Клиент орет, дедлайн горит. Как выживает ивент-агентство, которое работает в вечном стрессе

Как выстоять, если клиент устраивает истерику, подрядчик исчезает в день дедлайна, а работа уже снится? Ответ на этот вопрос нужен во многих профессиях, и особенно в организации мероприятий. Один из крупнейших организаторов корпоративных событий — агентство «Eventum Globo» — сталкивается с этими проблемами в многократном объеме. На одном мероприятии могут быть задействованы под 50 подрядчиков и под сотню персонала.

Мы предложили управляющему партнеру агентства Андрею Рудю поделиться, какими правилами он руководствуется, чтобы не выгореть в профессии. Хорошая новость в том, что эти правила просты.

— Часто на собеседованиях я спрашиваю у людей: зачем вам этот ивент? Неужели не хотите себе работу поспокойнее? Самый распространенный ответ: «Ну что вы, это же так интересно!». Я взрываюсь в этот момент, начинаю в истеричной форме размахивать руками, пытаясь объяснить — нет, тебе сюда не надо, это просто пекло, зачем ты сюда лезешь?! Потом я понимаю, что откровенно пугаю человека и отговариваю работать в нашей компании. Он прошел несколько туров собеседования и заветное место в крутом офисе в центре города, в коллективе, который буквально светится позитивом, уже совсем близко… И тут его откровенно отговаривают — не надо тебе сюда, найди себе место поспокойнее.

Самое страшное в ивенте — это то, что ты отвечаешь за все и за всех. Просто потому, что ты организатор. Ты набираешься опыта, матереешь, стелешь соломку, где можно упасть, держишь в рукаве тузы всех мастей, но все равно приходит момент, застающий тебя врасплох. Например, однажды я приезжаю на площадку перед спортивным ивентом — а посередине газона идет траншея… прямо через всю площадку! Я в шоке бегу к администрации, а мне с озабоченным видом — «Ой да, у нас же тут новые коммуникации прокладывают…».

Глобальных проблем в нашей работе две

На самом деле сто две, но есть основные.

1. Проектный формат работы. Нет готового продукта, к покупке которого созрел клиент. Он не знает, что хочет. «Подготовьте нам две-три концепции, чтобы было не скучно, с обучающим эффектом, командообразование чтобы было. И чтоб не как у всех! Бюджет у нас небольшой, надо срезать, конечно, косты. Но тривиальных вещей мы не приемлем. Да, мы хотим вау-эффект!»

2. Мы — связующее звено между заказчиком и субподрядчиком. В крупных проектах число подрядчиков может доходить до 50 и даже выше. А число персонала — несколько сотен человек. Теперь представьте, сколько ляпов, косяков и ошибок могут натворить эти люди? А мы несем ответственность за каждый факап.

Например, солист музыкальной группы напился и не может петь; водитель, везущий персонал на ивент, перепутал площадку и находится за несколько сотен километров, а у тебя начинается мероприятие; танцевальный коллектив стоит на сцене минут десять и не начинает танцевать, потому что директор коллектива забыл флешку с фонограммой… а артисты ждут… и тысяча гостей перед сценой ждут… Про неправильно отпечатанную полиграфию, сгоревшие колонки и «просто отвратительную еду на банкете» я даже рассказывать не буду.

3. Нет, все-таки двумя проблемами не ограничусь. Расскажу про еще одну — проблему рабства под названием «аккаунтинг». Это один из основных катализаторов стрессовости ивентора и причина выгорания.

Мы выигрываем очередной тендер — и вот закрутилась круговерть. Аккаунту приходится немного задержаться на работе, и завтра тоже, и приходить ему уже лучше пораньше, ибо успеть все невозможно! А как иначе, ведь он суперклиентоориентированный менеджер. У них нет обеда, нет вечера и ночи, нет личной жизни и вообще жизни!

И вот я иду по офису и вижу уже несчастливого супергероя, покорившего звучный бренд. Передо мной несчастный человек, который не ест, не спит, говорит быстро и только по делу.

А сны ивентора — это нечто. Мой партнер по бизнесу вначале жаловался: «Сегодня опять мне снилась работа. Как я устал от этих ужасных снов, когда ты куда-то бежишь, не успеваешь, тебя рвут на части и весь мир буквально рушится под ногами!». Я всегда посмеивался с него: «Виталик, какой же ты псих!». А потом проект за проектом, заказчик за заказчиком, факап за факапом и… я просыпаюсь под утро в поту, как молодой бизон, который всю ночь несся по прерии в типографию, за перепечатанными пригласительными, потому что дизайнер отправил макет не в кривых.

Без закалки тут никак

Стрессоустойчивость — это и природный навык, но развивать его надо. В идеале не только работая в сложных условиях, но и с психологом.

Мы для себя приняли правило, что малоопытных сотрудников нанимать не можем. Мы не занимаемся обучением, а можем лишь сработаться с теми, кто уже имел опыт стрессовых ситуаций и сложных ивентов. Уровень стрессоустойчивости на собеседовании не выявишь, но помогает тестовый период. Часто люди уходят после первых сложностей. Новичкам мы все равно даем время набраться опыта — никто не доверит им управлять мероприятием. Случается, что после первых неудач мы переводим сотрудника на менее стрессовую должность.

Приведу пример. Однажды ивент готовила новая сотрудница. В день мероприятия технический подрядчик, везущий звуковое оборудование, не выходит на связь. Заказчик начинает, мягко скажем, переживать. Потом ругаться. Потом истерить. Еще, как очень часто бывает, «беда не ходит на ивенте одна». Проблема обретает черты бедствия и все это ложится на хрупкие плечи молодой сотрудницы. Это потом мы будем со смехом вспоминать, как директор ведущей компании по прокату звукового оборудования в стране, человек, за плечами которого тысячи мероприятий от самых звучных музыкальных фестивалей Беларуси до концертов мировых звезд на «Минск-Арене», мчался лично спасать фатальную ситуацию на, в общем-то, «мини-ивентике»…

Что было с нашей героиней? Невероятный стресс, масса переживаний, и слезы ни в чем не виноватой бедной девочки. После этого ивента мы перевели ее на другую должность. В нашей компании она работает уже четвертый год.

Как не выгореть в этих условиях

И все же даже стрессоустойчивым приходится тяжело. Как не превратиться в истеричку с паническими атаками? Как получать удовольствие от работы? Как и когда вообще жить при этом? Я вывел несколько правил.

1. После работы переключаться с рабочих вопросов. Я научился вообще их выкидывать из головы! Поскольку активно занимаюсь спортом — приведу аналогию. Мышцы нельзя тянуть бесконечно, в напряжении они не могут находиться долго. Если уж ты их как следует потянул — расслабь и дай возможность восстановиться. А затем — с новыми силами в бой!

2. Баланс: природная одаренность + отработанные навыки. Природное чутье и умение отделять главное от второстепенного; умение составлять план и действовать по нему и умение так же эффективно действовать без плана; многозадачность, которую ты выработал в себе и быстрота действий, которой наделила тебя природа. Если природа подкачала — прокачивай навыки.

Пример. Взяли мы очень перспективного сотрудника. Опыта в ивенте у него не было, но потенциал мы в нем разглядели сразу. И вот как раз это был тот случай, когда навыков еще не наработал, но природа помогла! Он мог перепутать тайминг, забыть важный момент, приехать на ивент и забыть часть реквизита и т.д. Но у него всегда было решение. Все свои промашки молодого ивентора он компенсировал оперативностью действий, смекалкой и умением собраться в самый нужный момент. И полтысячи народу и близко не предполагали, к примеру, что на церемонии открытия спартакиады председатель банка выехал на греческой колеснице, которая минуту назад развалилась в кустах. А гимн-то уже запустили…

За полтора года мы существенно подтянули профессиональные навыки нашего героя. Фактически, до уровня его природных талантов. А сейчас он уже возглавляет ивент-отдел в корпорации с числом сотрудников более 4 тысяч.

3. Работа в команде. Каким бы героем ты ни был, бывают ситуации, в которых один — бессилен. Но если мы друг за друга, если ты бежишь по стремянке поправить провисший баннер, а я бегу к этой стремянке, просто чтобы подстраховать тебя — значит, мы вытянем любой ивент. А если ты одиночка — нам с тобой не по пути.

4. На отдыхе забывать о работе. Сбегать из города, желательно — из страны, выключать телефон, не входить в мессенджеры и не проверять рабочую почту. Дорогой роуминг, слабый сигнал wi-fi, отсутствие интернета — благоговейно действуют на уставшего ивентора.

Пять лет назад мы без выходных и какого-либо отдыха буквально жили на работе. Как сейчас помню: однажды первые летние выходные у нас были в середине августа. Уму непостижимо! Сейчас стандартный отпуск есть у каждого сотрудника, стараемся их «выгуливать» в менее загруженные поры года — весной либо осенью. Дополнительного отдыха не даем, все-таки особенность сферы такова: хочешь зарабатывать, нужно тянуть приличный объем работ и проектов. Если отдыхать после каждого, то работать будет некогда.

5. И конечно, бесконечно любить свою работу.

И тогда заказчики становятся партнерами и даже друзьями. Подрядчики изо всех сил стараются тебя не подвести. Ты часто улыбаешься, много шутишь и готов смеяться даже над ситуациями, где тебе было, мягко говоря, не до смеха. Ведь тебя окружают крутые профессионалы, которые могут свернуть горы. И ты вместе с ними готов брать любые вершины.