Top.Mail.Ru
Войти
  • 2,59 USD 2,5881 -0,0024
  • 3,12 EUR 3,1249 +0,0249
  • 3,42 100 RUB 3,4247 +0,0261
Мнение
«Про бизнес» 16 марта 2020

Проводить или отменять из-за коронавируса? «1С-Битрикс» в Беларуси рассказывает, как решалась судьба конференции на 1200 человек

Фото из архива компании
Фото из архива компании

Проводить или нет офлайн-конференции и другие публичные мероприятия — в связи с пандемией коронавируса? Соцсети пестрят комментариями представителей компаний, спорами и аргументами «за» и «против». Вдобавок Минздрав выступил за ограничение в Беларуси культурно-массовых, спортивных и научных мероприятий с международным участием — до 6 апреля.

Так какое решение будет оптимальным? Полина Ганкович, директор компании «1С-Битрикс» в Беларуси предлагает несколько вариантов работы в новых условиях и делится своим опытом.

— За прошлый год мы провели 32 бесплатных бизнес-мероприятия для клиентов и партнеров. 60% из них прошли в регионах. Для двух ключевых событий мы приглашали спикеров из других стран.

Полина Ганкович Фото из личного архива
Полина Ганкович. Фото из личного архива

Одну из главных конференций в этом году запланировали на конец апреля — с участием 1200 человек.

Поэтому перед нами возник выбор — проводить мероприятие или нет. Как организаторам реагировать на объявленную ВОЗ пандемию и официальные заявления госструктур? Стоит ли отменять ивенты, которые не подразумевают международный формат? Какие выходы из ситуации мы видим для себя и других игроков рынка, чья воронка продаж «завязана» на мероприятиях? Расскажу, что решила наша компания.

Фото из архива компании
Фото из архива компании

Перенос на другую дату

Аргументы «за»: в первую очередь так вы поддерживаете и официальную позицию нашего государства, и глобальную тенденцию. По всему миру отменяются массовые события — спортивные, образовательные, бизнес- и hi-tech-форумы.

Мы не знаем, как будут развиваться события в ближайшее время. Стоит постоянно мониторить ситуацию и быстро реагировать на изменения. Если до вашего ивента остались считаные недели — как минимум подготовьте план переноса.

Аргументы «против». При переносе вам придется организовывать все практически с нуля. Сохраняется только концепция. Остальные договоренности — с площадкой, спикерами, подрядчиками — в большинстве случаев переоформляются.

  • Вы можете потерять часть предоплат, которые вносили подрядчикам. Подготовка к мероприятию начинается задолго до проведения, и такие моменты могли быть не предусмотрены договором.
  • Если вы запустили анонсирование, продали билеты и теперь отменяете событие — вам нужно организовать возврат денег покупателям.
  • Также вам не удастся вернуть средства, потраченные на рекламную кампанию.
  • Наконец, вы можете потерять конкурентное преимущество на рынке, ведь временно «выпадаете» из информационного поля.

Перенос мероприятия в онлайн

Аргументы «за». Онлайн-формат не ограничивает вашу аудиторию количеством мест в зале. Трансляция доступна людям практически из любой точки мира. Если им не удобно подключиться в анонсированное время, они смогут посмотреть запись.

Вы получаете возможность провести свое мероприятие в любой день и в любое время — теперь вы не ориентируетесь на свободные даты площадки.

Снижается бюджет на организацию ивента. Настройка онлайн-трансляции стоит дешевле, чем в сумме аренда зала, кейтеринга, оформления площадки, видео- и фотосъемки.

Самое главное — люди смогут подключиться из удобного им места, при этом физически ни с кем не контактируя. Так, разумеется, нивелируется риск любых вирусных заболеваний.

Аргументы «против». С одной стороны, вы облегчаете слушателям участие в событии.

Фото из архива компании
Фото из архива компании

С другой стороны, важно учесть несколько особенностей:

  • Вовлеченность онлайн-аудитории значительно ниже, как показывает практика — до 50%
  • Количество подключений к трансляции может быть небольшим, особенно в день просмотра — многие планируют посмотреть запись
  • При переносе в онлайн вам придется изменить посыл и фокус рекламной кампании. Делать это нужно очень быстро, чтобы не потерять аудиторию
  • Учтите, что технические моменты в зале решаются быстрее. При этом и спикер, и зрители остаются в зале. Если что-то пошло не так во время прямой трансляции, аудитория «отваливается»
  • Даже если вы все настроили хорошо, проблемы с соединением могут быть на стороне слушателя
  • Появляется проблема с выбором дня и времени трансляции. Будний день — зрители могут постоянно отвлекаться на рабочие моменты и в итоге совсем отключиться. Выходной — все заняты личными делами и могут забыть об ивенте.

Оставить все как есть

Аргументы «за». До 6 апреля, если следовать рекомендациям Минздрава, этот вариант касается только локальных и не крупных событий.

Тут все просто: вы не теряете договоренностей с подрядчиками и предоплат, не несете затрат на перезапуск рекламной кампании.

В этом случае от организаторов требуется позаботиться о дополнительных мерах защиты на мероприятии. Например, предлагать маски, установить дозаторы с дезинфицирующими средствами. Это значительно снизит риск заражения — любыми вирусами.

Аргументы «против». Есть вероятность, что вы не соберете аудиторию. Могут отказаться от участия и спикеры. У людей срабатывает инстинкт самосохранения, и это нормально.

Возможно, вы получите долю отрицательных отзывов от общественности — в условиях, когда бизнес уходит на удаленку и все же переносит мероприятия.

Что сделали мы

Свою апрельскую конференцию мы решили перенести предварительно на 2 октября 2020 года.

Фото из архива компании
Фото из архива компании

Почему выбрали именно этот вариант? Тщательно взвесили все плюсы и минусы стратегий, которые описаны выше. И выделили для себя главный ориентир: нам важны безопасность и здоровье наших слушателей, партнеров, клиентов.

Однако мы дали им определенные обещания, которые обязательно выполним. И к новой дате подготовимся еще лучше. Конференция подразумевает формат кейсов, практики и нетворкинга. Мы хотим сохранить эту концепцию. Привезти зарубежных экспертов, организовать именно «живое» общение на митинг-поинтах — для того, чтобы люди знакомились, налаживали деловые связи, договаривались о сотрудничестве прямо на мероприятии.

Что касается денежных издержек при переносе конференции, нам удалось их избежать. Мы несколько месяцев следили за ситуацией и разрабатывали различные сценарии. Поэтому не спешили с запуском рекламной кампании: планировали начать анонсирование в конце марта. Успели только внести предоплату площадке. По условиям договора, мы не теряем эту сумму, когда меняем дату ивента.

В качестве альтернативы апрельскому событию мы оперативно разработали новую стратегию. Решили организовать полноценную онлайн-конференцию, на которой бесплатно поделимся пошаговыми инструкциями: как перевести компанию на работу из дома, как сократить текущие расходы, как перенести продажи в онлайн и многое другое.

Читайте также