«Начинай с себя — и сотрудники подхватят инициативу». Как раз и навсегда перейти на электронный документооборот

Переход на электронный документооборот начался давно, однако вопросов о том, как правильно осуществить эту процедуру, до сих пор много. На конференции НАЛОГОВЫЙ ПРАКТИКУМ TAX DAY 2024: ПРОВЕРКИ, РЕШЕНИЯ, ВЫВОДЫ своим опытом и рекомендациями поделилась Татьяна Скорик, заместитель исполнительного директора по развитию электронного документооборота в ЮрСпектр.

Генеральный партнер конференции — Альфа Бизнес
Партнер — ООО «ЮрСпектр»
ilex
ilex.Накладные
podpis.by
Партнер — GRATA International Belarus
Партнер — Arzinger Law Offices

«Электронный документ имеет юридическую силу, сопоставимую с бумажным документом»

Информация о переходе на электронные документы все чаще звучит от государственных органов, продвигается на всех уровнях. Как известно, электронные накладные регламентируются законодательством. Однако есть документы, которыми мы обмениваемся каждый день. Перечень документов для обмена по самым прикидочным подсчетам может составлять от 200 наименований. Решить вопрос поможет переход на электронный документооборот. Есть новаторы, которые, в принципе, уже в этой теме успешно работают и сократили свои издержки, но пока что многим все равно страшно начинать этот путь.

В чем отличие электронного документа от документа в электронном виде? Как избежать сопротивления сотрудников? Как перейти на обмен электронными документами со своими контрагентами? Даже четкие процессы не всегда бесшовно происходят, как хотелось бы. Я расскажу о каждом вопросе.

Наши сотрудники теряют много времени при обмене бумажными документами, но еще больше времени уходит на поиск затерявшихся, недошедших или неподписанных документов. И здесь возникает вопрос, как проводить сделку, как ее отражать в бухгалтерском учете, ведь документа в наличии нет, что же делать в таком случае? Прежде всего, стоит отметить, что электронный документ и документ в электронном виде — это разные понятия. Очень часто терминология путается, и когда вы взаимодействуете с вашими контрагентами, возникает разночтение.

И вот я бы хотела остановиться на этом пункте и объяснить, в чем же разница. Итак, электронный документ сам по себе состоит из двух частей, основной и особенной. Основная часть — это то, что написано в документе, ваши данные, а особенная — это наличие электронно-цифровой подписи. Фактически у каждой организации есть ключ ЭЦП. С ее помощью подписываются и сдаются декларации в ИМНС, например. Электронный документ — это документ, который подписан с помощью электронной цифровой подписи. Если говорить про документ в электронном виде, это может быть любой документ в Word, в PDF, подписанный на бумаге, отсканированный, отправленный по электронной почте без всяких подписей, и это документ в электронном виде. Электронный документ имеет юридическую силу, сопоставимую с бумажным документом.

Когда у пользователей есть электронные документы, достаточно дать доступ к личному кабинету и, в принципе, не обязательно их распечатывать. Однако все еще есть ситуации, когда проверяющие органы требуют распечатать нужные документы. И вот тут можно предложить предоставить доступ к личному кабинету и нужные документы выгрузить в электронном виде.

«Так все-таки как происходит процесс электронного документооборота?»

Основные этапы электронного документооборота:

1. В процессе обмена документами есть отправитель, получатель, тот, кто выставляет документы и тот, кто подписывает.
2. Создание документа осуществляется либо в произвольной форме, либо по шаблонам учетной системы.
3. Далее можно либо через учетную систему подписывать эти документы с помощью ЭЦП, либо выгрузить в сервис ЭДО, и там осуществить подписание.
4. Получатель должен увидеть подписываемый документ, принять, убедиться, что там все верно, и подписать с помощью электронно-цифровой подписи. Еще раз подчеркиваю, что электронный документ обладает такой же юридической силой, как и документ на бумажном носителе.

И здесь возникает вопрос, а с чего вообще начать и к чему нужно быть готовым? Есть небольшие организации, когда главный бухгалтер выполняет несколько профессиональных ролей, есть средние организации, когда несколько отделов участвуют в обмене документами, а есть крупные организации, где целые отделы и у каждого свои сценарии работы, а здесь в принципе нужно учесть очень много факторов. В первую очередь нужно определить возможные трудности.

«Поговорим про сложности»

Первая сложность, которая есть на рынке, — это отсутствие роуминга между операторами ЭДО по документам свободной формы. Тот, кто сталкивался с электронными накладными, знает, что роуминг между операторами есть, но по документам свободной формы — акты, договоры — роуминг отсутствует. И здесь нужно быть готовым к тому, что если вы хотите переводить электронные документы, то ваши контрагенты должны с вами обмениваться через одного оператора ЭДО. Сейчас эта тема активно обсуждается на совете провайдеров с Министерством по налогам и сборам, Государственным предприятием «Центр Систем Идентификации», и созданы рабочие группы для того, чтобы урегулировать этот вопрос.

Если сравнивать с Россией, то там пошли немного по другому пути: разработали формы документов, поля, которые необходимо передаваться между операторами ЭДО и в целом нет такой проблемы, как у нас. Мы начинали путь иначе, изначально регламентировали электронные накладные, но документы свободной формы оставили «на потом». Это привело к тому, что сейчас, к сожалению, между разными операторами ЭДО не предусмотрен роуминг документами свободной формы.

Вторая сложность — длительность перехода на ЭДО. Нужно учитывать, что в одной компании это может быть неделя, когда документов не очень много и контрагентов немного, а у некоторых может затянуться и на три месяца, и на полгода. Это зависит от количества сотрудников, которые будут работать в данном процессе. Также это зависит и от технической части: работу можно осуществлять через учетные системы или через веб-приложения. Для удобства и простоты, конечно, лучше настраивать интеграцию с провайдером, с вашими учетными системами. Тогда, не выходя из нее, можно выставлять документы вашим контрагентам, подписывать электронной цифровой подписью и отправлять адресату.

Третья сложность — надо учитывать, что не все ваши контрагенты будут соглашаться переходить на электронный документооборот. Для многих это страхи и риски. Они боятся менять привычный сценарий, не хотят тратить бюджет на дополнительные ключи ЭЦП, не понимают преимущества. На самом деле компании, у которых от ста документов в месяц, через три месяца чувствуют существенную выгоду для себя. Они начинают экономить время — главный ресурс, который нельзя восполнить. И вот как раз-таки время сотрудников, которое сокращается в работе с документами, существенно несет пользу и выгоду для бизнеса.

Ну и четвертая, если не сложность, то особенность, которую нужно учитывать при переходе на ЭДО, — обучение сотрудников, потому что это новый сценарий работы. Кто-то схватывает быстро новые технологии, а кому-то нужно дополнительно рассказать, показать. Вы должны это предусматривать как обязательный шаг при переходе на обмен электронными документами. 

«Что важно учесть при переходе на ЭДО?»

Готовность к переменам должна быть внутри компании, и всегда нужно начинать с себя, иначе сотрудники не подхватят инициативу. Важно рассказать про особенности электронного документооборота, либо попросить вашего оператора ЭДО сделать это за вас, привести примеры положительных кейсов и, конечно же, назначить ответственного за этот переход. Часто бывает так, вроде бы все и согласны переходить, но никто не хочет брать на себя ответственность.

Нужно обязательно внести изменения в вашу учетную политику, чтобы вы могли осуществлять обмен электронными документами наравне с бумажными.

Необходимо определить, какие документы вы хотите перевести в электронный вид. При этом двигаться нужно итерационно, не надо браться за все документы сразу. Вот выделили для ЭДО, например, акты выполненных работ, определили два контрагента, и можно с ними этот процесс попробовать пройти, а дальше расширять и виды документов, и сеть контрагентов. Тогда вы с помощью мелких шагов будете получать положительный опыт, а если будет и не совсем успешный опыт, вы будете понимать, что вам нужно изменить в ваших процессах. Поэтому рекомендация такая — определить перечень документов, определить несколько контрагентов и запускать поэтапно этот процесс.

Принципиально важным является выбор оператора по ЭДО. Стоит обратить внимание на возможность интеграции с учетными системами, обязательной технической поддержкой, услугами по обучению ваших сотрудников и сотрудников контрагента для того, чтобы упростить и ускорить процесс. Если операторы готовы забрать на себя обучение персонала, то это существенно упростит переход.

При переходе на электронный документооборот обязательна ЭЦП (Электронная цифровая подпись). Да, электронный документ без ЭЦП не существует, поэтому нужно либо поменять процессы, определить сотрудников, которые будут иметь полномочия подписывать эти документы, либо приобрести всем электронную-цифровую подпись.

Необходимо уведомить ваших контрагентов о том, что вы хотите перейти на обмен электронными документами, получить их согласие: важно понимать, кому вы будете в последующем отправлять документы. Бывают ситуации, когда контрагент зарегистрирован у оператора ЭДО, но документы почему-то отправляются не на тот аккаунт. Ваши документы зависают, не подписываются и пользы это вам не приносит. Желательно обсудить, на какой аккаунт вам необходимо отправлять документы для того, чтобы они подписывались оперативно.

И справочно про накладные. С 01 декабря 2024 года планируется расширение перечня прослеживаемых товаров: это молоко, кефир, молочные продукты, печенье, чай, кофе. Если не работаете с электронными накладными, то вам обязательно нужно подключиться к EDI-провайдеру, приобрести ключ ЭЦП, получить GLN-номер (единый международный идентификационный номер участника электронного документооборота). Для обмена прослеживаемыми товарами у товара обязательно должен быть GTIN. GTIN — это идентификационный номер товара, где есть его полное описание.

Это изменение затронет фактически каждого, потому что очень многие покупают в офис молоко, печенье, чай, кофе. Для того, чтобы не ждать 01 декабря, мы рекомендуем уже сейчас выбирать оператора по ЭДО, EDI-провайдера и быть готовым к этим изменениям.

Генеральный партнер конференции: