Идеи «Про бизнес» 21 июля 2020

«А вы замужем?» — как вести бизнес-переписку на английском, чтобы не облажаться

Как правильно переписываться с англоязычными партнерами, чтобы ваше письмо открыли, дочитали до конца и составили о вас хорошее мнение?

Об этом рассказывает Анастасия Мельникова, CEO «Aim» School of Business English and Communication.

— Русский язык — второй в мире после английского по количеству размещенной на нем информации в интернете. Что еще примечательнее, разрыв между первым и вторым местом занимает 48%. Поэтому как бы мы ни старались наполнять наши сайты и порталы русским контентом, эта «фора» слишком велика. То же касается и переписки: более половины всех отосланных и полученных в мире писем — на английском. А если с этим языком у вас «не очень» — нюансы многих деловых вопросов могут пройти мимо. Особенно, если вы работаете с международными компаниями. Но кое-что сделать можно. В этой статье я расскажу о наиболее часто используемых в деловой переписке оборотах.

«Отправлено» еще не значит «прочитано»

Чтобы ваше письмо прочитали, оно должно четко отражать суть в «теме письма» или subject line, как говорят англичане. В этом случае действуют те же правила, что и в заголовках новостей: допускается пропуск артиклей, вспомогательных глаголов и других понятных из контекста слов.

Например:
Subject line: Request for interview for position for software analyst.
Quick favor: can you update the figures in the report?
Meeting new time 11.00, Wednesday 9 September.

И обязательно убедитесь, что ваша тема письма не содержит триггеров для спама, таких как buy/double your income/earn/cash/opportunity и других многообещающих слов и выражений. Они могут быть распознаны компьютером как спам, и ваше письмо имеет риск остаться непрочитанным.

«Девушка, вы замужем?»

В первом обращении к адресату британские учебники по деловой переписке вообще рекомендуют избегать обращений по половому признаку. Они объясняют это тем, что в современном многонациональном мире имена, которые кажутся мужскими, могут оказаться женскими и наоборот. Однако если вам все же хочется обратиться к оппоненту по всем нормам британского делового этикета, вот краткая «напоминалка»:

Mr — man (not known if married)
Ms — woman (marriage status irrelevant)
Mrs — married woman
Miss — unmarried woman

«Дорогой» или «уважаемый»?

В англоязычной деловой переписке используется приветствие Dear + имя + фамилия, только когда вы впервые обращаетесь к кому-то. Далее в зависимости от уровня формальности, который вы хотите сохранить, возможны обращения Dear Andrew (в случае, когда в обратном письме оппонент подписался просто Andrew) либо Dear Mr Smith (если подпись была Andrew Smith).

Что касается знаков препинания после приветствия, то самые распространенные варианты — это запятая либо отсутствие любых знаков. Двоеточие ставится крайне редко и при очень формальном обращении.

Например:
Dear Andrew Smith,
Dear Andrew Smith
Dear Andrew Smith:

Если вы отправляете деловое письмо незнакомому человеку, то после слова Dear можно указать должность. Например: Dear Sales Manager либо Dear Sales Team. Это тоже один из очень распространенных способов соблюсти все нормы деловой переписки и профессионально обратиться к получателю.

«Мы знакомы?»

Согласно этикету далее в письме следует указать, откуда вы знаете адрес/имя/контакты получателя. Это можно сделать следующим образом:

I found your details on…
I was given your CV…
I was passed your CV…
Your CV was brought to my attention…
Your name was given to me by…

Так вы сразу дадите понять, что каким-то образом уже частично знакомы с адресатом, изучали его деятельность и т.д. Это своеобразный «первичный фильтр», дающий получателю письма понять, что вы пишете по делу.

«My name is…»

Следующий пункт в вашем письме — это короткая самопрезентация вместе с презентацией вашей компании и локации:

Just a couple of lines to introduce myself...
Just a little bit about myself…
My name is… I’ll be your contact for any issues related to…
Just a quick introduction...
J is out of her office until Tuesday, I’m covering her work. I have been asked to…

Фокус на цель

Любое взаимодействие между людьми имеет конкретную цель или мотив. От того, насколько четко мы будем понимать свои цели, а также цели и мотивы наших адресатов, и зависит успех коммуникации.

Все деловые письма можно условно разделить на группы относительно задач, которые они выполняют. Здесь мы остановимся на наиболее частых из них и приведем примеры фраз на английском, которые помогут грамотно и дипломатично сформулировать необходимое сообщение:

(нажмите, чтобы увеличить)

Закончить вашу деловую переписку можно следующим образом:

I would be grateful to hear your comments.
Let me know any thoughts you might have.
I look forward to hearing your thoughts.
As I said, it would be great to hear your opinion on this.
Full details are enclosed for your reference.
Please let me know your decision on this matter.
Your early reply would be appreciated.
Thanks once again for all your trouble.
Thanks for your assistance!
Thanks for your help in this matter.

И, конечно же, подпись:

Далее следуют имя и фамилия, должность, название компании и контакты.

Резюмируем основные моменты:
1.   Spam-free subject line (тема письма не напоминает спам).
2.   Избегайте обращений по половому признаку (особенно в первом обращении).
3.   Обращайтесь к адресату так, как он подписался в письме (имя/имя + фамилия).
4.   При первом контакте сообщите, откуда вы узнали об оппоненте.
5. Скажите несколько слов о себе.
6.   Дипломатично напишите сообщение, четко изложив суть.
7.   Завершите письмо словами благодарности.
8.   Не забудьте подписать письмо.

Yours sincerely,
Anastasiya Melnikava
CEO «Aim» School of Business English and Communication