«Реальность оказалась не такой радужной»: кейс по внедрению электронных накладных в крупной сети аптек

Насколько просто внедрить электронный документооборот на крупном предприятии? Сколько это потребует времени? Что нужно сделать и на что обратить внимание? Руководитель проектов компании «Экономика-софт» Татьяна Киселёва рассказала «Про бизнес», как прошла интеграция электронного документооборота EDI-сервиса ЭДиН с информационной системой крупной сети аптек.

— Техническая возможность внедрения электронного документооборота (ЭДО) появилась около 5 лет назад. За это время мы интегрировали системы обмена электронными документами (в основном ТТН и акты выполненных работ) на 12 предприятиях, но они не были настолько крупными, как в этот раз.

Расскажу про кейс внедрения ЭДО для крупной аптечной сети в Гродно. Она включает несколько структурных подразделений: управление, включая бухгалтерию, собственный аптечный склад, около 300 аптек, работающих в распределенной информационной базе. Компания хотела минимизировать трудозатраты и риск ошибок при большом и сложном документообороте, в том числе с использованием бланков строгой отчетности. Для рукововдства было важно, чтобы это было готовое решение для программы «1С: Предприятие». После анализа предложений на рынке заказчик выбрал для внедрения сервис ЭДиН.

Неожиданные вопросы

Формально требования к автоматизации были такие же, как на других предприятиях. Но, в отличие от обычных внедрений, возник ряд вопросов:

1. У структурных подразделений предприятия разные адреса доставки, но при этом единый УНП — по какому принципу программно разграничивать эТТН для разных подразделений?
2. Есть разные виды документов и особенности их оформления — накладные обычные и возвратные, на лекарственные средства и хоз. инвентарь, на наркотические и психотропные средства.
3. Большое количество информации, которую нужно передавать вместе с накладными. Например, мы передаем в аптеку не только розничную цену, но и всю структуру формирования цены — начиная от цены предприятия-изготовителя, наценки оптового поставщика, цены приобретения склада и всех наценок. Так как лекарственные средства подлежат обязательному анализу, передаем информацию о проведенных анализах и сертификате качества. Все это размещаем в дополнительных полях накладных.

Сложности

Реальность оказалась не такой радужной, как вначале прогнозировали и мы, и клиент. Вот с чем пришлось столкнуться:

• Сроки. Мы думали, что разработка займет не более полугода, а по факту она длилась почти год. В связи с тем, что мы не знали многих особенностей взаимодействия облачного сервиса ЭДиН и учетной системы заказчика на этапе проектирования работ, техническое задание не охватывало в полном объемы все нюансы.
• Разграничение ответственности сторон (провайдер ЭДО, интегратор ПО или пользователь). В случае возникновения проблемы с электронным документооборотом нужно разбираться, на чьей стороне она возникла: или аптечная сеть недостаточно заполнила данные, или на стороне аптеки не подключена ЭЦП, или мы допустили ошибку при разработке.

Для оперативного урегулирования вопросов мы создали внутренний чат с техническими специалистами ЭДиН, где можно быстро получить консультацию и выяснить, на чьей стороне проблема.

Важно отметить, что компания «Электронные документы и накладные» является разработчиком модуля «ЭДиН: ЭДО для 1С» и полностью несет ответственность за свое решение — то есть мы напрямую, как и клиент, можем обращаться и оперативно получать помощь. В модуле есть закрытая часть, которую компания ЭДиН поддерживает в четком соответствии с законодательством. Для нас и клиента это большой плюс. Например, многие знания по программам маркировки и прослеживаемости товаров мы получили от нашего партнера, сервиса ЭДиН.

• В качестве временной меры решили использовать GTIN ограниченной циркуляции для внутреннего товарооборота — при этом нет необходимости внесения в ePASS описания идентифицируемых объектов. Зачем это было нужно? При использовании электронных товарно-транспортных накладных (эТТН) международный идентификационный номер товара GTIN является обязательным реквизитом.
• Особенности настройки личного кабинета пользователей ЭДиН. Настройка личного кабинета не требует особых усилий со стороны пользователей, однако если говорить о разграничении потоков служебных сообщений, то необходимы знания хорошего пользователя ПК. В компании ЭДиН проводятся еженедельные вебинары, обучения, а также создана понятная база знаний по решению любого вопроса. Обязанность по настройке личного кабинета лежит на стороне клиента. А чтобы понять, как правильно сделать настройку, всегда можно обратиться за подробной консультацией в техническую поддержку.
• Движемся к полному уходу от бумаги. На данный момент такого не случилось. Почему? Скорее, это связано с бизнес-процессом, который построен на стороне клиента — при сверке поступления товаров в аптеке и отгрузке на складах пользователи продолжают по привычке распечатывать и проставлять «птички» на бумаге. Альтернатива такому способу — использование планшета.

Первоначальные затраты:

• доработка программного обеспечения для возможности интеграции с сервисом ЭДиН;
• регистрация Global Location Number (GLN — номер) для каждого структурного подразделения;
• получение ключей электронной защиты для всех филиалов;
• однократная оплата лицензионного договора;
• подключение к аттестованному EDI-провайдеру ЭДиН;
• ежемесячная оплата за трафик.

Кроме того, процесс интеграции требует не только финансовых, но и и временных, административных ресурсов, чтобы:

• установить специальное ПО как от EDI-провайдера (в нашем случае это был ЭДиН), так и от интегратора;
• настроить доступ к ключу ЭЦП;
• протестировать программу;

Начальный процесс длился 2−3 месяца и продолжается до сих пор, сейчас уже в рабочей базе. Работоспособность программы тестировалась на примере аптечного склада и 3-х аптек. Тестированию подверглась передача трех видов накладных: аптека-склад, склад-аптека, аптека-аптека.

• обучить пользователей;

Мы обучили несколько ответственных лиц и передали инструкции от нашей компании, а ЭДиН — со свой стороны. Первоначальное обучение персонала началось с марта 2023 года и продолжается до сих пор. Аптеки постепенно внедряют ЭДО — по 15 аптек в месяц. Это большие объемы не только документов, но и пользователей, которым нужно освоить новый инструмент.

• отладить программное обеспечение, когда при реальной работе встречаются некорректные ситуации, которые требуют исправления.

Пример.

Возникли сложности с заменой электронных накладных в случае, когда были допущены ошибки пользователями, либо некорректно сработал алгоритм программы и на портал ушли неверные данные.

Что нам помогало в работе

Благодаря тому, что внутри одной компании используется единый справочник номенклатуры, контрагентов, торговых наименований лекарственный средств, видов лекарственных форм и т.д., вопрос синхронизации справочников решился достаточно просто.

Также нам помогало желание руководителей внедрить эту инновацию и четкий контроль сроков выполнения. Отсюда вытекало и творческое инициативное участие во внедрении собственных IT-специалистов клиента.

Было легко работать с четкой организационной структурой с иерархией: обучение персонала происходит слаженно и в запланированные сроки.

Плюсы от интеграции

Компания-заказчик получила немало плюсов от внедрения ЭДО:

• Скорость обмена и оформления документов сторонами: мгновенная доставка и акцепт документа принимающей стороной.
• Сокращение трудозатрат и возможных ошибок: автоматическое создание связанных документов в учетной системе и системе ЭДиН.

Например:

— документ «Реализация товаров» в 1С — исходящая ЭТТН на портале ЭДО
— входящий электронный акт выполненных работ на портале ЭДО — документ «услуги сторонних организаций» в 1С.

• Уменьшение финансовых затрат: после внедрении системы ЭДО в аптечной сети существенно снизились затраты на обслуживание принтеров, оплату услуг почтовой связи по пересылке документов.

Самая значительная статья экономии — затраты на покупку бланков строгой отчетности: накладная содержит в среднем около 100 наименований лекарственных средств и на каждую отгрузку ранее нужно было распечатать 4 экземпляра ТТН.

Оценить все плюсы экономии будет можно, когда система будет установлена на всем предприятии. На сегодня в режиме постоянной эксплуатации ЭДО используют на аптечном складе и 15 аптеках из 300.

• Надежное хранение и удобный поиск документов: сотрудники компании меньше времени тратят на поиск нужного бумажного документа, все хранится в базе, где можно найти нужный файл по заданным параметрам.
• Снижение издержек на хранение документов: с внедрением сервиса электронного документооборота больше не нужно оборудовать отдельные помещения для хранения бумажных документов.
• Не надо глобально переучиваться. Для конечных пользователей на предприятии процессы почти не изменились, и это мы считаем плюсом. Раньше пользователи нажимали кнопку 'РАСПЕЧАТАТЬ', а теперь нажимают кнопку 'ВЫГРУЗИТЬ ЭТТН'. Ранее они контролировали, чтобы принтер бумагу не зажевал и все 4 экземпляра корректно распечатались, теперь контролируют статус ЭТТН на портале.

СПРАВОЧНО:

перечень реквизитов, обязательных к указанию в электронных накладных для товаров, подлежащих прослеживаемости, определен в постановлении Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2019 № 940 «О функционировании механизма электронных накладных».

Автоматизирован должен быть не только оборот товаров (сч.41) — то есть лекарств, но и материалов (сч.10) — ведра, веники, спецодежда.

В электронных накладных должны содержаться следующие сведения:

• Global Location Number (GLN) — номер.
• Global Trade Item Number (GTIN) — штрихкод товара.
• Код товара на уровне десяти знаков в соответствии с ТНВЭД.
• Единицы измерения.
• Количество товара в единицах измерения.
• Цена за единицу измерения товара;
• Тип, дата и номер приходного документа, по которому был получен товар, указываемый в электронной накладной;
• Номер строки в приходном документе, по которому был получен товар, указываемый в электронной накладной*.

* Выделенные позиции обязательны для прослеживаемых товаров.