«А вы точно доверяете своему директору?». Как собственники бизнеса могут подстраховаться в управлении компанией

Управление бизнесом — непростая задача. А найти хорошего директора для компании — порой вообще квест. Один будет отлично разбираться в продукте, но завалит «бумажную» работу (еще чего доброго штраф заработает от проверяющих), другой — создаст идеальный порядок в процессах, но не сможет вывести на рынок ничего стоящего, а третий — может все и сразу, но запросит такую зарплату, которую вы будете в состоянии платить, только оставаясь без прибыли. А если вы решили взять все управление в свои руки, есть риск в какой-то момент тоже упустить что-то важное. Популярный в последнее время вариант — нанять вместо директора управляющую организацию. В идеале она может помочь устранить недостатки и усилить положительные стороны. Как подобрать управляющую компанию и чем она полезна, «Про бизнес» спросил у руководителя направления корпоративного управления REVERA law group Михаила Карпука.

Виды управления компанией

— Управление любой компанией можно условно разделить на продуктовую и административную часть. К продуктовой части относится, например, разработка концепции продукта, подбор команды, постановка задач, продвижение готового продукта. Это то, ради чего вы и создавали компанию, то, что приносит ей прибыль. И, наконец, то, в чем вы разбираетесь лучше других. Ведь чем бы вы ни занимались, вряд ли есть кто-то, кто больше вас понимает в вашем собственном продукте. Именно на этих вопросах вам и имеет смысл сосредоточиться, поскольку у вас в руках лучший инструмент для решения этой задачи.

Но, кроме продуктового управления, есть еще и административное. Это управление процессами, которые не слишком заметны, но совершенно необходимы для нормальной работы компании: подготовка и подписание документов, соответствие требованиям законодательства, взаимодействие с контролирующими органами. Для того, чтобы качественно справляться с этими задачами, нужно хорошо разбираться в целом ряде вопросов, рассредоточенных по разным нормативным актам. Это, например, вопросы бухгалтерского и налогового учета, трудового права, охраны труда, работы с обращениями граждан и государственных органов, защиты персональных данных. Невыполнение этих обязанностей может привести к уплате штрафов и затруднению нормальных бизнес-процессов.Зачастую это явно не то, чем вы хотели бы заниматься самостоятельно, но это то, что объективно требуется, чтобы спокойно делать свое дело.

Кто лучше: наемный директор или управляющая организация?

Жаль, что сегодня в Беларуси еще не существует общепризнанного стандарта оказания услуг управляющей организации. Более того, разные компании, которые оказывают такие услуги, вкладывают в них разное содержание. Поэтому к выбору управляющей организации стоит подходить с осторожностью.

Первое, на что нужно обратить внимание, — это компетентность. Административное управление сочетает в себе два аспекта: организационный и юридический. К сожалению, наемный директор зачастую даже не осознает в полной мере объем этих обязанностей. Помимо этого, в работе наемного директора высока вероятность юридических ошибок, в том числе из-за устаревшей практики по принципу «так делали всегда». В последнее время в законодательстве происходит много изменений, поэтому от компетентности руководителя напрямую зависит безопасность компании. Управляющая организация может гарантировать, что вы своевременно узнаете о важных изменениях в законодательстве и получите необходимые практические рекомендации.

Для собственника компании всегда важно найти баланс между компетентностью руководителя и доверием к нему. Человек, которому вы полностью доверяете, например, ваш родственник или близкий друг, может быть недостаточно компетентен. И наоборот: вы не можете полностью доверять стороннему наемному директору, в руках которого сконцентрирован очень широкий объем полномочий. В целом к компетенции директора относится решение всех вопросов, которые не относятся к исключительной компетенции общего собрания участников. Если говорить о типичном уставе, то директор не сможет без вашего согласия принять только наиболее значимые для бизнеса решения, например, о реорганизации или ликвидации, об участии в других компаниях, о заключении крупных сделок, о предоставлении безвозмездной спонсорской помощи. Всегда есть вероятность, что наемный директор может использовать эти широкие полномочия не в интересах компании, а для собственной выгоды. И его лучше контролировать.

Управляющая организация дает и чисто практическое преимущество: она не уйдет в отпуск, не уволится, не заболеет, не уедет в другую страну. Все функции дублируются, что гарантирует непрерывность управления даже в случае форс-мажора. Управляющей организации не нужно оборудовать рабочее место, покупать оргтехнику, предоставлять социальный пакет. Наконец, выплаты в адрес управляющей организации не облагаются подоходным налогом и отчислениями в ФСЗН. За счет этого стоимость услуг управляющей организации сегодня, как правило, сопоставима с затратами на квалифицированного топ-менеджера.

Кстати, задуматься об услугах управляющей организации имеет смысл также в случае, когда в вашей компании неэффективно работает система принятия решений и подготовки документов. Если вам, как собственнику, не до конца ясно, как в компании распределены полномочия и кто несет ответственность за каждое конкретное решение или документ, то, вероятно, вам необходима помощь в регламентации процессов внутри компании.

При подготовке договора на управление компетентная управляющая организация, по сути, проведет мини-аудит того, как в компании организована работа по различным направлениям: заключение договоров, бухгалтерия, налоги, платежи, кадровые вопросы, охрана труда, защита персональных данных и так далее. Такой мини-аудит поможет, во-первых, зафиксировать лучшие практики, работающие в компании, а во-вторых, оптимизировать работу в тех областях, которые в этом нуждаются. Управляющая организация обратит ваше внимание на имеющиеся недостатки и риски, а также предложит практические решения исходя из своего опыта.

Из чего состоят услуги по управлению

Давайте для наглядности представим себе услуги управляющей организации в виде айсберга с заметной надводной частью и еще более внушительной подводной. В верхней части мы увидим универсальные услуги, которые необходимы почти всем клиентам. Это базовый набор услуг, который служит точкой отсчета. Отталкиваясь от нее, управляющая организация сформирует для вас индивидуальное предложение, в которое включит уже услуги из подводной части айсберга, причем именно такие, которые необходимы конкретно вам исходя из внутренней ситуации в вашей компании.

Во-первых, как мы уже обсуждали выше, управляющая организация поможет детально разобраться с порядком принятия решений и составления различных документов. На этом этапе будут подготовлены приказы о назначении ответственных и доверенности на работников компании, если это необходимо. Все эти действия в конечном счете помогают и собственнику, и самой управляющей организации, поскольку облегчают им взаимодействие в будущем.

Вторая услуга из базового набора — это работа с документами. Управляющая организация проверяет документы не только на соответствие законодательству и правильность оформления, но и с точки зрения соблюдения интересов клиента и отсутствия существенных рисков. В крупной управляющей организации проверкой документа будут заниматься специалисты именно из той сферы, к которой относится проверяемый документ. Проверка и подписание документов проводятся за оговоренное с клиентом время с учетом их срочности.

И, наконец, третья, но также немаловажная часть — это прозрачная и понятная отчетность о проведенной работе. Ответственная управляющая организация будет вести реестры всех подписываемых документов и хранить их сканы. Уполномоченным представителям клиента будет предоставлен доступ к таким реестрам в режиме реального времени, чтобы контролировать текущий статус документов.

В подводной части айсберга вы сможете найти услуги, которые оказываются по запросу клиента, исходя из его конкретных потребностей. Это составление корпоративных и кадровых документов, проведение и контроль платежей, консультирование по вопросам изменения законодательства, представление интересов перед государственными органами, участие в переговорах и так далее. На этапе подготовки договора на управление важно определить, насколько регулярно та или иная услуга требуется клиенту. Если она нужна постоянно (например, контроль платежей), то имеет смысл включить ее в пакет абонентского обслуживания. Если же необходимость в такой услуге возникает время от времени, то и бюджет на нее обычно согласовывается отдельно в каждом конкретном случае.

В целом можно сказать, что услуги управляющей организации — это своего рода «шведский стол», с которого клиент может выбрать необходимый ему набор услуг. Если же в ходе совместной работы понадобятся какие-то корректировки, то ничего не мешает подойти к этому столу еще раз.