Кошелек или жизнь? Как бизнесу планировать платежи и зарабатывать на остатках

Почему составление платежного календаря — это мастхэв для бизнеса в кризис? Какие инструменты для этого существуют? Какую выгоду можно получить при грамотном планировании доходов и расходов компании? На эти вопросы порталу «Про бизнес» ответил руководитель консалтинга / IT-интегратора Первый Бит. NFP Павел Бритвин.

Что важнее для компании: прибыль или деньги на расчетном счете?

— Прибыль или деньги на счету? Для бизнеса ответ на вопрос должен быть очевиден: конечно, прибыль. Однако в условиях кризиса деньги выходят на первое место. Именно сейчас любой компании очень важно оставаться ликвидной — уметь своевременно исполнять свои финансовые обязательства. Нужно быстро рассчитываться с сотрудниками, своевременно платить налоги, взаимодействовать с поставщиками.

Убыточные в перспективе компании с высокой оборачиваемостью операционного капитала держатся на плаву, а прибыльные бизнесы с высокой маржой, но опустевшими счетами погибают под гнетом кассовых разрывов.

Обеспечить ликвидность — непростая задача. Она решается через планирование: сколько денег компания получит в ближайшее время, и какие обязательства ей нужно срочно выполнить.

Различные учетные инструменты позволяют видеть приближающиеся финансовые ямы и своевременно их предотвращать. Проинформирован — значит, вооружен.

Что такое платежный календарь и как он помогает планировать средства

Платежный календарь — один из главных инструментов для планирования финансовых потоков с разбивкой по дням. Такой контроль помогает заблаговременно определять дефицит денежных средств (кассовый разрыв). В нем отображаются:

• все платежи, которые нужно выполнить;
• денежные средства, доступные на расчетном счете;
• планируемые поступления.

В платежном календаре собственник видит все планируемые расходы, условия этих платежей, срок, на который те или иные платежи можно отодвинуть. Там же отображаются планируемые поступления денежных средств.

Видя перед собой планируемые поступления и то, какие из обязательств точно можно отложить, собственник может принять правильные решения о том, кому и что обещать. Платежный календарь помогает лучше выстроить коммуникацию с партнерами.

Как составлять платежный календарь: платформы и инструменты

Для начала вполне подойдет и Microsoft Excel. Нужно создать структуру платежного календаря (в колонках — дни и недели, в строках — контрагенты, статьи, договоры), а затем вручную зафиксировать остаток денег на начало периода, планируемые поступления и платежи, прогнозируемый остаток на вечер каждого дня или недели.

Стоит отметить, что, когда штат компании увеличивается до 50 и более человек, все рабочие процессы начинают усложняться. Это же происходит и с платежным календарем — один человек уже не успевает его заполнять, а несколько начинают мешать друг другу и увеличивают вероятность возникновения ошибок. Таким образом, есть смысл переходить на специализированное программное обеспечение.

До событий 2022 года в Беларуси был широко распространен платежный календарь в системе SAP. Сейчас ситуация изменилась, на данный момент ориентир направлен на отечественное программное обеспечение, основанное на платформе 1С:

• 1С:ERP Управление предприятием 2;
• 1С Управление холдингом;
• 1С:ERP. Управление холдингом (относительное свежее решение-гибрид, включающее функционал двух предыдущих);
• БИТ.финанс (Стандарт / ПРОФ / Холдинг / Управленческий учет / МСФО).

Целесообразность автоматизации платежного календаря

Начинать работать с платежным календарем можно и без специальных инструментов, но автоматизация дает ряд преимуществ:

1. Прозрачность. Настройка прав доступа помогает в принципе избегать ошибочных изменений данных, а по аудиторскому следу можно отследить, какие изменения все же произошли, кто и когда их внес, какие значения были до этого. Это сильно снижает уровень ошибок из-за человеческого фактора и упрощает работу.
2. Интеграция. Календарь может сам смотреть в другие модули информационной системы, сопоставлять данные и автоматически доносить до казначея важную информацию. К примеру, система подсказывает, на какой срок можно перенести платежи без штрафных санкций, и это существенно помогает в балансировании платежной позиции.
3. Автоматические сервисы. Перенос платежей между периодами или статьями по клику мыши, разделение планируемого платежа на несколько платежных позиций в разные даты (постепенная частичная оплата), с возможностью тут же пересчитать плановые остатки по расчетным счетам.

Опыт использования платежного календаря в компании «Первый Бит»

Мы и сами пользуемся таким календарем. Так как мы работаем в основном с крупным бизнесом, стандартная отсрочка платежей у нас составляет примерно 60−90 дней после подписания акта.

Если я по платежному календарю увижу, что денег на погашение счетов сейчас нет, но через месяц планируется приход от надежного партнера, программа предложит мне продать эту дебиторку банку. Банк получит определенный процент, а мы получим «живые» деньги раньше срока. Естественно, без согласия партнеров так делать нельзя.

Для каких-то клиентов мы делали сервисы, помогающие наиболее эффективно распоряжаться остатками, работая с различными финансовыми инструментами: факторинг/цессия (продажа или покупка долга), кредиты, производные финансовые инструменты.

Игра на остатках — это очень обширная и сложная история, целый новый пласт возможностей для казначея.

Если по платежному календарю видно, что после уплаты всех ожидаемых платежей на расчетном счету останется денег больше привычного страхового остатка, то от этого можно получить выгоду. Можно досрочно закрыть открытые раньше кредиты, можно — отдавать банкам на краткосрочные депозиты-«овернайты».

Холдинги могут балансировать платежную позицию, перебрасывая займами денежные средства между разными юрлицами. В такой ситуации ПО по автоматизации берет на себя расчет процентов и их погашение, а также формирование консолидированного платежного календаря по всей группе компаний.

Если изначально переход с Excel на систему автоматизации ощущается как количественная выгода (снижаются времязатраты, пропадают ошибки из-за человеческого фактора), то потом работа казначея переходит в принципиально другое качество. Открываются возможности, о которых он раньше даже и не думал.