Управление персоналом «Про бизнес» 11 ноября 2022

«Резюме не теряются, а собеседования проходят вовремя». Реальный кейс белорусской компании по автоматизации найма сотрудников

Работа с кадрами — одна из самых сложных задач для многих бизнесов. Ведь недостаточно найти человека, который соответствует списку формальных требований. Вам нужно убедиться, что сотрудник вольется в коллектив и станет частью команды, будет разделять ценности компании и двигаться к общей цели. А это целый процесс: начиная с поиска сотрудников и заканчивая созданием HR-бренда компании. Сильно упрощает решение задачи автоматизация. Если все сделать правильно, то рекрутинг становятся результативнее. HR-менеджер компании Pnevmoteh Елена Жданова специально для «Про бизнес» раскрыла секреты, как провести подобную автоматизацию.

Суть проблемы

— В компании Pnevmoteh мы занимаемся продажей пневматического (и не только) оборудования и инструментов для строек, производств, автосервисов и т.д. За последние 5 лет наш штат увеличился с 20 человек до 110 и продолжает расти. Как следствие, мы имеем дело с постоянным поиском и наймом сотрудников. Из-за этого увеличилась нагрузка на HR-отдел. В этот момент стало очевидным, что старые методы подбора персонала не работают.Как это было раньше? Резюме кандидатов я хранила в виде распечаток в папке: что-то вроде резерва кадров. Структурировать это было нереально. Найти нужную информацию тоже было сложно. Пометки я вообще делала на полях этих распечаток. Были все шансы забыть о чем-то спросить на собеседовании или потерять кого-то из кандидатов.

Вскоре мы узнали про возможность автоматизации процесса рекрутинга. На рынке было много готовых решений, но нас они не вполне устраивали. Поэтому мы стали разрабатывать свою систему с опорой на чужой опыт.

Как это работает

Наш отдел продаж уже давно работает в системе AmoCRM, что позволяет максимально автоматизировать работу с клиентами. В этой системе есть конструктор бизнес-процессов, который позволяет создавать алгоритмы разной сложности. Вы выбираете несколько действий и задаете отношения между ними с помощью стрелок. Так вы собираете блок-схему. Навыки программирования для этого не требуются.

И, как оказалось, конструктор бизнес-процессов AmoCRM очень гибкий, поэтому его легко настроить для выполнения других задач.

В итоге автоматизация рекрутинг-процесса построена на взаимодействии со сторонними сайтами вроде rabota.by и hh.ru. Их преимущество в том, что они полностью идентичны. Это позволяет брать информацию со страницы и загонять ее в один шаблон. Есть специальное расширение для Google Chrome, которое добавляет в браузер одну кнопку. Вы открываете анкету на сайте rabota.by и нажимаете на эту кнопку. После этого вся информация автоматически переносится в нашу систему.

Благодаря этому мы сразу получаем оформленную карточку кандидата. Информацию из нее можно мгновенно переносить в любые другие шаблоны. Например, если HR хочет пригласить соискателя на собеседование, то не нужно заполнять письмо вручную. Вы нажимаете одну кнопку, и система подставляет в шаблон письма ФИО, название вакансии, время собеседования и т.п.

Важно, что карточка каждого кандидата и сотрудника постоянно пополняется. В нее автоматически записывается вся информация о звонках и переписках. При необходимости можно добавлять пометки вручную. Таким образом, информация никогда не теряется, даже если после собеседования прошел год.

Чего удалось достичь

Мы ввели данную систему примерно год назад, поэтому уже можем судить об эффективности.

В первую очередь мы увидели, что время на поиск и отбор кандидатов сократилось приблизительно на 20%. И это только за счет того, что больше не надо вводить информацию вручную.

Риск что-то забыть тоже снизился, так как вся информация автоматически заносится в систему и упорядочивается. При этом система напоминает HR-менеджеру обо всех важных событиях. Например, о ближайших собеседованиях, о необходимости перезвонить кандидату, о продлении контрактов с работниками и т.д. Система напоминает даже про дни рождения сотрудников, ведь в нашей компании их принято праздновать.Сами собеседования тоже стали проще. Этого мы добились с помощью видео с презентацией компании, которое отсылается всем кандидатам. В ролике мы рассказываем о компании и ее преимуществах, заодно показывая офис изнутри. Благодаря этому многие вопросы о компании отпадают сами собой.

Пожалуй, съемка видео с презентацией компании было одним из лучших решений. Кандидаты стали чувствовать себя комфортнее на собеседовании, потому что они знают, куда идут и с кем им предстоит общаться. У многих появляется желание работать именно в нашей компании, так как мы не выглядим для них как «просто еще один работодатель».

HR-рекрутер компании Pnevmoteh Варвара Мелешко и HR-менеджер компании Pnevmoteh Елена Жданова.

Несколько раз люди прямым текстом говорили, что именно видео убедило их пойти на собеседование. Был случай, когда одна девушка сомневалась, стоит ли вообще идти на собеседование. Думала, что продажа инструмента — это вообще не для нее. На собеседовании она сказала: «я бы не пошла, если бы не ваше видео».

А поскольку видео снимала я, то многие меня сразу узнают при встрече. Это тоже делает собеседование более спокойным.

Кроме видео, к приглашению на собеседование наш алгоритм добавляет анкету. В ней есть самые разные вопросы: «ваши преимущества», «ваши цели», «какие книги читаете» и т.д. Благодаря анкете можно заранее узнать, что из себя представляет кандидат как человек, какая у него мотивация. Это тоже упрощает дальнейший диалог с ним. Даже сам факт заполнения анкеты важен, ведь если человек потратил время, то более вероятно, что он придет на собеседование.Отдельно мы отрабатываем тему отказов. Многие компании не перезванивают и не пишут кандидатам, которые не прошли собеседование. Иногда это делается намеренно, а иногда HR просто забывает написать письмо с отказом. Это несколько портит впечатление о компании и вредит HR-бренду. По этой причине, если соискатель не прошел собеседование, наша система автоматически напоминает рекрутеру о том, что нужно позвонить кандидату, либо можно нажатием одной кнопки отправить письмо с отказом.

Еще один плюс автоматизации — это получение аналитических данных для построения HR-воронки. AmoCRM позволяет выводить отчеты с необходимыми данными: количество приглашенных кандидатов, проведенных собеседований, принятых на адаптацию сотрудников и т.д. Это также сокращает время на подготовку отчета.

Что еще можно сделать

Наша система не идеальна, поэтому мы все еще продолжаем ее совершенствовать.
Прямо сейчас мы хотим добавить общение через различные мессенджеры: Telegram, Viber, WhatsApp. Пока что система может автоматически рассылать сообщения только через почту, хотя некоторые соискатели предпочитают другие способы связи.

А еще мы хотим автоматизировать процесс адаптации новых сотрудников. В первые дни некоторые люди теряются и не до конца понимают, что нужно делать. Чтобы этого избежать, мы стараемся ввести человека в курс дела, но и этот процесс можно улучшить. Мы хотим, чтобы в первые дни новому сотруднику на почту система присылала письма с инструкциями: что нужно сделать, к кому обратиться за помощью и т.п.