Мнение «Про бизнес» 16 марта 2020

Проводить или отменять из-за коронавируса? «1С-Битрикс» в Беларуси рассказывает, как решалась судьба конференции на 1200 человек

Проводить или нет офлайн-конференции и другие публичные мероприятия — в связи с пандемией коронавируса? Соцсети пестрят комментариями представителей компаний, спорами и аргументами «за» и «против». Вдобавок Минздрав выступил за ограничение в Беларуси культурно-массовых, спортивных и научных мероприятий с международным участием — до 6 апреля.

Так какое решение будет оптимальным? Полина Ганкович, директор компании «1С-Битрикс» в Беларуси предлагает несколько вариантов работы в новых условиях и делится своим опытом.

— За прошлый год мы провели 32 бесплатных бизнес-мероприятия для клиентов и партнеров. 60% из них прошли в регионах. Для двух ключевых событий мы приглашали спикеров из других стран.

Полина Ганкович Фото из личного архива — Полина Ганкович. Фото из личного архива

Одну из главных конференций в этом году запланировали на конец апреля — с участием 1200 человек.

Поэтому перед нами возник выбор — проводить мероприятие или нет. Как организаторам реагировать на объявленную ВОЗ пандемию и официальные заявления госструктур? Стоит ли отменять ивенты, которые не подразумевают международный формат? Какие выходы из ситуации мы видим для себя и других игроков рынка, чья воронка продаж «завязана» на мероприятиях? Расскажу, что решила наша компания.

Перенос на другую дату

Аргументы «за»: в первую очередь так вы поддерживаете и официальную позицию нашего государства, и глобальную тенденцию. По всему миру отменяются массовые события — спортивные, образовательные, бизнес- и hi-tech-форумы.

Мы не знаем, как будут развиваться события в ближайшее время. Стоит постоянно мониторить ситуацию и быстро реагировать на изменения. Если до вашего ивента остались считаные недели — как минимум подготовьте план переноса.

Аргументы «против». При переносе вам придется организовывать все практически с нуля. Сохраняется только концепция. Остальные договоренности — с площадкой, спикерами, подрядчиками — в большинстве случаев переоформляются.

Вы можете потерять часть предоплат, которые вносили подрядчикам. Подготовка к мероприятию начинается задолго до проведения, и такие моменты могли быть не предусмотрены договором.
Если вы запустили анонсирование, продали билеты и теперь отменяете событие — вам нужно организовать возврат денег покупателям.
Также вам не удастся вернуть средства, потраченные на рекламную кампанию.
Наконец, вы можете потерять конкурентное преимущество на рынке, ведь временно «выпадаете» из информационного поля.

Перенос мероприятия в онлайн

Аргументы «за». Онлайн-формат не ограничивает вашу аудиторию количеством мест в зале. Трансляция доступна людям практически из любой точки мира. Если им не удобно подключиться в анонсированное время, они смогут посмотреть запись.

Вы получаете возможность провести свое мероприятие в любой день и в любое время — теперь вы не ориентируетесь на свободные даты площадки.

Снижается бюджет на организацию ивента. Настройка онлайн-трансляции стоит дешевле, чем в сумме аренда зала, кейтеринга, оформления площадки, видео- и фотосъемки.

Самое главное — люди смогут подключиться из удобного им места, при этом физически ни с кем не контактируя. Так, разумеется, нивелируется риск любых вирусных заболеваний.

Аргументы «против». С одной стороны, вы облегчаете слушателям участие в событии.

С другой стороны, важно учесть несколько особенностей:

Вовлеченность онлайн-аудитории значительно ниже, как показывает практика — до 50%
Количество подключений к трансляции может быть небольшим, особенно в день просмотра — многие планируют посмотреть запись
При переносе в онлайн вам придется изменить посыл и фокус рекламной кампании. Делать это нужно очень быстро, чтобы не потерять аудиторию
Учтите, что технические моменты в зале решаются быстрее. При этом и спикер, и зрители остаются в зале. Если что-то пошло не так во время прямой трансляции, аудитория «отваливается»
Даже если вы все настроили хорошо, проблемы с соединением могут быть на стороне слушателя
Появляется проблема с выбором дня и времени трансляции. Будний день — зрители могут постоянно отвлекаться на рабочие моменты и в итоге совсем отключиться. Выходной — все заняты личными делами и могут забыть об ивенте.

Оставить все как есть

Аргументы «за». До 6 апреля, если следовать рекомендациям Минздрава, этот вариант касается только локальных и не крупных событий.

Тут все просто: вы не теряете договоренностей с подрядчиками и предоплат, не несете затрат на перезапуск рекламной кампании.

В этом случае от организаторов требуется позаботиться о дополнительных мерах защиты на мероприятии. Например, предлагать маски, установить дозаторы с дезинфицирующими средствами. Это значительно снизит риск заражения — любыми вирусами.

Аргументы «против». Есть вероятность, что вы не соберете аудиторию. Могут отказаться от участия и спикеры. У людей срабатывает инстинкт самосохранения, и это нормально.

Возможно, вы получите долю отрицательных отзывов от общественности — в условиях, когда бизнес уходит на удаленку и все же переносит мероприятия.

Что сделали мы

Свою апрельскую конференцию мы решили перенести предварительно на 2 октября 2020 года.

Почему выбрали именно этот вариант? Тщательно взвесили все плюсы и минусы стратегий, которые описаны выше. И выделили для себя главный ориентир: нам важны безопасность и здоровье наших слушателей, партнеров, клиентов.

Однако мы дали им определенные обещания, которые обязательно выполним. И к новой дате подготовимся еще лучше. Конференция подразумевает формат кейсов, практики и нетворкинга. Мы хотим сохранить эту концепцию. Привезти зарубежных экспертов, организовать именно «живое» общение на митинг-поинтах — для того, чтобы люди знакомились, налаживали деловые связи, договаривались о сотрудничестве прямо на мероприятии.

Что касается денежных издержек при переносе конференции, нам удалось их избежать. Мы несколько месяцев следили за ситуацией и разрабатывали различные сценарии. Поэтому не спешили с запуском рекламной кампании: планировали начать анонсирование в конце марта. Успели только внести предоплату площадке. По условиям договора, мы не теряем эту сумму, когда меняем дату ивента.

В качестве альтернативы апрельскому событию мы оперативно разработали новую стратегию. Решили организовать полноценную онлайн-конференцию, на которой бесплатно поделимся пошаговыми инструкциями: как перевести компанию на работу из дома, как сократить текущие расходы, как перенести продажи в онлайн и многое другое.