Цвет настроения... ну, вы поняли, какой. Постояли за сценой и узнали, как создаются корпоративы

Компании празднуют наступление Нового года, а некоторые еще и отмечают дни рождения. Мы решили посмотреть, какие бизнес-процессы стоят за организацией праздника, вместе с заместителем директора агентства событийного маркетинга Terra Group Валерией Кульбак.

Артисты, сценарий, управление проектом и рабочие группы: читайте, как устроена «кухня» ивенторов, в материале в рамках проекта «Smart-бизнес», который мы делаем вместе с Samsung Galaxy S9|S9+.

«Smart-бизнес» — проект о мобильных технологиях, которые помогают в бизнесе. Мы доказываем, что с помощью смартфона легко управлять ежедневными процессами — контролировать финансы, запускать маркетинговые активности, налаживать взаимоотношения с сотрудниками, защищать коммерческие данные и достигать других целей.

Для начала — Валерия рассказывает о трендах

— В этом году мы наблюдаем позитивную тенденцию — заказ режиссерских мероприятий. То есть не просто банкет с готовыми номерами, которые предлагает развлекательный рынок Беларуси, а номера и постановки, которые делаются «с нуля» специально под концепцию клиента.

По нашему опыту, среди ивентов этого года около 20−30% мероприятий организованы или полностью, или частично с использованием режиссерских методов.

Что это может быть?

• Ведущий работает на сцене, используя заранее записанный закадровый голос
• Под мероприятие пишется музыка, подбирается видеоконтент
• Ставятся хореографические номера

Такие заказы — большой прорыв для нашего рынка. Это развивает всю сферу организации мероприятий и создает конкурентную среду для подрядчиков.

В целом среди подрядчиков, которые работают с ивент-агентствами (кейтеринг, специалисты по съемкам видео и пр.), конкуренция не сильно развита, вброс «свежего контента» бывает не часто.

Набирает обороты и тема ретроцирка. В прошлые годы эта концепция хоть и привлекала клиентов, но немногие на нее соглашались — компании не хотят ассоциировать себя с цирком. А в этом году произошла какая-то внутренняя перестройка: эту тематику выбирали, ориентируясь на то, что это ярко, красиво, и не опасаясь выглядеть смешными.

А может, наши люди постепенно раскрепощаются, и внутрикорпоративная культура становится не такой строгой.

Мы это можем видеть даже по роликам, которые компании и сотрудники снимают на смартфоны и выкладывают на своих страницах в соцсетях.

Что происходит на самой вечеринке

«Про бизнес» съездил с Валерий на один из корпоративных праздников и посмотрел, что происходит на самом вечере.

Место проведения — минская гостиница «Пекин», отмечается 20-летие белорусской компании. Присутствуют 160 сотрудников.

Тематика вечера — «Цвет настроения синий», гостей развлекает аниматор в образе… ну, вы поняли, кого — исполнителя этой песни.

Второй аниматор в синем пиджаке изображает мрачного охранника, который с помощью специального детектора проверяет всех гостей на соответствие синему дресс-коду.

Перед тем как гости рассядутся, им предлагают выпить по бокалу шампанского (напиток голубого цвета, чтобы соответствовать тематике вечера, подкрашен специальным сиропом).

А чтобы не было путаницы по поводу рассадки, перед входом в зал висит специальный монитор, на котором гости могут узнать, за каким столиком будут проводить вечер.

До начала мероприятия сама Валерия, ее помощница Элина и администратор Леонид (все они — сотрудники ивент-агентства) проверяют, чтобы все было готово. Контролируется:

1. Сервировка столов и блюда согласно меню

2. Готовность звукорежиссеров

3. Готовность фотографа и оператора.

4. Еще раз делаются контрольные звонки всем приглашенным артистам (в программе вечера барабанщики и несколько белорусских известных исполнителей. Гвоздь вечера — Александр Солодуха).

Предусмотрено и специальное зеркало для селфи. Валерия отмечает: последние несколько лет компании все чаще создают такие зоны:

• Кадры, сделанные со смартфонов, сотрудники размещают на личных страницах в Instagram, Facebook. Красивые фото видят не только коллеги, друзья, но и партнеры, контрагенты. Для праздников, посвященных определенным датам, можно создавать хештеги
• Фотоотчет о  мероприятии, самые яркие кадры компании могут разместить на корпоративных страницах в соцсетях, на сайте. Это интересный контент, который нравится аудитории. Например, потенциальные соискатели видят, как компания организовывает праздники
• Часть кадров, снятых на вечеринке, может быть размещена на корпоративном портале, использоваться при создании видеовакансий

⇒ Читайте также: «Это первый шаг завязать отношения». Как снять видеовакансию, чтобы у вас захотели работать

Мы просим Валерию рассказать, что влияет на выбор темы конкретной вечеринки:

Киноиндустрия. В какой-то мере толчком к теме цирка, например, мог послужить выход фильма «Величайший шоумен» — про человека, который следовал за своей мечтой и стал создавать представления-сенсации, перевернул индустрию своей внутренней силой.

В нашем ивент-агентстве готовится, а в других проводились мероприятия по сюжету фильма «Богемская рапсодия». Это легкая концепция, позволяет гостям без покупки лишнего реквизита войти в образ рокеров и шоуменов.

Хайп, который был в уходящем году. В 2018 запоминающимся был «Цвет настроения синий», «Цвет настроения красный» — у некоторых наших клиентов мероприятия именно такой тематики.

«Вечные темы». Есть концепции, которые востребованы уже несколько лет. Например, аналогия с передачей «Вечерний Ургант». Берут слово «Вечерний», добавляют название компании — и готова идея мероприятия.

Создается имитация телевизионного шоу: люди приглашаются на сцену, с ними проводятся интервью, разные активности — песни, танцы. Лучше всего эта концепция подходит для тех корпоративных клиентов, где люди открыты и готовы принимать участие в программе.

Чаще всего это заказывают для небольшой компании, где все друг друга знают, но бывает наоборот — для очень крупной, где есть нетворкинг и элементы тимбилдинга, чтобы перезнакомить людей и партнеров.

Еще одна «вечная тема» — интерпретация классической концепции a la «Великий Гетсби» или просто вечеринка, где все мужчины в смокингах, а дамы в вечерних платьях. Это никогда не выйдет из моды.

Предпочтения ивент-агентства. Можно заразить клиента своей идеей, если по-настоящему болеть какой-то темой и преподносить ее должным образом. Когда ивентор любит то, что предлагает, демонстрирует «вкусную» презентацию (а около 80% людей — визуалы!), то это уже 50% гарантии того, что клиент выберет предлагаемый вариант. Мы также снимаем на смартфон созданные корпоративы.

Предпочтения самой компании. Бывает, что заказчики приходят с готовой идеей, которую нужно воплотить. Самый запомнившийся случай — клиент попросил «быть пожестче», и мы организовали тимбилдинг по мотиву фильма «Пила». Сделали в лесу кладбище, у нас была ванна, наполненная кровью… Клиент остался доволен! Кстати, это был один из производителей молочной продукции:)

У самых продуманных компаний новогодние мероприятия будут проводиться в январе — обычно в это время гораздо меньше спешки.

Непосредственно на самих мероприятиях сотрудники ивент-агентства часто снимают интересные моменты на смартфоны:

• Бывает, что в момент проведения переговоров, обсуждений концепции надо продемонстрировать фрагмент видео, фото — чтобы наглядно пояснить оригинальную идею
• Для продвижения услуг конечно же активно используются соцсети: Facebook, Instagram, YouTube, ВКонтакте. Большая часть контента — фото и видео — сделано во время подготовки и проведения корпоративных праздников. Смартфон с хорошей, качественной камерой очень помогает в ивент-бизнесе

До и после корпоратива: все этапы подготовки

Валерия продолжает свой рассказ:

— Работа непосредственно на корпоративе — только один из этапов, почти финальный — В портфолио Terra Group организация праздников и для очень крупных компаний, с числом гостей в несколько тысяч, и небольшие мероприятия. И каждому из таких проектов предшествует долгая подготовка: работа в офисе, встречи с заказчиками, взаимодействие с подрядчиками, выбор площадки, проведение самого праздника.

Структура нашей работы и коммуникации с компаниями, которым нужно организовать мероприятия, выстроилась за 10 лет работы. Она позволяет вести проекты, контролируя каждый этап. И если вдруг один из наших сотрудников не может продолжать работу (человеческий фактор, все бывает), то работа на этом не останавливается.

Всего у нас три основных этапа проектов:

• Те, которые приходят в тендерные заявки
• Проекты в стадии реализации
• Завершенные, по которым подводятся итоги, собирается обратная связь.

Наиболее интересны детали первых двух этапов. Остановимся подробнее на процессах, которые происходят в это время.

1. Что делают наши рабочие группы. На этапе тендера под каждый проект создается рабочая группа. В нее входят: тимлид (руководитель проекта), ивентор, помощник ивентора, креатор и дизайнер — то есть минимум 5 человек.

Но когда ведется работа над концепцией проекта, в мозговых штурмах участвуют и другие сотрудники агентства.

Когда концепция готова, едем защищать ее к заказчику. Там присутствуют руководители разных подразделений, тимлид и креатор проекта. Защищаем, договариваемся о сотрудничестве — и начинаем воплощать.

Роли внутри команд могут быть разные: тимлид в одной команде может быть ивентором в другом:

• При организации «тысячников» (на 2000−5000 гостей) команда проекта занимается исключительно только этим проектом
• В мероприятиях на 100−300 персон один и тот же человек может вести до 5 проектов в зависимости от сложности их реализации.

С компанией, которая заказывает корпоратив, общается только руководитель проекта. Мы называем это «коммуникация в одно окно». С другими членами рабочей группы заказчик не соприкасается. Это сделано для того, чтобы у клиента не возникало дилеммы — к кому обращаться с вопросами. Руководитель проекта уже делегирует задачи на всю команду. А чтобы информация не терялась, в копии переписки стоят все участники рабочей группы.

2. Планирование. Перед началом работы мы формируем календарный план, там прописаны все дедлайны по этапам согласования мероприятия: визуальный ряд, шоу-программа, питание — до малейших деталей!

Это наша дисциплина — утро начинается с того, что все загружают календарные планы клиентов и смотрят, что нужно сделать в первую очередь.

Особенно это удобно в длительных проектах, которые готовятся полгода-год, чаще всего это случай крупных юбилеев. У нас как раз сейчас в работе несколько мероприятий, работать над которыми мы начали в первой половине 2018 года, а проведем их в 2019-м.

Планирование позволяет клиенту быть спокойным за то, что он контролирует все этапы работы. В любой момент можно открыть план и посмотреть, какая работа сейчас выполняется. Не нужно звонить и напоминать нам, что мы должны сдать макет открыток, если сегодня, к примеру, 25-е, а срок у нас по ним установлен 27-го.

Каждый этап организационных процессов согласовывается с клиентом: подбор площадки, программы, выбор меню… Обсуждаются все варианты, но окончательное решение всегда принимает заказчик.

3. Составление сценарного плана и сценария. В чем отличия?

После того как у нас согласован список артистов, которых мы планируем принимать на мероприятии, выстраивается тайминг программы: очередность выступлений артистов, интерактивные включения ведущего, награждения сотрудников (если есть), дискотека.

И обязательно предусматриваем паузы во время выноса горячих блюд на столы.

Чем сценарный план отличается от сценария? Сценарий нужен на крупных мероприятиях: это детализированный, поминутный, расписанный тайминг, вплоть до каждого слова ведущего. В более камерных мероприятиях ведущему достаточно сценарного плана: не нужно прописывать каждое слово, можно импровизировать. Это все согласовывается с клиентом.

Как работать с подрядчиками: несколько советов

В агентстве есть четко прописанные стандарты по работе с подрядчиками. Один из стандартов — коммуникация.

Мы всегда фиксируем все договоренности в письменном виде, чтобы понимать:

• Стоимость работ
• Время (например, во сколько должны приезжать сотрудники компании-подрядчика на площадку)
• Дресс-код на площадке
• У нас есть правило: менеджер проекта звонит подрядчику за неделю до мероприятия, за три дня, за день, в день проекта и за час. Эта назойливость (5 звонков!) позволяет максимально контролировать явку подрядчиков к нужному времени и самое главное — к нужному месту.

У нас был случай, когда праздник проходил в гостинице «Юность» одного из белорусских городов. Это название есть во многих регионах нашей страны. И подрядчик приехал к нужному времени в гостиницу с таким названием, но в другом городе. Прямо как в фильме «С легким паром». Вот чтобы такого не допустить, и была внедрена схема «5 звонков».

На самом мероприятии у нас работают администраторы, которые контролируют все этапы создания проекта в день ивента. Это:

• Кейтеринг — мы всегда сравниваем то, что мы заказываем, с тем, что стоит на столах
• Монтаж технических подрядчиков: свет, звук, экраны
• Контроль приезда артистов, встреча, проведение в гримерку, обмен документами (хотя стараемся делать это заранее)
• Демонтаж оборудования после мероприятия. Все, что завозилось, мы должны вывезти и навести порядок, чтобы вернуть площадке первозданный вид.

Хороших больших площадок в Минске (да и в стране) не так много, со всеми стараемся придерживаться хороших партнерских взаимоотношений.

Как создаются корпоративы: еще больше подробностей смотрите на видео

Внимание! У вас отключен JavaScript, ваш браузер не поддерживает HTML5, или установлена старая версия проигрывателя Adobe Flash Player.