Войти
Технологии
«Про бизнес.» 6 июня 2017 6

1С не избавляет компании от «ручной» работы. Что можно с этим сделать

Фото с сайта buyoncdn.ru
Фото с сайта buyoncdn.ru

Распространенные в белорусских компаниях ИТ-решения для автоматизации бухгалтерии, складского учета, продаж разработаны на базе 1С. Они, конечно, оптимизировали процессы, но ручной ввод информации по-прежнему отнимает время сотрудников. О способах, которые могут решить эту проблему, и о том, сколько часов/дней занимает работа штатных или привлеченных на аутсорсинг программистов, которые будут «допиливать» ПО, рассказывает Александр Мазурин, заместитель директора, руководитель проектов компании SILVERHEAD.BY.

— Руководители, которые осознали, что их бухгалтеры или работники склада часто заняты механической работой — например, вынуждены вручную заносить большой объем информации в 1С, отправлять ее контрагентам — готовы платить программистам за ИТ-решения, которые сэкономят рабочее время. Но не знают, с чего начать, где искать «узкие» места.


заместитель директора, рукводитель проектов SILVERHEAD.BY
Александр Мазурин
Заместитель директора, руководитель проектов SILVERHEAD.BY

Поделюсь наблюдениями, какие способы помогают использовать рабочее время более рационально, оптимизировать штат.

Автоматический обмен данными между системами

Примеров из этой области очень много.

Обмен между системой «клиент-банк» и «1С: Бухгалтерия». Между «клиент-банком» и другими системами в компании.

Часто можно увидеть бухгалтеров, которые два и более раз вводят одну и ту же информацию: сначала оформляют платежки в системе «клиент-банк», затем вносят выписки о движении денежных средств, полученные из банка, в систему «1С: Бухгалтерия», «1С: Торговля», CRM. Попутно заполняют сведения о новых контрагентах, их банковские реквизиты и т.п.

Суть в том, что одни и те же сведения о платежах несколько раз вносятся сотрудником в разные системы. Эти действия у бухгалтерии и экономистов в компаниях порой занимают по 10−15% рабочего времени. Между тем, настроить обмен между системой «клиент-банк» и программой 1С у программиста занимает обычно несколько часов.

Обмен между «1С: Бухгалтерией» и другими системами и программами внутри компании — Excel, «1С: Управление торговлей» и т.п.

Часто возникают ситуации, когда компания ведет оперативный учет в одной программе — выписку первичных документов, например. А потом все бумаги (накладные, акты) приносятся в бухгалтерию и набираются заново вручную (пускай даже и без некоторых детальных данных).

Отметим, что в некоторых случаях настройка обмена информацией между системами может обойтись недешево (программист может затратить на эту работу до месяца). Но при этом экономится около 50% времени на ежедневную работу одного сотрудника.

Наладив автоматический процесс обмена информацией между системами, можно значительно сократить трудозатраты. И, скорее всего, оптимизировать штат.

Обмен электронными данными между контрагентами. В Беларуси есть компании, которые уже давно настроили между собой систему обмена данными о движении товаров (отгрузки-поступления), на базе обмена файлами различного формата.

Однако в основном этот процесс только начинает развиваться. В большинстве организаций работают сотрудники, которые заносят в систему данные о новых товарах, поступающих на склад. Между тем, сегодня вся информация (название, артикулы, цены, вес и размеры), которая набирается вручную, может передаваться и загружаться в 1С от поставщика — покупателю, от поклажедателя — складскому оператору, за несколько минут.

Этот процесс может быть настроен различными способами — через промежуточные файлы обмена, через электронную почту. В зависимости от сложности и опыта программиста, по нашим оценкам, он занимает 1−2 месяца работы.

Фото с сайта ignitionone.com
Фото с сайта ignitionone.com

Обмен информацией между контрагентами и компанией

Автоматическая отправка данных клиенту. Очень распространена ситуация, когда после разговора с клиентом, приема заказа или обсуждения параметров работы нужно отправить коммерческое предложение, счет, акт или иной документ на электронную почту. Оформив, специалист распечатывает его на принтере, подписывает, ставит печать, затем сканирует и отправляет скан на почту.

Либо, по итогу работы за месяц, компании необходимо отправить сотню-другую актов клиентам. Это может сделать менеджер, вручную. Но в то же время, формирование документа в формате PDF и отправка его на электронную почту может делать сама программа 1С нажатием на одну кнопку: «Отправить в pdf на эл. почту»!

Перед этим достаточно один раз за всю историю работы с клиентом внести e-mail в его карточку.

Сокращение времени выполнения операций может быть трехкратным.

Информационные рассылки, акции и т.п. То же самое можно сказать и про эти случаи. Ручные действия могут занимать просто катастрофический объем времени. В то же время, рассылки может делать любая программа 1С, в которой уже имеется база контрагентов компании.

Загрузка данных из MS Excel и иных источников

В не слишком большой компании объем операций не требует специальной настройки систем обмена данными, более сложных механизмов. Однако периодические операции — например, покупка канцтоваров, каких-либо расходных материалов и их списание приводит к тому, что надо по несколько часов вводить текстовые данные в программу 1С. В то же время, грамотному специалисту не составит труда за 1−2 часа написать программку, при помощи которой в 1С будут загружаться данные о поступлении расходных материалов. Информация будет браться со счета, сохраненного в Excel.

Комментарии

Войдите, чтобы оставить комментарий

Игорь Александрович13.06.2017

Согласен во многом с автором. Можно добавить, что автоматизацию нужно проводить грамотно. Автоматизация на "скорую руку" ни к чему хорошему не приводит. У нас была ситуация когда одни и те же файлы в систему 1с загружались три раза. В одном отделе это загрузка оперативная осуществлялась каждый день. Бухгалтерия раз в месяц тоже загружала эти данные для своих нужд и финансисты грузили данные о выручке. Если в каком-то файле были ошибки то приходилось исправлять в базе в 3-х местах. Поэтому иногда требуется оптимизация автоматизации (во как. каламбурчик получился)

Vladimir I. Golodотредактирован 7.06.2017

Статья... ну как статья скорее курсовая или даже реферат студента профильного ВУЗ`а. Т.к. представлено лишь поверхностное рассмотрение гипотетической фирмы. Афтор явно взял за основу только типовые продукты без адаптации под клиента. Все перечисленные "автоматизации" - это стандартный комплект !ГОТОВЫХ дополнительных решений предлагаемый клиенту сразу после приобретения коробки. Суть проблемы - многим глубже. Внутреннюю интеграцию различных программ выполнить можно. Не за месяц и не за бюджет в 500 у.й. как хотят многое заказчики, но можно. А вот внешние обмены? Здесь есть проблемы. Это прежде всего отсутствие единой нормированной информационной модели в которую можно можно интегрировать любой продукт. И не только от 1С. Данная модель всего лишь то должна описывать состав и методики обмена. Но вот если с методиками все более менее ясно, то вот состав данных... Здесь каждый хочет что-то своё: внутренний штрих-код, фамилию экспедитора, номер пандуса при разгрузке. И пока не будет единой межотраслевой рабочей группы способной данную модель создать и поддерживать от ручного труда никуда не уйти. Увы :(
З. Ы. Да и вообще попахивает рекламой: все типа лохи, а мы не так уж плохи.
З.З.Ы. Сервисы типа topby.by - знаю и умею. Но они не универсальны и не прозрачны... И не бесплатны
З.З.З.Ы Админы, откорректируйте портал: после редактирования исчезает последний абзац.

Alexander Mazurin7.06.2017

Справедливо прокомментировано, что есть много нюансов - действительно так. 1С 7.7 или 1С 8 - все по разному работает и разные подходы к настройке. Что-то проще, что-то сложнее.
Основной мыслью материала было подчеркнуть, что всегда есть возможности улучшить существующие системы и методы работы, повысить эффективность работы и подсказать, на какие вещи можно обратить внимание на этом пути. И да, действительно, - все что может быть автоматизировано, должно быть автоматизировано.

Игорь Александрович7.06.2017

1. Клиент Банк полностью автоматизировать не получиться если в 1с учёт ведётся по документам. Выписку придется разносить потому что в назначении платежа редко что то внятное пишут (ну если суммы только разносить автоматически закрывая долги по порядку, но здесь масса ньансов)
2. Имея более чем 10 летний опыт обмена данными 1С с внешним источниками, могу сказать, что переодически возникают ситуации,где за 1или 2 месяца сделать загрузку файлов в 1С нельзя.
Просто однакратно загрузить что то - без проблем. Это быстро. Но, сделать пакетную загрузку файлов (например, товарные отчёты из касс), создать интерфейс для пользователя, обработать возникающие ошибки при загрузке, преобразовать информацию одного вида в другой и так далее. То же касается и выгрузки из 1с. Могут быть такие механизмы преобразования, что приходиться писать целую систему.
3. Отправка pdf по email из 1С? Это про версию 1с 8? Многие ещё на 7.7 сидят и переходить не собираются. А там это сделать не реально (ладно, ладно, шучу, реально, только придется внешние объекты подключать, можно даже обмен с сайтом сделать на 1с 7.7 через SOAP)
А вообще в 1С 8 мне нравится система регламентных задач, можно загрузки данных делать по ночам в фоновом режиме.

Egor Saveiko6.06.2017

На самом деле принцип должен применяться всего один: всё, что повторяется более одного раза должно быть автоматизировано. Но есть обратная сторона медали: как руководитель IT-департамента немаленького предприятия я повидал разных пользователей. И на вопрос бухгалтеру: "Каким способом вы начисляете амортизацию?",- был дан ответ: "Я нажимаю вот эту кнопочку". Пользователь должен четко осознавать, что именно происходит в системе, куда устремляются циферки и данные, после нажатия кнопки "сделать хорошо".

Игорь Петровецотредактирован 6.06.2017

Все перечисленные и огромное количество других фишек давно внедрены у нас! Переходите c 1C на Делай Дело :)

Сейчас на главной

Новости компаний

Платный контент