Директор на «удаленке»: трудности для компании и альтернативы

Сегодня многие руководители, как и рядовые сотрудники, по разным причинам не хотят быть «привязанными» к своим офисам. Некоторые вырастают в профессиональном плане и становятся востребованы за рубежом. Другие, напротив, хотят уделять больше внимания семье или путешествиям. Для последнего случая даже появился термин «workation», составленный из слов work (работа) и vacation (отпуск). Собственники бизнеса зачастую идут навстречу пожеланиям своих топ-менеджеров, ведь объективно сложно найти замену руководителю, который долгое время работал в компании и получил кредит доверия. Но при всех преимуществах, которые такой подход предоставляет директору, самой компании и ее собственникам, это связано с рядом трудностей. Руководитель направления корпоративного управления REVERA Belarus Михаил Карпук объяснил «Про бизнес», какие здесь есть подводные камни и какие альтернативы возможны.

Может ли директор белорусской компании работать из-за рубежа

Дистанционная работа из-за рубежа легальна, в том числе для руководителя. Тем не менее, на практике у компании с «удаленным» директором могут возникнуть определенные сложности.

Важно отметить налоговый аспект. Есть такая юридическая конструкция как «постоянное представительство», которая предусматривает, что если фактически компания управляется не в стране учреждения, а в другой (например, директор и пару специалистов долгосрочно работают «на удаленке», согласовывая условия контрактов с заказчиками и подписывая их), то такая страна вправе потребовать уплаты налогов зарубежной компанией на своей территории (даже если нет таких физических признаков присутствия как офис, открытый филиал, банковский счет).

Личное присутствие директора обязательно в отдельных ситуациях, например, при открытии и закрытии банковских счетов, при проведении инвентаризации или проверке. В большинстве случаев эти действия можно запланировать заранее, но, тем не менее, директору все равно потребуется время от времени приезжать для выполнения таких обязанностей.

Нужно задуматься и о вопросе ответственности. По общему правилу директор несет персональную ответственность в отдельных сферах (например, предоставление отчетности в госорганы, охрана труда, пожарная безопасность, работа с обращениями граждан и юрлиц). При выявлении нарушения руководитель будет лично приглашен в контролирующий орган для дачи необходимых пояснений. Если директор физически находится за рубежом, он не сможет оперативно реагировать в таких ситуациях. Компания может потерять возможность своевременно принять меры, чтобы устранить допущенное нарушение и избежать штрафа. Поэтому для защиты интересов компании необходимо заранее определить и назначить работников, ответственных за отдельные вопросы, например, главного бухгалтера, юриста и специалиста по охране труда.

Кроме того, в любой компании есть постоянный документооборот. Объем текущей переписки может быть небольшим, но директор также подписывает кадровые, распорядительные и бухгалтерские документы. Пересылка этих документов для физического подписания руководителем затратна и неудобна. В будущем для этих целей, вероятно, можно будет широко использовать электронно-цифровую подпись. Но пока что эта технология напоминает электромобили, которые хороши всем, кроме отсутствия необходимой инфраструктуры. ЭЦП уже можно использовать для взаимодействия с госорганами по вопросам налогов, статистики и соцстрахования. Но в отношениях с другими компаниями ЭЦП все еще не является общепринятой, поэтому многие такие документы придется подписывать вручную. Часть этих полномочий тоже разумно передать работникам компании по доверенности.

Можно ли делегировать работникам часть полномочий и ответственности директора

Обычно в руках директора сконцентрирован очень большой объем полномочий. В законодательстве Беларуси используется принцип «от обратного»: к компетенции руководителя относится решение всех вопросов, которые не относятся к исключительной компетенции общего собрания учредителей согласно уставу. Как правило, директор не может без согласия участников принять только наиболее значимые для бизнеса решения, например, о реорганизации или ликвидации, об участии в других компаниях, об изменении уставного фонда, о заключении крупных сделок, о предоставлении безвозмездной спонсорской помощи. Передача такого объема полномочий, разумеется, требует высокой степени доверия руководителю, которое приобретается за годы работы в компании. В такой ситуации директор часто становится для собственников компании «одним окном», через которое направляются отчеты и даются указания. В конечном счете, такая система выгодна руководителю, поскольку затрудняет его замену.

Поэтому, если решение о замене принято, то разумно ограничить круг вопросов, по которым новый директор сможет принимать решение единолично. Для этого нужно внести изменения в устав. Это также снизит риски того, что новый руководитель использует полномочия в собственных интересах, а не в интересах компании.

Делегирование полномочий и ответственности происходит путем выдачи доверенностей от имени компании, а также назначения ответственных лиц приказами. Наличие понятной системы делегирования облегчает не только преемственность руководителя, но и контроль со стороны собственников, которые смогут сопоставлять информацию из нескольких источников.

Можно ли заключить договор с управляющей организацией

Немногие знают, что исполнительным органом компании может быть не только наемный директор, состоящий в штате, но также управляющая организация или управляющий-ИП. После отмены налоговых льгот для управляющих-ИП они стали встречаться гораздо реже. А вот услуги управляющей организации, напротив, становятся все более востребованными. Сегодня эти услуги предлагают многие компании, и при выборе кандидатуры стоит учесть несколько важных факторов.

Вопрос о доверии руководителю успешно решается, если в качестве управляющей организации выступает крупная компания, которая дорожит своей репутацией. Управляющая организация не зависит от отдельных участников управляемой компании и ее менеджмента, и, следовательно, не будет бояться обращать внимание на недостатки и риски в работе компании.

Важно также обратить внимание на компетентность управляющей организации. Корпоративное управление — это комплексная услуга, в которой сочетаются организационный и юридический аспекты. Компетентная управляющая организация может провести проверку текущего положения дел в компании и помочь с регламентацией процессов принятия решений и подписания документов. Объем передаваемых управляющей организации полномочий может быть разным в зависимости от того, насколько собственники компании хотят быть вовлечены в ее деятельность. Обращение к управляющей организации также может быть действенным решением на период поиска нового директора, который будет соответствовать всем предъявляемым требованиям.

Управляющая организация, в отличие от наемного директора, не переедет в другую страну. Кроме того, ей не нужен отпуск, она не уволится и не заболеет. Даже если по какой-то причине директор управляющей организации не может подписать документы, то всегда есть другое лицо, которое оперативно сделает это по доверенности.

Затраты на управляющую организацию также сопоставимы с заработной платой квалифицированного топ-менеджера. Выплаты в адрес управляющей организации, в отличие от выплат наемному директору, не облагаются подоходным налогом и отчислениями в ФСЗН. Кроме того, управляющей организации не нужно оборудовать рабочие места, приобретать оргтехнику, предоставлять бенефиты и социальные гарантии.

Какой вариант выбрать?

Универсального рецепта нет. Выбор будет зависеть от особенностей конкретного бизнеса и ситуации внутри компании. Нужно помнить об основных моментах:

• директор может продолжать работать из-за границы, но это сопряжено с рядом трудностей;
• для облегчения работы с директором на «удаленке» или при найме нового директора разумно делегировать часть полномочий и ответственности другим работникам;
• эффективным и доступным решением может быть заключение договора с управляющей организацией, но нужно с осторожностью подойти к ее выбору.