Как организовать онлайн-тимбилдинг на 700 человек — кейс adidas

Что делать сегодня тем, чья ниша пострадала сильнее всего? Срочно искать новые источники дохода — как это сделало праздничное агентство TDI Extra. Команда оперативно разработала площадку онлайн-мероприятий OnlineEventSpace. Управляющий партнер агентства Артур Даливеля рассказывает, как теперь они организуют ивенты онлайн — на примере тимбилдинга компании adidas.

— В марте мы начали понимать, что от ситуации в мире ничего хорошего ждать не стоит, поэтому одними из первых перешли на удаленную работу и начали думать над новыми направлениями. Среди них было создание онлайн-площадки для проведения мероприятий, а также не связанные с ивентом бизнесы.

Нам важно было диверсифицировать бизнес, но при этом поддержать ивент-направление. Если создать онлайн-платформу, то у нас будет что предложить клиентам, мы можем остаться на слуху и не пропасть. И даже небольшая прибыль в данных условиях — это тоже неплохо.

Мы были правы: сначала клиенты верили, что смогут провести или сдвинуть свои мероприятия, но вскоре почти все отменили их или перенесли на неопределенный срок. Со всеми сотрудниками мы пересмотрели условия работы, а большая часть была переведена как минимум до июня в отпуск за свой счет и работу по проектам.

Разработка платформы для онлайн-ивентов

В феврале, когда только начали отменяться конференции и поездки, мы сделали ресерч площадок для онлайн-мероприятий и решили сделать свой MVP, силами своей ИТ-команды. Костяк платформы мы разработали в какие-то безумные сроки, за несколько месяцев, что никак не повлияло на качество, но лишило нас большого количества сна (мы ни о чем не жалеем).

Простыми словами, мы разработали сайт, куда мы интегрировали сторонние плееры с видеотрансляциями и сервисы для видеообщения. В самом простом варианте мы использовали трансляции на YouTube, но сейчас использовать закрытый IPTV и разрабатывать свой плеер, потому что у YouTube часто возникают вопросы по авторским правам. В этой ситуации лучше не рисковать, ведь YouTube может как «отреагировать» на чужую музыку, так и нет. Забегая вперед, первое время нам прилетали «страйки» после трансляций, но сами трансляции не блокировались.

Мы хотели, чтобы люди не просто общались со спикерами через текстовый чат, а максимально интерактивно. Виртуальные комнаты мы реализовали прямо на сайте как всплывающие окна. Комнатами мы называем отдельные пространства, в которых есть чат, видео- и аудиосвязь.

Чтобы видео и аудио было в хорошем качестве, мы в зависимости от мероприятия, арендуем сервера в том месте, где расположены наши клиенты, и хостим сервис для видеосвязи там. Сервис безопасный: мы не собираем и не храним пользовательские данные, end-to-end шифрование не позволяет третьим лицам получить доступ к данным, можем расположить мероприятие на любом сервере.

Как это работает для пользователя

Под каждое мероприятие мы создаем собственный лендинг. В нем все кастомизируется: брендирование, картинки на background, UI/UX сайта любой, любое количество людей.

Участник заходит на сайт, нажимает кнопку Join => ему раскрывается всплывающее окно на весь экран. Нет регистраций, переходов в сторонние приложения или на другую ссылку. Просто всплывающее окно. Если нужно перейти в другую комнату, участник закрывает всплывающее окно и дальше ходит по сайту.

Стоимость формируется исходя из запроса. Базовый набор функций платформы — основной зал и несколько комнат, дизайн, настройка видеосвязи, модерация, техподдержка — стоит примерно 3500 белорусских рублей. На данный момент у нас в работе примерно 25 проектов в Беларуси, России и Украине.

Как мы готовили онлайн-тимбилдинг — кейс adidas

На финальной стадии разработки мы начали высылать информацию своим клиентам. Например, предложили идею компании adidas для проведения тимбилдинга. Одним из решающих факторов для компании стала безопасность сервиса.

Подготовка онлайн-мероприятия мало чем отличается от офлайна. Точно так же необходимо найти персонал, технических подрядчиков, настроить трансляции. Гораздо больше времени нужно уделить репетициям, так как для многих это абсолютно новый формат. Также нужно для всех составить подробное ТЗ, памятку действий.

Мероприятие готовила наша техническая команда, дизайнер и копирайтер — не больше шести человек. Идеи генерировали ребята из adidas, а нашей задачей было воплотить их технически. Подготовка заняла не больше недели от финального согласования.

Тимбилдинг готовился не больше недели от финального согласования — все потому, что у нас уже были технические наработки и раньше. Программу составили такую: речь руководства, караоке, приготовление фирменных коктейлей, квизы и мастер-класс для детей. Стало понятно, что нужно создать четыре виртуальные комнаты на отдельном забрендированном лендинге.

Провели репетицию — созвонились за день с теми сотрудниками adidas, кто курировал тимбилдинг, рассказали им про функционал, проверили связь, звук и прочее. У каждой комнаты был свой модератор из числа сотрудников adidas.

Вот как это работало:

Внимание! У вас отключен JavaScript, ваш браузер не поддерживает HTML5, или установлена старая версия проигрывателя Adobe Flash Player.

• В холле руководство поприветствовало сотрудников, в прямом эфире можно было послушать речь от президента компании. Дальше желающие могли пойти в любую из комнат или остаться в холле, чтобы пообщаться или поиграть с коллегами в квиз

• В комнате с коктейлями ведущий демонстрировал экран с ингредиентами, а бартендер объяснял, почему тот или иной коктейль считается легендарным. Участник мог просигналить (в комнате есть возможность «поднять руку»), что хочет уточнить непонятный момент или воспользоваться чатом, чтобы задать вопросы. Хост с помощью модератора также мог менять экраны и показывать процесс приготовления.

• Караоке. Ведущая выбирала песни и транслировала караоке на главный экран вместе с музыкой. У людей была возможность петь хором, но когда в комнате много человек, это звучит не очень хорошо из-за разной скорости интернета, в итоге каждый подпевал сам

• Комната с мастер-классом. В прямом эфире ведущий пошагово показывал, как с помощью фруктов сделать съедобную картину.

Мы создали для гостей простую техническую инструкцию (ее можно посмотреть на сайте) и дали возможность связаться с нашим специалистом, если потребуется. Если бы вдруг кто-то начал неподобающе себя вести, например, модератор мог в любую секунду отключить звук у конкретного человека или, наоборот, вывести на главный экран того, кто в данный момент говорит. У каждого была возможность написать в нашу техподдержку прямо во время тимбилдинга, и мы могли напомнить, как отключить звук или воспользоваться экраном.

В этом тимбилдинге приняло участие более 700 человек — и как нам кажется, все прошло отлично.

Читайте также

• У компании не осталось клиентов из-за кризиса — сотрудники заперлись в квартире и придумали, как выжить

• Как идея за $ 7 раскрутила в Instagram 20 ювелирных салонов в разгар кризиса

• Как сделать потенциального покупателя — реальным. Составляем Customer Journey Map