Top.Mail.Ru
Войти
  • 2,57 USD 2,5658 -0,0097
  • 3,04 EUR 3,0414 +0,0049
  • 3,42 100 RUB 3,4205 -0,0053
Менеджмент
«Про бизнес» 18 марта 2020

Перешли на «удаленку» — попробуйте эти сервисы для организации работы

Фото с сайта unsplash.com

Многие компании перевели своих сотрудников на удаленный формат работы из-за ситуации с коронавирусом. Но как быть уверенным в том, что люди действительно работают и делают это эффективно?

В этом вопросе могут помочь приложения и сервисы, которые облегчают или контролируют удаленную работу. «Про бизнес» составил подборку: какие инструменты будут полезны в ситуации, когда все работают из дома. 

Сервисы для планирования 

Если в команде было принято обсуждать планы на рабочий день или неделю, то сервис-планировщик просто необходим при переходе на удаленный формат работы. Такие инструменты помогают не упускать ничего из виду и не забывать о том, что планируется сделать. Многие компании используют планировщики и при работе в офисе, поэтому для них такой формат будет привычным. 

Timely — простой сервис-планировщик, в котором нет ничего лишнего: только задачи и сроки. Он помогает распределять нагрузку, четко планировать время на выполнение задач. 

Скриншот с сайта memory.ai

Использовать его можно в браузере или в приложении для iOS. Есть бесплатный тариф и несколько вариантов расширенных для тех, кому не хватит базового функционала. В веб-версии есть 30-дневный пробный период без каких-либо ограничений. После регистрации в бесплатной версии можно вести до трех проектов. Коллективный режим позволяет работать в команде от 5 человек. 

Сервис позволяет даже подсчитывать заработок, если предусмотрена почасовая оплата для сотрудников. Так работники не только видят свои задачи, но и понимают, какое вознаграждение получают за каждую из интеракций. 

Asana — сервис для планирования, группировки и распределения задач. Пользоваться им можно как командно для ведения проектов, так и индивидуально для организации личного рабочего времени. Доступны бесплатная базовая версия, а также несколько расширенных тарифов. 

Скриншот с сайта asana.com

У сервиса есть множество удобных функций: для каждой задачи доступен отдельный чат команды, можно прикреплять файлы из Dropbox или Google Drive и группировать задачи в проекты. 

Basecamp — онлайн-сервис для контроля за рабочим процессом и хранения файлов. Сервис позволяет вести несколько проектов параллельно. Пользователи могут заводить собственные календари с расписанием выполнения задач. Руководители могут отслеживать делегированные задачи. 

Скриншот с сайта basecamp.com

Пользователям доступна бесплатная версия сервиса с ограниченным функционалом, а также полноценная версия, но уже на платной основе. Бесплатная версия подразумевает ведение до 3 проектов одновременно, а также использование в команде до 20 человек и хранение файлов до 1 Гб. Чтобы понять, какой вариант подходит для бизнеса лучше, можно попробовать бесплатный пробный период на 30 дней.  

Сервисы для контроля рабочего времени (трекеры)

Когда компания работает в удаленном формате, сложно понять, действительно ли все заняты своим делом и эффективно выполняют свои обязанности. Для того чтобы понимать, сколько времени сотрудники реально посвящают своим обязанностям, существуют различные трекеры рабочего времени. Обычно сотрудники не в восторге от такой меры, но как временное решение для контроля за эффективностью их можно использовать.  

Toggl — сервис был создан для контроля за личной эффективностью, но его можно использовать и для контроля занятости сотрудников. С его помощью можно отслеживать время, затраченное на любую активность: работу, прием пищи, бессмысленное зависание в интернете. Для удаленной работы это фактически элемент контроля и способ распределения нагрузки, а для самого сотрудника — возможность сформировать более четкое представление о собственной эффективности. 

Фото с сайта startpack.ru

Сервис существует в веб-варианте и на платформах Android и iOS. Доступны бесплатные пробные версии и несколько тарифных планов, если сервис покажется удобным и полезным. 

TMetric — бесплатное тайм-трекинг-приложение, которое позволяет отслеживать затраты рабочего времени. Сервис имеет временную шкалу, разбитую на 10-минутные интервалы. На каждый из них можно кликнуть и буквально посекундно посмотреть, на что было потрачено время в рамках конкретной задачи. Приложение предоставляет пользователям отчеты с возможностями использования фильтров. 

Скриншот с сайта tmetric.com

Сервисы для коммуникации

Конечно, для звонков многие используют Skype или Viber. Но если эти варианты не подходят или не устраивают, то можно присмотреться и к другим сервисам для онлайн-звонков, конференций и встреч в виртуальном формате.  

GoToMeeting — инструмент для проведения онлайн-встреч с клиентами или со своей командой. Главное его достоинство — простота использования: достаточно одного клика по ссылке на компьютере, ноутбуке или телефоне, чтобы присоединиться к виртуальной встрече. Сервис позволяет делиться экраном, делать пометки на изображениях, записывать разговор, видеть лица участников.

Изображение с сайта free.gotomeeting.com

Доступна бесплатная 14-дневная пробная версия. По прошествии этого периода предлагается выбрать один из подходящих тарифных планов. 

Google Hangouts — сервис для обмена сообщениями, звонков и участия в видеовстречах. В чатах можно общаться как с одним, так и с несколькими собеседниками — до 100 участников. Функционал позволяет обмениваться не только текстовыми сообщениями, но и файлами, стикерами, смайликами и анимированными картинками. Чат можно превратить в видеовстречу одним кликом. Все данные синхронизируются между устройствами пользователя — все чаты и онлайн-встречи доступны как с компьютера, так и со смартфонов.  

Изображение с сайта techradar.com

join.me — простой сервис для проведения онлайн-встреч и звонков. Каждой встрече можно задать собственный уникальный дизайн: от наименования ссылки до использования собственных изображений или логотипов для фона. Эта опция делает сервис привлекательным для использования при общении с клиентами. Сервис позволяет делиться экраном и менять настройки звука при необходимости. 

Изображение с сайта blog.join.me

Можно опробовать сервис, выбрав бесплатный пробный период. По его окончании можно выбрать один из трех тарифных планов, в зависимости от необходимого функционала. 

Сервисы для коллективной работы

Некоторые компании могут нуждаться в сервисах, которые позволяют сразу нескольким пользователям работать над одним и тем же проектом в режиме онлайн, чтобы все изменения сохранялись и не мешали друг другу. С их помощью можно оперативно вносить правки и корректировки, оставлять комментарии и предложения или просто сразу работать над несколькими составными частями. 

Google Docs — пожалуй, самый известный из сервисов. С его помощью можно редактировать текстовые файлы, таблицы, презентации, счета, документы и формы опросов. 

Скриншот с сайта docs.google.com

Не нужно устанавливать никакого специального ПО — достаточно просто открыть доступ пользователям, которые участвуют в работе над документом. Из доступного функционала: комментарии и обсуждения правок, импорт данных из файлов различного формата, от Word до HTML. Можно отслеживать историю правок и наблюдать за изменениями в режиме онлайн. Есть даже функция офлайн-доступа, если возникают какие-то нюансы с доступом в интернет.  

Cloud9 — это веб-сервис от Amazon, который понадобится IT-компаниям для коллективной одновременной разработки кода. Он поддерживает несколько языков программирования, при этом основной фокус направлен на JavaScript и HTML/CSS. 

Изображение с сайта amazon.com

Сервис избавляет от необходимости устанавливать программы или настраивать систему разработки перед запуском новых проектов — достаточно иметь подключенный к интернету компьютер. С помощью Cloud9 пользователи могут быстро подключать к среде разработки других членов своей команды, осуществлять парное программирование и в режиме реального времени отслеживать код, добавленный другими.

Сервисы для финансового учета 

Wave Invoicing предназначен для контроля за финансовыми операциями и их выполнением. Сервис — бесплатный и доступен в браузере, а также через приложение для iOS и Android. С его помощью можно выставлять счета, вести бухгалтерский учет и просто контролировать любые финансовые операции.

Скриншот с сайта stripe.com

С помощью сервиса можно настраивать различные шаблоны счетов и направлять их клиентам. В настройках можно задать параметры для автоматических платежей или напоминания о необходимости их совершить, чтобы не тратить время на попытки получить деньги от клиентов или партнеров. Переключаться между автоматическим и «ручным» выставлением счетов можно в любое время.  

Сервис может быть удобен для тех, кто ведет работу сразу над несколькими проектами с привлечением наемных сотрудников или подрядчиков — нет необходимости постоянно держать в уме, кто, кому и в каком размере должен. К тому же он синхронизируется с бесплатным бухгалтерским программным обеспечением.  

Shoeboxed — сервис, который будет полезен в условиях длительной удаленной работы. Его основная задача — превращать «бумагу» в данные. Приложение позволяет сканировать чеки, маршрутные листы и счета, генерировать отчеты и импортировать всю эту информацию, например, в Excel или другой удобный формат. Сервис экономит время на бухгалтерскую отчетность, не требует поездок сотрудников за документами.

Изображение с сайта productivity501.com

Доступны три тарифных плана приложения. Поменять один на другой или отказаться от использования можно в любой момент. Оплату за пользование снимают частями, поэтому не придется тратить больше, чем необходимо.  

Читайте также