«Я мечтала избавиться от бумажной работы!» — как оцифровать рутину и повысить доходность компании на 25%

Как правило, автоматизация компании начинается с установки CRM. И часто на этом и заканчивается. Многие собственники не знают, что уже практически всю офисную рутину можно оцифровать и перевести в облако.

Про свой опыт и результаты такой автоматизации рассказала Татьяна Дайлид, управляющий партнер группы компаний Resolva.

— Турбулентные времена хороши для аутсорсинговых компаний: в кризис все стараются оптимизировать расходы на обязательные для каждого бизнеса процессы, и аутсорсинг в этом помогает. Наша компания осуществляет ведение бухгалтерии, кадровый учет и оказывает юридические услуги. Но проблема в том, что наш собственный средний чек в кризисные времена тоже упал: когда снижается деловая активность, ужесточается конкуренция и битва за клиентов. Мы столкнулись с тем, что, несмотря на рост клиентской базы, возникли вопросы к показателям доходности.

Следом за этим мы стали задумываться об оптимизации ресурсов и численности сотрудников, а затем — и о качестве оказания услуг.

Единственным правильным решением в этой ситуации мы видели автоматизацию наших внутренних процессов, особенно тех, которые непосредственно касаются взаимодействия с клиентами. Вот какие действия мы предприняли.

Шаг 1. Внедрение электронного документооборота

Первой задачей для компании стал поиск надежной системы, позволяющей перевести весь наш документооборот в электронный вид. Нужно было найти провайдера услуг, который решал бы поставленные задачи:

• Обеспечение мгновенного обмена электронными документами — накладными, договорами, актами сверок и выполненных работ, счетами и т.д.
• Внедрение возможности использования электронной цифровой подписи, которая имеет равную юридическую силу с обычной, в том числе мобильной ЭЦП.
• Настройка обмена электронными документами между предприятиями, работающими с программой «1С:Предприятие».

После анализа рынка сервисов мы поняли, что нашим требованиям соответствует сервис ЭДиН. Полезными дополнениями к нашим требованиям стали следующие его возможности:

• Мультибраузерное подписание документов, поддержка всех типов носителей ключевой информации, возможность работы под ОС Windows и Linux — это увеличивает скорость работы
• Cоздание электронного архива либо хранение документов в соответствии с белорусским законодательством.

Я уже мечтала о том, что мы избавимся от бумажной работы в один миг, но юристы охладили мой пыл. Они объяснили, что к переходу на электронный документооборот, как и к любому новому процессу, нужно тщательно подготовиться и обосновать этот переход в локальных правовых актах. И начать нужно с издания приказа о внедрении системы электронного документооборота (СЭД), в котором необходимо указать ответственное должностное лицо и сроки исполнения проекта.

Поскольку для подписания электронных документов требуется электронная подпись (ЭЦП), все сотрудники, которые участвуют в процессе, должны ее иметь. Кроме руководителя организации, получить ЭЦП целесообразно всем работникам, уполномоченным подписывать документы от имени организации (заместители руководителя, главный бухгалтер, начальники структурных подразделений и т.д.). Это влечет определенные дополнительные затраты (порядка 108 бел. рублей (около $ 43) на два года), но дает возможность оптимизировать процессы и вести бизнес с минимальным количеством бумажных документов.

В нашем случае ЭЦП были изготовлены для директора и главного бухгалтера. Очень удобно использовать мобильную цифровую подпись, которая работает в привязке к сим-карте особого образца. Процесс получения такой карты уже стал достаточно рутинным, так как руководители ИТ-компаний должны иметь ее в обязательном порядке для подачи отчетности в ПВТ.

Так как любая ЭЦП приобретается максимум на 2 года, необходимо назначить работника, контролирующего сроки ее действия, а также отвечающего за оформление ЭЦП для вновь принятых работников и отзыв полномочий на подпись у уволенных работников. Также нужно определить место хранения носителя личного ключа ЭЦП, порядок его применения и использования. Все это должно быть закреплено в локальном документе (Положение о порядке использования и хранения ЭЦП). Обязательно нужно внести соответствующие изменения и дополнения в инструкцию о делопроизводстве организации и в учетную политику компании.

В приказе о внедрении СЭД необходимо подготовить и представить на подпись руководителя проекты следующих документов:

• Перечень должностей (профессий), который будут осуществлять визирование (подписание) документов путем ЭЦП
• Проект изменений в должностные инструкции должностей (профессий), которые будут осуществлять визирование (подписание) документов путем ЭЦП
• Проект приказа о назначении ответственного работника
• Проект Положения о порядке использования и хранения ЭЦП
• Проект инструкции о делопроизводстве с учетом внедрения электронного документооборота.

Шаг 2. Применение электронного документооборота в бухучете

Основной задачей на этом этапе было перевести первичные учетные бухгалтерские документы в электронный вид. Это нужно для того, чтобы все манипуляции, связанные с коммуникациями с клиентами, можно было совершать прямо из 1С. Это оптимизирует время на выставление актов и их рассылку клиентам.

Мы приобрели готовое решение, установили его в нашу учетную систему с помощью специалистов компании, которая его поставила. А потом разослали приглашения своим контрагентам, используя сервис приглашений и механизм саморегистрации. Оказалось, что все приглашения можно отправить прямо из справочника контрагентов в 1С. При этом важно только, чтобы у контрагентов были правильно указаны адрес электронной почты и УНП.

Мы настроили 1С так, чтобы отправка происходила автоматически после проведения (утверждения) документа «Акт оказанных услуг». Таким образом, мы получили возможность автоматической пакетной отправки всех актов одновременно с формированием бухгалтерской проводки. Как только мы отправляем акт оказанных услуг контрагенту, он получает уведомление с подписанным с нашей стороны документом на электронную почту. Зайдя в личный кабинет, контрагент подписывает документ, и его статус меняется на «Подтвержден», что означает — документ подписан с двух сторон. Подписанный документ хранится на платформе, к которой мы подключены, а также в нашей учетной системе. То же самое можно делать и с накладными.

Работа с входящими документами для наших контрагентов бесплатна. Им нужно только иметь ключ ЭЦП (он есть практически у всех) и личный кабинет на сервисе, с которорым мы работаем.

Мы используем еще один полезный инструмент — электронный архив. Ведь важно не только подписать документ, но и правильно его хранить. У севиса, с которым мы работаем, такой инструмент реализован, как регистрационно-контрольная карточка. Она позволяет организовать хранение электронных документов согласно законодательству Республики Беларусь, а именно Постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 6 февраля 2019 года № 19. Также при желании электронный документ можно напечатать прямо из 1С либо из личного кабинета пользователя.

Мы также подключили сервис по автоматическому вводу накладных для 1С. Он «забирает» данные из накладной в несколько сотен позиций, заносит их в 1С на соответствующие счета с автоматическим сопоставлением номенклатуры, ее запоминанием и автозаменой данных.

Этим мы существенно облегчили жизнь нашим бухгалтерам, которые отвечают за ввод первичных документов в 1С.

Шаг 3. Автоматизация кадрового учета

Аутсорсинг кадрового учета в Resolva выделен в отдельное направление, поскольку этот вид услуг подлежит лицензированию. Это достаточно рутинная и инертная часть работы юристов, поэтому ее мало кто любит. Однако ошибки в кадровом учете в буквальном смысле этого слова дорого обходятся организациям и аутсорс-компаниям.

Мы рассматривали разные варианты:

• Ведение кадрового учета в 1С — без дополнительных дорогостоящих настроек это сводится к выводу документов на печать
• Десктопные версии — формы документов в них часто не адаптированы под законодательство Беларуси, доступ в систему негибкий, обновление неоперативное.

В итоге остановились на новом облачном сервисе InellStaff, который работает по принципу гайда — он сам ведет пользователя по системе, блокирует ввод ошибочных данных, напоминает о значимых событиях (отпуск, продление контрактов), быстро реагирует на изменения трудового законодательства Беларуси, дает отчетность по персонифицированному учету (ПУ), доступен в браузере.

В системе реализованы алгоритмы контроля ввода данных. Формирование личных дел, трудовых договоров (контрактов), приказов, уведомлений, шаблонов заявлений для печати осуществляется в один клик. Автоматизированы процессы заполнения табеля, графиков работ (сменности), внедрения и фиксации режима рабочего времени для отдела или работника, расчета дней отпуска. Для этого достаточно один раз внести данные о сотруднике в систему и затем их использовать.

В итоге мы практически избавились от ошибок в кадровом учете, а также от необходимости их исправлять и перепечатывать документы. Это тоже повлияло на скорость и эффективность работы юристов.

Что мы получили от автоматизации процессов?

1. Увеличение эффективности работы — все под контролем: сроки подписания, доставки документов и т.п. При этом сохраняется юридическая сила каждого электронного документа, его корректность и достоверность для государственных органов и частных компаний.

2. Контроль и оптимизацию внутренних процессов.

3. Систематизацию всей документации контрагентов и упрощение ее поиска.

4. Рост эффективности работы специалистов на 50%.

5. Экономию места под хранение распечатанных документов.

6. Надежное хранение документов: размещение на собственном сервере ЭДиН в дата-центре с протоколом защиты Tier 3 и гарантией уровня надежности хранения 99,9%.

Остальные результаты для наглядности мы оформили в виде таблицы.

Итак, мы окупили затраты на внедрение СЭД буквально за месяц. Дополнительные свободные руки дали возможность взять в работу больше клиентов, и доходность выросла на 25%. При этом четко выстроилась система внутреннего документооборота, обмена документов с клиентами и система их хранения. В разы уменьшилось количество оформляемых бумажных документов, хотя с некоторыми клиентами нам пришлось сохранить традиционный обмен документами.

С какими трудностями мы столкнулись

Самая большая проблема — пробелы в законодательстве Беларуси в отношении электронного документооборота.

По общему правилу, сдача в государственный архив документов осуществляется организациями частной формы собственности при их ликвидации или при истечении срока хранения документов в архиве организации. Архивное хранение в организации с технической стороны обеспечивается сервисом ЭДиН. При этом в организации должна быть разработана и введена система электронного документооборота и система архивного хранения электронных документов, разработанные в соответствии с:

• Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь 19 января 2009 г. № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах»
• Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь 6 февраля 2019 г. № 19 Об утверждении Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях
• Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь 6 февраля 2019 г. № 20 Об утверждении Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций.

Важно, что система электронного документооборота и система архивного хранения электронных документов как раз и внедряются в соответствии с документами, о которых мы рассказывали выше. Понимаем, что процесс цифровизации экономики, который был запущен через реализацию ряда государственных программ, еще не завершен. Государственные архивы без вопросов принимают документы на хранение на бумажных носителях. В электронном же виде организация может попробовать сдать документы в архив только в случае соблюдения всех норм и требований к ведению таких информационных пакетов.

То есть организациям, которые внедрили электронный документооборот, пока придется выводить на печать электронные документы и копию электронного документа сдавать в государственный архив. Дополнительного подписания, заверения и т.д. для формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе не требуется в силу норм п. 4−5 Положения о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе (утверждено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20.07.2010 № 1086).

Вторая трудность связана с налаживанием СЭД у наших клиентов. Пока основная проблема состоит в дополнительных затратах на изготовление нескольких ЭЦП, т.к. не для всех клиентов это приемлемо.

В планах сейчас

• Внедрение системы электронного документооборота и у наших клиентов, чтобы вести бизнес без бумаги.
• Интеграция нашей 1С с IntellStaff для мгновенного обмена данными, которые касаются сотрудников.
• Развитие и углубление интеграции различных систем между собой для оптимизации процессов.

Читайте также

• «Труднее всего — работать ночами с ребенком на руках». История аутсорсинговой компании
• «Перетрясли» отдел продаж из трех человек и выстояли в коронакризис. Опыт частной строительной компании

• 7 ошибок собственника при найме управляющего бизнесом