Уйти в минус на $12 800 и не пожалеть. Организаторы BIGSMMDAY рассказали, сколько и на что потратили

Сколько стоит организовать деловое мероприятие, если вы готовы не экономить на нем? Своими доходами и расходами с нами поделилась команда организаторов конференции BIGSMMDAY в Минске. Событие проходит четвертый раз, и в этом году за 3 дня оно собрало более 500 человек.

— У нас было 15 килограмм кофе, 38 часов без сна, 44 человека и бесконечное множество оранжевых подушек от «Одноклассников». А также 37 спикеров, пятерка топовых блогеров и несколько представителей крупного бизнеса.

Мероприятие собрало 456 человек в офлайне и еще 110 в онлайне. Подготовка заняла 3,5 месяца. В организации приняло участие 14 сотрудников Академии Rocket и агентства UFOX: 2 event-менеджера, 2 project-менеджера, 2 копирайтера, 2 дизайнера, 3 sales-менеджера, таргетолог, контекстолог, креативный директор. А еще 30+ волонтеров во главе с руководителем.

В последние дни продаж билеты стоили 50 белорусских рублей на онлайн-просмотр, 105 — за живое участие в течение двух дней и 265 рублей за три дня. Это дешевле, чем на аналогичные конференции по диджитал, пиар или продажам. Цена обусловлена новизной рынка, его пока еще малым объемом в общей доле, и, как следствие, невысокими зарплатами и бюджетам на SMM.

Мы пообещали, что гостям в этот раз мало не покажется. Мы хотели продемонстрировать, какими могут быть конференции, если работать не на экономию, а на результат. На кофе-брейках мы не подавали печенье, потому что знали, как после него хочется спать. А угощали оригинальными сэндвичами, канапе, молотым кофе. Спикерам мы дарили не просто пакеты с партнерской продукцией, а прикольные женские и мужские бюсты с фирменной символикой. И многие задавались вопросом «Сколько стоило организовать ЭТО?». Поделимся, сколько стоит организовать событие, которым мы гордимся.

Мы потратили $ 34 741. На что?

Мы выделили 8 основных направлений в бюджете.

1. Маркетинг — $ 5973.

• Размещение digital-рекламы: таргетированная, контекстная, баннерная реклама, промопосты, реклама в Stories, размещение роликов в бизнес-центрах, на радио и телевидении. Мы использовали ВКонтакте, Facebook и Instagram.
• Работа подрядчиков (рекламное агентство UFOX)
• Размещение статей, рассылка
• Создание рекламного ролика. Сценарий разрабатывали сами, для монтажа нанимали подрядчика. Но он нам так понравился, что с 1 декабря мы взяли его в штат
• Работа штатного дизайнера
• Создание сайта. Тексты мы писали своими силами, а программную и дизайнерскую работу выполнял подрядчик из Санкт-Петербурга.

2. Помещение — $ 8577. Мы выбрали «ОК16» — это новая площадка в Минске, которая, в отличие от отелей, не задирает стоимость аренды и разрешает организовывать свой кофе-брейк. Мы компенсировали недостаток уюта ярким оформлением и активациями.

В эту статью расходов мы включили:

• Аренду помещения — порядка $ 1500
• Оборудование, освещение, мебель. Дополнительно арендовали проекционный экран, 10 микрофонов, кликеры, флипчарты, закупали переходники. Из мебели понадобились диваны, столы для кофе-брейков, барные стулья для зон активности. Установили на улице биотуалеты, чтобы избежать очередей у основных санузлов.
• Работу уборщицы
• Декор и оформление. Мы брендировали сцены в двух залах, вешали крылья-баннеры вокруг экранов, горизонтальные и вертикальные баннеры в залах, ставили мобильные перегородки для разделения залов. Все работы выполнило агентство полного цикла
• Партнерские активации. Например, «Одноклассники» сделали фотозону в виде бассейна с плюшевыми подушками-ОКами, а также повесили карту белорусских брендов в «Одноклассниках». А еще раздавали призы за количество просмотров прямой трансляции в ОК Live. Банк «Москва-Минск» захотел зону для нетворкинга, а WEBPAY — интерактивную игру «Игры Разума».

3. Спикеры — $ 5011. Мы пригласили 37 спикеров, 15 приехали из других городов и стран. В среднем один спикер обошелся нам в $ 250−300. Гонорары мы не платили — они соглашались, потому что ценят собственное продвижение, новые контакты и просто бесплатную поездку в другой город или страну. В стоимость вошли:

• Перелеты
• Проживание в Bon Hotel на 1−2 ночи
• Завтраки в отеле, обеды — 1 день в ENZO, второй день в Simple
• Трансферы по Минску на такси «Пятница»
• Подарки. Мы дарили женские и мужские бюсты с фирменной символикой.

4. Удобство гостей — $ 4681. Тут надо отметить умение договориться о бартере, а также партнерство со многими полезными людьми. Иначе цифра была бы в два раза больше.

• Кофе-брейки. Мы не подавали печенье, потому что знали, как после него хочется спать. А угощали сэндвичами, канапе и другими закусками ручной работы. Кофе у нас молотый, потому что мы сами кофеманы и знаем, как он важен
• Прямые трансляции
• 2 фотографа и видеооператоры

5. Развлечения — $ 2100. Хотя, казалось бы, всевозможные free drinks и welcome food могли влететь в копеечку, а шоу барабанщиков The STRESS вообще должно было потянуть на кругленькую сумму. В озвученную сумму входило:

• Afterparty в клубе LOFT. Там мы оплачивали приветственный фуршет, welcome drinks, работу диджея и ведущего, кавер-бэнда
• Открытие конференции выступлением шоу барабанщиков — $ 350
• Закрытие конференции неоновым шоу — $ 135

6. Полиграфия — $ 2445. Какими бы современными ни были технологии, пока мы не можем отказаться от бейджиков, сувенирной продукции и других мелочей. И если вы хотите, чтобы их не выкидывали в урну, не складировали на полки, не жалейте денег на качество. Мы, например, сделали крутые двусторонние блокноты, а не обычные, как на всех конференциях в СНГ. Мы платили за:

• Дизайн
• Печатную продукцию
• Форму волонтеров.

7. Сотрудники — $ 5134. Зарплаты, премии, вознаграждения сотрудников, плюс оплата сервисов, которые мы используем в своей каждодневной работе: Getresponse, SMMplanner, Getcourse, AMOCRM.

8. Дополнительные затраты — $ 1000. Сгоревшие переходники, канцтовары, удлинители, вода — в этот список может попасть что угодно. Просто имейте в виду, что на непредвиденные расходы у вас должна быть заложена N-сумма. Мы же потратились на допечатку бейджей, покупку новых переходников (старые сгорели прямо на мероприятии), покупку стаканов (привезенные разбили), дозакупку кофе и воды.

Наша выручка составила $ 21 956, из них $ 13 565 — это проданные билеты, а остальное — партнерские пакеты. Приятное закончилось, потому что минус составил $ 12 740. Но мы были к этому готовы. И не раз заявляли, что BIGSMMDAY — это игра «в долгую», вклад в репутацию, в развитие рынка SMM в Беларуси.

Мы готовы устраивать еще и еще мероприятия, чтобы все узнали, что в Беларуси SMM существует. В этот раз мы не просто внесли свою лепту в формировании рынка social media в Беларуси, но еще и объединили игроков рынка России и Беларуси, показали бизнесу, как пользоваться социальными сетями, устроили масштабный нетворкинг. А благодаря партнерству с Одноклассниками мы показали холдингу Mail.ru наши возможности и перспективы.

Кстати, знакомиться друг с другом мы учили предпринимателей на протяжении предыдущих двух лет. И наконец-то они начали делать это самостоятельно! Без специальных заданий и развлекательных пауз.

И напоследок — лайхфхаки

Заранее прописывайте форс-мажоры. Даже самые нереальные. Вплоть до высадки спецназа на мероприятии. Так вы сможете в стрессовой ситуации не полагаться на себя и свою команду, а иметь четкие руководства к действию.

Не бойтесь просить бартер. У вас станет больше друзей, а смета уменьшится. И обязательно поощряйте тех, кто договаривается об этом бартере. Мы, например, своих девочек отправили на неделю в отпуск и подарили им поход в SPA.

Всегда делайте все про запас. Техника может выйти из строя, люди могут внезапно докупить билеты, гости могут приехать с голодного острова прямо к вашему кофе-брейку.

Не верьте подрядчикам, что все проверено/готово/окей. Проверьте лично, позовите других посмотреть со стороны.

Имейте своих засланных казачков среди зрителей. Пусть они подмечают, что говорят в толпе, и дают вам обратную связь.

Держите в команде людей с реакцией мангуста в стрессовых ситуациях. Они не будут поддаваться всеобщей панике, найдут вашу инструкцию по форс-мажорам и начнут ее выполнять.

Отсматривайте презентации спикеров заранее. Не думайте, что их экспертность убережет вас от косяков.

Не жалейте время на генпрогон. Он спасет вас еще от 20% косяков.

Не экономьте на маркетинге. Даже если вы делаете супермегадолгожданное шоу, человеку нужно 4−5 касаний, чтобы принять решение о покупке. В нашем случае «плотину прорвало» за 3 дня до мероприятия. И произошел долгожданный sold out.

Не расстраивайтесь. Всегда будут люди, которым не понравился спикер, был неудобный стул, мало бутербродов, некрасивый блокнотик. Но эти частные мнения — не показатель для всеобщего настроения.