Хотите провести корпоратив за границей — узнайте, каких ошибок нужно избегать

Компании затевают выездные корпоративы (MICE) с разными целями: увеличить лояльность сотрудников и партнеров/клиентов, поощрить за достигнутые цели отделы продаж или всю компанию, усилить HR-бренд, провести переговоры в приятной обстановке или обучение для топ-менеджмента. И любое такое MICE-мероприятие вполне можно провести силами собственного HR-отдела. Артем Жадан, cооснователь L.I.M.E. up Agency, рассказал об основных нюансах организации, которые помогут вам избавиться в этом случае от форс-мажоров и разочарований.

— Так как наша компания специализируется на MICE-мероприятиях, мы накопили достаточно опыта в их организации и примеров того, как делать не стоит и чего упускать нельзя. Этим опытом я и хочу поделиться.

Вот какие ошибки не стоит совершать, если вы решили самостоятельно запланировать корпоративный выезд своих сотрудников за пределы страны.

1. Несоответствие цели и бюджета

Главное, от чего стоит отталкиваться при планировании, это даже не бюджет, а достижение определенной цели и решение соответствующих ей задач. Например: зарядить команду маркетинга и продаж на достижение амбициозных KPI. И только когда вы точно понимаете, что мероприятие точно стоит организовывать за пределами страны, просчитайте примерный бюджет: транспорт и проживание — основные статьи расходов MICE-мероприятия. Возможно, взвесив этих два фактора, вы поймете, что стоит отказаться от мысли выездного мероприятия и провести его в Беларуси.

Если пожеланий по программе гораздо больше, чем может позволить бюджет, то, может, лучше не рисковать и перенести мероприятие на следующий год. Вы же хотите добиться wow-эффекта у всех участников?

Приведу пример самого дешевого на моей памяти MICE-мероприятия: отдых в Литве для ИТ-компании на 45 человек — за € 7 тысяч. В эту сумму вошли тур с транспортом из Минска на три ночи в усадьбе под Вильнюсом, кухня, алкоголь и развлечение (надувные препятствия на воде). И, естественно, минимальный набор экскурсий. Я пытался объяснить клиенту, что за такую сумму ничего не получится, но компания стояла на своем — хотим выездной корпоратив и за такой бюджет. А в итоге деньги, потраченные на тур, на мой взгляд, себя не оправдали — в том смысле, что и в Минске есть та же природа, усадьба, алкоголь и водные препятствия.

Целью было сплочение команды, но за такую же сумму тимбилдинг можно было вполне провести и у нас — и гораздо масштабнее.

2. Выбор неактуального направления

Направление поездки тоже должно зависеть от целей. Некоторые компании горят желанием отправить свои команды куда-нибудь в Таиланд или на Бали на тимбилдинг, но в этом нет смысла: долгий перелет, затем приход в чувство, акклиматизация и пр. Этот вариант возможен разве что для крутых айтишников, которые сделали большой проект и могут позволить себе долгий дорогой поощрительный тур.

Белорусские компании только начинают практиковать такие выезды, это в основном тестовые недолгие бюджетные варианты — Львов и Киев. Получается очень интересно и дешево. Например, тур на 21 человека с авиаперелетом, 4-звездочным отелем в центре города и питанием во Львове обойдется около $ 8800. Для ориентира привожу пример таблицы просчета стоимости поездки.

Следующим этапом могут быть Карпаты зимой или Грузия.

Вариант сложнее для искушенных из наших кейсов — путешествие плюс квест по Питеру на группу в 40 человек. Здесь ориентироваться нужно уже на сумму за $ 30–32 тысячи. Но идеологически, на мой взгляд, это очень релевантная активность: и на интеллект, и не сильно подвижная, и пивные ребусы. Главное — заранее найти подрядчиков, которые организуют подобные активности на месте.

3. Отсутствие чек-трипа из-за ограничений бюджета

Часто в погоне за экономией упускаются многие важные вещи, которые не позволили бы вашему туру скатиться в пропасть форс-мажоров. Обязательная часть организации — чек-трип — выезд проверяющего на место за 2–3 дня до поездки основной группы. При самостоятельном составлении MICE-мероприятия лучше всего, чтобы эту роль исполнил главный организатор или его помощник, т.к. кто-то должен проконтролировать выезд основной группы, а кто-то — встретить на месте.

Самый яркий и свежий кейс из нашей практики — поощрительный выезд в Стамбул с интенсивом и корпоративом на 25 человек с бюджетом $ 17 тысяч. Независимо от того, что привлекался местный партнер по ряду вопросов (отель, программа), в последний момент я решил поехать и проверить все сам. Яхта и рестораны были в отличном состоянии и ждали гостей. Заселился в отель в шикарный номер: фрукты, вино, терраса. Но я понимал, что организатору могли дать комнату лучше, поэтому решил проверить остальные номера: из 15 я перебронировал 8 номеров! Многие из них выходили окнами во двор-колодец, а оттуда шел затхлый запах, воняло канализацией, да и сами номера были очень темными.

Двух приличных номеров не хватило — пришлось отдать гостям свой. Еще один выменял у российских туристов — естественно, с доплатой.

Чек-трип — это очень желательная часть организации, ведь отдых или работа проходит в другой стране, и если компания желает провести его спокойно, лучше 7 раз отмерить.

Наличие такой проверки зависит от бюджета мероприятия и согласования с клиентом. У нас чек-трип входит в стоимость мероприятия с бюджетом от $ 20 тысяч.

4. Отсутствие запасных вариантов

Существуют форс-мажоры из разряда «солнечного затмения», которые надо решать в считаные минуты. Поэтому у HR-специалиста или другого организатора, у которого нет базы подрядчиков, должно быть запланировано несколько запасных вариантов. Особенно стоит обратить внимание на четкое понимание каждым из подрядчиков того, что именно вы хотите получить: если это рестораны, то чем будут кормить и каких гипоаллергенных продуктов надо избегать при готовке; если это организаторы активностей, то что они из себя представляют и кому противопоказаны. Соответственно, вы должны знать о своей группе гостей все — от пожеланий до болячек.

Например, в том же Стамбуле у нас был инцидент с гидом. Во время экскурсии по городу он решил не рассказывать о самых важных достопримечательностях, а говорил о шопинге и торговцах. И мое напоминание о том, что мы договаривались на определенную экскурсию с определенной информацией, не помогло… Пришлось в то же мгновение распрощаться с гидом и вести гостей в кафе, чтобы сгладить момент. Я же оперативно связался в менеджером в Минске. К счастью, нам быстро удалось найти другого экскурсовода, который через полчаса недалеко заканчивал свой тур и мог присоединиться к нам.

Тогда все сложилось удачно: удалось сработать быстро, а пауза в кафе отлично зашла, т.к. было холодно, и туристы заодно согрелись. Но реагировать оперативно гораздо лучше, когда у вас заранее будут заготовлены запасные варианты и договоренности с другими гидами еще до выезда из Беларуси.

На примере этой истории можно продемонстрировать еще один важный нюанс: наличие сопровождающего.

На группу в среднем 30 человек нужен один организатор, который полностью погружен в программу поездки и имеет контакты со всеми подрядчиками.

Мы, например, всегда используем сопровождающих, т.к. на их плечи ложится основная ответственность за четкое следование программе и релевантность всех заявленных активностей.

5. Неправильно выстроенная программа

Программа также зависит от целей и бюджета поездки, и зачастую «больше» не значит «лучше». Для многих гостей поездка за границу — это уже новые эмоции. Поэтому все активности и мероприятия должны идти по нарастающей их интенсивности.

Если взять, к примеру, самый распространенный формат таких поездок — «интенсив-тур» (поощряющий), то структура может быть следующей:

• Первый день. Лучше сделать общее знакомство с городом и ужин в ресторане с красивым видом.

• Второй день. На этом этапе можно добавить эмоций и красок: не перегружая участников историческими фактами, организовать квест по городу с привлечением актеров, мастер-класс по национальной кухне у местной семьи. Для ужина лучше выбрать топовый и знаменитый ресторан, где обслуживание и подача блюд вызывают восторг. Как вариант, организовать ужин на яхте с диджеем и музыкой.

• Последний день. Идеальное время для свободной программы: гости уже более-менее знакомы с местностью и могут заняться собственными «исследованиями». Но продумать альтернативные варианты все равно необходимо. Узнайте, кому что интересно, и сформируйте, например, три группы: шопинг, экскурсия и музеи.

Если взять пример зарубежной конференции, то она всегда делится на деловую и развлекательную часть. Если цель компании в этом мероприятии — укрепить имидж, то достаточно будет обойтись только качественной организацией официальной части и дать свободное время.

Вместо вывода. По нашим подсчетам, есть около 75 пунктов, которые нужно учесть только при подготовке MICE-мероприятия! Чек-лист по непосредственному проведению зависит от программы, количества дней и гостей и может быть больше и в 5 раз! Поэтому главный совет — отнеситесь внимательно к каждой мелочи, находите заранее запасные варианты и создайте чек-таблицу, где столбцы — это время, название активности, место ее проведения, что из реквизита нужно, кто ответственный и комментарии, а строки — каждое движение группы во времени и пространстве.

Читайте также

• Сколько компании потратили на путешествия сотрудников в этом году
• «Мы не смотрим на рынок — мы сами его создаем». Супруги придумали, как зарабатывать на «путешествиях со смыслом»