Как оценить отдачу от инвестиций в автоматизацию бизнеса

Как определить, какие выгоды или убытки принесли инвестиции в ИТ-проекты, связанные с автоматизацией бизнеса. Рассказывает эксперт в области управления проектами, консультант и бизнес-тренер консалтинговой группы «Здесь и сейчас» Максим Якубович.

– В том, что автоматизировать бизнес нужно и инвестировать в это выгодно, убеждены многие компании в СНГ. Но остались еще и те, кто сомневается. И эта статья именно для сомневающихся бизнесменов и топ-менеджеров.

Когда лет 15 назад я учился в аспирантуре Института экономики Национальной академии наук, для кандидатской работы выбрал тему, связанную с оценкой эффективности бизнеса и бизнес-проектов. Но работе этой не суждено было появиться на свет. Научный руководитель сказал, что такая тема «не прокатит» в НАН Беларуси и мне с ней лучше идти в аспирантуру Нархоза (БГЭУ).

Я решил, что лучше займусь управлением реальными проектами, чем научной работой, и бросил аспирантуру. Но работа над диссертацией позволила мне неплохо изучить тему оценки эффективности инвестиций в проекты. И вот, по прошествии 15 лет, я решил написать статью на очень схожую тему.

Каковы требования к методике оценки эффективности инвестиций в автоматизацию?

1. Методика оценки должна обеспечивать отделение эффектов, полученных благодаря автоматизации, от других эффектов, полученных благодаря изменениям в организации, внедрившей ИТ-решение. Это, на мой взгляд, основное требование.  

2. Оценка должна происходить на основании финансовых показателей или их производных.

3. Оценка не должна сильно зависеть от мнений экспертов, а полагаться, в основном, на данные измерений или управленческого учета.

4. Желательно, чтобы методика учитывала получение не только осязаемых, но и неосязаемых выгод от автоматизации.

Методы оценки, которые можно использовать

Классические инвестиционные методы расчета эффективности сводятся к расчетам таких показателей как:

• Чистый приведенный доход (NPV)
• Внутренняя норма доходности (IRR)
• Рентабельность отдачи от инвестиций (ROI)

Для оценки затрат можно использовать показатель совокупной стоимости владения (Total Cost of Ownership, TCO). Он был придуман компанией Gartner Group в 1987 году. Согласно одному из определений, TCO – это затраты, связанные с приобретением, внедрением и использованием информационной системы (ИС). При этом для расчета необходимо учитывать как первоначальные, так и последующие затраты на ее создание и эксплуатацию.

Вот перечень статей затрат для расчета ТСО. 

В последнее время появились также методы комплексной оценки ИТ-проектов:

• Метод совокупной оценки возможностей (Total Value of Opportunity, TVO)
• Метод совокупного экономического эффекта (Total Economic Impact, TEI)
• Метод быстрого экономического обоснования (REJ, Rapid Economic Justification)

Как производится расчет

Проанализировав вышеописанные подходы к оценке эффективности инвестиций в ИТ-проект, вы, скорее всего, сделаете вывод, что это слишком трудозатратно.

Но не торопитесь.

Однажды у меня был опыт оценки эффективности инвестиций в ИТ-систему и я воспользовался для этого показателем ROI (рентабельность отдачи от инвестиций). Основная сложность, с которой я столкнулся при расчетах – внедрение ИТ-системы дало несколько эффектов, которые сложно оцифровать:

• Повышение точности управленческого учета
• Снижение количества ошибок операторов ИС
• Улучшение показателей результативности автоматизированных бизнес-процессов и т.п.

Ниже представлена одна из классификаций неосязаемых выгод от проекта автоматизации бизнеса:

При расчете ROI я выделял только статьи, по которым удалось подсчитать выгоды:

• Высвобождение времени сотрудников
• Ускорение выполнения отдельных операций в процессах
• Высвобождение денежных средств за счет сокращения периода оборачиваемости дебиторской задолженности

Очень хотелось подсчитать размер ущерба, который несла компания из-за недостаточно качественного выполнения некоторых операций для клиентов. Например, задержки в передаче документов для оплаты. Некоторые из клиентов, возможно, отказывались от работы с компанией из-за низкого уровня сервиса.

Алгоритм расчета выгод по статье «высвобождение времени сотрудников» использовался примерно такой:

• Определение операций, по которым за счет автоматизации произойдет высвобождение времени
• Хронометраж выполнения операций до и после автоматизации
• Определение количества высвобожденных человеко-часов за прогнозный период эксплуатации ИТ-решения
• Определение ставки человека-часа
• Расчет итоговой экономии денег за счет высвобождения времени сотрудников

Для расчета затрат на ИТ-систему я взял такой показатель, как TCO, и рассчитал совокупные затраты на прогнозируемый период жизненного цикла ИТ-системы. Результаты расчетов порадовали бизнесменов – за 5 лет ее эксплуатации ROI составит около 50%.

Выводы

1. Если руководство компании, которая начинает проект автоматизации, готово выделить время и средства для расчета экономической эффективности инвестиций в ИТ-систему – можно использовать комплексные методы, такие как Метод быстрого экономического обоснования или Метод совокупной оценки возможностей. Желательно сделать расчет эффективности по нескольким методикам и сопоставить полученные результаты.

2. Но если компанию интересует быстрая оценка эффективности инвестиций в ИТ, при этом ставка делается на оценку осязаемых выгод, их сопоставления с совокупными затратами на ИТ-систему – достаточно использовать показатель ROI от проекта. В конечном итоге, оценка сведется к расчету затрат, выгод от проекта и их сопоставлению.

3. Главное. Оценка эффективности инвестиций в ИС – это итерационный процесс, который следует проводить несколько раз на протяжении всего жизненного цикла ИТ-системы. После чего можно принимать решение о продолжении или прекращении эксплуатации ИТ-системы.