8 октября
КАК НАЛАДИТЬ НЕТВОРКИНГ И УВЕРЕННО ЗАЯВЛЯТЬ О СЕБЕ: воркшоп по самопрезентации от команды "Про бизнес", 25 октября
1 | 1 |
Как сделать совещания эффективными, особенно сейчас, когда многие работают удаленно, и приходится заново учиться вовлекать в диалог команду, чтобы вместе генерировать креативные решения. Своей техникой и опытом проведения мозговых штурмов делятся эксперты бизнес-школы Капитал — Леа Веденски, психолог, автор методологии «Олимпийские совещания» и архитектор программ Максим Поклонский.
— Сейчас, в условиях стресса и высокой неопределенности, когда переговорки опустели, и компании массово переводят сотрудников на удаленку, бизнес находится в поиске нестандартных решений. Мы хотим поделиться техникой, которая поможет сделать ваши совещания в онлайне эффективными.
Леа: Ситуация с коронавирусом очень напоминает мне подготовку менеджеров отелей к работе во время Олимпиады-2014 в Сочи, где я отвечала за все процессы найма и обучения управляющего персонала. Время сжато, ситуация меняется каждую секунду, постоянно возникают проблемы: что-то не привезли, не успели, подрядчики подвели. Или, например, поставили задачу — обучить официантов не за полгода, а за месяц, да еще при условии, что ресторан еще не построен. Или срочно нужно что-то предпринять, когда гости уже едут, а отель еще не укомплектован полностью. Или решить, как сохранить ценные кадры, когда их переманивают конкуренты.
В какой-то момент я поняла, что стандартный формат планерок для работы с командой оказался абсолютно неэффективным. Тогда мы разработали уникальный, на наш взгляд, формат проведения планерок и совещаний, который сейчас кажется даже более актуальным, чем когда-либо. Суть подхода в том, что:
Формат совещаний базируется на методиках балинтовских групп (метод повышения профессиональных коммуникативных навыков), психотерапевтических техниках и научных данных о работе мышления и восприятия.
Максим: На рубеже нулевых, когда я работал в международной компании ASBIS Group, в моей команде были маркетологи, которые физически находились в 20+ разных странах. Как компьютерщики (тогда их еще никто не называл ИТ-шниками), мы первыми переходили на все инструменты совместной работы: ICQ, MSN, Skype — каждый новый софт повышал эффективность наших онлайн-коммуникаций. Но все равно, мы собирались раз в квартал на очную встречу, мы называли их face-to-face meeting. Компания выделяла на это немалые деньги, поскольку обмен опытом и идеями развития имел большую ценность.
Леа: Технология Олимпийских совещаний (название технологии мы решили оставить со времен Олимпиады) построена на моей авторской методике «7 уровней мышления» (где мышление и восприятие человека рассматривается как спектр от тонких уровней — абстрактного и ассоциативного, до бытового и телесно-эмоционального). Она реализуется в формате кругов, каждый из которых жестко структурирован и нацелен на активацию того или иного уровня мышления. Все это позволяет повысить качество и эффективность принимаемых решений.
Можно проводить подобные встречи в сокращенном формате, до получаса, выбирая только те круги, которые нужны для решения выбранной проблемы.
Когда руководитель хорошо владеет техникой — можно интегрировать приемы в любую 15-минутную планерку.
Сейчас техника имеет четкие правила и последовательность действий. Базовый принцип — психологическая безопасность. Это значит, что:
После того как вы озвучили и приняли эти базовые вещи, можно начинать совещание.
Это круг эмоционального разогрева и сближения. Например, я по опыту знаю, что для менеджеров отелей характерно нейтральное выражение лица или «дежурная улыбка». Понять, что они думают и чувствуют на самом деле, невозможно. В режиме онлайн вы сталкиваетесь с похожей ситуацией. Понять коллег становится гораздо труднее. Поэтому так важно запустить обмен эмоциями и впечатлениями в начале совещания. Пока человек не проговорил словами свое состояние и отношение к теме, неизвестно, что он действительно чувствует и насколько он вовлечен в проблему. Поэтому на первом круге участникам важно обменяться состоянием и чувствами по теме, которые можно выразить так:
Таким образом «прогревается» телесно-эмоциональный уровень восприятия. Эффект напоминает просмотр захватывающего фильма в заполненном кинотеатре. И в итоге появляется чувство эмоциональной близости — «мы команда», мы понимаем друг друга. Вы должны понять и почувствовать, что это произошло, на эмоциональном уровне. Тогда можно двигаться дальше.
Спикером может быть руководитель команды. Или можно выбрать его большинством голосов — обычно им становится тот, кто обладает наибольшим количеством информации по повестке дня.
В задачу спикера входит — максимально раскрыть и описать тему, проблемы с ней связанные, задачи, которые необходимо решить. Если, например, тема совещания — поставка оборудования в медицинский центр, то спикер говорит какое именно оборудование нужно, в какие сроки оно должно быть на месте, какие преграды в настоящий момент имеют место и т. д. То есть погружает участников в самую суть.
Участники слушают очень внимательно, не перебивают (!). Если возникают вопросы, просто записывают их, чтобы задать на следующем круге.
Ведь что обычно получает человек, рассказывая о волнующей проблеме? Набор советов или «ценных указаний» в духе армянского радио. Поэтому — просто слушаем.
Именно поэтому третий круг — это круг уточняющих вопросов.
После того как спикер сказал все по обсуждаемой теме, участники по кругу задают ему уточняющие вопросы, с целью максимально расширить наше понимание темы. Задаваемые вопросы помогают всем увидеть проблему шире, рассмотреть ее с разных сторон.
На этом этапе в группе происходит расширение мышления. Потому что правильно заданный вопрос меняет восприятие проблемы, вскрывает слепые пятна и тем самым создает благоприятные условия для рождения оригинальных и эффективных решений. Например, вопросы могут быть такими:
И вот мы уже не говорим, что из точки А в точку Б нам не доехать ни за что и никогда, потому что дорога закрыта на ремонт и транспорт сломался, а ищем, как объехать или где взять вертолет, чтобы облететь.
Этот круг необходим, чтобы активировать у людей ассоциативное и креативное мышление. Насколько бы приземленной ни была обсуждаемая проблема, важно вывести людей из привычных и бытовых шаблонов рассуждений. Новые и действительно прорывные решения таятся в непознанном. На этом круге:
Благодаря этому появляется совершенно свежий взгляд на вещи. И вот уже мы думаем, что из точки А в точку Б можно не только доехать на автомобиле. Где-то рядом есть железнодорожная станция, а еще гужевая повозка по бездорожью отлично проезжает. Это процесс реконструкции и создания новых нейронных связей, группа выходит на уровень, где появляются оригинальные и свежие решения. И тогда — можно идти дальше.
Благодаря проведенному «рыхлению» почвы ассоциативного и креативного мышления, возникает эффект группового разума:
Здесь спикер должен дать обратную связь, что он понял и получил в результате совещания, резюмируется все, чтобы было сказано в предыдущем круге. Далее модератор подводит итог проделанной работы. На доске или в протоколе совещания записывается план действий, указываются ответственные за каждый шаг, помощники, сроки выполнения, необходимые ресурсы.
Этот круг позволяет участникам понять степень полезности своего участия в общем деле. Получить подтверждение, что мы все правильно и адекватно друг друга поняли. Почувствовать сплоченность.
Это очень важный круг, на котором люди говорят, что получили здесь, на онлайн-встрече. Благодарят за идеи и поддержку, отмечают вклад друг друга в общую работу.
Делятся своим настроением, которое возникло в результате совместной деятельности.
Этот круг — отличная профилактика эмоционального выгорания, борьбы со стрессом.
Совсем недавно у нас был прекрасный пример применения нашего подхода в работе с компанией, которая занимается продажей медицинского оборудования. Их основной контингент — люди 50+. Из-за страха заразиться вирусом люди практически перестали посещать их салоны. Команда погрузилась в уныние. Страх разориться и потерять работу нарастал.
Но в результате совещания сотрудникам компании удалось переключить внимание с себя и своих клиентов. Кроме того:
Текущий негативный новостной фон вокруг приводит нас к стрессу, унынию, страху, развитию туннельного мышления. Чтобы найти новые решения для своего бизнеса, важно из него вырваться.
Помните, что страх рождается, когда человек зацикливается только на себе. Важно перевести фокус внимания на других людей. Когда мы помогаем другим справиться с трудностями, мы помогаем и себе.
8 октября
КАК НАЛАДИТЬ НЕТВОРКИНГ И УВЕРЕННО ЗАЯВЛЯТЬ О СЕБЕ: воркшоп по самопрезентации от команды "Про бизнес", 25 октября
7 октября
Суперакция на размещение рекламы на Про бизнес до 31 октября — не пропустите!
4 октября
Сотрудники банка пришли на работу вместе с животными, а клиенты поддержали благотворительную акцию Pet friendly
3 октября
«Айгенис» представляет интересы «Активлизинг» как эмитента облигаций на фондовом рынке Беларуси
2 октября
Банковское кредитование и альтернативные инструменты: все возможности финансовой поддержки бизнеса на одной площадке Ярмарки Финансирования
1 октября
Инвесторы, стартапы и скейлапы вновь встретятся на eXit 2.0: что обещает участникам обновленный формат?
30 сентября
Новый уровень защиты: подписка Kaspersky Plus теперь и для домашнего интернета от А1
26 сентября
А1 выходит на рынок виртуального хостинга и предлагает доступное решение для бизнеса