В смысле стратегическая сессия на корпоративе? Для чего компания решилась на такое

Вместо того, чтобы организовать обычный корпоратив, веб-студия «Медиа Лайн» предложила сотрудникам нестандартный формат — совместить праздник и стратегическую сессию. Цель мероприятия заключалась в том, чтобы выслушать предложения по развитию компании на год вперед.

Что учесть и на что обратить внимание, проводя стратсессию: опытом делится директор компании Роман Нестерович.

— Корпоратив — отличный способ собрать максимальное количество сотрудников в неформальной обстановке, узнать их получше и закрепить отношения друг с другом.

Часто бизнесу не хватает эмоций и простого человеческого общения, поэтому такой ресурс хочется использовать с максимальной пользой. Поэтому мы решили, что один из праздников совместим с проведением стратегической сессии. Поделюсь советами, как можно ее провести максимально эффективно.

Формат стратегической сессии

Это одна из форм работы с командой, которая позволяет решить как практические задачи бизнеса, так и обсудить стратегические вопросы. В нашей компании стратегическая сессия — это дискуссия, в которой могут участвовать все сотрудники. Так каждый из них будет осознавать важность своего голоса, своего участия в общем деле.

На сессии можно повысить вовлеченность коллектива в рабочие процессы, рассмотреть новые таланты и повысить мотивацию работников.

Мы решили, что формат групповой работы должен отвечать на три ключевых вопроса:

• На каком этапе компания находится сейчас?
• Какой у нас план на будущее?
• Как мы этот план будем выполнять?

Когда есть смысл проводить стратсессию

1. В организации грядут перемены, и эту информацию нужно правильно транслировать каждому члену команды. Новое направление бизнеса, изменения в структуре компании, новый продукт — всю эту информацию сотрудники должны не только узнать, но и правильно трактовать. Это поможет избежать слухов, а значит, и внутренних имиджевых потерь.

В нашем случае мы решили провести стратегическую сессию, потому что запускаем услугу по разработке контент-стратегии для сайтов. Отсюда — новые позиции в штате и новый подход к позиционированию. Как выработать такой подход — один из вопросов, который нужно было решить.

2. Есть трудности в коммуникации между сотрудниками разных отделов, особенно если компания крупная и занимает несколько офисов. Понятно, что личное общение, когда мы можем обменяться не только словами, но и эмоциональными реакциями, ничем не заменить. Но бывают ситуации, когда организовать его в компании физически невозможно. У нас, например, два офиса, один из которых находится в Гомеле, а другой — в Минске. Несмотря на то, что все находятся на связи в Skype и через онлайн-чат в CRM, в работе все равно возникают недопонимания. В ходе стратсессии эти недопонимания могут быть разрешены.

3. Работники пассивны и не проявляют инициативы в рабочем процессе. Это, как правило, частные случаи, однако знакомые абсолютно любому коллективу. Такие сотрудники приходят на работу, чтобы отсидеть с 9 до 6. Иногда они даже хорошо выполняют свои обязанности, но чаще показывают низкую продуктивность. Возможно, нет ничего страшного в том, что человек не предлагает ничего сверх своих обязанностей. Но важно помнить, что один демотивированный сотрудник способен «отравить» целый коллектив.

Как часто стоит проводить такую встречу

Самый подходящий вариант — один раз в год. И вот почему: годовыми периодами удобно измерять этапы развития компании. Руководителя же это будет держать в тонусе: часто ему может казаться, что и так все нормально, плывет компания по течению и плывет. Однако без анализа деятельности рассчитывать на успех не приходится.

Стратегическая сессия раз в год будет иметь эффект и для сотрудников, ведь цели компании не будут «спущены» на них сверху — каждый сможет принять участие, высказать свою точку зрения. Стратегия будет «пережита», прочувствована каждым человеком и точно родится в спорах и обсуждениях.

Как организовать стратегическую сессию

Главное правило — мероприятие не должно превратиться в балаган, поэтому все нужно четко спланировать. Подготовка к нашей сессии заняла больше двух месяцев. Мы детально продумали программу, тайминг и другие важные детали: транспорт, рассадку людей за столом, расселение по номерам после мероприятия. Тем не менее что-то пришлось корректировать уже в течение дня Х.

Чтобы за всем уследить, мы определили два ответственных лица:

Администратор — человек, который будет следить за техническими вопросами: работает ли техника, загрузились ли все презентации, хватает ли воды и еды, укладывается ли коллектив в расписание.

Модератор — тот, кто курирует само обсуждение, не позволяет отойти от общего к частному, от обсуждения ключевых вопросов для компании — к проблемам отдельно взятого человека.

Как проводить стратегическую сессию

Мы определили пять классических этапов:

1. Обсуждение итогов прошедшего года. Эту информацию готовит, разумеется, руководящий состав компании — именно они располагают цифрами и точными данными.

2. Постановка глобальной цели и задач для ее достижения. Наша цель, как мы сказали выше, — решить, как мы меняем работу в связи с появлением нового вида услуги.

Обычно трудность вызывает выбор одной-единственной цели. Чтобы было проще, нужно сделать подробную декомпозицию и откинуть все лишнее, оставив только главное и осязаемое намерение.

Лучше ставить себя в условия, которые будет непросто выполнить. Иначе есть риск расслабиться на середине года.

3. Прогноз условий и внешних факторов, которые будут влиять на работу компании в грядущем году. Это могут быть условия отдельного рынка, общая экономическая ситуация в стране — в остальном каждый случай индивидуален.

4. Выбор и обозначение стратегии на следующий год. Этим, так же, как и целеполаганием, должен заниматься топ-менеджмент. Нужно быть предельно честными с коллективом, не манипулировать ожиданиями и цифрами — все мы хорошо чувствуем обман.

5. Обсуждение тактик, которые позволят реализовать стратегию. На данном этапе нужно подключиться всему персоналу — это должен быть полноценный диалог, где каждый поделится своим видением, своим вкладом в общее дело. Генерировать идеи можно в разных форматах. Например, разбить команды на группы, каждая из которых будет обсуждать одну из задач. Можно также устроить небольшой «мозговой штурм» — все участники предлагают по очереди свои идеи.

Каждое из предложений, которое звучит во время дискуссии, лучше записывать. В результате появится список идей. Из него в конце сессии можно выбрать наиболее эффективные — также обсудив с командой.

Руководители, которые участвуют в стратегической сессии, также могут отмечать для себя, кто из сотрудников проявил инициативу или высказал свежие, нестандартные мысли.

Какие ошибки допускают компании при проведении сессии

Если речь идет о том, что корпоратив и стратегическая сессия проводятся вместе, самая распространенная из проблем — когда топ-менеджмент дистанцируется от коллектива: садится за отдельный стол. В случае, если это происходит на корпоративном мероприятии, — заказывает другое меню и так далее. Это негативно влияет на саму концепцию общего обсуждения и может вызвать недоумение у большинства сотрудников.

Из этой проблемы вытекает другая: сотрудники не участвуют в диалоге и могут замалчивать проблемы. Особенно опасно это потому, что коллектив располагает меньшим количеством информации, чем руководители, и из-за этого растет уровень критики. Проблем не стоит бояться — любая из них может стать точкой роста для бизнеса.

Если же сессия, как и в нашем случае, проводится совместно с корпоративом, то стоит контролировать и даже ограничивать количество алкоголя. Иногда, безусловно, это может дать положительный результат и в чем-то сплочает коллектив — однако может сработать и в резко негативную сторону и привести к конфликтам. Процесс этот непредсказуемый, но управляемый — поэтому уделите меню банкета и времени подачи блюд должное внимание.

Уделите внимание мелочам и придерживайтесь корпоративного стиля. Зачастую все, что делается внутри и для компании, вызывает к себе попустительское отношение. Проследите за тем, чтобы все презентации были в едином стиле, подготовьте бейджи, разместите символику компании по территории проведения сессии — так сотрудники ощутят серьезность происходящего.

Установите дресс-код на мероприятии. Позвольте себе увидеть работников другими, нарядными и праздничными.

Не скупитесь на детали. Лучше немного переплатить за место, еду и другие вещи — на бюджете компании это скажется не сильно, зато каждый в коллективе останется доволен и почувствует заботу компании.

Обязательно пригласите на мероприятие фотографа. Не стоит рассчитывать, что кто-то из сотрудников захочет провести день или вечер с фотоаппаратом в руках. Лучше позвать профессионала и поставить ему четкое техническое задание, по которому нужно запечатлеть абсолютно каждого человека. Пускай у всех останутся не только приятные воспоминания, но и личные фото — так сотрудники тоже смогут почувствовать свою значимость.

Проведите по итогам события опрос. Обязательно анонимный — о том, какие реальные ошибки и проблемы руководство могло допустить — как в организации корпоратива, так и в проведении стратегической сессии (формат, обсуждаемые вопросы). Обратную связь можно и нужно использовать, чтобы лучше подготовиться к следующей встрече.