готовому черновику.

• Частные задачи, требующие уникальных качеств сотрудника

Руководителю стоит признать, что есть узкоспециализированные экспертные задачи, в которых сотрудник благодаря своей квалификации и опыту может разбираться значительно лучше. Доверьте ему эти обязанности и закрепите их в должностной инструкции.

• Рутинные или слишком объемные по трудозатратам задачи

Нудная, монотонная и скучная работа отнимает много времени и энергии, которую руководитель может потратить на развитие проекта. Например, создание лендингов и сайтов, ведение соцсетей или транскрибацию вебинаров, подготовку рассылок и запуск таргетированной рекламы я поручаю людям, которым, в отличие от меня, эта работа приносит удовольствие.

Что делегировать нельзя:

• Долгосрочное стратегическое планирование

Без планирования и понимания траектории полета птица может упасть и разбиться — так происходит и в бизнесе. В идеале руководитель должен иметь план минимум на 5 лет, четкие цели и понимание, как к ним прийти. Определение целей, задач, основных направлений развития компании — это те задачи, которые делегировать не стоит.

• Оценка работы сотрудников, управленческие решения по результатам контроля

Если в вашей компании не разработаны метрики, которые показывают эффективность работы сотрудников, высок риск того, что люди будут просто «отсиживать часы на рабочем месте». Поэтому контроль за выполнением работы и ваша гибкая реакция (поощрение или наказание) должны быть всегда в списке приоритетов.

• Вопросы безопасности и задачи конфиденциального характера

Здесь мы говорим о задачах, которые связаны с финансовой деятельностью компании, юридических тонкостях — все, что требует конфиденциальности и участия самого руководителя.

• Награждение лучших сотрудников, участие в корпоративных праздниках и мероприятиях.

Амбициозные сотрудники нуждаются в признании со стороны руководителя, поэтому участие в подобных мероприятиях — неизбежная часть работы топ-менеджера.

• Задачи, выходящие за рамки опыта и компетенций сотрудников.

10 лет назад я работала рядовым менеджером по персоналу, и однажды руководитель поручил мне оптимизировать бизнес-процессы в компании. На тот момент это оказалось для меня сверхсложной задачей, из-за чего пострадала моя самооценка. Этот пример показывает, что ключевые управленческие задачи делегировать можно только людям с соответствующими компетенциями. Если таких в вашей команде нет, эффективнее будет сохранить этот функционал за собой. 

• Обязанности, от которых вы получаете удовольствие

При принятии решения о делегировании я рекомендую также учитывать такой немаловажный фактор, как удовлетворение от работы. Нужно понимать, какие обязанности забирают у вас энергию, а какие, наоборот, заряжают. Для этого рекомендую заполнить две таблицы:

Первая таблица — это журнал учета времени, который желательно вести около недели. Фиксируйте все телефонные переговоры, «перекусы» и домашние дела с момента пробуждения до сна. Это упражнение помогает понять, сколько времени вы тратите на разные виды активностей. Затем важно проанализировать: как именно то или иное действие приближает вас к цели? приводит ли оно к увеличению дохода? восполняет ли вашу энергию? приносит ли удовольствие?

Вторая таблица нужна для того, чтобы разделить рабочие задачи на те, которыми вы любите заниматься, и те, которые ежедневно отнимают у вас слишком много времени, сил и энергии.

Все те активности, которые окажутся во втором столбце, важно со временем делегировать. И чем раньше вы это сделаете, тем будет лучше не только для бизнеса, но и для вашего психологического комфорта.

Ещё больше бизнеса в нашем Telegram канале. Подпишись! 

Читайте также

• Если не деньгами, то как еще? 6 способов зажечь огонь в глазах сотрудников
• Что и как делегировать перед отпуском, чтобы не «проотдыхать» бизнес — несколько важных вещей

• Как управлять людьми с помощью технологии «твердого и пустого» — советует легендарный бизнес-тренер Тарасов