Менеджмент «Про бизнес» 18 марта 2020

Перешли на «удаленку» — попробуйте эти сервисы для организации работы

Многие компании перевели своих сотрудников на удаленный формат работы из-за ситуации с коронавирусом. Но как быть уверенным в том, что люди действительно работают и делают это эффективно?

В этом вопросе могут помочь приложения и сервисы, которые облегчают или контролируют удаленную работу. «Про бизнес» составил подборку: какие инструменты будут полезны в ситуации, когда все работают из дома.

Сервисы для планирования

Если в команде было принято обсуждать планы на рабочий день или неделю, то сервис-планировщик просто необходим при переходе на удаленный формат работы. Такие инструменты помогают не упускать ничего из виду и не забывать о том, что планируется сделать. Многие компании используют планировщики и при работе в офисе, поэтому для них такой формат будет привычным.

Timely — простой сервис-планировщик, в котором нет ничего лишнего: только задачи и сроки. Он помогает распределять нагрузку, четко планировать время на выполнение задач.

Использовать его можно в браузере или в приложении для iOS. Есть бесплатный тариф и несколько вариантов расширенных для тех, кому не хватит базового функционала. В веб-версии есть 30-дневный пробный период без каких-либо ограничений. После регистрации в бесплатной версии можно вести до трех проектов. Коллективный режим позволяет работать в команде от 5 человек.

Сервис позволяет даже подсчитывать заработок, если предусмотрена почасовая оплата для сотрудников. Так работники не только видят свои задачи, но и понимают, какое вознаграждение получают за каждую из интеракций.

Asana — сервис для планирования, группировки и распределения задач. Пользоваться им можно как командно для ведения проектов, так и индивидуально для организации личного рабочего времени. Доступны бесплатная базовая версия, а также несколько расширенных тарифов.

У сервиса есть множество удобных функций: для каждой задачи доступен отдельный чат команды, можно прикреплять файлы из Dropbox или Google Drive и группировать задачи в проекты.

Basecamp — онлайн-сервис для контроля за рабочим процессом и хранения файлов. Сервис позволяет вести несколько проектов параллельно. Пользователи могут заводить собственные календари с расписанием выполнения задач. Руководители могут отслеживать делегированные задачи.

Пользователям доступна бесплатная версия сервиса с ограниченным функционалом, а также полноценная версия, но уже на платной основе. Бесплатная версия подразумевает ведение до 3 проектов одновременно, а также использование в команде до 20 человек и хранение файлов до 1 Гб. Чтобы понять, какой вариант подходит для бизнеса лучше, можно попробовать бесплатный пробный период на 30 дней.

Сервисы для контроля рабочего времени (трекеры)

Когда компания работает в удаленном формате, сложно понять, действительно ли все заняты своим делом и эффективно выполняют свои обязанности. Для того чтобы понимать, сколько времени сотрудники реально посвящают своим обязанностям, существуют различные трекеры рабочего времени. Обычно сотрудники не в восторге от такой меры, но как временное решение для контроля за эффективностью их можно использовать.

Toggl — сервис был создан для контроля за личной эффективностью, но его можно использовать и для контроля занятости сотрудников. С его помощью можно отслеживать время, затраченное на любую активность: работу, прием пищи, бессмысленное зависание в интернете. Для удаленной работы это фактически элемент контроля и способ распределения нагрузки, а для самого сотрудника — возможность сформировать более четкое представление о собственной эффективности.

Сервис существует в веб-варианте и на платформах Android и iOS. Доступны бесплатные пробные версии и несколько тарифных планов, если сервис покажется удобным и полезным.

TMetric — бесплатное тайм-трекинг-приложение, которое позволяет отслеживать затраты рабочего времени. Сервис имеет временную шкалу, разбитую на 10-минутные интервалы. На каждый из них можно кликнуть и буквально посекундно посмотреть, на что было потрачено время в рамках конкретной задачи. Приложение предоставляет пользователям отчеты с возможностями использования фильтров.

Сервисы для коммуникации

Конечно, для звонков многие используют Skype или Viber. Но если эти варианты не подходят или не устраивают, то можно присмотреться и к другим сервисам для онлайн-звонков, конференций и встреч в виртуальном формате.

GoToMeeting — инструмент для проведения онлайн-встреч с клиентами или со своей командой. Главное его достоинство — простота использования: достаточно одного клика по ссылке на компьютере, ноутбуке или телефоне, чтобы присоединиться к виртуальной встрече. Сервис позволяет делиться экраном, делать пометки на изображениях, записывать разговор, видеть лица участников.

Изображение с сайта free.gotomeeting.com

Доступна бесплатная 14-дневная пробная версия. По прошествии этого периода предлагается выбрать один из подходящих тарифных планов.

Google Hangouts — сервис для обмена сообщениями, звонков и участия в видеовстречах. В чатах можно общаться как с одним, так и с несколькими собеседниками — до 100 участников. Функционал позволяет обмениваться не только текстовыми сообщениями, но и файлами, стикерами, смайликами и анимированными картинками. Чат можно превратить в видеовстречу одним кликом. Все данные синхронизируются между устройствами пользователя — все чаты и онлайн-встречи доступны как с компьютера, так и со смартфонов.

join.me — простой сервис для проведения онлайн-встреч и звонков. Каждой встрече можно задать собственный уникальный дизайн: от наименования ссылки до использования собственных изображений или логотипов для фона. Эта опция делает сервис привлекательным для использования при общении с клиентами. Сервис позволяет делиться экраном и менять настройки звука при необходимости.

Можно опробовать сервис, выбрав бесплатный пробный период. По его окончании можно выбрать один из трех тарифных планов, в зависимости от необходимого функционала.

Сервисы для коллективной работы

Некоторые компании могут нуждаться в сервисах, которые позволяют сразу нескольким пользователям работать над одним и тем же проектом в режиме онлайн, чтобы все изменения сохранялись и не мешали друг другу. С их помощью можно оперативно вносить правки и корректировки, оставлять комментарии и предложения или просто сразу работать над несколькими составными частями.

Google Docs — пожалуй, самый известный из сервисов. С его помощью можно редактировать текстовые файлы, таблицы, презентации, счета, документы и формы опросов.

Не нужно устанавливать никакого специального ПО — достаточно просто открыть доступ пользователям, которые участвуют в работе над документом. Из доступного функционала: комментарии и обсуждения правок, импорт данных из файлов различного формата, от Word до HTML. Можно отслеживать историю правок и наблюдать за изменениями в режиме онлайн. Есть даже функция офлайн-доступа, если возникают какие-то нюансы с доступом в интернет.

Cloud9 — это веб-сервис от Amazon, который понадобится IT-компаниям для коллективной одновременной разработки кода. Он поддерживает несколько языков программирования, при этом основной фокус направлен на JavaScript и HTML/CSS.

Сервис избавляет от необходимости устанавливать программы или настраивать систему разработки перед запуском новых проектов — достаточно иметь подключенный к интернету компьютер. С помощью Cloud9 пользователи могут быстро подключать к среде разработки других членов своей команды, осуществлять парное программирование и в режиме реального времени отслеживать код, добавленный другими.

Сервисы для финансового учета

Wave Invoicing предназначен для контроля за финансовыми операциями и их выполнением. Сервис — бесплатный и доступен в браузере, а также через приложение для iOS и Android. С его помощью можно выставлять счета, вести бухгалтерский учет и просто контролировать любые финансовые операции.

С помощью сервиса можно настраивать различные шаблоны счетов и направлять их клиентам. В настройках можно задать параметры для автоматических платежей или напоминания о необходимости их совершить, чтобы не тратить время на попытки получить деньги от клиентов или партнеров. Переключаться между автоматическим и «ручным» выставлением счетов можно в любое время.

Сервис может быть удобен для тех, кто ведет работу сразу над несколькими проектами с привлечением наемных сотрудников или подрядчиков — нет необходимости постоянно держать в уме, кто, кому и в каком размере должен. К тому же он синхронизируется с бесплатным бухгалтерским программным обеспечением.

Shoeboxed — сервис, который будет полезен в условиях длительной удаленной работы. Его основная задача — превращать «бумагу» в данные. Приложение позволяет сканировать чеки, маршрутные листы и счета, генерировать отчеты и импортировать всю эту информацию, например, в Excel или другой удобный формат. Сервис экономит время на бухгалтерскую отчетность, не требует поездок сотрудников за документами.

Доступны три тарифных плана приложения. Поменять один на другой или отказаться от использования можно в любой момент. Оплату за пользование снимают частями, поэтому не придется тратить больше, чем необходимо.