К Олимпиаде так тоже готовились — пройдите и вы со своей командой 7 кругов онлайн-совещания

Как сделать совещания эффективными, особенно сейчас, когда многие работают удаленно, и приходится заново учиться вовлекать в диалог команду, чтобы вместе генерировать креативные решения. Своей техникой и опытом проведения мозговых штурмов делятся эксперты бизнес-школы Капитал — Леа Веденски, психолог, автор методологии «Олимпийские совещания» и архитектор программ Максим Поклонский.

— Сейчас, в условиях стресса и высокой неопределенности, когда переговорки опустели, и компании массово переводят сотрудников на удаленку, бизнес находится в поиске нестандартных решений. Мы хотим поделиться техникой, которая поможет сделать ваши совещания в онлайне эффективными.

Леа: Ситуация с коронавирусом очень напоминает мне подготовку менеджеров отелей к работе во время Олимпиады-2014 в Сочи, где я отвечала за все процессы найма и обучения управляющего персонала. Время сжато, ситуация меняется каждую секунду, постоянно возникают проблемы: что-то не привезли, не успели, подрядчики подвели. Или, например, поставили задачу — обучить официантов не за полгода, а за месяц, да еще при условии, что ресторан еще не построен. Или срочно нужно что-то предпринять, когда гости уже едут, а отель еще не укомплектован полностью. Или решить, как сохранить ценные кадры, когда их переманивают конкуренты.

В какой-то момент я поняла, что стандартный формат планерок для работы с командой оказался абсолютно неэффективным. Тогда мы разработали уникальный, на наш взгляд, формат проведения планерок и совещаний, который сейчас кажется даже более актуальным, чем когда-либо. Суть подхода в том, что:

• Он четко структурированный, цикличный, дает понятный шаблон для решения вместе с командой задач любой сложности
• Развивает креативное мышление, выводит людей из грубой приземленности на абстрактные и ассоциативные уровни мышления.

Формат совещаний базируется на методиках балинтовских групп (метод повышения профессиональных коммуникативных навыков), психотерапевтических техниках и научных данных о работе мышления и восприятия.

Максим: На рубеже нулевых, когда я работал в международной компании ASBIS Group, в моей команде были маркетологи, которые физически находились в 20+ разных странах. Как компьютерщики (тогда их еще никто не называл ИТ-шниками), мы первыми переходили на все инструменты совместной работы: ICQ, MSN, Skype — каждый новый софт повышал эффективность наших онлайн-коммуникаций. Но все равно, мы собирались раз в квартал на очную встречу, мы называли их face-to-face meeting. Компания выделяла на это немалые деньги, поскольку обмен опытом и идеями развития имел большую ценность.

Базовые принципы

Леа: Технология Олимпийских совещаний (название технологии мы решили оставить со времен Олимпиады) построена на моей авторской методике «7 уровней мышления» (где мышление и восприятие человека рассматривается как спектр от тонких уровней — абстрактного и ассоциативного, до бытового и телесно-эмоционального). Она реализуется в формате кругов, каждый из которых жестко структурирован и нацелен на активацию того или иного уровня мышления. Все это позволяет повысить качество и эффективность принимаемых решений.

Можно проводить подобные встречи в сокращенном формате, до получаса, выбирая только те круги, которые нужны для решения выбранной проблемы.

Когда руководитель хорошо владеет техникой — можно интегрировать приемы в любую 15-минутную планерку.

Сейчас техника имеет четкие правила и последовательность действий. Базовый принцип — психологическая безопасность. Это значит, что:

• Мы не перебиваем другу друга. Говорит кто-то один
• Не критикуем, не осуждаем, не оцениваем, не ищем изъяны в позициях
• Не советуем, не навязываем свое мнение другим
• У каждого участника есть свое виртуальное свободное пространство (так я называю ощущение человеком свободы, возможности высказаться)

После того как вы озвучили и приняли эти базовые вещи, можно начинать совещание.

Первый круг — сближение

Это круг эмоционального разогрева и сближения. Например, я по опыту знаю, что для менеджеров отелей характерно нейтральное выражение лица или «дежурная улыбка». Понять, что они думают и чувствуют на самом деле, невозможно. В режиме онлайн вы сталкиваетесь с похожей ситуацией. Понять коллег становится гораздо труднее. Поэтому так важно запустить обмен эмоциями и впечатлениями в начале совещания. Пока человек не проговорил словами свое состояние и отношение к теме, неизвестно, что он действительно чувствует и насколько он вовлечен в проблему. Поэтому на первом круге участникам важно обменяться состоянием и чувствами по теме, которые можно выразить так:

• «Я чувствую тревогу, что мы не успеем»
• «Я волнуюсь, что не получится»
• «Я растерян, потому что не понимаю, как действовать» и пр.

Таким образом «прогревается» телесно-эмоциональный уровень восприятия. Эффект напоминает просмотр захватывающего фильма в заполненном кинотеатре. И в итоге появляется чувство эмоциональной близости — «мы команда», мы понимаем друг друга. Вы должны понять и почувствовать, что это произошло, на эмоциональном уровне. Тогда можно двигаться дальше.

Второй круг — выбор спикера

Спикером может быть руководитель команды. Или можно выбрать его большинством голосов — обычно им становится тот, кто обладает наибольшим количеством информации по повестке дня.

В задачу спикера входит — максимально раскрыть и описать тему, проблемы с ней связанные, задачи, которые необходимо решить. Если, например, тема совещания — поставка оборудования в медицинский центр, то спикер говорит какое именно оборудование нужно, в какие сроки оно должно быть на месте, какие преграды в настоящий момент имеют место и т. д. То есть погружает участников в самую суть.

Участники слушают очень внимательно, не перебивают (!). Если возникают вопросы, просто записывают их, чтобы задать на следующем круге.
Ведь что обычно получает человек, рассказывая о волнующей проблеме? Набор советов или «ценных указаний» в духе армянского радио. Поэтому — просто слушаем.

Третий круг — вопросы

Именно поэтому третий круг — это круг уточняющих вопросов.

После того как спикер сказал все по обсуждаемой теме, участники по кругу задают ему уточняющие вопросы, с целью максимально расширить наше понимание темы. Задаваемые вопросы помогают всем увидеть проблему шире, рассмотреть ее с разных сторон.

На этом этапе в группе происходит расширение мышления. Потому что правильно заданный вопрос меняет восприятие проблемы, вскрывает слепые пятна и тем самым создает благоприятные условия для рождения оригинальных и эффективных решений. Например, вопросы могут быть такими:

• Почему это призошло?
• Как вы пришли к этому решению?
• Что могут сделать наши конкуренты в этой ситуации?
• Что произойдет, если мы ничего не будем делать?

И вот мы уже не говорим, что из точки А в точку Б нам не доехать ни за что и никогда, потому что дорога закрыта на ремонт и транспорт сломался, а ищем, как объехать или где взять вертолет, чтобы облететь.

Четвертый круг — креатив

Этот круг необходим, чтобы активировать у людей ассоциативное и креативное мышление. Насколько бы приземленной ни была обсуждаемая проблема, важно вывести людей из привычных и бытовых шаблонов рассуждений. Новые и действительно прорывные решения таятся в непознанном. На этом круге:

• Идет обмен чувствами и ассоциациями. У участников возникают богатые свежими смыслами аналогии и метафоры. Порой запомнившиеся книги, фильмы или случаи из жизни несут в себе идеи для свежих решений
• Запускается креативное мышление, люди чувствуют интерес, эмоциональный подъем, прилив сил, объединение.
• Возникает глубокое постижение обсуждаемой темы или проблемы. Начинается процесс генерации идей.

Благодаря этому появляется совершенно свежий взгляд на вещи. И вот уже мы думаем, что из точки А в точку Б можно не только доехать на автомобиле. Где-то рядом есть железнодорожная станция, а еще гужевая повозка по бездорожью отлично проезжает. Это процесс реконструкции и создания новых нейронных связей, группа выходит на уровень, где появляются оригинальные и свежие решения. И тогда — можно идти дальше.

Пятый круг  — практические рекомендации

Благодаря проведенному «рыхлению» почвы ассоциативного и креативного мышления, возникает эффект группового разума:

• Каждый участник предлагает свои варианты решения задачи
• Модератор или сам спикер спрашивает, кто готов помочь в их практическом решении
• Намечаются конкретные шаги, распределяются задачи, создается план их практической реализации.

Шестой круг— обратная связь

Здесь спикер должен дать обратную связь, что он понял и получил в результате совещания, резюмируется все, чтобы было сказано в предыдущем круге. Далее модератор подводит итог проделанной работы. На доске или в протоколе совещания записывается план действий, указываются ответственные за каждый шаг, помощники, сроки выполнения, необходимые ресурсы.

Этот круг позволяет участникам понять степень полезности своего участия в общем деле. Получить подтверждение, что мы все правильно и адекватно друг друга поняли. Почувствовать сплоченность.

Седьмой круг — обмен комплиментами

Это очень важный круг, на котором люди говорят, что получили здесь, на онлайн-встрече. Благодарят за идеи и поддержку, отмечают вклад друг друга в общую работу.
Делятся своим настроением, которое возникло в результате совместной деятельности.
Этот круг — отличная профилактика эмоционального выгорания, борьбы со стрессом.

Что в результате

Совсем недавно у нас был прекрасный пример применения нашего подхода в работе с компанией, которая занимается продажей медицинского оборудования. Их основной контингент — люди 50+. Из-за страха заразиться вирусом люди практически перестали посещать их салоны. Команда погрузилась в уныние. Страх разориться и потерять работу нарастал.

Но в результате совещания сотрудникам компании удалось переключить внимание с себя и своих клиентов. Кроме того:

• Команда обменялась мнениями и эмоциями, устранила слепые зоны
• Провела профилактику эмоционального выгорания, конфликтов и стресса
• Появились нестандартные решения
• Сформирован конкретный план действий, определены ответственные, кто ведет проект, кто помогает в разных вопросах
• Команда сплотилась, улучшилось взаимопонимание.

Несколько рекомендаций «на сейчас»

Текущий негативный новостной фон вокруг приводит нас к стрессу, унынию, страху, развитию туннельного мышления. Чтобы найти новые решения для своего бизнеса, важно из него вырваться.

• Поработайте над техникой, проявите терпение в отношении групповой дискуссии онлайн.
• Не переносите свой опыт и ожидания на онлайн-совещания как кальку. Вам потребуется чуть больше времени в освоении специальных навыков, чтобы вовлечь людей в групповую работу. Но эти усилия того стоят.
• Чтобы компенсировать недостаток личного присутствия — проявляйте больше креативности. Рассказывайте друг другу вслух истории-примеры, обменивайтесь ассоциациями.
• Пишите и читайте поддерживающие и дающие оптимизм, смешные тексты и делитесь ими, например, в корпоративном чате.

Помните, что страх рождается, когда человек зацикливается только на себе. Важно перевести фокус внимания на других людей. Когда мы помогаем другим справиться с трудностями, мы помогаем и себе.

Читайте также

• Можно, нужно и нельзя — важные шаги в делегировании полномочий
• Набирайте дивергентов и никаких предварительных ласк! Что еще нужно хорошему лидеру