Дефицит кадров становится главной проблемой для бизнеса. Есть ли простое решение?

В последнее время активно обсуждается проблема дефицита рабочих рук. Около 70% белорусских работодателей ощутили дефицит кадров в 2023 году и 75% считают, что эта проблема остается актуальной и в 2024 году. Найти и удержать сотрудника становится задачей со звездочкой, в т.ч. для многих белорусских бизнесов. Затраты на ФОТ растут. Темпы роста зарплат опережает повышение производительности труда. Тем не менее организации продолжают тратить деньги в попытках закрыть вакансии и привлечь новых сотрудников… а проблема все никак не решается. Потому что на рынке просто нет достаточного для всех работодателей количества людей.

Поговорили с директором компании «БиоСофтТрейд» Дмитрием Цукаревым о том, какие существуют варианты решения данной проблемы.

«Активный найм при существующих трендах на рынке труда и в целом в экономике, точно не эффективен»

— Дмитрий, вы отмечаете, что дефицит кадров касается множества компаний. Какие основные причины такой ситуации на рынке?

— Причины для каждой конкретной компании или отрасли будут свои, начиная от уровня заработной платы, локации бизнеса, и заканчивая престижем профессии. Однако, безусловно, базовым фактором становится демографический вопрос — рынку труда банально не хватает человеческого ресурса. Демографический кризис и старение населения, последствия COVID-19, трудовая миграция — численность населения, занятого в экономике, продолжает уменьшаться и становится главным препятствием для развития бизнеса. Если ранее рынок труда был рынком нанимателя, то сейчас он стал рынком соискателя.

 — Но в каких сферах ситуация критическая?

— Прежде всего бизнес сталкивается с нехваткой сотрудников рабочих специальностей и линейного персонала — продавцов, кассиров, грузчиков, слесарей, операторов, швей, строителей и т.д. Нехватка сотрудников наблюдается практически во всех отраслях. Это и сектор строительства, и производства, и сфера розничной торговли… Продолжать этот список можно и дальше.

— Многие HR-специалисты скажут, что в таком случае надо работать над удержанием сотрудников. Вы считаете, что это неэффективно?

— Над удержанием работать конечно надо, но это не решает проблему. Например, в вашей компании работает 90 человек, а под существующие бизнес-процессы вам нужно 100. И если в компании работают лояльные сотрудники, которым все нравится, то все равно остается вопрос: «Нам нужно нанять еще 10 человек». И в фокус внимания попадает найм, ведь бизнесу люди нужны здесь и сейчас. А с учетом того, что вы на рынке такие не одни, а людей, напомню, физически всем не хватает, начинает расти цена найма таких сотрудников. Имею ввиду как рост предложения по зарплатам, так и рост затрат на поиск, подбор и обучение персонала. Активный найм, при существующих трендах на рынке труда и в целом в экономике, точно не эффективен и в долгосрочной перспективе приведет к раскручиванию спирали роста затрат без фактического решения проблемы.

— И какой выход из ситуации вы видите?

— Тут два варианта. Либо государство обеспечивает приток трудовых мигрантов в нашу страну, что маловероятно. Либо, более вероятный вариант, бизнес увеличивает производительность труда, чтобы сократить потребность в дефицитном ресурсе.

Со стороны бизнеса выход очень простой — проанализировать, насколько рационально мы используем уже имеющийся ресурс, определить проблемные процессы и изменить их.Но в нашей стране этот подход очень слабо работает, менеджерам не до этого, им нужно решать множество других оперативных проблем. Здесь важно понимать одну простую вещь, если сложившаяся бизнес-модель хоть как-то позволяет зарабатывать деньги, никто особо ничего в процессах анализировать, а тем более менять не будет. Люди как привыкли работать, так и будут работать. Как сложилась практика решать проблему определенным образом, так ее и будут решать, пока это возможно.

Сейчас, ситуация потихоньку начинает меняться. По количеству запросов и наших консультаций о работе WFM TARGControl я вижу, что Россия уже находится, а мы постепенно подходим к точке, когда бизнес начинает осознавать, что нужно меняться и начинать оптимизировать процессы планирования, организации и контроля, связанные с использованием человеческих ресурсов в компании. Когда ты без проблем можешь нанять на рынке 100 условных рабочих за 1 000 условных рублей, зачем думать про оптимизацию и автоматизацию? А вот когда их столько нет, а те что есть, хотят получать по 2 000 и более, то если ничего не предпринимать — долго не проработаешь.

«WFM-система делает то, что просто физически не может человек»

— Что такое WFM? Как это работает?

— Workforce Management — это система, которая автоматизирует и оптимизируют ключевые функции управления персоналом. С помощью такого решения можно оптимизировать планирование и расстановку персонала по сменам, улучшить коммуникацию по графикам работ и координацию сотрудников, автоматизировать сквозной учет рабочего рабочего времени на разных объектах. Если просто — WFM-системы нужны, чтобы повышать производительность труда, удовлетворенность персонала и прибыльность бизнеса.

Главная ценность системы заключается в ее способности обрабатывать обширные объемы данных для прогнозирования потребности в сотрудниках на сменах и учитывать множество факторов при составлении оптимальных рабочих графиков, которые обеспечивают равномерную загрузку, в первую очередь, линейного персонала при изменяющемся по ряду причин объеме работ.

Человек сделать это качественно и без ошибок попросту не может — слишком много факторов нужно учитывать.— Например? Что это за факторы?

— Если мы говорим про ритейл или фастфуд, то одним из факторов может быть спрос. Вы ведь не удивитесь, если я скажу, что в магазине в зависимости от времени суток и дня недели поток покупателей, а следовательно, и объем работ для персонала магазина разнится в разы. Приведу очень условный пример, допустим зав. магазином недостаточно хорошо при выводе людей на смены учитывает эти колебания и гибко не меняет количество/позиции персонала на смене в течение дня. Мы получим ситуацию, которая, к сожалению, очень часто встречается в реальной жизни: в один момент сотрудники будут перегружены и не будут успевать качественно обслуживать покупателей (пустые полки, длинные очереди, недовольство покупателей и упущенные продажи), а уже через пару часов будут практически не заняты работой.

В отличии от простого человека, WFM TARGControl без проблем можно интегрировать с кассовым оборудованием магазинов и использовать исторические данные о количестве чеков, выручке за определенные промежутки времени в сочетании со стандартами по производительности труда (сколько и какого персонала должно быть в этом промежутке времени на смене для выполнения определенных объемов работ)…

Другим видом факторов могут быть всевозможные ограничения. Например, индивидуальные пожелания сотрудников: кто-то работает с 9 до 18, кто-то — только 4 часа по вечерам, кому-то нужно раньше уходить в среду, а кто-то готов выйти только в ночную. Ограничения трудового законодательства, отпуска, больничные, форс-мажоры… Я уже не говорю о суммированном почасовом учете рабочего времени.
При таком количестве переменных WFM-система делает то, что просто физически не может сделать человек.

— А как система учитывает все эти факторы?

— В основе системы — искусственный интеллект, который постоянно обучается на основе Big Data. Он способен обрабатывать огромные объемы данных и выявлять скрытые закономерности в контексте управления рабочей силой.

Преимущество в том, что программа не просто быстро перебирает сотни или тысячи вариантов, она на базе этих вариантов генерирует новые решения и составляет оптимальный график.Для достижения этой цели применяются различные методы машинного обучения, такие как алгоритмы классификации, регрессии, кластеризации. Например, алгоритмы классификации используются для определения типа рабочей нагрузки и соответствующего распределения персонала. Алгоритмы регрессии помогают в прогнозировании количества сотрудников, необходимых для обеспечения определенного уровня обслуживания или выполнения определенного объема работ. А алгоритмы кластеризации выявляют схожие группы сотрудников и оптимизируют распределение задач между ними.

В итоге бизнес сможет максимально задействовать персонал, равномерно распределив нагрузку в течение всего дня. Особенно WFM системы актуальны для средних и больших компаний, где сотрудники работают по сменным графикам на разных позициях и объектах. В таких условиях система существенно повышает эффективность управления рабочим временем персонала и оптимизирует затраты на персонал.

«Не выжимать все соки, а найти идеальное решение»

— А вы не думаете, что внедрение у нас WFM приведет к обратному эффекту? Т.е. как только нагрузка на работников увеличится, они начнут искать новое место работы.

Уверен, что этого не произойдет. WFM расписание строится не с целью увеличить нагрузку, а с целью ее равномерно распределить на сотрудников в соответствии с принятыми в компании стандартами работ. Оптимальный график работы — это когда все сотрудники в течение рабочего дня, недели, месяца и т.д. работают с заданной компанией производительностью труда. Простыми словами, если для того, чтобы обслужить в течение часа 500 покупателей, мне на объекте условно нужно 15 сотрудников на разных позициях, а для обслуживания 100 покупателей необходимо 5 сотрудников, то плюс/минус столько сотрудников в эти часы и нужно выводить на смены.

Сейчас конечно утрирую, но мне не нужно держать на магазине постоянно в течении дня 15 сотрудников. А если кто-то и захочет найти новое место работы, то, скорее всего, это будут такие люди, которые до этого на работе просто отбывали время и приносили минимальную пользу для бизнеса.

Еще раз, основная задача Workforce Management — не выжать все соки из сотрудников, а выводить их на смены тогда, когда действительно они там будут загружены работой, и в том количестве, которое позволит выполнить эту работу в соответствии со стандартами компании. Т.е. исключить не только недоработки, но и переработки персонала.

— Внедрение WFM — это долго и дорого?

— В нашем конкретном случае — недорого и недолго. Потому что WFM TARGControl — это облачный сервис, т.е. не нужно покупать продукт и инвестировать в его покупку и дополнительное оборудование миллионы рублей. Вы оформляете подписку и платите лишь за то время, которое пользуетесь продуктом. Если вы понимаете, что не получаете результат, на который рассчитывали, — просто отказываетесь от подписки.

Например в модели ритейла, по разным оценкам, можно снизить расходы на фонд оплаты труда на 7−15%, при этом увеличив выручку до +6% за счет повышения качества сервиса покупателей.Полное развертывание системы может занять от 2 до 6 месяцев, но в это время входит «пилот», тест, обучение, настройка, внесение данных — в общем, полная адаптация к системе.

— Каковы Ваши прогнозы относительно будущего систем WFM на рынке? По вашему мнению, они повлияют на рынок труда?

— Сейчас рынок WFM на постсоветском пространстве только формируется, появляется так называемое «ранее большинство» — компании первопроходцы, которые осознали потребность в решении и уже внедрили, либо внедряют его сейчас. На примере наших клиентов это, как правило, компании, работающие по международной франшизе или крупный российский бизнес. У первых, использование таких продуктов обусловлено требованиями внутренних стандартов работы, у вторых — желанием собственников или ТОП менеджеров увеличить эффективность бизнеса, внедрив передовые мировые решения, которые они «подсматривают» у своих западных партнеров.

WFM-системы пока еще являются дополнительной опцией и чем-то не совсем понятным для бизнеса. Но через 5−10 лет, по моим ощущениям, это станет необходимостью и неотъемлемой частью для большинства компаний из таких сфер как Retail, Fastfood и FMCG. Компании, которые будут тянуть с внедрением таких систем, со временем начнут проигрывать конкурентную борьбу как за сотрудников, так и за клиентов.
Что касается самих систем, то WFM будут становиться умнее и автономнее, благодаря новым технологиям, таким как ИИ. Это сделает их более простыми, понятными и удобными для конечных пользователей.