Сэкономит время и деньги на зарплаты: зачем внедрять электронный документооборот и как это сделать

Мгновенный обмен документами и удобное подписание, ускорение процессов и оптимизация ручного труда — бизнес все чаще интересуется возможностями, которые может дать внедрение электронного документооборота. Ведь отстать от трендов сегодня — значит оказаться за бортом завтра. Об основных этапах внедрения в компании ЭДО рассказали эксперты международной организации интерим-менеджеров Interim Business Association (США, Польша, Украина, Беларусь, Казахстан).

Совместно с компанией Interim Business Association мы продолжаем рубрику «Управление изменениями в компании». Материалы этой рубрики выходят еженедельно в среду. В них вы найдете полезную информацию и практические советы по менеджменту и управлению изменениями.
Узнать, нужны ли вашей компании изменения, вы можете прямо сейчас с помощью экспресс-диагностики через специального бота или пройдя диагностику на сайте. Для этого вам понадобится не более 5 минут.

— Интеллектуальные информационные технологии прочно закрепились в мире бизнеса: расширение технологической возможности обмена мнениями, управление ресурсами, электронные торги и электронный обмен документами. Как только стало очевидным, что развитие электронных средств коммуникации и связанной с этим электронной коммерции — это реалии современного бизнеса, начали формироваться правовые нормы для вновь возникших отношений. Однако в данный момент общество больше всего продвинулось в вопросе унификации законодательного регулирования отношений в области электронной коммерции внутри страны.

Многие организации в той или иной мере касаются вопроса регулирования электронного документооборота. Это связано со все более расширяющейся сферой применения электронной коммерции, т.е. осуществления сделок с использованием сети Интернет. Здесь без электронного документа невозможно существование электронной коммерции. Результатом деятельности международных организаций стало создание стандартов и правил электронного документа и электронного документооборота. В дальнейшем они должны быть имплементированы в национальные законодательства, чтобы во всем мире существовала единообразная система электронного документооборота и, следовательно, электронной коммерции.

В нашей статье рассмотрим вопросы электронного обмена документами для бухгалтерского и кадрового учета в Беларуси.

Какие задачи решает электронный обмен документами?

Наверняка каждый руководитель сталкивался с проблемой утери документов, отправленных по почте, несвоевременностью получения документа в результате сложностей с передачей и подписанием либо возвратом, соответственно, невозможностью оперативно отражать в учете по принципу «день в день» для принятия управленческих решений.

Обратите внимание!
В Республике Беларусь электронный документооборот регулируется Законом «Об электронном документе и электронной цифровой подписи от 28 декабря 2009 года № 113-З».

Чем поможет электронный документооборот? Он оптимизирует или заменяет полностью бумажный документооборот на предприятии. Вот его основные преимущества:

• Своевременный (мгновенный) обмен данными и документами. Не нужно ожидать, когда по почте придут документы, волноваться об их утере и правильности и своевременности отражения в бухгалтерском учете — данные переносятся автоматически, что минимизирует ошибки прихода в количестве и цене и стоимости, которые могут возникнуть, если вносить их в накладную вручную с бумажного носителя
• Простой способ подписания документов из любой точки мира, вам не обязательно находиться в офисе и каждый раз подписывать каждый отгрузочный или приходный документ
• Хранение документов в электронном виде. Пыльные архивы ушли в прошлое, не нужно приглашать архивариуса, сшивать папки документов в определенном порядке, арендовать или занимать помещения для хранения бумажных документов, заботиться об их сохранности в течение нескольких лет
• Простая интеграция с учетными системами, например 1С «Бухгалтерия», и быстрый поиск необходимого документа
• Оптимизация ручного труда при вводе в учетную программу длинного списка позиций из накладной. Это станет возможно простой загрузкой документа, а как следствие — не нужно содержать большой штат сотрудников, которые вносят в 1С данные из бумажной накладной. Это особенно актуально для предприятий с большим спектром контрагентов или большой номенклатурой мелкого товара.

Таким образом, электронный документооборот на предприятии сократит ваше время на обмен, подписание и поиск документов и сбережет ваши деньги — за счет сокращения штата сотрудников и ошибок благодаря автоматизации ручного труда.

Весь документооборот на предприятии можно разделить на внутренний и внешний:

• Внешний документооборот эффективно решает вопросы обмена договорами, товарными и товарно-транспортными документами, актами выполненных работ и другими документами с внешними контрагентами
• Внутренний документооборот направлен на оптимизацию бизнес-процессов внутри компании. Актуальным внутренним документооборотом можно назвать подписание кадровых документов с сотрудниками предприятия, с теми, кто работает удаленно или в регионах. Ознакомить с приказом, написать заявление на отпуск, продлить контракт, уведомить об изменениях форм и систем оплаты труда и многое другое становится возможным благодаря внутреннему электронному документообороту. Например, сотрудник работает удаленно. Написание заявления на отпуск или подписание и ознакомление с приказом происходит онлайн, а не тогда, когда сотрудник сможет приехать в офис или ему специально необходимо ехать для подписания документов.

Многие предприятия РБ уже перешли на ЭДО, это крупные производственные предприятия и большие гипермаркеты. В скором будущем ЭДО станет обязательным для всех субъектов хозяйствования Республики Беларусь.

Что необходимо сделать, чтобы запустить на предприятии электронный документооборот

1. Выбрать аттестованного EDI-провайдера. Информация об аттестованных EDI-провайдерах размещена на официальном сайте республиканского унитарного предприятия «Межотраслевой научно-практический центр систем идентификации и электронных деловых операций» Национальной академии наук Беларуси. Рынок EDI-провайдеров достаточно молодой и о критериях выбора говорить рано, мы рекомендовали бы ориентироваться на охват и количество предприятий, обслуживаемых этим провайдером в вашей сфере деятельности.

2. Получить ЭЦП (электронной цифровой подписи). Для подписания документов с сотрудниками каждый сотрудник должен также иметь личную ЭЦП, но заключать договор с оператором ему не нужно. Для предприятий это уже знакомое действие, с помощью ЭЦП предприятия получают доступ в личный кабинет, сдают отчетность в ИМНС и фонды, подписывают ЭСЧФ и многое другое. С порядком получения ЭЦП можно ознакомиться на этом сайте.

3. Получить GLN-номер (от Global Location Number) — единый международный идентификационный номер, предназначенный для точного и краткого обозначения как предприятий в целом, так и их филиалов и подразделений, отделов, не имеющих статуса самостоятельного субъекта хозяйствования (например, бухгалтерия, расчетный отдел, отдел снабжения, отдел сбыта и т.д.).

Кроме этого, GLN предназначен для идентификации физических объектов (отдельное помещение в здании, склад, пункт поставки, пункт передачи). В первую очередь GLN используются в EDI (Electronic Data Interchange — электронный обмен данными) для обозначения отправителя и получателя электронных сообщений EANCOM (международный стандарт), а также других сторон, участвующих в коммерческой транзакции: покупателя, продавца, перевозчика и т.д.

Может также применяться в автоматической идентификации для обозначения физических объектов и адресатов, нанесения информации на транспортных единицах. Эти номера однозначно идентифицируют набор информации, известной только партнерам по торговой сделке, заключаемой с использованием сетей передачи данных. Каждый объект определяется уникальным идентификационным номером. Система GS1 гарантирует неповторяемость этих номеров в масштабе международной сети товарообмена. Более подробно с информацией вы можете ознакомиться на сайте: раздел «Услуги"/"Получение номера GLN».

4. Уведомить контрагентов и ИМНС путем заключения дополнительных соглашений либо просто в письменной форме. Поскольку в настоящее время применение ЭДО не является обязательным для всех, то заключать дополнительные соглашения с контрагентами можно в процессе работы, постепенно увеличивая долю электронного документооборота. Уведомить ИМНС необходимо до начала работы с ЭДО.

5. Подключиться к учетной системе и обучить сотрудников. Как правило, многие EDI-провайдеры уже работают с «1С Бухгалтерия» и другими учетными программами на территории РБ, и предприятия могут формировать и отправлять первичные документы прямо из учетной системы и принимать из ЭДО в учетную систему. Многие EDI-провайдеры уже предлагают написанные ПО для взаимодействия двух систем.

Одним предложением: использование ЭДО экономит ваши время, нервы и деньги. Работайте с удовольствием!

Читайте также

• «Теряли 3 дня в неделю и „зашивались“ в бумагах». Как крупной компании удалось разгрузить бухгалтерию и сэкономить
• «Люди из „черного списка“ даже не смогут устроиться на работу» — посмотрите на 12 креативных тенденций будущего

• Аптечка для руководителя: 8 инструментов, которые помогут работать быстрее и эффективнее