19 сентября
Синергия digital, инноваций и вкуса. Как прошла ежегодная встреча AMDG Club
5 | 2 | 1 | 5 |
Распространенные в белорусских компаниях ИТ-решения для автоматизации бухгалтерии, складского учета, продаж разработаны на базе 1С. Они, конечно, оптимизировали процессы, но ручной ввод информации по-прежнему отнимает время сотрудников. О способах, которые могут решить эту проблему, и о том, сколько часов/дней занимает работа штатных или привлеченных на аутсорсинг программистов, которые будут «допиливать» ПО, рассказывает Александр Мазурин, заместитель директора, руководитель проектов компании SILVERHEAD.BY.
— Руководители, которые осознали, что их бухгалтеры или работники склада часто заняты механической работой — например, вынуждены вручную заносить большой объем информации в 1С, отправлять ее контрагентам — готовы платить программистам за ИТ-решения, которые сэкономят рабочее время. Но не знают, с чего начать, где искать «узкие» места.
Поделюсь наблюдениями, какие способы помогают использовать рабочее время более рационально, оптимизировать штат.
Примеров из этой области очень много.
Обмен между системой «клиент-банк» и «1С: Бухгалтерия». Между «клиент-банком» и другими системами в компании.
Часто можно увидеть бухгалтеров, которые два и более раз вводят одну и ту же информацию: сначала оформляют платежки в системе «клиент-банк», затем вносят выписки о движении денежных средств, полученные из банка, в систему «1С: Бухгалтерия», «1С: Торговля», CRM. Попутно заполняют сведения о новых контрагентах, их банковские реквизиты и т.п.
Суть в том, что одни и те же сведения о платежах несколько раз вносятся сотрудником в разные системы. Эти действия у бухгалтерии и экономистов в компаниях порой занимают по 10−15% рабочего времени. Между тем, настроить обмен между системой «клиент-банк» и программой 1С у программиста занимает обычно несколько часов.
Обмен между «1С: Бухгалтерией» и другими системами и программами внутри компании — Excel, «1С: Управление торговлей» и т.п.
Часто возникают ситуации, когда компания ведет оперативный учет в одной программе — выписку первичных документов, например. А потом все бумаги (накладные, акты) приносятся в бухгалтерию и набираются заново вручную (пускай даже и без некоторых детальных данных).
Отметим, что в некоторых случаях настройка обмена информацией между системами может обойтись недешево (программист может затратить на эту работу до месяца). Но при этом экономится около 50% времени на ежедневную работу одного сотрудника.
Наладив автоматический процесс обмена информацией между системами, можно значительно сократить трудозатраты. И, скорее всего, оптимизировать штат.
Обмен электронными данными между контрагентами. В Беларуси есть компании, которые уже давно настроили между собой систему обмена данными о движении товаров (отгрузки-поступления), на базе обмена файлами различного формата.
Однако в основном этот процесс только начинает развиваться. В большинстве организаций работают сотрудники, которые заносят в систему данные о новых товарах, поступающих на склад. Между тем, сегодня вся информация (название, артикулы, цены, вес и размеры), которая набирается вручную, может передаваться и загружаться в 1С от поставщика — покупателю, от поклажедателя — складскому оператору, за несколько минут.
Этот процесс может быть настроен различными способами — через промежуточные файлы обмена, через электронную почту. В зависимости от сложности и опыта программиста, по нашим оценкам, он занимает 1−2 месяца работы.
Автоматическая отправка данных клиенту. Очень распространена ситуация, когда после разговора с клиентом, приема заказа или обсуждения параметров работы нужно отправить коммерческое предложение, счет, акт или иной документ на электронную почту. Оформив, специалист распечатывает его на принтере, подписывает, ставит печать, затем сканирует и отправляет скан на почту.
Либо, по итогу работы за месяц, компании необходимо отправить сотню-другую актов клиентам. Это может сделать менеджер, вручную. Но в то же время, формирование документа в формате PDF и отправка его на электронную почту может делать сама программа 1С нажатием на одну кнопку: «Отправить в pdf на эл. почту»!
Перед этим достаточно один раз за всю историю работы с клиентом внести e-mail в его карточку.
Сокращение времени выполнения операций может быть трехкратным.
Информационные рассылки, акции и т.п. То же самое можно сказать и про эти случаи. Ручные действия могут занимать просто катастрофический объем времени. В то же время, рассылки может делать любая программа 1С, в которой уже имеется база контрагентов компании.
В не слишком большой компании объем операций не требует специальной настройки систем обмена данными, более сложных механизмов. Однако периодические операции — например, покупка канцтоваров, каких-либо расходных материалов и их списание приводит к тому, что надо по несколько часов вводить текстовые данные в программу 1С. В то же время, грамотному специалисту не составит труда за 1−2 часа написать программку, при помощи которой в 1С будут загружаться данные о поступлении расходных материалов. Информация будет браться со счета, сохраненного в Excel.
19 сентября
Синергия digital, инноваций и вкуса. Как прошла ежегодная встреча AMDG Club
17 сентября
Профессиональная косметика DERMAGENETIC впервые в Беларуси
16 сентября
Выгодные условия для предпринимателей: как получить 7 месяцев обслуживания всего за 1 рубль
12 сентября
Фестиваль мексиканской культуры в Минске состоялся при поддержке А1: музыка, танцы, гигантский буррито и буйство красок в Верхнем городе
11 сентября
В Минске пройдет ночной хакатон Startup Boom Hackathon&Accelerator, который решит важные социальные вопросы в Беларуси
9 сентября
Пакет услуг «SMART START» – для новых клиентов Белагропромбанка
26 августа
Основные правила продавцов на Ozon: 7 способов повысить продажи на маркетплейсе
14 августа
Бесплатные консультации по привлечению инвестиций в бизнес