Партнерский материал Ксения Киреева, «Про бизнес» 23 декабря 2020

Аптечка для руководителя: 8 инструментов, которые помогут работать быстрее и эффективнее

Что может облегчить работу руководителя? Например, сервисы, которые легко справляются с решением рутинных задач. Мы подготовили подборку инструментов, которые помогут структурировать некоторые финансовые и бухгалтерские вопросы. Пользуйтесь!

1. Производственный календарь.

Это календарь, в котором отражено количество рабочих, выходных и праздничных дней в каждом месяце и квартале. Данные такого календаря помогут составить график работы сотрудников с учетом выходных и праздников; рассчитать зарплату, зная количество рабочих часов в месяц, а также сумму пособия по временной нетрудоспособности, исходя из количества рабочих дней, и т.д.

Его можно скачать на сайте Министерства труда либо в онлайн-сервисе для бухгалтеров.

2. Платежный календарь

Это удобный инструмент краткосрочного финансового планирования. Помогает прослеживать динамику платежей, определять их приоритетность, синхронизировать поступления и выплаты денег.

С помощью платежного календаря можно детализировать денежные потоки. Он составляется на основе полученных счетов и заявок по количеству касс и расчетных счетов на период от нескольких дней до месяца. Период, на который составляется календарь, зависит от периодичности основных платежей.

Его можно составить в Excel или воспользоваться продуктами 1C, которые предоставляют большую функциональность.

3. Электронная цифровая подпись (ЭЦП)

Это реквизит электронного документа, который подтверждает его подлинность. Использование электронной подписи в Беларуси абсолютно легитимно и регламентировано Законом Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» от 28 декабря 2009 г. № 113-З

ЭЦП значительно ускоряет процесс подписания документов — не нужно ждать их доставки клиенту и возвращения обратно. Процедура, которая раньше могла занимать до 2 недель, теперь осуществляется за считанные минуты.

Почему это удобно?

Экономия времени — подписание документов занимает около 5 минут
Экономия средств — не нужно тратиться на курьера или услуги почты
Безопасность — документы не потеряются, их нельзя подделать.

Например, с помощью сервиса podpis.by можно быстро загрузить электронный документ и подписать электронной цифровой подписью.

Podpis.by — это бесплатный сервис для быстрого и безопасного оформления документов с помощью ЭЦП.

Он позволяет подписывать любые документы, не требующие использования бланков с определенной степенью защиты. Например, акты об оказании услуг, договоры, дополнительные соглашения, акты сверок расчетов, письма, претензии, уведомления, локальные правовые акты, протоколы разногласий и др.

Безопасное оформление сделок всего за 5 минут!

4. Калькулятор бухгалтера

Это специальные калькуляторы, которые помогают рассчитывать декретные и отпускные, суммы по больничным листам, налоги и т.д. Их удобство в том, что все необходимые формулы уже готовы, достаточно следовать инструкциям и вводить актуальные данные. В открытом доступе можно найти, например, калькулятор подоходного налога, расчет НДС, расчет аванса на командировочные и т.д.

В некоторых случаях нужны дополнительные формы расчетов. Их можно найти, воспользовавшись сборником расчетов.

5. Проверка контрагентов

Один из важных этапов заключения сделки — это проверка порядочности и жизнеспособности контрагента. При заключении договора с недобросовестным партнером бизнес рискует столкнуться с финансовыми потерями и затяжными судебными разбирательствами.

Что нужно проверять перед началом сотрудничества?

Не находится ли бизнес контрагента в статусе ликвидации или в процедуре банкротства
Нет ли у контрагента задолженностей по другим выплатам
Не находится ли контрагент в списке недобросовестных поставщиков и т.д.

Основную информацию об этом можно найти в открытых официальных источниках. Например, на сайте justbel.info можно узнать, не находится ли организация в процессе ликвидации. А на portal.nalog.gov.by можно изучить историю задолженности по налогам.

Также есть ресурсы, которые собирают актуальную информацию из разных источников в одном месте. Достаточно ввести название компании или УНП партнера, например, в ilex, чтобы получить данные о его статусах по основным критериям.

6. Автоматизация ввода накладных

Значительную часть работы бухгалтера занимает ручной труд — рутинная работа по внесению данных из бумажных документов в компьютерную систему. Автоматизация таких задач помогает сэкономить время и посвятить его более приоритетным задачам.

Специальные сервисы, например b-kontur.by, распознают данные в ТН и ТТН и отражают результаты в системе 1С. Специалисту остается только перепроверить данные и создать документ в системе учета.

7. Автоматизация финансового и управленческого учета

Для проверки и прогнозирования рентабельности бизнес-проектов важно учитывать множество факторов, и один из основных — финансы. Подсчет существующих и планируемых затрат, прибыли и всех платежных операций позволяет оценить текущую ситуацию и составить стратегию развития бизнеса.

С помощью онлайн-сервисов, например planfact.io, можно разобраться в следующих вопросах:

Какие проекты приносят наибольшую прибыль
Какие расходы стоит сократить
Какие клиенты являются самыми доходными и т.д.

Такие сервисы позволяют загружать необходимые данные, в том числе банковские выписки, и автоматизируют подсчеты. Статистика отображается в виде графиков и диаграмм.

8. Системы учета рабочего времени

Это программа для анализа активности сотрудников за рабочими компьютерами. Система фиксирует время работы и отслеживает действия, совершаемые за рабочим компьютером. Это помогает не только оптимизировать рабочее время, но и обезопасить компанию от утечки данных.

Примеры популярных систем — Kickidler, ActivTrak, Teramind.