Право «Про бизнес» 19 июня 2020

Ведение соцсетей компании: как избежать проблем с сотрудниками и не нарушить закон

Читателям страниц в Facebook, LinkedIn, Instagram и других соцсетях, которые ведет компания, видна только «внешняя» сторона: контент и рекламные посты, объявления, комментарии других пользователей и др. Не менее важная составляющая: оформление внутренних процессов ведения акаунтов, стандартов для сотрудников. От этого зависит не только имидж и репутация компании, но и безопасность информации, защита интеллектуальной собственности и минимизация рисков конфликтов с персоналом.

О правилах, которые регулируют эту работу, рассказывают Виталий Твардовский, адвокат компании SBH Law Offices, и помощники адвоката Анна Солтанович и Екатерина Логвинович

— Ключевой шаг — внедрение внутренней политики компании по использованию социальных сетей (Social Media Policy).

Как в Беларуси, так и в России, все внутренние документы компании, содержащие обязательные для работников правила поведения, должны приниматься в форме локальных актов.

Локальный акт утверждается руководителем организации и доводится до сведения всех работников под подпись. Подтверждая свое ознакомление с локальным актом, работники берут на себя обязательство исполнять его требования.

Что должен содержать такой документ? Рекомендуется детализировать политику компании как можно подробнее. От того, насколько понятно и доступно будут изложены требования, зависит эффективность их исполнения.

Основные положения, которые следует отразить в политике:

1. Корпоративные аккаунты: в каких соцсетях они создаются и их официальные названия. Важно понимать, что закрепление корпоративного статуса аккаунта на уровне локального акта поможет в будущем избежать рисков возникновения споров по поводу его принадлежности. Если, например, аккаунт был зарегистрирован на одного из работников.

2. Лица, ответственные за ведение корпоративных аккаунтов. Это могут быть как работники, чья трудовая функция уже подразумевает работу с соцсетями (например, отдел маркетинга), так и любой другой работник.

Важно: согласно ст. 19 и 20 ТК Беларуси и ст. 60 ТК РФ наниматель не вправе поручать работнику выполнение работы, не обусловленной его трудовой функцией и трудовым договором.

Поэтому рекомендуется предусмотреть в должностной инструкции работника обязанность по ведению корпоративных аккаунтов и групп в соцсетях.

Чтобы как можно сильнее разграничить личное и корпоративное присутствие работника в соцсети, рекомендуем обеспечить создать аккаунт компании. через корпоративную SIM-карту. Логин и пароль от входа должны быть у нанимателя. Трудовой договор/должностная инструкция ответственного работника должны содержать обязательство: передать компании права на корпоративные аккаунты и/или группы, а также корпоративную SIM-карту, в случае увольнения.

3. Основные требования к ведению соцсетей:

В каких случаях и для каких целей они используются
Какой должен быть характер и стиль публикаций
Частота публикаций, механизмы взаимодействия с пользователями, принципы ведения корпоративного аккаунта и т.д.

Каждая компания сама определяет свои подходы и методики продвижения бизнеса через соцсети. Основной совет: изложить требования подробно и понятно для работников, ответственных за размещение контента.

Дополнительно, обратите внимание на эти важные аспекты:

Права на объекты интеллектуальной собственности. Если в процессе создания контента работник самостоятельно его создает (пишет тексты, фотографирует, создает оригинальные графические изображения), компания заинтересована в том, чтобы исключительные права на такие объекты принадлежали ей.
Объекты авторского права, наполняющие контент, созданный работниками в рамках осуществления ими их трудовых обязанностей, признаются служебным произведением, исключительное право на которое с момента его создания переходит к нанимателю (ч. 2 ст. 17 Закона Республики Беларусь «Об авторском праве и смежных правах»). Аналогичная норма содержится и в ч. 2 ст. 1295 Гражданского кодекса РФ.
Для того, чтобы созданные работником объекты квалифицировались как служебное произведение, необходимо прописать эти обязанности в трудовом договоре и должностной инструкции работника.
Конфиденциальность. Размещая в сети публикации от имени компании, работникам необходимо удостовериться, что размещаемая информация не относится к конфиденциальной. Кроме того, компании рекомендуется включить в соглашение о конфиденциальности с работником (NDA) положения о неразглашении коммерческой тайны (конфиденциальной информации) компании в соцсетях, а также установить ответственность за такое разглашение. Если NDA с работниками не подписывался, обязательства о неразглашении можно включить в трудовой договор.
Соблюдение требований законодательства о рекламе и иных ограничений. Как уже отмечалось выше, реклама, размещаемая в соцсетях, не должна нарушать требования законодательства. Перед размещением публикации в Интернете, советуем удостовериться, что никакие запреты и ограничения не нарушаются. Можно также провести инструктаж работников по вопросам соблюдения требований законодательства о рекламе и добросовестной конкуренции.

Взаимодействие с аудиторией

При разработке политики по использованию компанией и сотрудниками соцсетей следует уделить внимание не только внутренним процедурам и правилам, но и «внешней» стороне корпоративных аккаунтов.

Компания может установить правила для размещения пользователями (подписчиками) комментариев и публикаций на корпоративных страницах в соцсетях с перечнем запрещенного контента. Также можно установить меры «наказаний» для недобросовестных пользователей — удаление комментариев, предупреждение, запрет на комментирование, блокировка.

В такие «публичные» правила также можно включить понятный порядок обращения пользователей к компании через адреса электронной почты, корпоративные аккаунты, номера телефонов.

Публикация этих правил или размещение ссылки на них в доступном месте позволяет упорядочить активность на страницах компании в соцсетях, а также показать, что для компании важен комфорт подписчиков.

Авторское право и реклама

Помимо разработки политики в отношении соцсетей, нужно учитывать следующие моменты:

Во-первых, это соблюдение прав на интеллектуальную собственность — при размещении контента компанией. Основной риск компании при продвижении через публикации в соцсетях — это нарушение прав иных лиц на интеллектуальную собственность.

Картинки и фотографии, звуко- и видеозаписи, текстовые материалы являются объектами авторского права по законодательству Беларуси и России и могут быть использованы любым лицом, кроме автора, при наличии соответствующего разрешения. При этом не всегда в штате компании есть специалисты с нужными навыками, чтобы разрабатывать для корпоративных аккаунтов уникальный контент. В таком случае возможно и использование материалов третьих лиц, с учетом особенностей по соблюдению их прав на интеллектуальную собственность. Эти материалы могут быть использованы четырьмя основными способами:

Получение их из открытого доступа (например, картинки из поисковиков). В отдельных случаях можно проверить условия, на которых картинка загружена в открытый доступ, например, в google-поиск можно отсортировать картинки с правом на свободное коммерческое использование или изменение.
Однако такая проверка не дает гарантий, что изображение действительно открыто для использования — окончательное подтверждение можно получить только напрямую у автора.

Использование фотостоков и фотобанков. Такие ресурсы объединяют создателей и покупателей изображений. При размещении своих материалов авторы предоставляют так-называемую royalty-free лицензию, которая позволяет покупателю приобрести права на многократное использование для различных целей за единоразовую фиксированную выплату. Таким образом, не нужно получать согласие автора и выплачивать ему вознаграждение за каждый отдельный случай использования. Существуют и полностью бесплатные фотостоки.

В любом случае следует внимательно ознакомиться с условиями и ограничениями по лицензии на конкретном ресурсе — нужно, чтобы такая лицензия подразумевала права на использование в коммерческих целях. Если планируется дорабатывать картинку, то нужно проверить наличие прав на внесение изменений.

Также отмечаем, что российское законодательство, так и законодательство многих иностранных государств, запрещает обнародование и использование фотографий граждан без их согласия. Белорусское право на данный момент не содержит такого запрета, однако белорусский Конституционный Суд предложил внести соответствующие изменения в законодательство.

Разработка контента третьими лицами (подрядчиками). Договоры на оказание таких услуг должны включать передачу исключительных прав на создаваемую интеллектуальную собственность. Необходимо тщательно закрепить цели, способы и формы такого использования (при публикации в соцсетях — как минимум, перечень таких сетей) для избежания споров с подрядчиками о правомерности использования.

Получение согласия правообладателя на использование его материалов компанией. Если нет возможности получить нужные материалы из открытых ресурсов, то можно напрямую получить согласие на использование материалов у конкретного владельца.

Такое согласие составляется в письменной форме, в нем указана коммерческая цель использования материалов и способы такого использования — будет ли компания вносить в материалы свои изменения, в каких соц. сетях планирует использовать, и т.д.

Отмечаем, что правообладатель не обязан давать согласие безвозмездно — в соответствии с законодательством, согласие может подразумевать и вознаграждение.

Получение согласия на использование нужно не всегда. Например, по российскому законодательству, получение согласия и выплата вознаграждения правообладателю не нужны, если изображения используются в некоммерческих целях (информационных, научных, учебных, культурных) c указанием автора и источника.

Во-вторых, это соблюдение требований к рекламе и добросовестной конкуренции при публикации контента.

Важно: и российское, и белорусское законодательство рассматривают рекламу на информацию, распространяемую любым способом и в любой форме для привлечения внимания к объекту рекламирования или его продвижения на рынке. Объектами рекламирования могут являться товары, услуги (работы), сама компания, ее товарные знаки, др.

Соответственно, любая информация, размещенная компанией в соцсетях, попадающая под данное определение, должна соответствовать как общим требованиям о рекламе, так и специальным требованиям к рекламе отдельных товаров (услуг) (при наличии). Реклама должна быть этичной и не содержать ложных и недостоверных сведений.

Несколько базовых правил:

В Беларуси: размещение рекламы на русском или белорусском языке, использование четких букв для обязательной информации и иные требования в зависимости от объекта рекламирования.
В России перечень общих требований еще более широкий и включает, например, наличие всей существенной информации в рекламе, запрет на «скрытую» рекламу, указание стоимости товаров в российских рублях, достоверность и добросовестность рекламы.

Нарушение правил размещения рекламы может повлечь административную ответственность как в России, так и в Беларуси.

Также отмечаем, что рассылка рекламы в любых соцсетях, включая интегрированные мессенджеры, законна только при получении согласия пользователя.

Текущая редакция закона Республики Беларусь «О рекламе» не содержит требований к форме получения такого согласия, однако проект изменений в Закон, принятый 02.10.2019 года в первом чтении, содержит требование о получении согласия только в письменной форме. Электронная форма согласия также допустима.

Законодательство Российской Федерации не содержит уточнений о форме согласия, однако оно также обязательно.

Помимо рекламных требований, компания в любой своей деятельности обязана соблюдать правила добросовестной конкуренции.Клевета на конкурентов или их сотрудников, любая другая некорректная информация о них в комментариях или публикациях может повлечь требование о публикации опровержения и возмещении убытков.