Разбор полетов или честный разговор с сотрудниками? Как правильно подводить итоги года в компании и почему это крайне важно сделать

Новый год для компании — это не только корпоратив, но и подведение итогов работы. Рассказывать сотрудникам о достижениях бизнеса — уже традиция. Однако часто она бывает скучной или невнятной. «Про бизнес» спросил у CEO компании, а также экспертов в области HR и психологии, о чем говорить с командой в конце года, чтобы подведение итогов не превратилось в занудное совещание, а стало полезным и значимым для работников мероприятием.

— Мы подводим итоги каждый год с момента открытия компании в 2017 году. Это лишь часть большой аналитической системы. Есть планы на год и кварталы, замеры на пути (CRM) — доходность, эффективность расхода ресурсов, удовлетворенность клиентов, вовлеченность команды и т.п. Но именно итоги года — это отличный способ объемно увидеть свои достижения и узкие места.

Такая практика нужна не только собственнику, но и команде: чтобы знать, как компания развивается. В этом году мы впервые провели стратегическую сессию, где взглянули в лицо своим цифрам и сформировали видение на следующий год. Когда в анализ и планирование команда включается по собственному желанию, а не потому что «довели до сведения», когда сотрудники получают больше панорамного видения — отличные результаты вопрос времени.

Стоит ли публично говорить о неудачах? Однозначно да. Во-первых, это делает компанию живой и настоящей, формирует доверие у клиентов и партнеров, сотрудников. Ведь люди работают с людьми, особенно в рекрутинговом бизнесе.

Во-вторых, ошибки — лучший путь к совершенствованию. Переводя их в опыт, мы становимся сильнее. Собственнику не стоит присваивать победы компании только себе, а ошибки списывать на экономику и нерадивых сотрудников. Все итоги — общий командный результат. Важно вместе разбираться в причинах и формировать планы с учетом «рифов». В то же время, важно дозировать информацию для сотрудников разных уровней.

Любая компания — отражение собственника. Он растет вместе с бизнесом: экономические показатели и оценки становятся серьезнее по мере развития компании и уровня мышления личности.

При подведении итогов года важно быть честным. Прежде всего с целями, потому что объемы продаж и чистый доход — это разные фокусы внимания. Итоги могут быть блистательными, но что мы заработали?

Хотя при некоторых стратегиях важнее доля рынка или количество завершенных проектов.

Наше итоговое мероприятие всегда проходит в красивом месте. Это способ сказать всей команде «Спасибо» и открыто поделиться результатами. Итоги касаются не только цифр, но и процессов. Например, в этом году было приятно отметить, что 40% сотрудников получили повышение, а обучение становится все более важной частью работы.

Разбор полетов происходит позже. В этом году финансовые результаты толкают нас на пересмотр продуктового подхода. Мы агентство с инженерной специализацией, главный актив — самый широкий нетворкинг в среде технических руководителей и инженеров. Скорость, качество кандидатов и глубина оценки — вот что ценят заказчики. Теперь мы будем усиливать каждый параметр, в том числе с помощью AI-инструментов.

С итогами года мы обязательно приезжаем в декабре к клиентам. Эта встреча не только про обмен поздравлениями, но и ретроспектива — сколько кандидатов и на какие позиции мы нашли, какую пользу и профит принесли новички. Наши заказчики всегда с интересом слушают и о достижениях «Инженерики», трансформациях агентства, за год мы становимся близкими партнерами. Разговариваем о целях клиентов на следующий год: продукты, рынки, стратегии. Учитывая, что в нашем портфеле большинство долгосрочных контрактов, планы клиентов предопределяют наши подходы.

— Практика подведения итогов года имеет смысл, если в компании внедрена работа с целями, сотрудники понимают, как они каскадировались на подразделения и как общие результаты работы отразились на большой цели. Так подведение итогов помогает почувствовать сопричастность и полезность своей работы у каждого работника и отделов, проявить слаженность работы руководителей.

Работа ради работы мало мотивирует, а вот понимание, что каждый сделал личный вклад в большой результат компании, — драйвит команду надолго. Общее подведение итогов также отличный повод поблагодарить всех за то, что получилось хорошо и отметить, что не получилось.

Ошибкой будет говорить об итогах компании, если сотрудники до этого не знали, какие приоритеты стояли на текущий год. Комично звучит, когда на итоговом мероприятии руководитель оглашает цифры доходов/расходов/роста клиентской сети, которые сложно сравнить с какими-то начальными точками, понять, как же работа в году на них повлияла.
Правильно тактикой будет в течение года регулярно освещать динамику достижения цели. В конце года подведение итогов будет выглядеть как логическое завершение определенного этапа. Это помогает снизить ощущение бесконечной гонки и ставить новые цели на будущий год.

Не рекомендую использовать подведение итогов только для того, чтобы критиковать сотрудников — указывать, что не было сделано или что не получилось. Желательно выбирать здоровой баланс между оценкой достижений и неудач.

Лучше всего, чтобы итоги года озвучивали сами команды, а далее все это можно консолидировать «наверху» и примерить к целям. Так не будет разрыва в понимании, что мы весь год делали и как это приняло руководство.

Подводить итоги года лучше чуть заранее, минимум в начале декабря, несмотря на то, что впереди рабочий месяц. Проще добавить еще немного итогов в сведенные заранее результаты, чем потерять доверие команды от «странных» цифр, собранных наспех.

Часто бизнес и сотрудники говорят на разных языках, поэтому этот разрыв желательно заранее закрыть внутри коллектива. Например, в нашей компании в текущем году основными показателями достижения цели были Revenue (любой доход от реализации продукта/услуги, — прим. «Про бизнес») и Ebitda (прибыль до вычета процентов, налогов, амортизации, — прим. «Про бизнес»).

Чтобы сотрудникам было проще оперировать этими целями в работе, каждый месяц в рамках регулярных встреч финансовый директор компании проводил небольшое обучение и рассказывал простыми словами, как считаются эти показатели и из чего состоят. Каждому сотруднику было понятно, ради чего старается вся компания и как конкретно его работа влияла на общий результат весь год. Побочный положителтый эффект такого мероприятия — финансовая грамотность персонала.

— Подведение итогов года — это важная практика для компаний, которая помогает:

• Собрать результаты и увидеть, что они вообще есть.
• Проанализировать эти результаты. Какие цели были достигнуты, а какие нет? Что реализовано, а что не получилось выполнить? Что помогло, а что помешало? Какие стратегии были эффективными, а какие нет? Какие ресурсы были задействованы, а какие остались невостребованными или их не хватило?
• Присвоить сотрудникам результаты компании. Реализовывая планы и достигая целей, мы становимся теми, кто «может это делать». Это дань уважения результатам и самому себе. Важно не обесценивать их.

Анализируя результаты за год, бизнес чаще уделяет внимание количественным показателям: сколько проектов реализовали и привлекли новых клиентов, сколько потратили и заработали и т.п. Количественные показатели посчитать относительно легко, особенно, если такой учет ведется в компании.

Не менее важными являются качественные показатели. Они больше касаются психологического климата в коллективе, удовлетворенности сотрудников своей работой, а также качественных личностных и профессиональных изменений сотрудников.

Подведение итогов года — дело не только времязатратное, но и стрессовое, потому что это оценка, в том числе: что сделал и не сделал, как сделал и т.п. В компании этот стресс повышается, так как оценка чаще внешняя и публичная.

Чтобы снизить уровень стресса сотрудников и их сопротивление, подведение итогов года нужно рассматривать как сбор результатов, а не оценивание. В процессе оценки можно использовать принцип «зеленой ручки», когда команда подчеркивает все достижения — что сделано хорошо.

Отмечая хорошие результаты, мы фокусируем свое внимание на том, что уже сделано, присваиваем опыт реализации и успех. Это та опора, от которой можно будет отталкиваться и переходить на новый уровень задач.

При подведении итогов рекомендую также обращать внимание на ошибки и неудачи. Если у сотрудника есть 80% успеха, то 20% неудач будут восприниматься легче. Когда успешный опыт не присвоен и обесценен, то с тем, что не получилось, будет работать сложнее. На это не будет ресурса. Чтобы решить ту или иную задачу, нужно иметь опору: знание, опыт, уверенность.

Подсвечивание достижений — это форма признания. Уверенный руководитель понимает, что у него в компании работают лучшие сотрудники, поэтому нет необходимости в оценке, чтобы разоблачить кого-то, а есть желание выделить достижения и поощрить коллег, проанализировать не столько исполнительские функции, сколько управленческие. Если лучшие сотрудники не справляются, возможно, задачи были поставлены некорректно, есть препятствия, неучтенные внешние факторы и риски, которые нужно выявить и учесть.

Подведение итогов года можно организовать в формате фасилитации либо предпраздничной итоговой встречи. Все зависит от размера компании и целей, которые ставит руководитель.

Приведу один из примеров, как можно организовать работу по подведению итогов года в компании:

1. Каждая команда выделяет и представляет три своих наиболее значимых достижения, делится стратегиями и подходами, которые помогли получить желаемые результаты и достичь поставленных целей. А также отмечает одну не достигнутую цель и подчеркивает, что, на взгляд команды, помешало ее достичь.

Можно добавить личной рефлексии от каждого члена команды: чему я научился за этот год, что узнал в процессе реализации/нереализации поставленных задач, какой опыт приобрел, как буду его использовать и т.д. Результаты и стратегии команд фиксируются на фасилитационной доске.

2. Команды изучают представленные результаты друг друга. Происходит обмен опытом и стратегиями. Эффективные стратегии других команд можно брать на заметку и отдельно фиксировать на доске.

3. Празднование побед. Также важная часть подведения итогов и завершения цикла, которая может стать значимым и приятным ритуалом. Ее можно проводить в игровой или торжественной форме: использовать номинации, награждения, призы, обмен благодарностями. Празднование побед может проходить и в форме праздничного чаепития. Главное, чтобы присутствовал основной посыл: «Мы — молодцы!», «Спасибо, команда!»

4. Постановка целей на следующий год. При подведении итогов года этот этап можно сделать непринужденным, легким. Это не серьезное планирование, а небольшой пунктир, мечта, которую команда выпускает на свободу, чтобы в следующем году реализовать. В малых компаниях это можно проводить в формате «круглого стола».

Такой формат позволяет дать внутреннюю оценку, присвоить полученные итоги, выявить эффективные стратегии, обменяться видением, почувствовать ответственность и сопричастность общему делу.