«Все должны запланировать деньги на год вперед. За перерасход — штраф». Почему жесткий бюджет убивает вашу компанию и как это исправить уже сегодня

Высокая скорость изменений на рынке мешает бизнесу чувствовать себя уверенно, делать прогнозы. А бюджет компании вообще успевает устареть до того, как его составят. Что делать? Нужно переходить на более гибкое бюджетирование. Во время очередной встречи Клуба Про бизнес финансовый директор и руководитель проекта CFOs Territory Наталия Гуринович рассказала, как это сделать. Публикуем важные тезисы выступления.

В Клубе Про бизнес постоянно проходят тематические встречи, где спикеры рассказывают и объясняют актуальную и важную для предпринимателей информацию. Расписание встреч можно найти на сайте Клуба.

Генеральный партнер Клуба в 2023 году — МТБанк.

Что такое бюджетирование

— Бюджетирование — это инструмент не только для финансового директора или аналитика, а для управления бизнесом в целом. Если сформулировать еще точнее, тобюджетирование — это инструмент повышения эффективности бизнеса для достижения его стратегических целей.То есть бюджет — это не конь в сферическом вакууме, не отдельный отчет наподобие отчета о движении денежных средств, не «конверты», в которые мы распределяем деньги…

У этого инструмента есть всего три простые цели:

• постановка цели;
• прогнозирование;
• распределение ресурсов.

Еще важно знать про центры финансовой ответственности (ЦФО). Это подразделения, отделы во главе с руководителями, которые отвечают за свои доходы или расходы, и на верхнем уровне генеральный директор, который отвечает в целом за прибыль компании. С помощью ЦФО вы сможете понять, нужно ли вам вообще делать бюджет.

Вот есть хорошая схема, которая визуализирует правильный подход в управлении:

Но эта схема больше подходит для уже устоявщегося, крупного бизнеса. Большинство начинающих компаний думают не о своей миссии, а том, как больше зарабатывать и меньше тратить. Для них бюджетирование — вопрос операционной эффективности, поэтому оно должно строиться на основе бюджета продаж. Иными словами,
мы хотим понимать, сколько заработаем и как можем улучшить наши показатели.Вот эту схему нарисовала я лично — здесь проще понять, с чего начинается бюджетный цикл:

Любой финансист скажет вам, что самая трудная часть бюджета — составление плана продаж, особенно если у вас стартап и очень волатильный рынок. Из бюджета продаж вытекает бюджет производства, а дальше — все остальное. И важно, чтобы у вас были функциональные бюджеты — именно те деньги, которые получают отдальные центры финансовой ответственности.

В идеальном мире коммерческий директор должен все это свести до бюджета верхнего уровня, который включают в себя, как правило, еще отчеты о прибылях и убытках, о движении денежных средств (это ключевой показатель, особенно если компания живет в режиме постоянной нехватки ресурсов).

МТБанк создал новое мобильное приложение для бизнеса MTBusiness, которое по-настоящему оценят клиенты, нацеленные на управление компанией онлайн.

Платежи 24/7 из любой точки мира, полный контроль за финансами, удобный виджет, вовремя прилетевший пуш и первый на рынке функционал, который заменит вам ЭЦП и СМС-коды при подписании документов. Теперь вы можете использовать биометрические данные: Face ID или Touch ID. Процесс подписания и отправки сократился в 5 раз: он проходит за 3 секунды!

Также с заботой о вашем удобстве МТБанк упростил процесс отправки документов: теперь выбирайте кнопку «Подписать и отправить» сразу после их создания без предварительного сохранения.

MTBusiness постоянно модернизируется и подстраивается под запросы клиентов. В новой версии мобильного приложения полностью изменен дизайн, а удобная навигация позволяет быстро получать необходимый набор функций.

Скачивайте новый MTBusiness и пользуйтесь обновленным функционалом:

• оформляйте онлайн-овердрафт и получайте деньги за 1 минуту;
• в несколько кликов работайте с документами, статусами, шаблонами;
• просто и быстро оформляйте продукты и сервисы для вашего бизнеса;
• планируйте события с помощью функции «календарь»;
• настраивайте виджеты под ваши любимые функции;
• получайте оперативную консультацию специалистов МТБанка.

MTBusiness — за гранью новых возможностей!

Скачивайте новый MTBusiness в App Store, Play Market и App Gallery.

Есть две проблемы с бюджетированием: сроки и мифы

Но если все так просто, то почему так мало компаний с нормальными бюджетами? Есть две серьезные проблемы.

Во-первых, бюджетирование отнимает много времени. В зависомости от уровня автоматизации и персонала компании, сроки могут варьироваться от месяца (если бизнес простой и понятный) до нескольких месяцев. И это создает трудности не только для начинающих, но и крупных компаний. Ситуация на рынке меняется слишком быстро, чтобы тратить столько времени на бюджет.

Во-вторых, молодые бизнесы верят в разные мифы:

1. С бюджетом наша компания сразу станет крутой (взрослой и т.д.)
2. Чем детальнее разложим статьи доходов и расходов на составляющие, тем более эффективно сможем их контролировать.
3. Жесткий и очень подробный бюджет — самый короткий путь к достижению стартегических целей.
4. Все отделы и сотрудники должны запланировать свои расходы на год вперед, а руководители следить за этим и депримировать за перерасход.
5. Без установления жестких лимитов в абсолютных цифрах по статьям и ЦФО невозможно добиться снижения затрат.
6. Бюджетирование нужно только финансовому директору.

Кроме того, все растущие компании дополнительно страдают от классических проблем:

• Нет устоявшейся финансовой и организационной структуры.
• Нет понятных менеджменту правил управленческого учета, единых форм отчетности.
• Нет открытости информации, единой базы данных, автоматизации финансовых функций.
• Несбалансированность и противоречивость стратегических целей и KPI.
• Нет релевантной бизнес-аналитики «под рукой».
• Слабое вовлечение топ-менеджмента с среднего звена в процесс бюджетирования.
• Нет превентивного бюджетного контроля до платежа. Перерасход констатируется по факту, когда поезд уже ушел…

Я совсем на собиралась всех запугать и сказать: «Не внедряйте бюджеты, это вредно!» Просто перед тем, как заниматься бюджетированием, лучше знать все «побочные эффекты» этого инструмента. Иначе вы создадите не бюджет, а его имитацию, которая никакой пользы компании не принесет. Очень опасно создавать из бюджета каргокульт, как аборигены в Африке, которые жили возле базы ВМС США и считали, что военные, которые привозят им гуманитарную помощь, — это новые божества, их надо задобрить. Компании, которые не имеют стратегии и целей, понятных KPI и финансового моделирования, тоже верят в бюджет, как в божество, которое должно дать им прибыль.

У крупных и зрелых корпораций тоже есть свои проблемы в бюджетировании — как психологические, так и технические. И это не считая пагубной бюррократии, которая процветает вместе с ростом компании.

К психологическим трудностям можно отнести:

• Манипуляции с цифрами и отчетами, подковерные игры при защите проектов, перетягивание одеяла между отделами.
• Стремление занизить планы продаж, чтобы не потерять бонусы.
• Стремление завысить расходы: «А вдруг я чего-то не учел?».
• Освоение бюджетов на 100%, «а то в следущий раз не дадут».
• «Подрезание крыльев» — риск упустить выгодные проекты.
• Давление на творческий персонал мелочным контролем (лимитами) и установка «потолка-ограничителя».

А к техническим проблемам относятся:

• Большой объем низко продуктивной работы (сбор и обработка данных), особенно из-за низкого уровня автоматизации.
• Излишняя детализация и большое количество отчетов, что приводит к ошибкам и росту времени на подготовку.
• Навороченность стравочников в 1С (НСИ).
• Централизация принятия решений, навязывание показателей «сверху».
• Устаревание, неактуальность из-за кризисов и изменений макросреды.

То есть бюджетирование — это догостоящая и неэффективная процедура. Кроме того, классический бюджет очень сильно сковывает инновации и развитие. Вы не сможете сделать что-то важное, потому что это «не было заложено в бюджет», а в итоге потеряете время и деньги, которые можно было заработать в будущем.

И что тогда делать?

Какие же есть альтернативы? В Скандинавии еще 50 лет назад придумали, как избежать большинства проблем, о которых я рассказала. Речь про Beyond Budgeting, о чем я подробно уже рассказывала на «Про бизнес». Это концепция «безбюджетного» управления, пионером которой стал скандинавский банк Handelsbanken. По своему опыту я знаю, что практически любой бизнес может воспользоваться этим инструментом и внедрить его у себя.

Суть концепции:

• Децентрализация.
• Адаптивность (нет привязки к жесткому плану) = прогнозирование.
• Вовлечение всех в формирование добавленой стоимости.
• Ориентация на клиента.
• Доверие к персоналу, осоебнно к нижнему и среднему звену.
• Доступ к ресурсам по требованию.
• Ежедневный мониторинг показателей и корректировка первоналального плана.
• Сравнение факт-факт (индивидуальные показатели, командные).
• Внешний бенчмаркинг (сопоставление своих показателей с конкурентами).
• Упрощение процесса планирования, агрегация статей затрат, принцип Парето «20\80».

Beyond Budgeting — это инструмент для осознанных людей, которые готовы брать на себя ответственность и принимать самостоятельные решения. Можно провести аналогию: работа компании по принципам Beyond Budgeting — это как проезд на авто по сложному перекрестку с круговым движением, но без светофоров. То есть каждый участник движения знает правила, но лично принимает решение, исходя из ситуации вокруг.

В чем разница между круговым движением и светофором? Светофор — это достаточно жесткие правила: красный свет — стоим; зеленый — едем или идем, а желтый — готовимся к чему-то. Но бывают ситуации, когда мы стоим на красный свет, а никто дорогу не переходит и мы просто теряем время. Это неэффективно, да еще и наказать могут за то, что мы не соблюдаем правила, если решим поехать.

При работе с Beyond Budgeting мы не мотивируем людей на соблюдение план-фактных показателей. Мы говорим: «Наша задача быть лучшей версией себя сегодня по сравнению с предыдущим периодом.Вот у нас есть несколько показателей финансовых и не финансовых, которые мы отслеживаем. Если в этом месяце, квартале, году мы показали по сравнению с предыдущим месяцем, кварталом, годом лучший результат, то мы молодцы, то есть у нас есть определенная динамика в бизнесе, прогресс». И все. Не надо до мельчайших подробностей все бюджетировать, страдать над каждой копейкой. Дальше весь персонал вовлекается в формирование добавленной стоимости.

Понятно, что сразу изменить подходы в компании будет трудно, но можно начать с гибридной работы. Например, делайте более короткие промежутки планирования, сократите контроль и так далее. Скользящие планы помогут построить гибкий бюджет. Это еще не будет Beyond Budgeting, но вам станет намного легче работать в условиях нестабильности.