«Автоматизация нового производства»: вызовы и решения внедрения ERP-системы на крупном производственном предприятии

Внедрение ERP-системы на производственном предприятии — это не просто шаг в сторону современных технологий, а необходимость, требующая тщательной подготовки и грамотного проектного управления. На этапе запуска бизнеса, когда устоявшиеся процессы еще не сформированы, и в условиях сжатых сроков, а также необходимости минимизации затрат и рисков, типовые ERP-системы могут стать оптимальным решением. Они предоставляют проверенные инструменты и практики, которые позволяют компании быстро адаптироваться и оптимизировать свои процессы. Однако успешность такого внедрения во многом зависит от осознанного выбора системы и готовности команды к изменениям.

Про то, как эта стратегия была успешно реализована в новом цехе гомельского филиала РУП «Белорусский протезно-ортопедический восстановительный центр», рассказали представители заказчика и подрядчика — компании по автоматизации деятельности предприятий «Хьюмен систем».

— В прошлом году на базе гомельского филиала РУП «Белорусского протезно-ортопедического восстановительного центра» открывался новый цех по серийному изготовлению профилактической детской обуви. Для «БПОВЦ» и в целом для отрасли это инновационный проект. Планируется реализовывать продукцию на рынке сперва Беларуси, а в дальнейшем — в Российскую Федерацию, Казахстан, страны Средней Азии.

РУП «Белорусский протезно-ортопедический восстановительный центр» (РУП «БПОВЦ») — современное технически оснащенное предприятие с передовыми технологиями производства и оказания специализированной помощи. Ежегодно услугами центра пользуются около 170 тысяч человек.

Уникальность предприятия заключается в оказании медицинской, социальной, физической и профессиональной реабилитации в комплексе.

Перед открытием нового цеха руководство предприятия приняло важное решение об автоматизации бизнес-процессов. Одной из ключевых задач внедрения инновационной системы стало обеспечение прозрачности учета и точного расчета производственной себестоимости. Без глубокого анализа и учета всех затрат — от закупок сырья и материалов до начисления заработной платы — добиться достоверных результатов в этом вопросе практически невозможно.

Зная фактическую себестоимость, руководство компании может четко понимать уровень прибыли, анализировать затраты по различным статьям и выявлять наиболее рентабельные продукты. Это открывает новые возможности для анализа и принятия обоснованных управленческих решений, что жизненно важно для успешного планирования будущего развития предприятия.

Кроме того, среди приоритетных задач было ведение онлайн-мониторинга, который позволит головному офису в реальном времени отслеживать ситуацию на производственном участке филиала.

После тщательного изучения рынка и с учетом нашего опыта в области автоматизации, было принято решение о выборе ООО «Хьюмен систем» в качестве партнера для реализации проекта.

Компания «Хьюмен систем» работает на рынке информационных услуг с 1997 года, является официальным партнером фирмы «1С» (г. Москва) в статусе «1С:Франчайзи». Оказывает услуги по автоматизации деятельности предприятий: разработку, внедрение и дальнейшее сопровождение собственных прикладных программных решений, созданных на базе программной платформы «1С:Предприятие».

Предлагает своим заказчиками решения для автоматизации бухгалтерского, налогового, кадрового, управленческого, производственного и торгового учета, а также продукты для автоматизации документооборота и CRM, организации работы с маркетплейсами. Более 500 компаний ежегодно становятся новыми пользователями программ 1С от «Хьюмен систем». Более 4000 компаний находятся на ежемесячном сопровождении.

Этапы работы

— Проект по внедрению системы автоматизации был инициирован в июле 2023 года, когда заказчик озвучил свои намерения: запустить систему в промышленную эксплуатацию в ноябре того же года, приурочив этот момент к открытию нового производственного цеха.

В результате у нас получился даже небольшой запас времени, поскольку заказчик перенес запуск, и промышленная эксплуатация системы фактически началась с января 2024 года.

Этап 1. Анализ и концептуальное проектирование. Для того чтобы оценить возможность внедрения программы 1С: ERP на предприятии в установленные сроки, команда «Хьюмен систем» провела обследование. Итогом этой работы стал документ, в котором были прописаны границы проекта, основные процессы, выполнено концептуальное проектирование, а также составлен план-график внедрения.

1С: ERP — учетная система с широкой функциональностью для управления предприятием. Включает работу многих служб и подразделений, сотрудники которых в оперативном режиме отражают выполнение совершаемых ими операций. Система интегрирует информационные потоки в единое целое, обеспечивая более тесную координацию между отделами и повышение управленческой эффективности.

Все мероприятия в графике были разделены на две основные группы: до запуска в промышленную эксплуатацию и после запуска. Это объясняется тем, что не все подразделения сразу приступали к работе в новой системе из-за особенностей производственного цикла. Процесс начинается с планирования, обеспечения производства сырьем и материалами, затем в несколько этапов выполняется изготовление, завершающееся выпуском готовой продукции и сдачей ее на склад. Только после этого осуществляется отгрузка продукции.

Для того, чтобы соответствовать поставленным целям и срокам, было решено внедрять полностью типовой продукт. Эту стратегию поддержал заказчик, она получила одобрение со стороны руководства. Уникальность текущего проекта заключалась в том, что внедрение ERP-системы и запуск нового производства происходили практически одновременно. На момент выполнения работ сам цех еще не был готов — стояли лишь стены и крыша, а оборудование только закупалось и монтировалось.

Система 1C: ERP разрабатывалась на протяжении многих лет и вобрала в себя лучшие практики, что позволило нам сосредоточиться на внедрении типового функционала и значительно сократить сроки и затраты проекта.Заказчик выразил готовность адаптировать некоторые свои процессы под базовый функционал системы, что и помогло минимизировать количество необходимых доработок. Все функциональные разрывы, которые все же требовали доработок, было решено собирать в отдельный список с намерением вернуться к ним после запуска системы в промышленную эксплуатацию. К слову, таких разрывов оказалось совсем немного.

В соответствии с выбранной стратегией наш фокус сместился на настройку системы с учетом актуальных задач, используя стандартный функционал. Мы демонстрировали заказчику различные варианты решения поставленных задач, совместно выбирали наиболее подходящие из них. Чтобы ускорить процесс, где это было возможно, различные задачи выполнялись одновременно, включая внедрение блоков, не пересекающихся между собой. В проектной команде компании «Хьюмен систем» работали шесть специалистов, каждый из которых внес свой вклад в успешное завершение как данного этапа, так и проекта в целом.

Этап 2. Дизайн архитектуры, обучение, опытная эксплуатация. На этом этапе проводилась настройка системы, прототипирование на тестовых данных заказчика, презентации прототипов, настройка прав доступа, обучение пользователей, подготовку сценариев тестовых примеров и опытная эксплуатация системы.

— Со стороны гомельского филиала в процессе внедрения было задействовано около 20 сотрудников. Многие из них не имели опыта работы с ERP-системами, а также с другими продуктами 1С. Это создавало определенные вызовы, однако команда «Хьюмен систем» активно занималась обучением, что помогло пользователям быстрее освоить новую систему и адаптироваться к рабочим процессам.

Обучение проводилось в формате онлайн и включало различные методы, такие как демонстрации работы системы и видеозаписи этих демонстраций, которые сохранялись для последующего использования. Кроме того, был создан обширный набор файлов и памяток, охватывающих наиболее актуальные темы и операции в системе.

Основной целью обучения было сделать так, чтобы пользователи, не имевшие ранее опыта работы в системе, могли уверенно выполнять операции самостоятельно, без необходимости обращения к экспертам. Все возникающие вопросы пользователи могли адресовать базе знаний, а новым сотрудникам достаточно было просмотреть обучающие видеоматериалы, чтобы быстро включиться в работу. Это обеспечивало плавный процесс интеграции и способствовало повышению уверенности пользователей в работе с новой ERP-системой.

Этап 3. Ввод в промышленную эксплуатацию. На этом этапе формально начиналась работа в системе.

Рабочая база была создана по шаблону тестовой базы, был выполнен ввод начальных данных по номенклатуре, что подготовило систему к запуску. Пользователи начали работать в системе 1 января 2024 года, хотя само производство еще не было готово — цех официально открылся лишь в апреле 2024 года.

Ввод в промышленную эксплуатацию стал ключевым моментом в реализации проекта, так как именно на этом этапе началась реальная работа нового производства, а все заранее подготовленные процессы и инструкции начали действовать в условиях реальной эксплуатации.

Вызовы внедрения для заказчика и разработчиков

1. Неясность целей внедрения. Сложная структура управления РУП «БПОВЦ», включающая головное предприятие и филиалы, привела к тому, что лишь несколько человек из руководства понимали конечные цели и преимущества внедрения ERP-системы. Это создало затруднения в согласовании действий и понимании роли каждого подразделения в процессе.

2. Обучение новых специалистов. Система запускалась одновременно с поиском сотрудников в новый филиал. Обувных предприятий в Беларуси около 10, а специалистов готовит всего один техникум, поэтому найти готовых свободных профессионалов на рынке (да еще и в регионе!) было непросто. Вызов состоял в том, что нужно было подготовить систему обучения людей, не имеющих профильного образования (в некоторых случаях — не имеющих образования вообще), что осложняло процесс обучения.

3. Создание первой линии поддержки на стороне заказчика. На начальном этапе сотрудники гомельского филиала часто обращались к специалистам «Хьюмен систем» вместо того, чтобы использовать предоставленные инструкции. Совместно при поддержке руководства головного предприятия было решено организовать первую линию поддержки в лице специалиста РУП «БПОВЦ». Его задача заключалась в том, чтобы консолидировать вопросы от разных пользователей и оперативно отвечать на них в рамках своих компетенций, а в «Хьюмен систем» адресовать только те вопросы, которые требуют более глубокой экспертизы.

4. Оперативное внесение данных в систему. 1С: ERP — это оперативная учетная система, поэтому и работать в ней нужно каждый день. Однако некоторые сотрудники стремились вносить данные раз в месяц. Это создавало информационные пробелы для руководства, затрудняло оперативное принятие решений и привело к искажению действительной картины работы. Необходимо было трансформировать мышление сотрудников и руководства относительно важности ежедневного ведения данных и его влияния на управление.

5. Страх перед наказанием за ошибки. Работники беспокоились, что система выявит их недостатки и ошибки. Важно было объяснить, что ERP является инструментом для повышения эффективности работы, а не для наказания. Система предоставляет возможность видеть реальное положение дел и принимать решения на основе объективной информации.

6. Опасения по поводу конфиденциальности данных. Для снятия этой тревоги было применено следующее решение — внедрена система аутентификации пользователей с конкретным перечнем операций, доступных им для исполнения. Визуальный интерфейс системы также зависит от уровня доступа, что удобно для пользователей.

7. Страх увольнений из-за автоматизации. Миф о том, что автоматизация приводит к сокращению штата, был преодолен, поскольку в процессе внедрения создавались новые рабочие места в новом цехе на базе филиала в Гомеле. Это помогло развеять опасения сотрудников.

8. Сопротивление изменениям. Со стороны некоторых сотрудников было возражение: «У нас огромное предприятие, своя специфика работы, у нас так не сработает!». Обоснованные примеры успешного внедрения ERP-систем на больших предприятиях в других отраслях помогли убедить сотрудников в целесообразности системы и ее адаптивности к специфике работы.

Эти вызовы потребовали от команды «Хьюмен систем» и представителей нашего заказчика координации усилий, открытого диалога и постоянной обратной связи для успешного завершения внедрения ERP-системы, что, в конечном итоге, обеспечило более эффективное управление и работу предприятия.

Что дала автоматизация

— Автоматизация процессов на РУП «БПОВЦ» привела к значительным изменениям в работе предприятия, обеспечивая более высокий уровень управляемости и прозрачности. Рассмотрим несколько конкретных примеров, что именно изменилось в результате внедрения ERP-системы.

Внедрение стандартов цвета. Автоматизация позволила внедрить внутренний классификатор цветов, связанный с международной системой RAL*. Это решило проблему разночтений в наименованиях цветов у разных поставщиков. Теперь все оттенки кожи могут быть упорядочены и сопоставлены с международными стандартами, что облегчает процесс закупок для технологов. Например, такую систему легче использовать для отслеживания остатков определенных цветов и расчета необходимых объемов для производства обуви.

*RAL — международная универсальная система отражения цвета, в которой каждому цвету присваивается цифровой индекс. Система RAL востребована во многих отраслях, где нужно правильное понимание цвета.

При этом такой прием не отменил ручной дегустации материалов. Зато теперь гораздо удобнее отслеживать остатки разных цветов или рассчитать объемы использования кожи на каждую обувь.

Параметризация ресурсной спецификации. Ранее каждый цвет и размер обуви регистрировались как отдельные карточки, что создавало избыточность данных (до 30 карточек для одной модели). Теперь с помощью параметризации можно создать шаблон расхода материалов, который охватывает все возможные размеры и цвета. Это позволяет автоматически пересчитывать необходимые материалы при выборе параметров конечной продукции. В начале в системе было 2 модели профилактической обуви, сейчас — 6 моделей в разных размерах и цветах.

Внедрение цеховых кладовых. Ранее все материалы хранились на одном складе, и их использование в производстве не фиксировалось. Это приводило к неразберихе с остатками и необходимости постоянных заказов. Внедрение цеховых кладовых позволило создать прозрачный учет остатков сырья и материалов, используемых в производстве.

При этом мы столкнулись с сильным сопротивлением и утверждением, что всегда было достаточно обычного склада. Понадобилось много усилий и вмешательство руководителей заказчика, чтобы цеховые кладовые все же появились в гомельском филиале.

Автоматизированное планирование. Ранее планирование производственных ресурсов велось на бумаге или в Excel, что не позволяло видеть общую картину. С внедрением 1С ERP-планирование стало централизованным, появилась возможность анализировать данные производственного цикла в режиме реального времени. Теперь имеется возможность видеть не только запланированные операции, но и фактические результаты, что помогает делать планирование более точным в будущем.

Выводы и планы

Эта была непростая работа, так как цели и задачи внедрения ERP-системы были довольно обширные, а в проекте было задействовано много участников как со стороны заказчика, так и со стороны исполнителя. Потребовались как организационные, так и методологические и технические изменения.

Наиболее сложным компонентом стало изменение отношения сотрудников к новым технологиям и подходам. Привычка к традиционным методам работы затрудняла принятие изменений, поэтому важным шагом стало обучение и вовлечение персонала в процесс. Важно было донести до каждого, что 1С: ERP — это инструмент, который облегчает их работу и способствует более эффективному управлению.

Итогом работы над проектом стало создание более прозрачной и управляемой структуры бизнеса. Возможность своевременно получать актуальные данные о всех процессах позволяет принимать оперативные управленческие решения, что, в свою очередь, открывает новые возможности для роста и оптимизации.

Ближайшей целью РУП «БПОВЦ» является перевод бухгалтерского учета на более современную информационную систему. Это планируется в рамках следующего этапа развития ERP-системы и займет, по оценкам, примерно год-полтора.

Таким образом, внедрение ERP-системы — это не конец, а только начало нового этапа в развитии РУП «БПОВЦ». С дальнейшими шагами в автоматизации предприятие сможет достичь еще больших успехов в своей области.