«Потеряли $ 13 000 из-за одного тире». Смотрите, как теперь эта компания проверяет контрагентов

Сотрудники отгрузили большую партию пневматического и строительного оборудования мошенникам вместо реального контрагента. В итоге компания потеряла больше $ 13 000. «Надежды вернуть средства у нас почти не осталось, — делится директор компании „Пневмотехцентр“ Александр Матвейчев. — Несколько проверок и подписанный договор не спасли от интернет-мошенников». Как разоблачить фейкового контрагента в России до заключения сделки — читайте в нашем материале.

— Наша компания «Пневмотехцентр» реализует пневматическое и строительное оборудование. Команда свыше 90 сотрудников обслуживает клиентов в Беларуси, России и Казахстане. В основном со всеми клиентами мы работаем по предоплате и отгружаем товар только после того, как деньги поступили на счет. Но есть контрагенты, которые принципиально не платят сразу, а только после поставки. В Беларуси по такому принципу работают многие крупные компании — у них такие правила. Тщательно проверяем контрагентов перед тем, как заключить сделку. Как оказалось, наши методы не всегда работают.

В ноябре 2020 года к нам обратился крупный застройщик Москвы и Подмосковья с заказом на закупку строительных инструментов и оборудования на сумму $ 13 600. От представителя контрагента на электронную почту нашего менеджера по продажам было отправлено письмо с заявкой на приобретение товара и картой предприятия. В подписи молодой человек представился старшим менеджером департамента закупок застройщика. Специалист указал полное имя, фамилию, отчество, предоставил номер рабочего телефона и своего мобильного для связи, а также прикрепил ссылку на сайт компании.

Прежде чем отвечать на подобные заявки, мы проверяем всю информацию из письма:

• Переходим по ссылкам. В подписи была кликабельная ссылка на реальный сайт компании. При переходе страница открывалась, в разделе «О компании» была полная информация о регистрации фирмы и ее история
• Звоним по номерам телефонов. В данном случае при звонке срабатывала запись телефонии с приветствием, названием компании и возможностью переключиться на любого специалиста
• Уточняем историю потенциального клиента. Это можно сделать с помощью специальных сервисов или в отделениях некоторых банков. Так, например, СберБанк, в котором обслуживается наш московский офис, проверяет контрагентов по номеру ИНН. Нам предоставили информацию о балансе потенциального клиента за прошлый год, дебиторской и кредиторской задолженностям.

В результате проверки мы убедились, что компания давно на рынке, работает с прибылью и обеспечивает работой тысячи сотрудников. В финансовой истории клиента нас ничего не насторожило, и мы решили продолжить общение с контрагентом.

В следующем письме менеджер по закупкам озвучил условия сделки: «Здравствуйте, учитывая масштаб нашей компании, репутацию, долю рынка, а также размер уставного капитала, в рамках которого мы отвечаем по своим обязательствам, мы рассматриваем предложения с отсрочкой платежа 14 календарных дней. Вы готовы работать с нами на этих условиях?»

Чтобы обезопасить себя, мы закрепили сроки оплаты в договоре, попросили клиента прислать нам скан подписанного контракта, а также оригинал на наш юридический адрес в Москве.

Все условия были соблюдены. Бумаги были подписаны и проштампованы фирменной печатью контрагента. Мы отгрузили товар в последних числах ноября и договорились, что клиент проведет оплату 15 декабря. Клиент подтвердил дату и… пропал. После условленного срока средства на наш счет не поступили, менеджер перестал отвечать на наши сообщения.

Нам оставалось только связаться с компанией напрямую и попросить прокомментировать поведение своего сотрудника. Нам стали задавать уточняющие вопросы: «Кто контактировал с нашим менеджером по продажам?», «На какой объект мы осуществили поставки?» Мы предоставили скриншоты переписки с менеджером и приложили электронные документы.

Компания прокомментировала ситуацию следующим образом: «Изучили ранее направленные материалы, наша компания данные документы не подписывала, оборудование не получала, к данной поставке отношения не имеет. Почта, с которой велась переписка, не принадлежит нашей компании. Домен нашей компании пишется без тире. Обратитесь в правоохранительные органы».

Я не мог себе представить, что такое бывает. С такой схемой мошенников я раньше не сталкивался. У нас на руках были все документы: договор о поставках на сумму 1 млн 13 тыс. рос. рублей (около $ 13 600), сканы накладных, подписанные обеими сторонами, доверенность на водителя, подписи с официальными штампами на фирменных бланках (оказались подделкой), записи с камер наблюдения с нашего склада. И даже это не спасло нашу компанию от мошенников.

Все данные мы отправили в полицию и написали заявление. Правоохранительные органы России до сих пор ведут проверку по этому делу.

Какие выводы мы сделали и что изменили в процедуре проверки контрагентов

Надежды вернуть средства у нас почти не осталось. Но благодаря этому кейсу мы получили большой (хоть и дорогой) урок и перестроили процесс проверки потенциальных клиентов.

Первый шаг — запрашивать напрямую у контрагента копию свидетельства о государственной регистрации, свидетельства о постановке на налоговый учет и устава. Вы даже можете попросить предоставить бухгалтерскую отчетность за последний отчетный период. Если клиент наотрез отказывается высылать документы по вашему запросу, это уже звоночек. Но не стоит расслабляться и в случае полного удовлетворения вашей просьбы. Всю информацию нужно тщательно проверить в любом случае.

Вот несколько сервисов для проверки контрагента в России:

1. Стандартные сведения о потенциальном клиенте (дата регистрации контрагента, адрес, ФИО руководителя и учредителя компании, уставный капитал и т.д.) можно уточнить в едином государственном реестре юридических лиц.

2. Сервисы федеральной налоговой службы России покажут, находится ли контрагент в списке должников по налоговым платежам. Если вы не доверяете сведениям из базы, можете сделать запрос в налоговую инспекцию по месту регистрации контрагента.

3. Данные бухгалтерской отчетности организации за любой период можно запросить в Росстате или проверить на сайте Rusprofile.

4. Историю судебных разбирательств вашего контрагента можно уточнить в картотеке арбитражных дел. Достаточно ввести в поле «Участник дела» название, ИНН или ОГРН компании.

5. Единый федеральный реестр сведений о фактах деятельности юридических лиц поможет проверить, не находится ли контрагент на стадии банкротства.

В нашем случае проверка истории контрагента не вызвала подозрений, так как мошенники прикрылись реальной компанией, у которой все действительно было в порядке.

Поэтому теперь мы:

1. Не ведемся на большие объемы поставок, внушительные суммы и репутацию компании. $ 13 000 — это для нас ощутимые потери. Перед тем как заключить договор с мошенниками, мы как раз взяли кредит для масштабирования бизнеса. Когда увидели заявку на крупную поставку товара, посчитали стоимость, поняли, что при успешной сделке сможем быстро выплатить тело кредита. Сумма от достаточно надежного контрагента показалась привлекательной и могла притупить бдительность. К сожалению, все прошло не так, как мы планировали, и нам пришлось не просто отложить реализацию плана по масштабированию бизнеса, но и увеличить продажи, чтобы возместить потери от неудачной сделки.
2. Стараемся не работать в рассрочку. Партнеры рассказывали случаи, когда мошенники подделывают даже электронные ключи от тендеров. То есть в интернете анонсируется тендер от лица какой-то компании, официально собираются заявки на участие, выигравшему предпринимателю предлагают отгрузить товар на специальных условиях — в рассрочку. Он соглашается, отгружает партию продукции на сумму 9 млн рос. рублей (около $ 121 450), ждет оплату, начинает звонить и разбираться, почему деньги не поступают на счет, и выясняет, что компания не проводила никакой тендер. Мы вывели для себя такой способ увидеть движение живых денег по счетам и проверить, может ли контрагент осуществлять переводы: если клиент настаивает на отложенной выплате, договариваемся о переводе хотя бы 1% суммы на наш счет.
3. Больше не доверяем информации из email-сообщений. В прошлый раз мы как раз попались на недостоверном номере компании, который указал в письме представитель контрагента. Не обратили внимание, что на официальном сайте указаны совсем другие номера телефонов. Теперь после получения заявки на поставку мы внимательно изучаем официальную страницу контрагента в интернете и звоним в компанию только по телефонам, которые указаны в разделе «Контакты» на ее сайте. Если общение с официальными представителями не внушает доверия, просим прислать на нашу компанию письмо на официальном бланке с подтверждением личности менеджеров по закупкам. И отправляем письмо на экспертизу, если есть сомнения в подлинности бланка.
4. Стараемся установить личный контакт с представителями контрагента. Чтобы проверить, существует ли фирма не только по документам, но и в реальности, лучше «напроситься в гости», своими глазами увидеть офис и познакомиться с представителями компании.

Теперь даже банки не внушают нам стопроцентного доверия, и мы перепроверяем их по этой же схеме.

Читайте также

• «Платежеспособные клиенты уезжают за границу». Как выживают частные школы в Беларуси
• Что такое опционы для сотрудников и почему они выгодны бизнесу

• Открыть торговую компанию в России или работать через посредника? Как белорусским ИП не попасть в налоговый ад