Управление персоналом «Про бизнес» 31 октября 2019

Грустные и голодные сотрудники — что не так с вашим корпоративом? Советы по организации

Рынок услуг по организации мероприятий живет на месяцы вперед — компании уже давно активно планируют новогодние ивенты и рассчитывают бюджет. О том, что нужно учесть при подготовке к корпоративу, где и на чем сэкономить и как относиться к форс-мажорам, рассказал учредитель компании «СмакКейтеринг» Андрей Гайдукевич.

— Большинство компаний проводят корпоративные мероприятия как минимум один-два раза в год. И я довольно часто замечаю одни и те же ошибки при их подготовке. В основном они касаются планирования бюджета, времени, места проведения мероприятия, оформления и т.д.

**Андрей Гайдукевич**
Учредитель компании «СмакКейтеринг»

Но если мероприятие планировать тщательно и заранее, то, во-первых, вы сможете потратить на него намного меньше средств. Во-вторых, вы действительно сможете отдохнуть, а не превратиться на время корпоратива в пожарную команду, которой нужно постоянно «тушить» форс-мажоры то тут, то там.

О том, на что стоит обратить внимание при подготовке корпоратива, чтобы сохранить себе нервы и заодно сэкономить, — я расскажу в статье.

Планирование и бюджет

Бюджет — это первоочередной шаг подготовки к корпоративу. Я не говорю о том, что его нужно максимально раздувать — так можно, например, переборщить с программой и количеством еды. Сотрудники устанут от активностей, количества артистов, назойливых фотографов, бесконечных танцевальных номеров, а еда останется в таком количестве, что не понятно будет, куда ее деть.

С другой стороны — максимальная экономия и урезание бюджета приводят к тому, что по окончании торжества вы видите грустных и голодных сотрудников.

Обычно такие вот ситуации случаются, когда у компании недостаточно времени на планирование. Поэтому идеальный вариант — начинать подготовку к мероприятию заблаговременно (максимум за 5−6 месяцев, минимум — за 2) и хорошо все продумать.

Кроме прочих преимуществ, раннее планирование может быть основным инструментом экономии — при раннем бронировании подрядчики предлагают гораздо более интересные цены, чем накануне мероприятия. Можно сэкономить порядка 20−30% от общей суммы. Но чем ближе к торжеству, тем менее лояльными они становятся.

Если бюджет свободный и вы готовы заложить в него всевозможные «хотелки» команды — можно успеть провести среди сотрудников опрос и выяснить, что бы они действительно хотели увидеть в программе мероприятия. Исходя из своих наблюдений могу сказать, что очень хорошо всегда «заходят» живые выступления соло-исполнителей, групп, кавер-бэндов. Услуги таких артистов обходятся от $ 400 и до бесконечности, в зависимости от ваших предпочтений. В последнее время на корпоративах часто проводят интеллектуальные игры («Мозгобойню», «Мафию» и пр.). Стоимость игр сильно варьируется в зависимости от количества участников — сумма может получиться внушительной (например, за «Мозгобойню» можно отдать около $ 400). Услуги танцевальных номеров могут обойтись от $ 80.

Составить план мероприятия и смету по нему могут помочь специалисты ивент-службы. Выбирать специалистов ивент-индустрии я посоветовал бы по отзывам коллег, мнениям в интернете. Также можно устроить среди подрядчиков мини-тендер с указанием точных критериев отбора.

Когда вы уже выбрали нескольких исполнителей, при «знакомстве» с ними уточните:

Как давно агентство работает на рынке
Какие проекты у него за плечами уже есть (посмотрите их портфолио, ознакомьтесь с рекомендациями)
Познакомьтесь с руководителем и менеджером, который готов вести ваш проект
Узнайте, какие концепции они могут предложить именно вам и какие сроки на подготовку и реализацию этих проектов могут потребоваться.

Стоимость услуг будет зависеть от того, как давно агентство на рынке и насколько масштабные мероприятия оно организовывает. Молодые агентства предлагают свои услуги в районе от $ 800. Игроки с хорошим имиджем на рынке стартуют от $ 2000.

Конечно, я посоветовал бы обращаться к опытным специалистам, но и не стоит бояться давать шанс молодым. Если бюджет сильно ограничен и не позволяет привлечь к работе агентство, в планировании может помочь ведущий, без которого сложно представить любое корпоративное мероприятие — он создает основной эмоциональный фон. Ведущего можно нанять и как самостоятельного подрядчика, но обратите внимание, что профессионалы обычно работают в связке со звукооператором и осветителем.

Выбор локации

При выборе локации важно знать концепцию всего торжества и уже от этого отталкиваться. Для того чтобы ознакомиться с возможностями площадки, обязательно посетите ее лично и уточните все детали:

Что входит в стоимость аренды, от чего она зависит и как можно ее снизить
Предусмотрено ли почасовое продление на случай, если мероприятие затянется
Какие дополнительные услуги предоставляет площадка (например, услуги конферансье, гардеробщика, звукооператора и пр.).

При организации корпоратива в городе важно, чтобы площадка находилась в центре либо в пешей доступности от метро. Уточните, предоставляет ли площадка сцену, музыкальное и световое оборудование и соответствующих сотрудников. Обратите внимание, оборудовано ли помещение лифтами (если мероприятие не на первом этаже), достаточным количеством уборных (убедитесь в их чистоте и наличии гигиенических средств), есть ли гардероб и сотрудники, которые будут встречать гостей и помогать им снять верхнюю одежду.

Часто в самопрезентации площадки завышают вместимость заведения. Если вам кажется, что пространства недостаточно, значит, вам не кажется.

Уделите этому особое внимание — согласуйте с менеджером заведения тестовую рассадку. Посмотрите, смогут ли сотрудники танцевать и участвовать в развлекательной части мероприятия. Для этого нужно выделить дополнительное пространство, около 10−20% от общей вместимости.

Стоимость аренды зависит от вместительности площадки и дополнительных услуг.

В пределах МКАД стоимость аренды на сутки (принятая для удобства единица измерения, от которой ведутся дальнейшие расчеты) площадки вместительностью от 100 персон начинается от $ 1200. В случае если планируется фуршетная форма обслуживания, можно найти площадку даже в центре города от $ 500
За городом площадки вместимостью до 80 персон можно найти от $ 400. В летний период можно арендовать открытую беседку от $ 200. Есть и достаточно дорогие площадки, вместительностью от 800 гостей. Их стоимость начинается от $ 3000, при этом стоимость на одну персону практически не отличается от стоимости площадок поменьше.

В горячие новогодние, предпраздничные и выходные дни стоимость может повышаться в два и даже в три раза. Спасают, опять-таки, раннее бронирование или проведение мероприятия в будние дни, когда стоимость аренды существенно ниже.

Оформление

Если позволяет бюджет, можно воспользоваться услугами декоратора. Но я бы в любом случае посоветовал изначально подобрать площадку, которая будет соответствовать имиджу компании или корпоративным цветам.

Услуги по оформлению будут обходиться от $ 100 и выше в зависимости от размеров помещения и элементов декора. На оформлении, кстати, можно существенно сэкономить, но сделать при этом все стильно и со вкусом. Не обязательно, например, использовать живые цветы (их стоимость стартует от $ 400) и другие супердорогие материалы. Главное — найти грамотного оформителя с хорошим вкусом и портфолио.

Если у вас небольшой коллектив (до 20 персон) и вы хотите отметить корпоратив в черте города, лучше воспользоваться услугами стационарного ресторана. Стоимость меню на одного человека на новогодние праздники в хорошем заведении будет стартовать от $ 45 на человека. Если количество гостей 50−100 и выше, либо вы хотите выехать за город — целесообразно обратиться к кейтерам. Услуги кейтеринга (меню + обслуживание) составят от $ 30. В начале ноября эти цифры, как правило, уже начинают расти.

Меню лучше составлять по принципу не «чтобы стол ломился до конца мероприятия», а по выходу в граммах на количество гостей. Как правило, 1200−1300 г общего веса порций на одного человека вполне достаточно для любого корпоративного мероприятия. В исключительных случаях, когда гости в основном мужчины и если это, к примеру, рабочие строительной сферы, можно увеличить общий выход до 1500 г.

Если вы хотите, чтобы блюда запомнились сотрудникам — не обязательно заказывать морские деликатесы. Попробуйте добавить в меню авторские блюда и десерты, необычную подачу (поджигание горячих блюд, анимированный туман из сухого льда и пр.). Если заказать, например, более овощное меню и блюда с мясом птицы, можно снизить итоговую стоимость меню на 5−10%.

Что касается спиртных напитков, обычно на мероприятиях достаточно 300−350 мл шампанского, или 400−500 мл вина, или 200−300 мл крепких напитков на человека.

О чем еще нужно подумать

Развлекательная часть. Наверняка попасть в интересы большей части сотрудников поможет анонимный опрос среди сотрудников — это я уже говорил. Но делать это нужно очень заранее и быть готовым к реализации входящих запросов, чтобы в итоге не разочаровать абсолютно всех, настояв на своем вопреки пожеланиям команды.

Тайминг. Во сколько бы ни начиналось мероприятие, крайне важна ваша коммуникация с организатором проекта, который будет ответственен за взаимодействие с подрядчиками. Как правило, необходимо 2−3 часа для подготовки площадки. Затем, когда гости собираются, они первым делом получают ассортимент холодных закусок и салатов. В течение 20−30 минут после начала подаются горячие индивидуальные блюда. После чего, как правило, ведущий дает старт активной части мероприятия. В перерывах подаются горячие блюда или закуски. Ближе к окончанию мероприятия — десерт.

Форс-мажоры. Форс-мажоры могут возникнуть на разных этапах подготовки и реализации проекта. Опоздание артистов, отключение электричества, что-то еще… То, что все это иногда случается — совершенно нормально для ивент-индустрии. Гораздо важнее то, как эти ситуации решаются на месте. Поэтому главное — чтобы мероприятие менеджерил грамотный и активный человек, способный решить сложную ситуацию с холодной головой и в короткий срок.

В нашей практике было такое, что поставщик бумажной посуды опоздал на 4 часа — сломалась машина. Но менеджер отправил своего водителя в ближайшие гипермаркеты — и разрулил все так, что никто ничего не заметил. Еще был случай, когда площадка предоставляла клиентам текстиль, но в последний момент оказалось, что он не выстиран. Нашим ребятам пришлось «метнуться» на городской склад за 120 км. Но в итоге все тоже прошло гладко.

В общем — это снова к тому, какие вопросы задавать подрядчикам, прежде чем доверить им свой корпоратив. Если говорят, что косяков никогда и ни с кем не было — не верьте:)