Менеджмент «Про бизнес» 9 декабря 2019

Что делать, если ты «поджигатель»: простые правила тайм-менеджмента для несистемных людей

Как не утонуть в ежедневных делах, не прокрастинировать (или делать это с пользой), но при этом ничего не забыть? Реально ли это вообще? Катерина Левченко, директор Orange Process, поделилась с «Про бизнес» своим опытом — как быть, если ты несистемный человек, но хочешь оставаться продуктивным.

— Темой продуктивности я интересовалась всегда — у меня слишком много желаний, но я часто не понимаю, как это все довести до конца. По всем тестам я классический «поджигатель»: могу придумать суперидею и даже начать что-то делать, но потом хочу отдать ее кому-то, чтобы ее довели до конца. К сожалению, так не получается.

**Катерина Левченко**
Директор Orange Process

По складу характера я такая советская пионЭрка, отличница. Но в то же время — жуткий прокрастинатор и несистемный человек, работаю «волнами». Сегодня меня на все «прет», а завтра у меня нет настроения, и какие-то задачи могу откладывать до последнего. При этом начинаю заниматься чем угодно, лишь бы не тем, чем нужно. А в конце дня могу сказать себе: «Ах, я просто не успела, столько дел, столько дел!» — отличная внутренняя отмазка. Но по итогам никакого внутреннего удовлетворения не будет, ведь главная работа-то не сделана! Однажды я поймала себя на том, что мою окно, хоть и ненавижу это делать, вместо того чтобы выполнить важную работу. Я подумала: «Так, что происходит?! Соберись!»

Поделюсь своими методами, которые помогли мне привести в порядок дела и настроить свой тайм-менеджмент.

Все и сразу!

Думаю, у каждого была ситуация: на вас наваливается куча дел, и надо сделать все и сразу. У кого-то включается состояние «Раз ничего не успеваю, не буду делать вообще ничего!» У меня бывает так: просыпаешься в 4 утра, начинаешь думать про срочные дела, заснуть не можешь, а с утра вообще нет сил ни на что. И так как белка в колесе.

Но так как я предприниматель, у меня не было выбора — пришлось придумать работающую схему, которая помогла мне не сойти с ума под грузом ежедневных задач. И сегодня применение этой схемы показывает — она работает!

Итак, что нужно делать.

1. Выписать все задачи. Вот прямо все-все — не только по работе, но и бытовые: «Сделать прививку коту», «Поменять зимнюю резину», «Отвести ребенка в парикмахерскую». Лучше выписать именно руками на лист бумаги, хотя бы в начале работы с этим упражнением. Когда вы пишете, вы одновременно думаете над тем, что происходит.

По моему опыту, если у вас меньше 40 пунктов, то вы наверняка что-то забыли. У меня как-то набралось 160 пунктов, а их может быть 600. Но не пугайтесь, это нормально. Цель упражнения — выгрузить из головы все дела. Вы должны быть уверены, что ничего не забудете, все записано на этом листе. Затем встаньте, оглянитесь вокруг, попейте кофе — и 100% вспомните что-то еще, и допишите в список пару пунктов.

2. Поделить задачи на проекты. Дальше стараемся поделить все дела на проекты, для каждого берем отдельный лист.

У проектов в классическом понимании должны быть начало и конец, поэтому кое-что можно назвать проектом весьма условно — например, «Дом», «Красота» или «Клиенты». В проект «Дом» войдут такие дела, как «заплатить за квартиру», «вызвать водопроводчика» и «постирать шторы». Старайтесь вместить свои дела максимум в 10 проектов — большее количество сложно будет удержать в фокусе.

Бывает и так: мы записали в список какую-то задачу, а на стадии проекта вспомнили еще кучу дел. Например, в проект «Клиент Х» кроме дела «выслать коммерческое» мы допишем еще и «уточнить у поставщика про товар», «запросить реквизиты и сделать договор».

Если у вас огромный список дел, то переписывать все это руками немного утомительно. Процесс можно автоматизировать — лично я веду такой список в CRM. Причем и мои личные дела, и рабочие находятся в одном документе. Если у вас встречи и задачи записаны в разных местах, вы гарантированно будете «косячить» и там, и там.

3. Расставить приоритеты. Смотрим на проекты с точки зрения дедлайнов и денег, отмечаем для себя — какие проекты для вас важны. Есть очень приятные для нас клиенты, но там нет денег. Или не очень приятные и денег не несут, но отработать их надо обязательно (например, налоги заплатить).

4. Определить список дел на день. Для этого я использую матрицу Эйзенхаура — 4 квадрата по шкале «Важное-не важное», «Срочное-не срочное». Рисуем эту матрицу и начинаем закидывать туда наши дела (не проекты). Какое-то дело сегодня делать не нужно или просто все нужные дела за день мы не сделаем — его не вписываем. То дело, которое перенесли в матрицу, вычеркиваем из общего списка дел.

Лайфхак: нельзя закидывать все дела в «Важное и срочное»! Туда и без вашего списка в течение дня вам непременно «прилетят нежданчики». А многие кидают почти все дела в этот раздел и удивляются: «Почему ничего не успеваю?!» Если мы правильно планировали, основные дела должны попасть в категорию «Важное и несрочное». Так у нас остается какой-то задел по времени, работу можно выполнять без надрыва.

Говорят, проектами управлять легко, примерно как ездить на велосипеде. Только ты в огне, велосипед в огне и все вокруг в огне!:)

Подумайте — действительно ли все ваши проекты такие срочные? Часто бывает так: «Быстрее пришлите нам эту информацию, нам она нужна вчера!!!», а через неделю спрашиваешь: «Ну как?» и получаешь ответ: «Ой, а мы еще не прочитали…»

Стараемся по возможности сделать так, чтобы все «случайности» и «изменения» были запланированными. То есть что-то происходит, но вы уже предусмотрели такой вариант, и у вас заготовлено на него решение. Нассим Талеб это называл «Делать черных лебедей серыми». Например, многие ивент-менеджеры носят с собой нитку с иголкой, потому что случаи, когда перед выходом на сцену у кого-то оторвется пуговица, не слишком частые, но критичные — могут сорвать выступление. Мир вам будет подкидывать сюрпризы, но вы будете уже к ним подготовлены.

Что такое «Неважно и срочно»? То, что не влияет на результат, но надо сделать именно сегодня. Например, поздравить с днем рождения не слишком близкого знакомого — сегодня, завтра будет поздно. Или сделать уборку — если для вас в принципе она не слишком важна, но завтра приедет ваша мама:)

В раздел «Неважно и несрочно» я бы рекомендовала отправлять дела, которые в принципе не обязательны. Но часто именно они могут давать вам энергию для восстановления сил — невозможно же постоянно работать как автомат! Для меня это вязание, чтение художественных книг и бизнес-литературы. И если я начинаю тупить, то туплю с умыслом — делаю что-то из этого раздела.

5. Определить сроки. План без сроков — это плохой план. Если на задачу «нарисовать дизайн» или «сделать договор клиенту» вы выделите себе три дня, то будете три дня раскачиваться, а делать все в последнюю минуту.

Для себя я условно делю все дела на три группы в зависимости от времени на их выполнение:

Около 5 минут (проверить почту, позвонить, спросить)
20 минут (написать текст письма, составить расписание на следующий день)
Больше часа (провести лекцию, встречу, составить отчет за месяц).

Дальше я группирую эти дела в расписании — в час можно поставить одно большое задание или несколько дел поменьше. Мелкие дела (звонки, проверки оплат от клиентов) стараюсь объединять вместе — «переключение» тоже занимает время. Приложений — планировщиков расписаний много. В каждом из них есть какой-то шаг, чаще всего полчаса, но его можно для наглядности поменять на 15 минут. А дела, которые не были выполнены, переносите на следующий день.

Не все задачи, которые вы запланировали, можно сделать за день. Большие задачи пугают, и вы не знаете, с чего начать.

Мой совет: слона надо есть по частям! Разделите задачу на подзадачи, делайте их постепенно, и сами не заметите, как «слон съеден».

Советую не планировать дел более чем на 6 часов, особенно для тех, кто только начинает работать с расписанием. Нас будут пытаться отвлечь коллеги, начальство, влетающие задачи, тренькающие мессенджеры. Если мы строим заведомо невыполнимые планы, то привыкаем к тому, что они никогда не выполняются. А дальше какой вывод? «Тайм-менеджмент — фигня, это не работает!»:)

Когда мне на собеседовании рассказывают: «Я работал по 10 часов в сутки…», то чаще всего я понимаю — человек не умеет планировать свое время. Если реально впахивать по 10 часов в сутки хотя бы неделю, вы поймете — это плохая идея, надо после этого дня 3 приходить в себя. Если вы нормально не поспите 2−3 дня, ваша результативность будет нулевая.

Что почитать по теме

На тему тайм-менеджмента я проштудировала огромное количество книг, могу посоветовать 3, которые больше всего мне помогли разобраться с этой темой:

Брайан Трейси «Оставьте сомнения, съешьте лягушку»
Максим Дорофеев «Джедайские техники. Как воспитать свою обезьяну, опустошить инбокс и сберечь мыслетопливо»
Бизнес-роман «Экстремальный тайм-менеджмент» от Николая Мрочковского и Алексея Толкачева. Тут мне понравилась идея «Составить на день правильные планы и не ложиться спать, пока их не выполнить», «Не делать того, что нет у вас в плане». Так понравилась, что 30 декабря 2013 года я в 3 часа ночи поехала мыть машину — потому что у меня это было в плане:)