Технологии первых Юлия Шрамкова, «Про бизнес» 20 апреля 2022

Лучшее время начать бизнес — всегда сейчас: чек-лист для запуска своего дела

Николай Иняхин. Фото: Анна Занкович, probusiness.io

Сегодня многие откладывают мысль о запуске своего дела. Однако наступило время, когда конкуренция снизилась, а потребность в различных товарах и сервисах у клиентов при этом никуда не делась. Именно поэтому «Про бизнес» в совместном проекте с А1 делится чек-листом, который поможет начать свое дело и развить его.

Поговорили с Николаем Иняхиным, сооснователем международной организации интерим-менеджеров Interim Business Association, о том, какие аспекты нужно предусмотреть предпринимателям и небольшим компаниям на самом старте работы.

А1 постоянно расширяет портфель решений для малого, среднего и крупного бизнеса. Компания создала полноценную экосистему, в которой заказчикам доступны различные продукты, помогающие ускорить развитие и упростить работу. В «Комплекс для бизнеса» входит все, что нужно для удаленной работы, непрерывной коммуникации, безопасного хранения данных, приема платежей и решения прочих рутинных задач.

Внимание! У вас отключен JavaScript, ваш браузер не поддерживает HTML5, или установлена старая версия проигрывателя Adobe Flash Player.

8 рекомендаций для тех, кто начинает свое дело

— Конечно, у любого бизнеса есть своя специфика и нюансы — предусмотреть абсолютно все детали невозможно, особенно в текущих реалиях. Однако есть ряд аспектов, которые актуальны для практически любого вида бизнеса.

1. Решите, нужен ли вам офис и что в нем должно быть.

Сегодня многим компаниям на самом деле не нужен офис, по крайней мере большой. Иногда достаточно периодически арендовать небольшую переговорную для встреч и собраний. Все остальные процессы, как показывает практика последних нескольких лет, вполне можно вести удаленно. Аренда помещения — значительная статья расходов, поэтому если ваш бизнес может обойтись без офиса — не стоит тратить бюджеты на квадратные метры ради престижа.

Если офис у компании все же подразумевается, четко продумайте, что в нем должно быть. Возможно, достаточно стола и нескольких стульев? Или нужны рабочие места с офисной техникой и компьютерами? Насколько мощной должна быть электроника, чтобы сотрудникам было комфортно выполнять свою работу? Для каждого конкретного случая ответы на эти вопросы будут разными. Просто нужно вовремя их себе задать, пока деньги не потрачены просто потому, что «как у всех».

Для своих сотрудников можно организовать удаленные рабочие кабинеты с надежным интернет-соединением. Такая услуга доступна в А1. Все необходимое оборудование и подключения подготовят технические специалисты компании. А вы будете уверены, что ваша команда останется на связи.

2. Заведите систему учета и фиксации клиентской базы.

Сегодня есть множество бесплатных решений, хоть они и не совершенны. На самых первых этапах жизни бизнеса, возможно, будет достаточно простой Excel-таблицы. Но в идеале в компании уже на старте должна появиться CRM-система, в которой будут фиксироваться все входящие заявки, лиды и клиенты.

Карточка каждого клиента должна содержать максимально подробную информацию о нем — не только имя, название компании и телефон. В карточке нужно фиксировать все значимые детали, например, размер компании, ее ключевых клиентов, срок работы на рынке и т.д. Если речь о клиентах-физлицах, то важно отмечать, когда у клиентов дни рождения, какой размер или модель они выбирают, как оплачивают заказ, через какой канал поступала заявка и прочее.

Почему это важно? Вся эта информация будет очень полезна специалистам по продажам в дальнейшей работе с клиентами и лидами, упростит коммуникацию, поможет сформировать качественные персонализированные спецпредложения, которые мотивируют клиентов и дальше совершать покупки и заказы в вашей компании.

Одна из самых популярных CRM-систем на белорусском рынке — Битрикс24. Пользователям сегодня доступно множество вариаций этого решения, которые можно адаптировать под самые разные типы компаний и сферы бизнеса. В А1 можно выбрать оптимальный пакет Битрикс24 для вашей организации. Специалисты компании помогут определиться, чтобы получить максимальную пользу от решения.

3. Отдайте документооборот и бухгалтерию на аутсорс.

Бухгалтер в штате — это сегодня уже признак крупных организаций. Небольшим компаниям я бы рекомендовал обратиться в аутсорсинговую компанию, которая будет полностью вести документооборот и учет под ключ. Такой вариант страхует от рисков ошибок штатного бухгалтера, снимает с компании расходы на постоянную штатную единицу и гарантирует компетентную консультационную помощь в случае проверок или изменений в законодательстве.

4. Пропишите внутренний регламент.

Каждый сотрудник должен четко понимать, какие задачи входят в его зону ответственности. Поэтому важно не писать регламент «из головы руководителя», а подготовить его на основе реальных процессов в компании и согласовать со всеми участниками. В небольших компаниях регламенты обычно довольно простые, в крупных могут занимать десятки страниц.

Лучше всего устроить встречу с основными лицами в компании — руководителями отделов, ключевыми сотрудниками — и каждого попросить расписать все, что он реально делает. Полученные списки нужно зафиксировать, определить, где остались «белые пятна», распределить их и составить итоговую схему взаимодействия. Важно: каждый сотрудник должен ознакомиться с итоговой схемой и подтвердить, что она ему понятна, что он согласен и принимает такой порядок работы.

5. Выберите банк для обслуживания.

Большинство предпринимателей и руководителей небольших компаний делают выбор, опираясь на самые низкие тарифы на РКО. Но, на мой взгляд, это ошибочный подход. Я бы рекомендовал сразу делать ставку на те банки, которые лучше развили свои интернет-сервисы для клиентов. Я имею в виду и мобильный банк, и приложения, позволяющие совершать определенный пул операций, и эквайринг. Чем меньше у бизнеса необходимости посещать отделение банка — тем лучше. Пускай набор опций, которые можно совершить дистанционно, будет как можно более широким.

Для примера, сегодня малый и средний бизнес уже поголовно отказывается от привычных ранее кассовых аппаратов. Уже достаточно обзавестись программной кассой для смартфона или с компактным терминалом, чтобы на торговой точке или офисе была возможность приема платежей. А от банка требуется только надежный интернет-эквайринг.

В экосистему бизнес-услуг от А1 входят решения, позволяющие организовать комфортный как для покупателя, так и для продавца прием платежей:
● «Smart-касса» — полноценные кассовые устройства 3в1;
● «Smart-касса на смартфоне» — решение, которое позволяет настроить смартфон для приема платежей по карте;
● Предоставление доступа к ЕРИП.

6. Создайте каналы для коммуникации — не много, а эффективные.

Очень часто рекомендуют общаться с клиентами по всем возможным каналам: по телефону, в почте, во всех-всех мессенджерах. Но я бы рекомендовал малому бизнесу не распыляться на все подряд — просто не хватит внимания и памяти. Уверен, что достаточно иметь электронную почту и 1 ключевой мессенджер для переписок. Так коммуникацию с клиентом можно контролировать и стандартизировать, не будут теряться заявки и вопросы.

А в случаях, когда клиентов нужно массово о чем-либо оповестить, я рекомендую не тратить время и ресурсы на ручной набор. Уже давно есть различные пакеты для рассылок — как в SMS, так и в мессенджерах.

А1 помогает бизнесу организовать автоматизированные SMS и Viber-рассылки. С помощью услуги «Smart-рассылка» от А1 можно составить расписание рассылок и управлять их скоростью, загружать и пересылать данные в разных форматах текстов, таблиц и изображений, просматривать статусы доставки сообщений и статистики онлайн, настраивать кликабельные переходы на нужные сайты, получать ответы от абонентов или делать объемные рекламные и транзакционные рассылки.

7. Контролируйте звонки и подготовьте скрипты.

Что касается звонков — это самая важная сфера, которую собственник или руководитель должен попытаться выстроить максимально четко. Загвоздка в том, что дежурить и следить за разговорами сотрудников постоянно — утомительно, да и неправильно. Поэтому, если позволяет бюджет, стоит использовать такие решения, как SIP-телефония или виртуальная АТС. Эти сервисы помогают записывать звонки и затем выборочно анализировать их, чтобы контролировать качество коммуникации.

Эффективно выстроить систему коммуникации с коллегами, клиентами и партнерами будет проще с помощью услуг:
● «Виртуальная АТС» — умная телефония для бизнеса с единым многоканальным номером для мобильной и фиксированной связи с возможностью интеграции с CRM-системой Битрикс24;
● SIP-телефония + Битрикс24 от А1 — офисная телефония и CRM-система «под ключ».

Чтобы общение с клиентами было эффективным, я всегда рекомендую подготовить скрипты — т.е. прописать, как стоит отвечать клиенту. Но принципиально важно, чтобы это не был целиком прописанный текст, который продавец вызубрит, как стихотворение. Скрипт, скорее, должен представлять собой план беседы, в котором зафиксированы основные тезисы и смыслы. Продавец все же должен говорить так, как это для него органично, иначе клиент чувствует неестественность процесса и подсознательно отстраняется и испытывает недоверие.

8. Позаботьтесь о безопасности данных.

Сегодня гигиена нужна даже в вопросах хранения данных. Неудачно разлитая на ноутбук чашка кофе или действия мошенников могут серьезно навредить бизнесу, потому что некоторые данные очень сложно восстановить. Злоумышленники могут использовать информацию — продать ваши базы данных конкурентам, потребовать «выкуп» за ваши файлы, распространить ценную информацию в сети и т.д.

Современный бизнес больше не привязан к одному месту, а для защиты и контроля рабочих процессов, ведения документооборота из любой точки мира тоже есть специальные решения:
● «Облачный 1С» — надежная бухгалтерия в облаке по подписке;
● «SimID» — услуга по предоставлению электронной цифровой подписи (ЭЦП) на SIM-картах.

Поэтому я также рекомендую:

хранить данные в облаке, особенно все, что касается важных документов, счетов и т.д.;
регулярно делать бэкапы и копировать информацию на жесткий диск;
проводить регулярное ТО офисной техники всех сотрудников;
вести менеджмент паролей и доступов (при увольнении любого из сотрудников — менять их);
получить консультацию специалиста по безопасности данных, придерживаться рекомендаций.