«К 2025 году практически все будет в „цифре“». Эксперт рассказал о трендах развития бизнеса и условиях для его трансформации

Технологии все активнее внедряются в бизнес-процессы большинства компаний. Они трансформируют, упрощают и ускоряют бизнес. Но возможно ли полностью уйти в «цифру»? Какие перспективы это открывает? Можно ли это сделать уже сегодня? Руководитель юридического направления цифровой экосистемы «МетаЭра» Дмитрий Заблоцко-Горький рассказал, с чем сталкивается белорусский бизнес на пути к автоматизации и как правильно упростить многие бизнес-процессы.

«МетаЭра» — это современный комплексный цифровой продукт, объединяющий различные сервисы для бизнеса, заменяющий функциональных специалистов и работающий по подписке. Экосистема предлагает пользователю электронный документооборот, в ближайшее время еще и электронные накладные, онлайн-консультации юриста или кадровика, проверку контрагентов, а также онлайн-медиацию и даже электронный третейский суд, бухгалтерский и юридический аутсорсинг. На площадке сервиса практически любой бизнес сможет найти все необходимое для быстрой и эффективной настройки рабочих процессов.

«От возникновения идеи до ее реализации прошло около 3 лет»

Цифровизация — это уже не просто тенденция. В Беларуси не только принята госпрограмма, но и создан Центр цифрового развития, который является резидентом Парка высоких технологий. Иными словами, условия для трансформации бизнеса максимально благоприятные. Но далеко не все спешат в «цифру»: по данным Национального статистического комитета, в 2022 году только чуть больше 22% компаний реально использовали цифровые возможности для развития бизнеса.

Вероятно, это можно списать на то, что на белорусском рынке масштабных экосистем для комфортной цифровизации бизнеса до сих пор не было. К примеру, в России первыми в этом направлении стали банки и крупные компании — «Сбербанк» и «Яндекс». С появлением их продуктов стало очевидно, что быстрее, дешевле и проще использовать экосистему со множеством сервисов и инструментов, чем «обрастать» многочисленным софтом, который не объединен в одно целое.

Белорусский бизнес до недавнего времени вынужден был довольствоваться лишь отдельными сервисами для проверки контрагентов, ведения электронного документооборота и т.д. Но заметные шаги в этом направлении уже сделаны. В сентябре 2023 года в Беларуси заработала первая цифровая экосистема «МетаЭра», благодаря которой бизнес может оцифровать большинство бизнес-процессов.

— На белорусском рынке уже есть много отдельных сервисов, которые можно использовать в своей деятельности. Уникальность и полезность цифровой экосистемы «МетаЭра» заключается в расширенном функционале, благодаря которому в одном кабинете можно совершать очень много взаимосвязанных действий. Такого больше нигде нет, — говорит Дмитрий Заблоцко-Горький.

И похоже, что в этом утверждении руководитель юридического направления экосистемы не лукавит: в библиотеке шаблонов можно выбрать нужный договор, ввести необходимые данные, подписать его ЭЦП и отправить через сервис электронного документооборота. Если в процессе понадобилась консультация юриста или кадрового специалиста или впоследствии возник спор с контрагентом по отправленному документу, можно обратиться к медиатору или в электронный третейский суд.

Важно отметить, что «МетаЭра» не стартап, а эволюция и переход в онлайн компаний, которые работают на рынке бухгалтерских и юридических услуг уже более 15 лет. И с учетом накопленного опыта, понимания проблем бизнеса целенаправленно создан каждый сервис. Все продумано до мелочей: просто и удобно.

— От возникновения идеи до ее реализации прошло около 3 лет. Требовалось создать архитектуру продукта и предусмотреть различные пользовательские сценарии, — поясняет Дмитрий. — Также до полноценного запуска «МетаЭра» проходила закрытое тестирование.

Вот как сейчас происходит типичный документооборот, например, в компании, которая оказывает услуги для бизнеса: необходимо подготавливать, условно, 100 актов каждый месяц, как и полагается, все в двух экземплярах, везде нужно проставить печати, расписаться, затем все отсканировать и отправить контрагентам. А потом еще отправить заказным письмом и ожидать подписанного документа. На это уходит много времени и денег.

Еще лет 10 тому назад скан документа был чем-то непривычным, просили оригиналы с «живой» подписью, то же самое происходит и сейчас с ЭЦП.

Через 1С бухгалтер легко и быстро формирует перечень необходимых документов на отправку в сервис, где одним кликом можно подписать все документы. Затем эти акты прикрепляются к договорам с контрагентами и высылаются на их электронную почту. Причем такую операцию можно проделать в любой точке мира, где есть интернет.

— Бывает так, что у пользователя возникают опасения: «Я готов перейти на электронный документооборот (ЭДО), но что, если мой контрагент сомневается»? Эти сомнения можно развеять, сказав, что в сервисе простая регистрация, а его использование ускоряет и упрощает процесс подписания документов.

Все данные доступны двум сторонам и хранятся в защищенном Data-центре в Беларуси. Любой документ, который был подписан в системе, можно просмотреть или скачать хоть через 10 лет. В сервисе отобразится вся информации о том, кем и когда он был подписан, когда был выдан ключ ЭЦП, вносились ли в данный документ какие-то изменения. Документ, подписанный ЭЦП, защищен от подделки или внесения каких-либо изменений в него, лучше, чем документ, подписанный на бумажном носителе.

В этом и заключается главное преимущество сервиса: если после подписания документа туда внесли хоть одну запятую, то система покажет, что в нем есть неподтвержденные изменения.

И самое главное: «МетаЭра» имеет аттестат безопасности, на что всегда обращает внимание любой бизнес, который интересуется, где будут храниться его договоры в электронном виде.

В экосисеме есть еще одна важная функция: поскольку любой бизнес в своей деятельности использует различные документы (приказы, справки, договоры и т. д), но не у всех в штате есть юрист. В «МетаЭре» создали библиотеку шаблонов: если, скажем, нужен договор поставки, можно заглянуть в соответствующий раздел, просмотреть или скачать необходимый документ, открыть его в том же Word, отредактировать, подписать и отправить. Пускай пользователи работают так, как привыкли. Актуальность всех документов постоянно отслеживается юридической компанией — партнером «МетаЭры». Их можно использовать как в цифровом виде, так и на бумажном носителе.

Кроме этого, в кабинете будут доступны очень востребованные сейчас бизнесом сервисы: онлайн-консультация юриста и сервис-консультации кадровика. 

Теперь не нужно искать юридическую компанию, а затем и ехать туда, если необходима юридическая консультация, тратить и время, и деньги. 

То же самое касается и сервиса онлайн-консультаций кадрового специалиста — это универсальный помощник по любым кадровым вопросам и вопросам кадрового делопроизводства. 

Получить консультации и юриста, и кадровика можно в удобное время, воспользовавшись онлайн-сервисом, просто и быстро.  Сервисы будут особенно полезны, если у вас в штате нет юриста или кадрового специалиста.

«Можно решить споры с контрагентами без суда и полностью онлайн»

В Европе и США без прохождения процедуры медиации (процедура досудебного урегулирования спора) невозможно даже подать иск в суд.

Типичная ситуация для деловой практики в Беларуси вроде несвоевременной оплаты за поставленный товар становится для бизнеса проблемой: подготовка и подача претензии, оплата госпошлины и юридических услуг, судебные заседания — все это может занять несколько месяцев и потребует значительных затрат.

Простой пример: покупатель не оплатил вовремя поставленный товар. На практике в большинстве случаев протекает один и тот же сценарий — покупатель просит еще отсрочку, обосновывая ее различными причинами. Далее такая отсрочка оформляется дополнительным соглашением, либо поставщик просто ждет, поверив на слово, либо предъявляется претензия для возможности впоследствии обратиться в суд. Если оплата не пришла, начинается судебная история, целью которой является получение исполнительного документа, который позволит принудительно взыскать долг.

Сервис онлайн-медиации в «МетаЭре» существенно упрощает этот процесс.

Как только произошла просрочка платежа, поставщик и покупатель могут, используя сервис, подписать соглашение, которое будет удостоверено медиатором. В соглашении можно указать конкретные даты оплаты по просроченной поставке, штрафные санкции в случае неоплаты в срок, либо, например, как бонус для покупателя отказ от штрафных санкций, если соглашение будет исполнено должником в срок. Сценариев много.

На практике медиативные соглашения исполняются добровольно в 80% случаев!Но если покупатель (должник) не исполнил соглашение, то поставщик просто направляет это соглашение в суд с заявлением о выдаче исполнительного документа.

Соответственно, сравнивая с устоявшейся в Республике Беларусь практикой по взысканию долга, мы можем видеть, что решение вопроса по погашению долга с использованием медиации значительно сокращает время, экономит деньги, а в некоторых случаях и «нервы». И мы имеем все тот же конечный результат —исполнительный документ.

Необходимо отметить, что сервис электронной медиации «МетаЭра» автоматизирован и прост. Все действия пользователя сведены к минимуму. 

Сервис дает возможность удаленно с помощью медиатора быстро и дешево подписать аналогичный гарантийному письму документ, который действительно даст возможность бизнесу без суда решить спор, сохранив при этом партнерские отношения, но при необходимости всегда быстро получить судебный документ для принудительного исполнения условий такого «гарантийного письма».

— Если спор невозможно решить с помощью медиации, то внутри экосистемы можно воспользоваться сервисом электронного третейского суда.

«Достаточно подключиться к серверу и работать»

Помимо предоставления различных сервисов, «МетаЭра» предлагает белорусскому бизнесу дополнительные услуги IaaS (Infrastructure as a Service, — прим. «Про бизнес»). Это и облачные сервера, и IT-безопасность, которая включает в себя проверку сайтов, веб-сервисов и веб-приложений любой компании с выработкой рекомендаций и замечаний по устранению проблем с защищенностью сетевой инфраструктуры, которую тестируют всесторонне: изнутри и извне, в том числе на предмет присоединения вредоносного кода и кражи баз данных.

Не нужно заморачиваться с покупкой оборудования, его настройкой, безопасностью и поиском сисадмина, все предоставят и настроят должным образом. Достаточно будет просто подключиться к серверу и работать. Мощности «МетаЭры» располагаются в Data-центре, и это гораздо удобнее и дешевле, быстрее и безопаснее, чем организовывать все самостоятельно.

«99% всех документов можно перевести в „цифру“»

Бизнес может пользоваться любыми сервисами экосистемы по мере необходимости, никто не принуждает его полностью уходить в «цифру». Крупным компаниям, у которых есть собственная юридическая служба и отдел кадров наверняка не понадобятся консультации юриста и кадрового специалиста, что больше подходит для малого бизнеса, у которого нет объема задач для таких специалистов в штате, а значит проще сэкономить и воспользоваться консультациями извне.

Сервис электронного документооборота особенно актуален для больших компаний, документооборот которых исчисляется тысячами «бумажек» ежемесячно. Это не просто подписание и отправка документов, а систематизация всего документооборота компании.

Например, в организации есть архив документов на бумажных носителях, которые нужно долго хранить по законодательству. Можно их отсканировать и удостоверить их подлинность ЭЦП в «МетаЭре», обеспечить надлежащее хранение в защищенном Data-центре и уничтожить все бумажные носители — проще говоря, перевести все в «цифру».

— Фактически такую процедуру можно безбоязненно провести с 99% от всех документов. На этот счет уже получено официальное разъяснение Минюста, — заверяет Дмитрий Заблоцко-Горький. — Представляете, какой колоссальный документооборот у тех же торговых компаний? Для хранения документов им приходится выделять отдельное помещение.

«Все, что может уйти в „цифру“, должно быть там»

Разработчик обещает внедрить сервис по управленческой отчетности для акционеров, собственников и руководителей, чтобы они могли лучше контролировать и планировать свой бизнес. Функционал предусматривает графики и дашборды с различными бизнес-метриками. В ближайшее время пользователи «МетаЭры» смогут получать и отправлять электронные ТН и ТТН по Беларуси без необходимости использования их на бумажных носителях, что сделает товарообмен более удобным.

— «МетаЭра» — это новый формат работы и взаимодействия, возможность быстро оцифровать свой бизнес, а значит колоссальная экономия времени и ресурсов на процессах. К 2025 году практически все будет в «цифре». Так что все, что уже может уйти в «цифру», должно быть там, — считает руководитель юридического направления экосистемы «МетаЭра».

Вне зависимости от количества используемых сервисов оплата в экосистеме всегда одинаковая и доступная даже для микробизнеса (40 рублей в месяц), заверяют в компании.

— Зайдите на любой сервис, например, для проверки контрагентов — в месяц предоставляется ограниченное количество проверок за плату в два раза выше. Сервисы для электронного документооборота — с ограничением в 500 исходящих документов — стоят в 4 раза больше. Одна консультация юриста или кадрового специалиста обойдется вам ориентировочно в 1,5 раза дороже. Этот список можно долго продолжать, а у вас есть возможность просто оплатить подписку и работать, — говорит Дмитрий. — Более того, даже если компания решит не продлевать подписку на «МетаЭру», у нее останутся работающими практически все сервисы: консультации, библиотека шаблонов документов, онлайн-медиация, электронный третейский суд и подписание ЭЦП входящих документов. Единственное, что будет недоступно — проверка контрагентов, а также отправка им документов.

Приглашаем бизнес зарегистрироваться и попробовать: доступен семидневный ознакомительный период, во время которого можно бесплатно протестировать весь функционал сервиса.