9 декабря
Итоги Su&IT 2024: Экспертное жюри оценило инновационные стартапы в Минске
1 | 1 |
Насколько просто внедрить электронный документооборот на крупном предприятии? Сколько это потребует времени? Что нужно сделать и на что обратить внимание? Руководитель проектов компании «Экономика-софт» Татьяна Киселёва рассказала «Про бизнес», как прошла интеграция электронного документооборота EDI-сервиса ЭДиН с информационной системой крупной сети аптек.
— Техническая возможность внедрения электронного документооборота (ЭДО) появилась около 5 лет назад. За это время мы интегрировали системы обмена электронными документами (в основном ТТН и акты выполненных работ) на 12 предприятиях, но они не были настолько крупными, как в этот раз.
Расскажу про кейс внедрения ЭДО для крупной аптечной сети в Гродно. Она включает несколько структурных подразделений: управление, включая бухгалтерию, собственный аптечный склад, около 300 аптек, работающих в распределенной информационной базе. Компания хотела минимизировать трудозатраты и риск ошибок при большом и сложном документообороте, в том числе с использованием бланков строгой отчетности. Для рукововдства было важно, чтобы это было готовое решение для программы «1С: Предприятие». После анализа предложений на рынке заказчик выбрал для внедрения сервис ЭДиН.
Формально требования к автоматизации были такие же, как на других предприятиях. Но, в отличие от обычных внедрений, возник ряд вопросов:
Реальность оказалась не такой радужной, как вначале прогнозировали и мы, и клиент. Вот с чем пришлось столкнуться:
Для оперативного урегулирования вопросов мы создали внутренний чат с техническими специалистами ЭДиН, где можно быстро получить консультацию и выяснить, на чьей стороне проблема.
Важно отметить, что компания «Электронные документы и накладные» является разработчиком модуля «ЭДиН: ЭДО для 1С» и полностью несет ответственность за свое решение — то есть мы напрямую, как и клиент, можем обращаться и оперативно получать помощь. В модуле есть закрытая часть, которую компания ЭДиН поддерживает в четком соответствии с законодательством. Для нас и клиента это большой плюс. Например, многие знания по программам маркировки и прослеживаемости товаров мы получили от нашего партнера, сервиса ЭДиН.
Кроме того, процесс интеграции требует не только финансовых, но и и временных, административных ресурсов, чтобы:
Начальный процесс длился 2−3 месяца и продолжается до сих пор, сейчас уже в рабочей базе. Работоспособность программы тестировалась на примере аптечного склада и 3-х аптек. Тестированию подверглась передача трех видов накладных: аптека-склад, склад-аптека, аптека-аптека.
Мы обучили несколько ответственных лиц и передали инструкции от нашей компании, а ЭДиН — со свой стороны. Первоначальное обучение персонала началось с марта 2023 года и продолжается до сих пор. Аптеки постепенно внедряют ЭДО — по 15 аптек в месяц. Это большие объемы не только документов, но и пользователей, которым нужно освоить новый инструмент.
Пример.
Возникли сложности с заменой электронных накладных в случае, когда были допущены ошибки пользователями, либо некорректно сработал алгоритм программы и на портал ушли неверные данные.
Благодаря тому, что внутри одной компании используется единый справочник номенклатуры, контрагентов, торговых наименований лекарственный средств, видов лекарственных форм и т.д., вопрос синхронизации справочников решился достаточно просто.
Также нам помогало желание руководителей внедрить эту инновацию и четкий контроль сроков выполнения. Отсюда вытекало и творческое инициативное участие во внедрении собственных IT-специалистов клиента.
Было легко работать с четкой организационной структурой с иерархией: обучение персонала происходит слаженно и в запланированные сроки.
Компания-заказчик получила немало плюсов от внедрения ЭДО:
Например:
— документ «Реализация товаров» в 1С — исходящая ЭТТН на портале ЭДО
— входящий электронный акт выполненных работ на портале ЭДО — документ «услуги сторонних организаций» в 1С.
Самая значительная статья экономии — затраты на покупку бланков строгой отчетности: накладная содержит в среднем около 100 наименований лекарственных средств и на каждую отгрузку ранее нужно было распечатать 4 экземпляра ТТН.
Оценить все плюсы экономии будет можно, когда система будет установлена на всем предприятии. На сегодня в режиме постоянной эксплуатации ЭДО используют на аптечном складе и 15 аптеках из 300.
СПРАВОЧНО:
перечень реквизитов, обязательных к указанию в электронных накладных для товаров, подлежащих прослеживаемости, определен в постановлении Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2019 № 940 «О функционировании механизма электронных накладных».
Автоматизирован должен быть не только оборот товаров (сч.41) — то есть лекарств, но и материалов (сч.10) — ведра, веники, спецодежда.
В электронных накладных должны содержаться следующие сведения:
- Global Location Number (GLN) — номер.
- Global Trade Item Number (GTIN) — штрихкод товара.
- Код товара на уровне десяти знаков в соответствии с ТНВЭД.
- Единицы измерения.
- Количество товара в единицах измерения.
- Цена за единицу измерения товара;
- Тип, дата и номер приходного документа, по которому был получен товар, указываемый в электронной накладной;
- Номер строки в приходном документе, по которому был получен товар, указываемый в электронной накладной*.
* Выделенные позиции обязательны для прослеживаемых товаров.
9 декабря
Итоги Su&IT 2024: Экспертное жюри оценило инновационные стартапы в Минске
6 декабря
Международный конкурс «Выбор года» представляет победителей 2024 года!
5 декабря
Форум «Инновационный шторм»: платформа для идей, технологий и предпринимательства
5 декабря
Импровизированный LOVE REPUBLIC HOTEL открыл свои двери, чтобы вместе с гостями отпраздновать официальное открытие в Беларуси
5 декабря
В Минске прошел Форум по управлению интернетом
3 декабря
Будущее глазами бэкенд-разработчиков. Регистрируйтесь на мероприятие о технологиях в электронной коммерции
2 декабря
РКО от Белагропромбанка – широкие возможности для бизнеса
2 декабря
5 топовых советов от спикеров бизнес-конференции «RACE. Кейсы, результаты, инсайты»