Lifestyle «Про бизнес» 28 июля 2020

А вы и не знали! Вот как изменился бизнес-этикет с приходом пандемии

Пандемия коронавируса затягивается, и это неизбежно отражается на всех сферах жизни людей, включая бизнес и деловой этикет. Удаленная работа, стремление к «бесконтактности» и дистанции, ограничение на количество собравшихся людей — все это наложило свой отпечаток на то, как бизнесмены взаимодействуют друг с другом сейчас. Что изменилось за полгода и какие правила этикета сегодня считаются нормой — поговорили с экспертом по этикету Оксаной Зарецкой.

1. Как теперь приветствуют друг друга люди в офисе и на улице

Приветствие, которое сегодня встречается чаще всего, — прикосновение кулаками. На втором месте — «намасте», поклон со сложенными у груди руками. Экзотические варианты типа приветствия ступнями или локтями тоже встречаются (локтями, в частности, на некоторых встречах здоровался Дональд Трамп).
Протягивать же руку для рукопожатия или обниматься можно только с теми людьми, кто, как вы уверены, допускает это и готов ответить вам взаимностью. Если вам протягивают руку для рукопожатия — протяните свою, но сжатую в кулак, для соприкосновения.

2. Переписка через интернет-мессенджеры стала неотъемлемой частью переговоров

Широко использовать Viber или Whatsapp стали даже компании, которые прежде считали возможным деловое общение только по официальной электронной почте. Массовое внедрение интернет-мессенджеров как инструмента делового общения привело к изменению сроков ответа и утверждению новых правил использования почтовых ящиков. Последние сегодня все чаще используют как точку обмена итоговыми договоренностями и место для хранения важных документов.

3. Как надлежит выглядеть во время интернет-совещаний?

Работа из дома внесла серьезные коррективы в понимание рабочего дресс-кода. Странно будет сидеть в пиджаке и галстуке, когда на экране позади вас кухонные шкафчики с детскими рисунками. Все чаще компании уходят от строгих правил классического костюма, оставляя за работником право на friday-look во все дни недели. Однако действует безусловный запрет на откровенно домашнюю одежду, пижамы, халаты, откровенные декольте и слишком оголенное тело.

4. Новые правила деловой переписки в мессенджерах

Поскольку сегодня огромная часть делового общения переместилась в мессенджеры, то и правила их использования трансформировались:

Стало вполне допустимо использовать смайлы и эмоджи. Недопонимание и неверное прочтение, в общем-то, даже довольно нейтрального текста — одна из главных причин осложнения дистанционных переговоров. При отсутствии непосредственного общения смайлы и эмоджи помогают передавать эмоции и избегать накала страстей. Отдельный вопрос, что используемые значки должны носить нейтральный характер: стоит избегать провокационных и двусмысленных значков, смайлов с сексуальным или юмористическим контекстом
Время ответа в мессенджере теперь определяется двумя правилами: распорядком рабочего дня и предварительной обоюдной договоренностью. Даже постоянное наличие смартфона под рукой и мгновенное оповещение о сообщении не обязуют вашего визави отвечать тут же
Вопросы, требующие сбора материалов или проведения другой дополнительной работы, решаются только в рабочие часы. Короткие ответы допустимы и за их пределами. Важно помнить, что по-прежнему отправлять сообщения ночью (после 9 вечера и ранее 9 утра), на выходных и во время отпуска — моветон
Правила правописания в мессенджерах также отличаются от привычных писем. Они касаются главным образом синтаксиса. В общении через мессенджер новое сообщение может заменять точку, сама точка означать окончание разговора, сообщение начинаться со строчной буквы, короткий ответ (да/нет/принято) заменяться смайликом или лайком. Важно помнить, что восклицательные знаки и капслок здесь воспринимаются как крик.

5. Правила общения в групповых чатах

Все изменения здесь регламентированы массовым переходом на удаленную работу и возросшим до неприличия количеством всевозможных чатов.

Не создавайте новый чат без надобности. А если создали — перед добавлением участника поинтересуйтесь, не против ли он (или, как минимум, предупредите). После того как надобность в чате отпала и вопрос был решен — удаляйте чат
Прежде чем задавать вопрос в чате, только что присоединившемуся участнику стоит ознакомиться с правилами (обычно их пишет модератор в описании чата). Второе, что нужно сделать — воспользоваться внутричатовым поиском, возможно, на ваш вопрос уже кто-то отвечал
Чтобы «достучаться» до конкретного человека, его имя/логин необходимо отмечать активной ссылкой в диалоге. Так он увидит уведомление об этом обращении, а не станет искать свое имя в длинной переписке. Если нужный вам абонент так и не ответил, ему можно написать личное сообщение.

ВАЖНО: ссылки, документы и фото, которые касаются ТОЛЬКО разговора с этим человеком, надо отправлять ТОЛЬКО в личный чат с ним. В общий чат можно отправлять то, что касается большинства участников.

6. Обязательно ли включать камеру и какие еще правила существуют при деловом видеозвонке?

Раньше считалось, что будет крайне невежливым разговаривать с человеком без видео, если такая возможность имеется. Но практика многочисленных корпораций в эпоху пандемии показала: такое обязательство — вторжение в личное пространство человека на удаленной работе. Не у всех дома шикарные интерьеры, да и работа в семейной обстановке не всегда располагает к макияжу и парадной форме. Особенно, если звонок не запланирован и происходит внезапно. Теперь считается хорошим тоном спрашивать: «Вы не против видеозвонка?»

Что касается использования виртуальных фонов, то недавние исследования говорят, что люди с бОльшим доверием относятся к тем, кто показывает реальный интерьер комнаты или говорит на фоне простой стены, нежели к тем, кто пользуется виртуальным фоном. Главное правило при демонстрации реального интерьера — минимум подробностей и личных деталей в кадре.

7. Как общаться при интернет-звонках, чтобы не перебивать друг друга и не говорить одновременно?

При онлайн-связи назначается модератор, который добавляет участников в беседу, представляет их друг другу, если есть необходимость, и следит за соблюдением повестки и регламента встречи. Все участники на время встречи выключают микрофоны и при желании высказаться дают знак модератору. Микрофон включают, когда модератор дает на это добро. В качестве такого знака может выступать уже встроенный инструмент, как, например, в ZOOM «поднять руку», реальное поднимание руки в кадре (при видеосвязи) или просьба в чате о предоставлении слова.

8. Пунктуальность: как она видоизменилась при общении через интернет?

Ввиду физической невозможности встретиться лично в кабинете или коридорах офиса работники различных корпораций стали чаще проводить видеосовещания. Но их длительность заметно сократилась. Поэтому важность пунктуальности возросла. Уже никто не тратит время на то, чтобы добраться до переговорной комнаты, а вопросы решаются гораздо быстрее, так что опаздывающий рискует все пропустить. Автоматическое оповещение о начале конференции и плотное расписание работы участников переговоров приводят к тому, что временной регламент все чаще соблюдается неукоснительно. Чтобы решить вопрос с введением в курс дела, опаздывающий на онлайн-встречу участник присоединяется без комментариев и извинений и получает в личные сообщения от модератора краткое описание происходящего.

9. Ношение масок во время совещаний и офисной работы офлайн — медицинское показание или часть нового делового этикета?

Если компания осталась работать в офлайне, ее офисные пространства должны быть организованы в соответствии с новыми правилами социальной дистанции — 1,5 метра между людьми. Некоторые офисы оборудуют переговорные комнаты прозрачными пластиковыми перегородками между местами. Общение на совещаниях в масках — также норма наших дней. Маску можно снимать, если выступающий находится далеко от аудитории. Но нельзя настаивать, чтобы человек снял маску, кроме тех случаев, когда это вопрос безопасности, например, для проверки документов. Если в компании принято правило обязательного ношения средств индивидуальной защиты, сотрудников надо об этом предупредить и описать требования к ним: цвет, рисунки, размеры, модели.

Общепринятыми считаются запреты на ироничные или провокационные надписи и рисунки на масках. Хорошим тоном будет предложить сотрудникам перед конференц-комнатами одноразовые средства защиты и дезинфекторы для рук. Ношение солнцезащитных очков не приветствуется. Вместо них рекомендуется пользоваться пластиковыми защитными экранами, которые надеваются на голову. Но все эти правила при отсутствии закрепленных в законодательстве норм, какие мы можем наблюдать во многих странах Европы и СНГ, остаются на усмотрение руководства и работников компании.

10. Нюансы корпоративных мероприятий офлайн: что сделать организатору, чтобы проявить правила хорошего тона по отношению к гостям?

проверка температуры у всех присутствующих на входе (индивидуальное измерение бесконтактным термометром или тепловизором)
дозаторы с дезинфицирующим раствором или рамки, распыляющие дезинфектор на входящих
разведение потоков людей, чтобы не образовывалась толпа
бесконтактная раздача еды и напитков персоналом
весь персонал носит защитные маски и перчатки
одноразовые маски для желающих раздают на входе
расстановка стульев и столов с соблюдением дистанции в 1,5 метра между людьми
дезинфекция поверхностей и проветривание каждые 30 минут
посуда и приборы в индивидуальной упаковке или одноразовые, если позволяет формат
сведение к минимуму предметов и объектов многоразового использования
в залах совещаний и конференц-аудиториях рекомендовано за столом рассаживаться через одного.

11. Как стоит себя вести, если во время деловой встречи/переговоров кто-то чихает или кашляет?

Организация делового пространства в наше время требует соблюдения социальной дистанции как жеста уважения к окружающим. Поэтому надо самому следить за тем, чтобы не находиться к человеку слишком близко. Если вы замечаете, что вокруг люди собираются слишком плотным кольцом, то вместо того, чтобы начать их разгонять и взывать к ответственности, выйдите из этого скопления сами. Если кто-то один подошел к вам слишком близко, вы можете напрямую попросить поддержать ваши усилия по созданию приемлемой дистанции.

В этикете всегда считалось дурным тоном акцентировать внимание на телесных проявлениях: чихании, кашле, икоте и тому подобных звуках. Как и прежде, не стоит желать кому-то выздоровления или испуганно вопрошать, не болен ли человек. Просто проигнорируйте и держите социальную дистанцию. Если вы чихнули сами — прикройте рот сгибом локтя, платком (если он под рукой), а не ладонью. И не ходите в общественных местах, если вы больны.

12. Стоит ли при встрече протягивать свою визитную карточку, как раньше?

Любой обмен предметами и личный контакт в период пандемии стоит свести к минимуму. Обмен контактами лучше производить тоже в электронном виде. Если же партнер сам предлагает вам визитную карточку, ручку, смартфон, любой другой предмет — не стоит от них шарахаться. Возьмите с благодарностью и просто потом не прикасайтесь руками к своему лицу и волосам. Как и принято сегодня во всем мире, при каждой возможности дезинфицируйте руки и личные предметы.

13. Можно ли обсуждать коронавирус с деловыми партнерами и коллегами?

Количество заболевших и умерших, существующая или несуществующая вакцина, «когда это все закончится?» и прочие вопросы уже настолько набили оскомину и надоели всем вокруг, что от них в принципе лучше отказаться. Есть масса других интересных тем для small talk.