Зачем делать очередную скучную конференцию – включайте фантазию, как эти SMM-щики

Когда команда SMM-академии «Rocket» взялась за организацию конференции, ребята сразу решили: им надоели скучные спикеры и сухие печеньки, как это часто бывает на деловых мероприятиях. Хотя у команды не было опыта в организации событий, они включили свою сильную сторону — креатив. Из конференции, на которой обсуждались серьезные темы, им удалось создать большую вечеринку, на которую пришло под 800 человек. Теперь организаторы рассказывают «Про бизнес.» о своих идеях и особенностях подготовки мероприятия.

— Мы не раз ездили на большие отраслевые конференции, и как-то после одной из них наш руководитель Алексей Купреев заметил: «А кто делает у нас такое же? Да, есть Неделя Байнета, но про SMM нет ничего. Как вы думаете, могли бы мы тоже такое сделать?»

Первая реакция в команде была в духе «Кто мы такие, чтобы организовать конференцию! Мы все-таки не ивент-агентство…»

Был страх, ведь раньше мы такого не делали. И у нас не было обученной команды. Но окончательно мы убедились в том, что нужно делать нечто масштабное, когда летом 2015 года на первый BIG SMM DAY, еще без больших планов на будущее, внезапно мы собрали под 300 человек.

После такого старта мы решили — у нас будет своя SMM-конференция! Но не просто полезная, а креативная и совершенно нескучная.

Как мы искали идеи для конференции

В первую очередь мы всей командой проанализировали аудиторию — к нам пришли ну очень разные люди! Маркетологи, специалисты по рекламе, предприниматели, студенты и фрилансеры…

Чтобы понять, что им будет полезно, мы использовали метод ролевого моделирования.

Каждый участник представил себя в роли типичного слушателя, и мы пытались выяснить «боль» и потребность каждой роли. Например, Карина была студентом. Она решила, что ей как студентке было бы интересно выиграть билет на второй (платный) день конференции, а также поучаствовать в ярмарке вакансий, потому что она ищет место для первой работы и стажировки.

Опираясь на идею, что наша аудитория очень широкая, мы придумали нашу концепцию — SMM-коктейль.Для подкрепления этой идеи мы пригласили бармен-шоу и организовали коктейль-бар. А также:

• Установили фотобудку
• Организовали «ярмарку вакансий» — наклеили два ватмана с надписью «Ищу работу» и «Предлагаю работу». Участникам предлагали наклейки с этими надписями — так работодатель и соискатель могли найти друг друга
• Сделали кофе-брейки интерактивными: предлагали участникам разбиться на команды и выполнить SMM-задание. Победителям дарили билет на второй (платный) день
• Использовали меловую доску, которая была на площадке, чтобы каждый мог самовыражаться

Кроме того, для поиска идей мы проводили трансляцию в Одноклассниках — в ней мы обсуждали идеи для мероприятия и предлагали слушателям делиться своими мыслями. Многие из них мы потом использовали как старт для креатива.

Помещений много, но «все не то»

Наш формат — что-то между профессиональной конференцией и «морем фана». Сложно представить, как в конференц-зале, к примеру, «Президент Отеля» гостей встречает человек в костюме покемона или работает фотобудка. «А фановые» площадки — например, Event Space — уже слишком неформальны для «самой масштабной SMM-конференции» (как мы себя позиционируем).

Есть и другие важные детали:

• Удобные сидения — конференция идет почти весь день и участникам нужно комфортно себя чувствовать
• Во многих конференц-залах, где есть ресторан, нельзя организовывать свой кофе-брейк. Для нас это действительно проблема — мы ненавидим все эти сухие печенья. Про «сухие печенья», конечно, я утрирую — есть площадки, где меню вкусное. Но мы хотим свое, креативное — например, канапе в виде ракеты, выездной бар, малину (это наш фирменный стиль)

К следующей конференции мы остановились на конференц-зале IBB. Это просторное светлое помещение, где много пространства для креатива, а кофе-брейки частично будут от нас, а не от площадки.

Портрет спикера

Мы сами посещаем большое количество конференций и отмечаем для себя, кого бы мы хотели увидеть на BIG SMM DAY. Для нас очень важны экспертность, практические кейсы и умение выступать на публике.

География значения не имеет, но в основном это Россия. У нас будут выступать, к примеру, представители Одноклассников Семен Боярский и Анастасия Жбанова, владелица самого крупного женского бизнес-блога в Рунете Галия Бердникова, главный редактор cossa.ru Андрей Коновалов.

Хотя и у нас в Беларуси тоже есть эксперты в SMM. Например, у нас будет выступать совладелец tigermilk media Герман Полещук, директор агентства Web and Market Сергей Кузьменко.

Особо актуальные темы на конференции — продвижение в Одноклассниках, потому что эта соцсеть очень активно развивается и в ней действительно есть что найти предпринимателям, лидогенерация в SMM и все, что связано с аналитикой.

Как мы работаем со спикерами

От спикеров мы требуем пунктуальности, соблюдения правил по презентациям и таймингам (чтобы одно выступление не задерживало другое). С каждым обсуждаем тему, тезисы, просматриваем и корректируем презентации, обсуждаем аудиторию и все интерактивы, чтобы для нас не было никаких сюрпризов со стороны спикеров. У нас есть чеклист и регламент по презентациям:

• Тезисно и понятно доносить информацию, чтобы слушатель мог по ней восстановить содержание выступления
• Дизайн (размер шрифта, требования к картинкам, видео и т.д.)
• Читаемость и отсутствие сложных терминов

У всех спикеров разные требования: кому-то просто нравится и хочется выступать, тем самым продвигая себя и свою компанию. Кто-то работает с гонораром и райдером, а кто-то — только с оплатой проживания и дороги. В основном мы оплачиваем спикерам дорогу и проживание.

Для себя мы приняли такие правила:

• Обсуждать райдер и ожидания заранее. Чтобы без обид и спешек

• Быть очень вежливыми — ни в коем случае не давить, не дергать, не торопить. Подтверждать свое уважение поступками — например, встречей из аэропорта, VIP-местами в зале
• Со спикерами общаются не волонтеры, а руководители. Мы поддерживаем контакт во время подготовки и во время всего их пребывания здесь: интересуемся, все ли им нравится, устраивает ли проживание, удалось ли позавтракать и т.д.

Как мы собираем участников

Мы — SMM-щики, поэтому прежде всего используем социальные сети. Если что-то не работает, мы сразу от этого отказываемся. Например, отказались от тизеров в таргетированной рекламе, не используем контекстную рекламу и SEO. Лучше всего работают:

• Промо посты ВКонтакте и Фейсбук. На событие регистрировалось 30−40% тех, кто перешел по ссылке

Например, такой шуточный пост мы разместили на 1 апреля:

• E-mail рассылка
• Размещение баннеров и пресс-релизов в партнерских СМИ. Со многими партнерами обмениваемся e-mail базой
• Вирусные идеи. Например, мы устраивали трансляцию в Periscope, где наш руководитель Сергей Сердюков выполнял любые, самые сумасшедшие задания онлайн за определенное количество регистраций на конференцию. Одним из заданий было съесть золотую рыбку. До сих пор не можем ему это простить!

Таким образом на второй BIG SMM DAY мы собрали более 800 человек на первый бесплатный день и 150 — на второй платный.

Команда

Сложилось три группы, каждая из которых отвечает за свое направление:

1. Мы координируем всех участников, находим помещение, договариваемся с партнерами и спикерами.

2. Агентство UFOX (как и SMM-академия Rocket, принадлежит Алексею Купрееву и Сергею Сердюкову — Прим. «Про бизнес.») привлекает людей, занимается креативными идеями. Задействованы копирайтер, дизайнер, таргетологи.

3. Волонтеры отвечают за все зоны активации

В сумме можно насчитать до 30 человек. Но по большому счету весь пул задач распределяется на две пары наших хрупких женских плеч.

Работа над ошибками

После второго мероприятия мы провели «работу над ошибками» — выписали то, что нам не нравилось и чего не должно быть на следующем мероприятии:

1. Мы, конечно, ждали что будет много людей, но их было очень много. Люди долго стояли в очереди на регистрацию — это их нервировало, начало пришлось задержать минут на 20. Поэтому в первую очередь в следующий раз мы увеличим количество столов регистрации с 3 до 10.

2. Волонтеров, напротив, мы взяли слишком много — около 10. Мы думали, что чем больше — тем лучше, но на самом деле нет.

Увидев, что кто-то не занят делом, другой волонтер тоже расслаблялся. Один ничего не делает — и второй тогда тоже.

Бывало, мы сами бежали выполнять то, что было поручено волонтерам.

Каким будет следующий BIG SMM DAY

После BIG SMM DAY в апреле этого года мы уже планировали чуть ли не собирать «Минск-Арену». Но на третьей конференции, которая пройдет в октябре, решили внести два изменения:

1. Сделать конференцию платной. Мы заметили: стоит слушателям немного утомиться и захотеть кушать, как они уходили с бесплатного мероприятия. Думаем, что на платном такого не будет.

2. Не делать акцент на количестве офлайн-посетителей, а расширить географию слушателей, организовав онлайн-трансляцию. Мы планируем собрать минимум 1000 участников из стран СНГ. Уже куплены билеты участниками из России, Казахстана, Украины, Узбекистана, Армении и даже Таиланда.