Как изменить установки сотрудников и комфортно перевести бизнес на электронный документооборот?

«Перемены в компании — это увлекательный аттракцион. Американские горки настроений сотрудников, карусель угроз «я не выдержу/уйду» и счастливых примирений. А в результате… — командное «YES, we did it!» и изумленный вопрос: «Почему мы не сделали это раньше?» — так описывает процесс перехода на ЭДО Татьяна Скорик, руководитель проекта обмена электронными документами podpis.by. С ней «Про бизнес» поговорил о внедрении изменений в процессы документооборота в белорусских компаниях.

Татьяна Скорик — руководитель проекта электронного документооборота (ЭДО) podpis.by в компании «ЮрСпектр». Имеет богатый опыт внедрения изменений в крупных проектах, один из которых — перевод всем известного «Консультант Плюс» из оффлайн-сектора в онлайн-сервис ilex. Татьяна — специалист в управлении и проектном менеджменте. В компании ее называют кризисным менеджером и сотрудником «горячих точек» — она всегда там, где нужны новации, глобальные перестройки, продвижение старт-ап проектов.

«Слишком много сегодня «черных лебедей» и «серых носорогов», поэтому нужны те, кто умеет быстро перестраиваться»

— Татьяна, что вообще понимается под майндсетом сотрудников?

— Майндсет — ментальная (от 'mind') установка (от 'set') человека, набор паттернов мышления, через которые пропускаются факты — рационализируются, рассматриваются с точки зрения плюсов/минусов, практических выгод и превращаются в ответы и действия. Сейчас «майндсет» — это трендовое слово, которое часто используется для обозначения типа мышления человека, его склада ума.

Когда мы говорим о майндсете сотрудников, то это их установки, паттерны мышления и поведения в профессиональном и околопрофессиональном поле. Причем эти майндсеты могут как помогать, так и мешать организации-работодателю.

Майндсет — понятие изменяемое. Это не выпавшие при раздаче (рождении) карты, с которыми вам придется жить всегда, делая вид (покер фэйс), что у вас роял-флэш, а реально — пара «десяток».Можно изменить то, что «на руках», продвинуться по карьерной лестнице, стать самодостаточным личностно. Все, что для этого надо, — развивать потенциал и не бояться изменений.

Приведу простой пример. Есть типовой майндсет тревожного руководителя:
«Для того, чтобы чувствовать себя на работе спокойно, надо стать незаменимым».
С одной стороны, если человек так думает, то может много работать, стараться, выкладываться на 1000%. Но с другой — он же будет не принимать на работу сильных сотрудников, способных составить конкуренцию. Он станет «зацикливать» на себе процессы, не будет внедрять автоматизацию, т.к. она способствует «освобождению» компании от ручного, экстенсивного труда. В этом случае установки из майндсета не оставляют сотруднику шанса на рост.

— Можно ли как-то изменить свой майндсет?

— Майндсет изменить сложно, но можно. Все, что для этого нужно, — развивать потенциал и не бояться изменений. И делать это необходимо не из страха, а расширяя сознание, понимая новые возможности, которые могут открываться при изменениях. Например, автоматизация освободит время — важнейший ресурс для профессионального карьерного и личностного роста.

По сути, майндсет — это довольно статичная структура, которой не хватает «жизни» и «гибкости». Но все же менять его мы способны.

Именно поэтому так важно отслеживать, что именно мешает двигаться вперед и решейпить (от слова shape — форма, придавать форму) наши установки и взгляды.

Работая в ilex, а затем в podpis.by, я периодически сталкиваюсь с сопротивлением изменениям. Те, кто умеет преодолевать такое сопротивление, выходят победителями из ситуации и часто (исходя из моей практики) получают более высокие должности поднимаются выше по карьерной лестнице. Сотрудники компании «ЮрСпектр» постоянно посещают тренинги, форумы, проводим для них синдаги, форсайты, — словом, мы постоянно развиваем мозг и меняем майндсет.

— Если компания и так работает неплохо — зачем вообще говорить об изменениях и подвергать сотрудников этому дополнительному стрессу?

— Один из трендов современности — необходимость гибкости (в английском языке есть очень подходящее слово — flexibility). Время стратегов на длительный период закончилось. Слишком много сегодня «черных лебедей» и «серых носорогов», поэтому особенно ценятся те, кто умеет быстро перестраиваться под меняющуюся действительность. И у кого есть силы и время на это. Не зря, помимо интеллекта (IQ) и эмоционального интеллекта (EQ), сейчас есть понятие энергетического интеллекта или запаса ресурсности, который позволяет адаптироваться к изменениям.

«Чтобы было не «Остановите Землю, я сойду!», а «Класс! Нам стало проще работать!»

— Ваша работа связана с тем, чтобы привносить изменения во многие компании за счет внедрения электронного документооборота. Расскажите, зачем это бизнесу?

—  Важно понимать, что ЭДО создан не только для бизнеса, но и для сотрудников. То есть это не игра «в одни ворота» и совсем не «прихоть», нужна только «руководству» или главному бухгалтеру.

У бизнеса всегда есть две стороны:

• интересы собственников. Бизнес должен приносить прибыль. В уставе любой компании — это основная цель организации;
• интересы сотрудников: от линейных специалистов до ТОПов. Им важно иметь интересные проекты, важно получать заработную плату, иметь место применения своих умений и навыков, работать в атмосфере, способствующей продуктивности, и сохранять life-work-balance.

Поэтому и ключевые преимущества ЭДО я разделила бы на две части: выгоды для компании и выгоды для ее обитателей (сотрудников).

— Давайте начнем все-таки с того, что ЭДО меняет для бизнеса?

— Во-первых, ЭДО ускоряет бизнес-процессы, при этом глобально не перестраивая (а именно этого боятся сотрудники). Он оптимизирует и облегчает их за счет экономии времени на рутинных задачах. Например, значительно проще становится находить документы, если они нужны по какой-либо причине либо запросу.

К тому же, не стоит забывать, что в соответствии с законодательством Республики Беларусь, электронные документы признаются юридически значимыми и приравниваются к бумажным, подписанным личной подписью.

При запросе, к примеру, из налоговой, достаточно будет выслать электронный документ, а не копаться в архивах с бумажными папками. Вдох-выдох — и бухгалтерия-директор-собственники живут спокойно.Во-вторых, компании становится доступен простой и всесторонний обмен электронными документами (отправить с podpis.by можно сразу до 300 документов в один «клик»). Причем абсолютно разными: внутренними, внешними, кадровыми, бухгалтерскими, между отделами и с контрагентами, актами, счет-фактурами, договорами, допсоглашениями и т.д.

ЭДО гарантирует прозрачность и доверительность документооборота. Есть возможность видеть статус документа, подписан он либо нет.

ЭДО также обеспечивает безопасность хранения документов: они защищены шифрованием и размещены на защищенных серверах.

В-третьих, ЭДО обеспечивает сокращение затрат компании на рутинные, но необходимые операции. По нашим подсчетам, в компании, отправляющей 1500 документов в месяц, расходы на документооборот составляют до $10 тыс. в год.

Снижается и количество ошибок в документации. А даже если такие ошибки случаются, то их легко исправить. Есть опции сверки срока действия сертификата электронной подписи и другие автоматизированные возможности.

Расскажу о практике применения ЭДО на примере кейса универмага «Беларусь». Благодаря переходу на podpis.by компания стала экономить 100+ пачек бумаги ежемесячно. Слова главного бухгалтера: «ЭДО — это колоссальная экономия времени и ресурсов». Универмаг ежемесячно обменивается примерно 1000 актами с контрагентами. Один такой документ иногда состоит из более чем 100 листов, а распечатывать нужно всегда в двух экземплярах. Подробнее можно прочитать здесь.

— Понятно, почему бизнес может быть заинтересован в переходе на ЭДО. Но зачем это сотрудникам?

— На самом деле ЭДО на пользу и сотрудникам не меньше, чем компании, ведь он позволяет людям экономить их время именно на рутинных, неинтересных задачах. Это значит, меньше нервов, перегрузок, горящих дедлайнов. Любая бухгалтерия знает эти закрытия периодов к конкретной дате.

Как показывает практика, ЭДО дает возможность сэкономить время на отдых или более «лайтовый» режим работы. Да, большинству работодателей такие цели сотрудников не сильно нравятся, но и работодатель должен понимать, что такой «умеренный отдых» позволяет сотруднику не выгорать и долго быть эффективным и удовлетворенным работой в организации.

К тому же эффективные сотрудники обычно разделяют энтузиазм в отношении тех инструментов, которые идут компании на пользу.

Интересы бизнеса и сотрудников в конечном счете — общие.— Есть опасения, что некоторые должности, связанные с ручным трудом, ЭДО может просто упразднить за ненадобностью. Так ли это, на ваш взгляд?

— Некоторые сотрудники могут переживать по этому поводу хотя бы потому, что страх свойственен любому человеку. Но ЭДО закрывает только рутинную часть задач. Это позволяет сотрудникам найти время и силы на профессиональное и саморазвитие.

Ведь в организациях работники (юристы, бухгалтеры, офис-менеджеры) могут тратить до половины рабочего дня на подписание и отправку документов. ЭДО позволяет делать это за минуты! Сотрудники не отвлекаются на печать, отправку документов, исправление и внесение изменений в документы также максимально облегчаются. А специалисты могут взять на себя более значимые задачи, которые помогают компании наращивать обороты и масштабироваться, а сотрудникам — развиваться, иметь силы и ресурсы на это.

— Давайте более предметно обсудим, как внедрение скажется на загрузке сотрудников разных отделов?

— Ответ однозначный — загрузка уменьшится! Да, есть небольшой период, когда идет процесс перенастройки с бумажного документооборота на электронный. В этот момент сотрудники будут заняты обучением. К примеру, podpis.by обучает лично и предоставляет записанные модули для обучения онлайн.

Обычно вовлеченными в процесс внедрения ЭДО оказываются все отделы компании. Но львиная доля работы достается бухгалтерии, юристам, ИТ-специалистам и руководителям. Последним как раз приходится работать с возражениями, мотивировать на принятие изменений.

Отмечу, что мы как компания, реализующая услуги в области ЭДО, стараемся максимально упростить для компаний интеграцию ЭДО в бизнес-процессы.

Мы соединяем ЭДО и учетную систему организации, а также самостоятельно и «под ключ» обзваниваем, приглашаем и обучаем контрагентов нашего клиента. То есть львиную долю работы берем на себя, чтобы не было: «Остановите Землю, я сойду!», а было: «Класс! Нам стало проще работать!».

В качестве примера хочу привести кейс ООО «Арлепта» (компания оказывает бухгалтепрские услуги), нашего клиента. С переходом на отправку актов через podpis.by КПД компании достиг 600%: сейчас вместо 6 сотрудников, которые занимались почтовыми отправлениями документов, с этим может справиться один, давая возможность остальным заниматься профильной, а не рутинной работой. Подробнее здесь.

«Руководителю нужно быть лояльным к сотрудникам и думать, как можно облегчить им жизнь»

— Сколько компаний, по вашим данным, за последнее время перешли на ЭДО?

— По Беларуси такой открытой статистики нет. Однако, согласно данным podpis.by, за последние полгода мы приросли на почти 4000 пользователей, зарегистрированных в системе.

— Какую обратную связь вы получаете от этих компаний? И какие выводы делаете на ее основе?

— На орбите ЭДО с podpis.by вращается около 25 000 компаний, среди которых — БНБ-Банк, сеть магазинов ОМА, «Санта», производитель напитков «Лидское пиво», продавец одежды Terranova, крупнейший застройщик МАПИД, более 600 представителей Парка высоких технологий и многие другие.

Обратная связь для нас — важный инструмент развития. Она позволяет узнать, что еще нужно клиентам, а затем это разработать и внедрить. Например, благодаря обратной связи от клиентов мы исходно разработали мультибраузерный вход, предусмотрели возможность подписания документов с помощью мобильной ЭЦП и многое другое. Мы разрабатываем продукт практически в диалоге с клиентом.

Среди основных плюсов podpis.by клиенты отмечают нашу службу поддержки. И это неудивительно: 50 человек неустанно трудятся для того, чтобы обеспечить быструю реакцию на любые технические вопросы клиентов. Например, директор ООО «Твой шаг» (бренд «Марко») отметила: «Служба поддержки готова прийти на помощь 24/7. Грамотные специалисты буквально в течение 5−10 минут помогают разобраться в важных и срочных вопросах, а также сами регулярно поддерживают контакт. Нас оповещают обо всех новшествах и изменениях в сервисе, которые еще сильнее упрощают работу в нем». Подробнее можно прочитать здесь.

— По вашему опыту, какие сложности могут возникнуть в компании при переходе на ЭДО?

— При грамотном переходе на ЭДО с качественным партнером особых сложностей (а тем более нерешаемых) не возникнет.

Однако иногда требуется некоторое количество этапов для перехода. Сколько их будет и насколько длительным будет процесс, зависит от размера компании, специфики документов (какие это документы: акты, договоры, накладные), учетной системы, количества контрагентов, сферы деятельности компании.

— Как нужно проводить переход на ЭДО, чтобы это не стало большим стрессом и не сказалось на продуктивности и состоянии команды?

— Отвечу известной цитатой: «Никогда не рано, всегда вовремя». Однако дополню, что, конечно, на ЭДО лучше переходить не во время отчетных периодов. У нас в стране их 5: квартальные отчеты и годовая отчетность. В это время бухгалтеры в особенном напряжении и дополнительные факторы нагрузки (в том числе, необходимость перестройки на ЭДО) не будут восприниматься ими позитивно.

Руководителю необходимо быть лояльным к сотрудникам и подгадывать те моменты, когда можно облегчить им жизнь, а не усложнить (если это не критическая необходимость). Так, середина лета — идеальное время для перехода на ЭДО, чтобы 2-ой квартал был закрыт особенно легко, без «беготни» за контрагентами. Думаю, мой прозрачный намек понят (улыбается).

— Как закрепить успех и проследить за тем, чтобы все втянулись в новую систему с ЭДО?

— Смотря, для чего это надо (проследить). Сотрудники увидят изменения сами. А руководителям, которым надо обязательная оценка развитости бизнес-процессов, стоит провести два типа исследований: качественное и количественное.

• Качественное исследование.

Советую использовать опросный инструментарий по методике Гэллапа или любой другой, фиксирующий вовлеченность и настроения сотрудников относительно новации.

• Количественное исследование.

Я бы предложила делать так, чтобы не отвлекать сотрудников. Взять 3−4 метрики и оцифровать их, оценивая в динамике месяц к месяцу. К примеру:

• % документов, подписанных через сервис ЭДО/в бумажном виде;
• % отделов, работающих с ЭДО;
• % контрагентов, с которыми бизнес работает через ЭДО.

— Когда бизнес почувствует эффект от перехода на ЭДО?

— Первые 1−2 месяца — всегда «обкаточные», «тестовые», «пилотные».
Система входит в норму с 3−5 месяца, а ощутимые изменения бизнес увидит через полгода работы. К этому моменту процессы достигают умеренного уровня автоматизации.

— По вашему опыту, как сотрудники воспринимают ЭДО со временем? Как меняется их отношение, если все делать правильно?

— Принимать изменения — всегда непросто и только 3% людей (их называют лидерами, новаторами) «жаждут» изменений. Остальные или постепенно принимают, или вынуждены принимать через сопротивление (консерваторы).

В случае с ЭДО — переход неизбежен. И его значительно комфортнее пройти с грамотным сервисом и пока «жареный петух не клюнул», то есть пока есть возможность сделать это не потому, что вышел такой закон или указ, а потому что есть желание посвятить время этому вопросу.

Если руководство выбирает правильную тактику внедрения ЭДО, объясняет, в чем плюсы внедрения, как это упростит работу конкретных отделов и организации в целом, то принятие происходит быстро. Одной-двух бесед обычно достаточно.Главное — не перегибать с назиданием, безапелляционными приказами, объяснять преимущества для конкретных должностей и структурных подразделений компании, понимать «страхи» сотрудников (они не от слабости, а от тревоги), предлагать планы их развития, когда высвободится время за счет перехода на ЭДО.

Достаточно сделать шаг в сторону перехода на электронный документооборот — и дорога появится сама. Убедитесь на своем опыте!