Маркетинг «Про бизнес» 3 декабря 2019

Размер имеет значение: о чем задуматься, составляя письмо на английском

По результатам продаж крупного магазина OZ.by, в ноябре самой популярной книгой в сегменте деловой литературы было издание, которое рассказывает, как правильно составлять e-mail. А заодно и обогащает лексикон знаниями английских слов и выражений, которые непременно пригодятся в бизнесе.

Вот три самые продаваемые в ноябре книги в сегменте «бизнес-литература» (данные о количестве экземпляров не разглашаются):

Дон-Мишель Бод. «Kind Regards. Деловая переписка на английском языке»

Таня Либерман. «Украшения строптивой. От пяти пар сережек к международному бизнесу»

Евгений Колотилов. «Не давайте скидок! Современные техники продаж»

Книга из первой строчки рейтинга «Kind Regards. Деловая переписка на английском языке» раскрывает подробности ведения деловой переписки: как формулировать мысли, четко доносить свои вопросы и пожелания, в принципе добиваться целей сообщения. И при этом, конечно, соблюдать деловую этику.

Мы выбрали несколько цитат из книги, которые помогут при составлении электронного письма в деловом стиле — не только на иностранном.

E-mail и письмо на бумаге — разные вещи. Не следует думать, что e-mail — обычное письмо, написанное на компьютере. Это не так. Обычно e-mail вызывает мгновенную реакцию, например, ответное сообщение.

Над бумажным письмом можно поразмыслить не спеша. Оно не требует от адресата немедленных действий. Получив такое письмо, не нужно бросаться к столу, чтобы тотчас ответить отправителю. На него можно не ответить вовсе. E-mail — это транзакция, бумажное письмо — рефлексия.

Не просто прямоугольник. Электронное письмо отображается в четко очерченном окне. Окно находится на экране монитора, который ограничен рамкой корпуса. Эти границы заставляют глаза скользить по строчкам, а не блуждать по сторонам.

Текст не отпускает нас, и эта цепкость влияет на восприятие — читая электронное письмо, мы рассчитываем получить важную информацию сразу, не сходя с места. И если письмо не оправдывает ожиданий, мы огорчаемся или злимся.

Мотылек-однодневка. Щелчок мышью, и строка в списке превращается в письмо. Еще щелчок, окно закрывается, и письмо исчезает. Электронное письмо эфемерно, и поэтому оно не позволяет тратить время попусту. Либо оно сразу сообщает нечто важное, либо просто не имеет смысла.

Нет пышной риторике! Поскольку электронное и бумажное письма доносят информацию по-разному, писать их тоже нужно по-разному. Меняется все: компоновка текста, построение фраз и даже лексика. В деловом электронном письме неуместны длинные тяжеловесные абзацы — лучше разбить текст на фрагменты поменьше. Выражения и обороты, привычные в бумажной корреспонденции, в e-mail выглядят странно. К примеру, вместо слов «yours very truly» лучше написать просто «regards».Умение эффективно донести информацию в деловой переписке гораздо важнее красивого слога и соблюдения социальных условностей.

Адресату нужно помочь. Помогите получателю побыстрее увидеть главное. Расположите текст так, чтобы человек сразу нашел то, что его интересует. Простая структура помогает ориентироваться в тексте, не тратя времени попусту.

Беглый просмотр. При беглом просмотре адресат останавливается на отдельных фрагментах текста. Одни фразы он прочитывает внимательно, другие пропускает. В таком режиме чтения человек ищет конкретную информацию, игнорируя остальной текст. К примеру, получив от турагента e-mail с описанием маршрута, вы пробегаете его глазами, ища цену авиабилетов. Умение сделать письмо удобным для просмотра — весьма востребованный навык.

Побольше свободного места! Когда человек просматривает письмо, его глаза перемещаются по тексту. Там, где есть важная информация, они напрягаются, где ее нет — отдыхают.

Плотный текст мешает глазам двигаться. Они не могут перескакивать с одного на другое, им попросту некуда перескакивать. Читателю приходится изучать фразу за фразой, не пропуская ни слова. Это требует много времени и сил.

Различия ускоряют дело. Если фрагменты текста перемежаются участками белого фона, читатель летит на всех парах. Чередование текста и пустого пространства помогает управлять концентрацией внимания. Глаза легко выхватывают из текста значимые детали, а не бредут по нему, уныло преодолевая строку за строкой.

Пустоты исполнены смысла. Белый фон не лишен содержания. Он полон смысла. Он говорит читателю, что тема меняется, далее последует другая мысль, будет приведен пример, сделано сравнение или выдвинуто возражение. Пустое пространство наряду с напечатанным текстом помогает адресату искать информацию.

Сначала о главном. Читательский опыт учит нас выделять в тексте главное. Первая фраза в деловом письме важнее четвертой в третьем абзаце. А начало абзаца важнее, чем его середина или конец.

Мы пробегаем глазами начало абзаца, чтобы решить, нужно ли читать его целиком. А взглянув на первое предложение, решаем, прочесть письмо сразу или отложить на потом.

Как строить абзац. Абзац делового письма часто начинается с общей или самой важной мысли и затем переходит к частностям или второстепенным вопросам. Самая значимая фраза идет первой. Другие фразы развивают и конкретизируют основную мысль, приводя сравнения или дополнительные аргументы в ее поддержку.

Разумеется, не каждый абзац письма подчиняется этим правилам. Изложение не всегда идет от общего к частному или от главного к менее важному. Но в любом случае адресат первым делом смотрит на начало абзаца. Ведь с того момента, как мы научились читать, нас приучают обращать внимание на первое предложение. И мы привыкли делать именно так.

Привычка — вторая натура. Вы хотите заострить внимание адресата на конкретной детали? Упомяните ее в начале письма или первой фразе одного из абзацев. Если вам хочется завуалировать замечание, которого не избежать, спрячьте его в четвертом предложении третьего абзаца.

Огласите предмет разговора. Самая важная фраза e-mail, как известно, — та, что стоит в начале. Именно она пробуждает интерес или навевает скуку. Больше того, она может напрочь отбить у адресата желание читать письмо. Поэтому в первой фразе нужно сообщить основную тему. Читателю хочется побыстрее ухватить суть дела. Иногда, чтобы определить предмет обсуждения, нужна пара фраз, но лучше уложиться в одно предложение.

Начните с выводов, а потом дайте пояснения:

Если вы отвечаете на письмо, сразу напишите, что вы решили, а потом приведите свои аргументы
Если вы сообщаете свежие новости, сначала обрисуйте ситуацию в двух словах, а потом излагайте подробности
Если у вас есть вопрос, задайте его сразу
Если адресат попросил вас дать ответ, напомните ему об этом в начале письма.

Заголовок — ваш верный помощник. Заголовки и подзаголовки помогают быстро пробежать текст глазами. Они служат для адресата путеводной нитью: показывают, что читать и в каком порядке, а на что не обращать внимания.

Можно, к примеру, снабдить абзацы заголовками, которые дают понять, о каких этапах процесса идет речь: «Problem», «Analysis» и «Solution».Или использовать парные заголовки: «Assets» и «Liabilities», «Action» и «Outcome». Иногда полезно указать даты или последовательность событий.

E-mail и печатный текст. Электронная переписка порождает новые особенности эпистолярного жанра. Информация, которую выносили в шапку письма на бумаге, — адрес обычной почты и телефоны — теперь находится в самом конце. Точка с запятой, которая все реже использовалась и в бумажной корреспонденции, в e-mail стала настоящим раритетом, а тире, напротив, делается все более популярным. На рынок выходит поколение, которое выросло в эпоху Интернета, и оно продолжает адаптировать язык к растущим цифровым потребностям человечества.

Оставим церемонии. Отправить e-mail — все равно что сунуть голову в дверь кабинета коллеги. Это не выступление на официальном заседании, поэтому здесь не место формальностям. Стиль остается вежливым и уважительным, но парадный мундир, в который часто рядились бумажные письма, больше ни к чему. Фразы или абзацы из одного слова теперь в порядке вещей. Римские цифры — «I.», «II.», «III.» — смотрятся слишком вычурно, их вполне можно заменить арабскими: «1.», «2.», «3.». А лучше вообще использовать маркированные списки.

Кратко значит быстро. Короткие предложения помогают не сбиться с мысли — как автору, так и адресату. Длинные запутанные фразы часто порождают трудности с грамматикой. Краткость — отличное средство от подобных проблем. Легкие лаконичные фразы мчатся вперед, не отягощенные вычурными — или сбивающими с толку — конструкциями.

Избегайте словесных изысков. «Perspicacious» — отличное слово, но в деловом письме лучше сказать «sharp». Наша задача — не поразить адресата умением выражать оттенки смысла, а донести до него основную мысль.

Важность размера. Чтобы электронное письмо было удобным для просмотра, текст должен умещаться на экране целиком. Длинное письмо лучше разбить на несколько небольших и емких. Дополнительную информацию, предысторию и сопровождающие документы следует приложить к письму в виде отдельных файлов — они не должны отвлекать получателя, маяча в активном окне. Краткое письмо бьет прямо в цель. Оно позволяет адресату сразу нажать кнопку «Reply», не тратя времени на прокрутку.

Короткие слова воспринимаются быстрее и проще длинных. Нам не нужно в замешательстве чесать в затылке: «Ой! Кажется, я уже где-то видел это слово». Мы просто читаем текст без остановки.

Тенденция к упрощению языка касается и глагольных времен. В английском языке немало сложных глагольных конструкций — времен, которые описывают различные характеристики действия. В электронной переписке без них можно прекрасно обойтись. Главное для нас — факты, а значит, почти для всех случаев годится простое прошедшее или настоящее. Зачем писать «He would have been phoning», когда можно заменить это простым «He phoned».