Как не провалить проект по автоматизации: пример с ЕRP

Бизнес без автоматизации — путь в никуда. Понимая эту очевидную вещь, многие компании не спешат использовать ИТ-системы по управлению процессами, сбору и анализу данных. Одна из причин — статистика. Факты говорят: многие проекты по автоматизации проваливаются еще на этапе их внедрения.

Как быть? Если решение автоматизировать процессы внутри компании созрело, перед стартом работ важно учесть несколько факторов, снижающих вероятность неудачи. Подробностями на сцене нашего форума HI-TECH NATION поделился Максим Якубович, эксперт по управлению проектами, партнер компании «КейТуБи».

Генеральный партнер события — Альфа-Банк (Беларусь)
Партнеры — Великий камень, компания Айрон,
консалтинговая компания Административный Ресурс, Microsoft, Pro trade, Chivas
Юридический партнер — Алейников и Партнеры
Образовательный партнер — IT-колледж Digital Unicorn

— Цифровизация любого бизнеса начинается с элементарной автоматизации процессов. Ее цель — снизить трудоемкость бизнес-операций, оцифровать большинство данных, которые ранее не вносились в информационную систему, начать их анализировать для принятия управленческих решений.

Приведем пример одной из самых популярных концепций по автоматизации бизнеса — ERP (Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия). Это стратегия, которая через специальное ПО интегрирует в общую систему операции по производству, управлению сотрудниками, финансами и активами. Цель работы — непрерывная оптимизация ресурсов, балансировка — чтобы подразделения компании работали эффективно.

Для чего компании внедряют ERP и какие выгоды от этого  получают? Компания 1С собрала отзывы от клиентов:

• Снижение объемов материальных запасов — на 24%
• Снижение себестоимости выпускаемой продукции — на 9%
• Рост оборачиваемости складских запасов — на 28%
• Сокращение дебиторской задолженности — на 22%
• Рост прибыли — на 14%
• Сокращение трудозатрат в различных подразделениях — на 29%
• Ускорение получения управленческой отчетности — в 2,9 раза
• Ускорение подготовки регламентированной отчетности — в 2,8 раза.

Несмотря на эти цифры, многие компании отказываются от внедрения ERP. Причины, на мой взгляд, следующие:

1. Сложно прогнозировать экономический эффект от внедрения. Почему? Ответ банален: для детального расчета компании, которая внедряет систему, требуется погружение в анализ бизнес-процессов. По стоимости это приближается к стоимости самого проекта по автоматизации.

2. Плохая статистика успешности внедрения ERP. Давайте посмотрим:

Как видим, цифры так себе. Я бы сказал, не впечатляют. И все же бизнес без автоматизации  сегодня — это путь в никуда.

3. Понимание, что существующие в компании бизнес-процессы не готовы к автоматизации. В этом случае руководителям сначала надо решить внутренние управленческие задачи, связанные с системой контроля, постановкой задач и мотивацией персонала. 

Как же сделать, чтобы инвестиции в ИТ-проект окупились, что надо учесть? Расскажу это на примере внедрения ERP-системы.

1. Прогнозировать эффективность инвестиций в ИТ-проект

Да, делать это сложно — но нужно. Отсутствие прогноза приводит к оттягиванию старта проекта автоматизации. 

Какие подходы к оценке эффективности вложения в ИТ? Некоторые заказчики считают выгоды от внедрения так:

• Сколько людей уволим, после того как сократим трудозатраты?
• Сколько сэкономим на оптимизации «железа»: серверов и другой инфраструктуры. 

По моему мнению, такой взгляд слишком утрирован. Поэтому давайте посмотрим на подходы к оценке эффективности, разработанные мировыми компаниями. Вот пример расчета рентабельности отдачи от инвестиций (ROI) для одного из проектов, в котором я был руководителем:

Затраты на ввод в промышленную эксплуатацию составили $ 484 000:

Прогноз затрат на поддержку ИТ-системы был сделан на предположении: нужны будут 3 штатных специалиста ИТ-отдела (расчет затрат на развитие системы не делался, так же как и выгод от нового функционала. Учитывайте, что эти затраты обязательно добавятся по ходу развития бизнес-процессов в компании):

Расчет выгод за 5 лет от эксплуатации ИТ-системы был сделан с помощью хронометрирования: сколько времени операции занимали в старой ИТ-системе и сколько у пользователей уходит на них времени в новой ИТ-системе:

В слайде вы видите знаки вопроса. Это дополнительные выгоды от ИТ-системы, которые посчитать не удалось. Если подробнее, это: 

• Увеличение точности оперативного и управленческого учета (помогает принимать более правильные решения)
• Снижение расходов на масштабирование новой ИТ-системы.

Итак, ROI за 5 лет эксплуатации составил 36%. Вот расчет:

Может быть, не самые впечатляющие цифры, но, как я и отмечал выше, часть выгод мы не посчитали. 

И согласитесь — такой прогноз намного лучше для собственников, чем его отсутствие!

Управление границами проекта внедрения ИТ-системы

Пользователи, по мере освоения продукта, начинают просить улушить интерфейс, сделать новый функционал.

Есть интересная статистика, отраженная в исследовании Exceeding value (источник: The Standish Group International, 2014). Она показывает, что в заказном ПО пользователи часто используют только 20% от всего функционала.  50% сотрудников в принципе никогда не используют другие функции — чем те, которые вошли в 20%! Впечатляет, верно? Для того чтобы выбрать подход к управлению списком требований, надо определиться с моделью жизненного цикла проекта. Как правило, выбор между гибкими моделями (Agile) и т.н. водопадной (Waterfall: последовательное выполнение 4 этапов  проекта: концепция, разработка, реализация, завершение).

Для того чтобы выбор сделать было легче, можно использовать подход, описанный в таких документах, как Agile Practice Guide, PMI. Инициатор (спонсор) проекта, представители команды и заказчика отвечают на вопросы, сгруппированные в 3 домена:

• Культура — насколько сформированная атмосфера в компании, окружение способствуют тому или иному подходу?
• Команда — сможет ли сама команда воспользоваться преимуществами подхода?
• Проект — а что с самим проектом? Насколько нужно и можно быть гибкими?

В каких случаях Agile даст лучший эффект, чем водопад?

• Заказчик проекта доверяет команде с точки зрения ее компетентности в сборе и анализе требований, принятии решений о том, как реализовать требования
• Команда исполнителей умеет работать по Agile
• Заказчик проекта готов участвовать в частых демонстрациях промежуточных результатов проекта, вникать в сделанные разработки и давать обратную связь команде.

В современных компаниях ИТ-проекты, как правило, внедряются через гибкие подходы (Agile). Вот статистика успешных и провальных проектов, которые управлялись по гибким методологиям, а также с использованием водопадной модели: 

Выгоды от использования Agile:

1. Позволяет начать пользователям работать с программным обеспечением в более короткие сроки.

2. Повышает вероятность успеха ИТ-проекта. 

Если мы выбираем для проекта один из Agile-подходов, то с точки зрения работы с требованиями важно:

• Делаем документ по бизнес-требованиям (техническое задание, например)
• Выбираем подход к приоритизации требований
• Расставляем приоритеты в требованиях
• Отказываемся по ходу проекта от тех требований, на которые не хватает бюджета и сроков.

Решение о расстановке приоритетов в требованиях принимается просто: представьте это в виде диаграммы «Ценность против Затрат». Чем выше  угол наклона для требования, тем выше приоритет. Это позволяет оценить выгоды от каждого требования в денежном выражении и соотнести их с затратами на разработку:

Понимание, как извлечь выгоды из работающей ИТ-системы

Внедрение ERP и других систем автоматизации — это ИТ-проект? На взгляд многих аналитиков, это всего на 20% ИТ-проект и на 80% — проект организационных изменений:

Вот какие сложности внедрения ERP, которые уже сейчас важно осознать: 

• Неформализованные бизнес-процессы — сложно извлечь требования к автоматизации процессов
• Нужно вносить больше данных, чем в старой системе
• Сложность и дороговизна доработки коробочной ERP под требования клиента
• Пользователи понимают угрозу увольнения и саботируют внедрение.

На работе с сотрудниками хочу остановиться чуть подробнее.

Для вовлечения сотрудников в проект по автоматизации важно:

1. Объяснить им цели внедрения проекта по автоматизации, выгоды для самих сотрудников.

2. Разработать систему премирования сотрудников за проект внедрения.

3. После, на этапе мониторинга, важно понимать, какие же выгоды компании получают:

• Анализ, используются ли сотрудниками функционал, сделанные доработки
• Как можно улучшить интерфейс, чтобы сотрудники полноценнее использовали имеющийся функционал

А теперь немного о будущем

Хорошая новость: соединение технологий искусственного интеллекта и т.н. цифровых двойников в информационных системах приведет к радикальному снижению затрат на внедрение, поддержку и доработку систем автоматизации.

Новое поколение систем, которые уже проходят пилотную эксплуатацию, может, например:

• Самостоятельно создавать информацию о сделках —  не «грузить» людей записями. Стоимость одной записи снижается с нескольких центов до числа, равного 10^-27 цента
• Сама оптимизирует ресурсы, работу людей и свои алгоритмы. Устанавливает приоритет сотруднику, исходя из формулы: «В первую очередь делаются те работы, которые быстрее приносят больше денег»
• Мониторит, записывает и анализирует сбои процессов. Многое исправляет сама. В сложных ситуациях привлекает к решению людей.

Выгоды от нового поколения ERP-систем:

1. За лицензии не нужно платить. Внедрение бесплатно. Оплата только за успешно завершенные прибыльные сделки.
2. Позволяет радикально снизить затраты на программистов и консультантов (аналитиков).

Пилотные внедрения новой ERP-системы уже идут в России, в таких сферах, как ИТ-разработчик, производство, фитнес, консалтинговые услуги. 

Вывод: не стоит на 3−5 лет откладывать внедрение ERP и других систем автоматизации, так как вы сможете уже через год после старта внедрения начать получать выгоды.

А когда появится новое поколение, вам будет проще перейти на него.

Читайте также

• Какие возможности для бизнеса дает индустриальный парк «Великий камень»
• Как развивается hardware-экосистема в Беларуси и что дальше