Менеджмент «Про бизнес» 24 марта 2020

«Удаленщики», это для вас! Чтобы не облениться дома, поучитесь сохранять эффективность

«При переходе на "удаленку" сейчас всех будет "колбасить", как и меня когда-то», — уверена независимый консультант по подбору персонала, автор проекта OK see Оксана Костикова. О том, как дисциплинировать себя и сотрудников на «удаленке», чтобы сохранить эффективность работы, она рассказала в материале.

— Я занимаюсь подбором сотрудников для ИТ-компаний. И сегодня у меня за плечами 5 лет удаленной занятости и опыт удаленной координации команды до 10 человек. В последние недели многие компании переводят своих сотрудников на «удаленку» в связи с пандемией коронавируса COVID-19 — это время обращения тысяч людей в мою «религию».

Оксана Костикова Независимый консультант по подбору персонала, аавтор проекта OK see — **Оксана Костикова**
Независимый консультант по подбору персонала, автор проекта OK see

За 5 лет удаленной работы я слышала сотни раз: «Не представляю, как ты работаешь удаленно. Я не могу работать дома!» В ответ — пожимала плечами и говорила, что у меня особенно не было вариантов. Но сейчас вижу: это настолько комфортно и эффективно, что мне уже было бы сложно вернуться в офис.

Я сделала за это время много ошибок, в которых «сгорала» эффективность и периодически подгорало у меня. И выработала правила спасения.

Сейчас я готова поделиться лайфхаками, как перестать «не мочь работать из дома». Хотя пункты пронумерованы — они равнозначны, это — основа основ.

1. Главная сложность работы из дома — сам дом

Мы здесь привыкли отдыхать, вовлекаться в домашние активности, заниматься с детьми и пр. И изначально тяжело переключить в голове тумблер на работу. Отчаянно притягивает диван, внезапно хочется сварить суп или вытереть нос ребенку. Фиксят это график и режим.

Работать набегами не получится. Сейчас у меня правило: хочешь результат — в 10:00 надо быть за ноутом.

Если ты на «удаленке» и гибком графике, всегда будет искушение сходить в спортзал, на маникюр, в бассейн в рабочее время (сейчас, правда, многие лишились этой возможности).

«Подсаживаешься» на пустые кинозалы, отсутствие людей в тренажерке и пр. Так можно прогулять всю работу. Я с собой договорилась, что отвлечения позволены, но это время отрабатываю. Планирую зал — встала пораньше и отработала.

В один момент стала загоняться, что все же я как-то мало работаю и график очень гибкий. Поставила на ноут и телефон RescueTime — тайм-трекер для кросс-платформенного учета времени и продуктивности. Показывает, сколько времени и в каких приложениях проводишь. Отмониторила, что все ok, потерь времени нет, — и снесла с устройств.

2. Организованное рабочее место

Желательно, чтобы ваш ноут стоял там, куда вход воспрещен остальным, пока вы работаете. Да-да, воспрещен. Они все равно придут, но пусть хотя бы чуть-чуть побаиваются это делать.

У меня был опыт работы в проходной комнате, в спальне, на кухне… Но истинное счастье я обрела в отдельном кабинете на балконе, купив себе ортопедическое офисное кресло.

До этого я пробовала работать из кафе, коворкингов и пр. Тут у меня эффективность в разы меньше, чем дома — слишком много отвлекающих моментов. Шум. Отказалась от этого варианта.

Так что не скучайте по нему:)

3. Мама дома, но «на работе»

Самый сложный для меня пункт.

Если вы хотите сохранить эффективность — вам придется перестать быть мамой/папой/женой/мужем, несмотря на то, что вы физически дома.

Я долго играла в толерантность, но сегодня все близкие знают, что, когда я на работе, вход в мой кабинет строго воспрещен.

Могу выйти я. И это очень круто в паузу потискать свою дочку, послушать про свершения Человека-паука. Эту возможность более всего ценю в «удаленке». Но дозирую, дозирую. Однако тут встает вопрос, что делать с детьми. И об этом — следующий пункт.

4. Дети и работа несовместимы

Или ты работаешь, или проводишь время с детьми. Хотя, безусловно, важен возраст. Мой 15-летний сын вполне автономен. А вот 5-летний — явный антагонист работы. Мой опыт говорит, что лучше всего детей занимают няни, детские сады и школы. Бабушки, папы, тети справляются на порядок хуже, потому что они все равно норовят тебя вовлечь в какие-то свои активности. Но в текущей ситуации любой вариант лучше, чем ничего.

Есть еще мульты, игры. Но я считаю, что когда детей растит YouTube, это неважно сказывается на их развитии. Поэтому такое времяпрепровождение — в крайних случаях.

5. Работу нужно вовремя останавливать

Сделать это дома — сложнее, чем в офисе.

В офисе у тебя к вечеру бьется мысль: «Надо идти домой, там родные и близкие». А дома что? Ты ж и так дома.

Я грешна такими марафонами в ночь. И знаю им цену. Это истощает. Я часто говорю няне: «Что бы ни произошло, как бы я ни отнекивалась, в 19:00 мои дети должны стоять на пороге квартиры одетые, чтобы я вышла погулять с ними». И в итоге не всегда хожу. Но понимаю, что такие переработки чреваты переутомлением.

6. Хороший интернет

Озадачиться хорошим интернетом дома и позаботиться, чтобы он был у коллег — крайне важная задача. Мобильный интернет — хороший помощник, но не всегда его бывает достаточно, если речь идет о видеозвонках, например.

Мы проводим очень много созвонов, видеоколлов с кандидатами, заказчиками. Пробовали все: Zoom, Hangouts, Skype. В итоге решили, что лучшая связь — это мобильный телефон. Почти все интервью теперь так и проводим.

7. Боритесь с гиподинамией

Пора вспомнить про негатив в «удаленке». Для меня реальной проблемой стала гиподинамия.

Когда, почистив зубы, сев за ноут, можешь сразу оказаться на работе, а чтобы «уйти с работы», тебе надо только закрыть ноут, то вся физическая активность стремительно летит в ноль.

Упражнением по открытию/закрытию ноута бицепс не накачаешь. А если еще упражняешься в закрытии/открытии родненького холодильника — это вообще все.

Поэтому я всеми правдами-неправдами заставляю себя оторваться от работы и выйти на улицу, поехать в зал (сейчас для тех, кто в карантине, альтернативой может стать тренажер дома или коврик), пойти погулять с детьми. Этот вопрос взят мной на контроль не окончательно. Понимаю, что решит только график. Чтобы было строго — в 16:00 у нас гимнастика! Но это пока — больше мечты.

8. Ищите удобные инструменты

Пыталась собрать инструменты, которыми мы координируем свою работу как команды и взаимодействие с заказчиками и кандидатами. Набор получился такой:

Основные мессенджеры: Telegram, Viber, Skype, мессенджер Facebook. Мне, например, все равно, в каком мессенджере жить — у каждого есть свои плюсы и минусы, универсального решения, на мой взгляд, нет. Поэтому здесь лучше учитывать пожелания клиентов
Также используем Huntflow. Это рекрутерская платформа, которая не просто сохраняет резюме из разных источников и перемещает кандидатов по воронке, но и показывает проблемные места в рекрутинге. Это позволяет сделать найм эффективнее
В нашем постоянном активе такие сервисы с коллективным доступом, как Google Docs, Google Sheets, Trello, Telegra.ph и пр.
Почта. У нас есть правило — я должна быть в копии всех писем и во всех чатах с заказчиками. Я понимаю, что сотрудников у нас немного, компания небольшая, поэтому это не выходит за грани разумного. И я могу легко мониторить все активности по работе
Календарь (Google или любой другой). Это — наш бог самоорганизации. Все митинги, созвоны, колы — все это есть в календаре с общим доступом, участники получают инвайты
Со временем у нас появилась облачная система хранения документов, куда мы складываем все полезные ссылки, статьи, материалы пройденных курсов, чтобы все сотрудники имели к ним свободный доступ в любое время.

Резюмируя по инструментам: облака и любые удобные онлайн-решения — наше все.

9. Не «висите» у сотрудников за плечом

Я считаю бессмысленным контролировать присутствие на рабочем месте коллег и подчиненных. У нас есть договоренность, что с 10:00 до 18:00 в будние дни мы доступны по сети, но я никогда не проверяла, где находится человек.

По коммуникации есть негласное правило, что ты обязан ответить на все сообщения, которые пришли в течение дня, но не сиюминутно. А объем проделанной работы я смотрю по воронке в Huntflow.

Сейчас будет минутка пафоса:) Создайте такие условия работы, чтобы вам не приходилось висеть у сотрудников за плечом, мониторя работу.

Людям должно быть выгодно достигать результатов. Я понимаю, что в суперпонятном по результату рекрутинге это сделать проще всего, но значит, нам повезло.

10. Общайтесь

Все мои коллеги — это почти моя семья. Хоть мы не смотрим друг другу в глаза каждый день. И наш рабочий чат — это очень «теплое» место, откуда не хотят уходить те, кто какое-то время был с нами, а потом все же «пошел в офис».

У нас получается соблюдать меру личной переписки в рабочем чате. И это, скорее, такая интуитивная вещь. Например, когда я вижу, что рабочий чат становится «болталкой», вклиниваюсь, пишу по рабочим вопросам. Но это нечасто приходится делать. Тем более что я считаю поддержание такой дружеской атмосферы общения — очень важным. Это то, что объединяет коллег, делает близкими людьми.

Кроме того, до недавнего времени мы встречались лично каждую неделю. Понимаю, что это пока невозможно, но очень надеюсь, что эти меры временные.