«Мои сотрудники без меня ничего не могут», «Где бы найти 25-й час в сутках?» — эти фразы нередко можно услышать от руководителей компаний. В нынешней ситуации, когда собственнику бизнеса нужно решать вопрос, как сохранить свое дело на плаву, особенно важно не отвлекаться на рутинные рабочие проблемы. Эксперт в области мотивации и построения клиентоцентричных команд консалтинговой компании BTG Consult Вадим Мочкин рассказал «Про бизнес» историю одного из клиентов, чтобы на его примере показать типичные ошибки делегирования и пути их преодоления.

«Большую часть рабочего времени я занимаюсь какой-то ерундой»

— В BTG Consult пришел собственник компании по пассажирским перевозкам с годовым оборотом около 1 млрд росс. рублей (более $ 10 млн) и командой из 120 сотрудников. Денис начинал свою карьеру в должности водителя и хорошо представлял все особенности своего бизнеса.

С клиентом мы познакомились, когда тот искал компанию для проведения тренинга по тайм-менеджменту. Он хотел, чтобы его сотрудники начали пользоваться общим электронным календарем. Руководитель считал, что так будет проще контролировать работу коллег.

Мы провели обучение и через месяц решили узнать у собственника компании, как успехи. Сотрудники начали вести календари, но радости у главы предприятия как-то не прибавилось. Оказалось, что у него самого не было времени на проверку того, что подчиненные вносят в календари. Мы попопытались выяснить, в чем проблема. Оказалось, сам Денис календарь вести не начал. Это и стало одной из главных причин неудачи.

Ошибка № 1. Отсутствие системы учета своего времени.

Решение: начните вести календарь в любом удобном для вас формате: бумажный ежедневник, приложение на мобильном телефоне или компьютере.

Денису казалось, что для него, как для собственника бизнеса, это пустая трата времени.

В итоге время утекало каждый день и на решение важных вопросов его не оставалось — так же, как и сил.

Сопротивляясь новому, клиент все же решил попробовать и начал вести календарь. Через месяц радости в его голосе было чуть больше: «Класс! Теперь все разложено по полочкам. Могу спокойно планировать свою жизнь и работу. Но я вижу, что большую часть рабочего времени я занимаюсь какой-то ерундой…».

Ошибка № 2. Отсутствие системы приоритизации задач и желание все делать самому.

Решение: выбрать до 3 критериев для определения важности задачи и на их основании приоритизировать список дел. Все, что субъективно неважно — можно смело делегировать.

Мы предложили клиенту выбрать критерии важности и классифицировать все, чем он занимается.

Денис определил для себя 2 критерия важности:

1. Задачи, которые могут принести компании прибыль/убыток более 10 млн росс. рублей (чуть более $ 96 тысяч).
2. Вопросы семьи и здоровья.

А в категорию «неважное» отправилось большое количество административных вопросов, отчетов, задач других сотрудников, которые суммарно отнимали около 16 часов в неделю.

Детальный анализ позволил установить, что в компании не были четко описаны многие бизнес-процессы. В итоге, когда было непонятно, кто должен выполнить ту или иную задачу, чаще всего ее выполнял руководитель, потому что «ему больше всех надо».

Ошибка № 3. Нет описания зон ответственности сотрудников / должностные обязанности живут только на бумаге.

Решение: сформируйте вместе со своими сотрудниками реальную карту взаимодействия и распределите роли, кто и за что отвечает.

Собственник компании вместе с командой сформировал полную карту бизнес-процессов и распределил роли. Руководитель внезапно осознал, что освободил +8 часов в неделю.

Вдохновленный результатом, он решил и оставшиеся вопросы категории «неважное» переложить на своих сотрудников. И тут клиента ожидал неприятный сюрприз.

Формально его подчиненные соглашались принять на себя новые задачи, но по факту задачи либо не выполнялись, либо выполнялись совсем не так, как ожидал руководитель.

Причин такого результата было несколько.

Ошибка № 4. При делегировании не учитывался уровень мотивации и компетентности сотрудника.

Ошибка № 5. Делегирование происходило без передачи ответственности за результат.

Ошибка № 6. Сотрудники не получали ресурсы для выполнения задачи, при этом у них не было права на ошибку.

Решение: при выборе исполнителя учитывайте его уровень мотивации и опыт в решении подобных задач.

В процессе диалога с сотрудником объясните пользу для него и для компании в том, что он получит новый функционал. Проверьте с сотрудником, что:

• вы одинаково понимаете суть задачи (что, когда и как нужно сделать);
• все необходимые ресурсы (время, деньги, люди, инструменты) у сотрудника есть;
• он знает, что у него есть право на ошибку.

Руководить через приказы: эффективно ли?

— Когда мы рассказали и показали клиенту, как нужно проводить диалог с сотрудником при делегировании, он был, мягко говоря, в шоке. Денис привык руководить через приказы. Предложенный нами формат диалога показался ему слишком либеральным.

Тут у любого руководителя, а тем более собственника бизнеса, есть выбор:

Вариант 1. Внести изменения в должностную инструкцию и передать новый функционал подчиненному приказом. При этом стоит быть готовым, что сотрудник либо попросит повышение заработной платы либо положит заявление об увольнении (особенно если функционал сильно вырос).

Вариант 2. Не трогать должностную инструкцию и фонд оплаты труда, а провести с сотрудником доверительный диалог и объяснить, почему вы передаете свой функционал ему — делегируете определенные задачи.

Процесс делегирования отличается от постановки задачи тем, что передаем мы задачи из своей зоны ответственности.

Требования же ставятся в рамках должностных обязанностей сотрудника.

«Освободилось от рутины 40% рабочего времени»

— Наша работа с клиентом на протяжении 6 месяцев показала, что корректное делегирование функционала своим сотрудникам дает такие результаты:

1. У собственника освободилось от рутины 40% рабочего времени.
2. У сотрудников компании повысилась мотивация к работе (по данным внутренних опросов лояльность выросла на 18%).
3. Компетентность сотрудников выросла (в делегируемых задачах снизилось количество ошибок на 60%).

Итак, вот те самые шаги, которые помогут вам избавиться от рутины и заняться важными вопросами бизнеса:

1. Фиксируйте все ваши рабочие задачи в календаре.

2. Выберите до 3 критериев важности и приоритезируйте все задачи по ним.

3. Делегируйте неважные задачи в первую очередь.

4. Учитывайте уровень мотивации и компетентности сотрудника при делегировании. Если мотивация к задаче сотрудника низкая — поясните выгоды для сотрудника и компании. Если не хватает умений — сначала проведите обучение.

5. Проверьте, что вы с исполнителем одинаково понимаете суть задачи (что, как и когда нужно делать).

6. Убедитесь, что у сотрудника есть ресурсы для реализации задачи (время, деньги, люди, инструменты).

7. Выразите готовность помочь и передайте сотруднику право на ошибку.

Читайте также

• «Заказчики просят, чтобы компании перевезли сотрудников в любую другую страну». Что происходит с IT-отраслью Беларуси после санкций

• «Это разовый эффект». Почему доллар и евро дешевеют и чем это закончится для белорусского рубля

• Белорусов тоже могут наказать за «финансирование» Meta, которая признана в России экстремистской организацией? Есть нюансы