Smart-касса для ИП и малого бизнеса — зачем она нужна и как не прогадать с выбором

С 1 января 2023 почти все юрлица и ИП обязаны использовать в работе кассовые аппараты или POS-терминалы. Даже если речь идет о рыночном лотке или оказании услуг на дому. И сейчас предприниматели и малый бизнес ищут наиболее подходящие решения. Разобрались, что такое Smart-касса и как выбрать оптимальное предложение на примере предложения от А1.

Кто обязан иметь кассовые аппараты?

Если коротко, почти все юрлица и ИП должны иметь кассовый аппарат или POS-терминал. Есть короткий список исключений. Но суть требований законодательства такова: если субъект хозяйствования продает товары или оказывает услуги, принимая наличные денежные средства или банковские карточки, то он обязан выдать фискальный чек. А при приеме банковской карточки — еще и банковский чек.

Все исключения закреплены в Постановлении Совета Министров Республики Беларусь, Национального банка Республики Беларусь от 06.07.2011 N 924/16 «Об использовании кассового и иного оборудования при приеме средств платежа» (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.01.2023).

К примеру, Smart-кассу на базе программной кассы iKassa должны использовать субъекты хозяйствования, которые осуществляют следующие виды деятельности:

— торговля непродовольственными товарами на ярмарках, на торговых местах на рынках;
— осуществление разносной торговли плодоовощной продукцией;
— выполнение работ, оказание услуг вне постоянного места осуществления деятельности (за исключением территории сельской местности);
— осуществление обучения несовершеннолетних;
— оказание услуг по предоставлению жилых помещений (их частей) в общежитии и найму жилых помещений, садовых домиков, дач, в т.ч. для краткосрочного проживания.

Кому кассы не нужны?

1. Физлицам, которые работают как самозанятые и платят единый налог или налог на профессиональный доход. Они работают по заявительному принципу и не являются субъектами предпринимательской деятельности. Поэтому требования законодательства, регулирующего порядок приема наличных денежных средств, на эту категорию лиц не распространяется.

2. Ремесленники и граждане, занимающиеся предоставлением услуг в сфере агроэкотуризма. По тому же принципу, что и самозанятые, они имеют право принимать наличные денежные средства без использования кассового оборудования.

Но! Для удобства собственных клиентов самозанятые тоже могут установить решение Smart-касса на смартфон и подключить платежный терминал iKassaPAY для приема бесконтактных платежей. Требуется лишь иметь смартфон с ОС Android 8.1 и выше с модулем NFC и OTG.

А если кассового аппарата еще нет?

Если по закону ИП или юрлицо обязано иметь и использовать кассовый аппарат, но этого не делает — то грозит штраф. Его размер для ИП — до ста базовых величин, а для юрлиц — до двухсот базовых величин (ст. 13.15 КоАП Республики Беларусь).

Какие кассовые аппараты используют?

Пожалуй, самый бюджетный и простой вариант — Smart-касса на смартфоне Android 8.1. Что нужно для ее использования:

• технические характеристики смартфона должны поддерживать функцию NFC для приема оплаты бесконтактными картами и бесконтактными системами (Apple Pay, Samsung Pay и др.);
• модуль OTG-USB для подключения через переходник в разъем заряда смартфона флешки токена СКО  (средства контроля оператора) для фискализации кассовых операций.

При необходимости печати чека можно дополнительно приобрести мобильный чековый принтер. Можно отправлять чеки в электронном виде на e-mail покупателю или предоставлять в виде QR-кода для сканирования.

Также на рынке появляется все больше устройств 3-в-1: банковские терминалы со встроенным токеном СКО, принтером чеков и предустановленной кассой. Функционал таких устройств един — прием и фискализация оплаты наличным и безналичным способами.

Различия между ними — в производителе устройств, поставщике оборудования, сервисном обслуживании, количестве банков-эквайеров, технических характеристиках, дополнительных функциях (например, док-станция для подключения весового оборудования и внешнего сканера штрихкода), ну и, конечно же, в цветовой гамме.

Какой функционал у Smart-кассы?

С помощью Smart-кассы бизнес или ИП может:

● открывать/закрывать смену и принимать наличные/безналичные платежи;
● принимать один платеж, используя одновременно несколько способов оплаты;
● возвращать денежные средства покупателю тем же способом, каким была произведена оплата;
● устанавливать скидку на товар или всю сумму чека;
● редактировать стоимость товара; удалять введенные товары;
● формировать предчек;
● настраивать дополнительные поля чека: наименование продавца, адрес, телефон-факс, рекламный текст;
● отправлять электронные чеки на e-mail покупателя;
● аннулировать ошибочно распечатанный кассовый документ;
● контролировать сумму наличных денег в кассе; просматривать количество наличных денег в кассе; пополнять сумму наличных денег в кассе;
● просматривать количество кассовых документов, не отправленных в МНС;
● добавлять и исключать пользователей, назначать им права;
● просматривать и формировать Х-отчеты;
● работать в офлайн-режиме (не более 7 дней);
● фискализировать чеки и хранить в памяти не менее 4000 кассовых документов;
● получать сообщения об ошибках, которые оператор допустил в процессе работы;
● отправлять копии чека на e-mail покупателя.

Почему стоит выбрать Smart-кассу в А1?

Как минимум из соображений экономии и распределения затрат. В А1 Smart-кассу можно приобрести в рассрочку до 24 месяцев. Тогда ежемесячный платеж составит от 54,25 руб./мес.

До 30 июня 2023 года действует акция: скидка 40% в течение года на абонентскую плату «Своё решение. Компакт» при новом подключении и приобретении устройства «Smart-касса» от А1.

Также можно купить оборудование со скидкой при обслуживании на срок более 12 месяцев. Тогда обойдется в 950 руб.

Для успешного ведения бизнеса, снижения затрат и развития нужна автоматизация бизнес-процессов. И Smart-касса от А1 позволяет решить как минимум несколько задач:

1. Несколько способов оплаты в одном чеке. Smart-касса от А1 позволяет рассчитать покупателя несколькими видами оплат одновременно в одном чеке:

● несколько банковских карт;
● наличными;
● «Оплати»;
● применить оплату сертификатом.

2. Дополнительные данные в чеке. Smart-касса от А1 позволяет применить процентные и суммовые скидки и надбавки, ввести наименование товара или услуги, добавить рекламную информацию в чек непосредственно в кассе.

3. Формирование предчеков. С помощью Smart-кассы от А1 можно формировать предчеки для удобства работы с доставкой или при использовании в кафе и ресторанах.

4. Аналитика. Каждому пользователю Smart-кассы предоставляется доступ к Личному кабинету, в котором можно анализировать продажи, загружать товарную номенклатуру (услуги) и выдавать покупателям дифференцированный чек, настраивать доступы к кассовым операциям для кассиров.

5. Автоматическая отчетность. В Личном кабинете пользователя автоматически формируется книга кассира-операциониста в формате Excel для удобства отчетности.

6. Интеграция с другим ПО, которое использует бизнес. Smart-касса может быть интегрирована со многими учетными системами — от узкоспециализированных (общепит, торговые сети) до широко используемых (небольшие точки продаж, доставка, услуги).

Данные интеграции позволяют автоматизировать продажи, синхронизировать остатки на складах, вести учет товаров и услуг, оптимизировать затраты на ведение первичной бухгалтерии и многое другое.

Как начать использовать Smart-кассу — какие нужны документы?

На самом деле процесс простой:

1. Юрлицу или ИП нужно заполнить онлайн-форму и обратиться в А1 с пакетом документов, который был сгенерирован. Если обратиться без пакета документов, то сотрудник компании поможет с подготовкой.

2. А1 занимается регистрацией СКО для клиента. Самому клиенту никуда обращаться не надо. Процесс регистрации занимает около 14 дней.

3. В течение этих 14 дней нужно обратиться в банк, где планируется открывать эквайринг.
4. Когда СКО готово, сотрудник А1 связывается с клиентом и передает уже готовую к использованию Smart-кассу.

Нужно ли обучение для использования Smart-кассы?

Нет. В Smart-кассах абсолютно юзерфрендли интерфейс, интуитивно понятное ПО. Любой пользователь смартфона сможет разобраться за несколько минут. Никаких дополнительных знаний не нужно. А если трудности все же возникли, доступно руководство по использованию кассового приложения.

Что будет, если взять Smart-кассу «для галочки» и не пользоваться?

Если бизнес или ИП подключил Smart-кассу, то следует ее использовать. Иначе со стороны налоговых органов могут возникнуть вопросы. Тогда грозит штраф за неиспользование.

Если пользователь не открывал смену более 30 календарных дней, происходит блокировка СКО.

Однако, если бизнес или ИП подключил Smart-кассу, но временно не осуществляет деятельность, то следует уведомить налоговые органы о приостановке деятельности. Есть возможность поставить обслуживание на «паузу» — это может быть актуально для субъектов хозяйствования, осуществляющих деятельность сезонного характера.

Какую отчетность нужно представлять при использовании Smart-кассы?

При использовании Smart-кассы не требуется ведение книги кассира-операциониста вручную. Кассовые документы автоматически направляются на портал СККО.

При использовании Smart-кассы необходимо открывать смену. Смена длится не более 24 часов. Затем ПО кассы потребует закрыть смену. При ее закрытии появится кнопка «Изъятие», после нажатия которой будет закрыта смена и распечатается Z-отчет и изъятие.

Отчеты по продажам и все кассовые документы также хранятся в личном кабинете пользователя.

Smart-кассу можно купить в офисах А1, также услугу можно оформить в интернет-магазине с доставкой по всей Беларуси.