Войти
  • 2,08 USD 2,0788 -0,0096
  • 2,45 EUR 2,45 +0,0064
  • 3,14 100 RUB 3,1389 -0,0064
Маркетинг
«Про бизнес» 5 июля 2018 1

Провести бизнес-форум на природе при любой погоде — и не облажаться. Опыт «Лiпень.PRO»

Фото предоставлено автором
Фото предоставлено автором

Для городских жителей, большую часть времени обитающих в офисах, несколько дней на природе — уже экстрим. Участники бизнес-лагеря «Лiпень.PRO» — предприниматели и менеджеры — спят в палатках, моются в речке, отбиваются от комаров, ходят по вечерам с фонариком и не всегда могут пользоваться мобильным. Но настоящий экстрим начинается у самих организаторов, когда то питьевая вода в лагере закончится, то палатки окажутся на муравейнике, то дрова отсыреют… О том, какие косяки могут случиться на выездном мероприятии и как их можно решить, «Про бизнес» рассказала руководитель «Лiпень.PRO» Мария Лазарчук.

— За четыре года у команды накопился целый список того, что может пойти не так.


Мария Лазарчук
Мария Лазарчук
Руководитель бизнес-форума «Лiпень.PRO»

1. Непредсказуемая погода. Самый популярный вопрос при покупке билетов: «А какая будет погода в эти дни?». Погода — самый непредсказуемый фактор мероприятия. Так как дата назначается за несколько месяцев, то никто не знает, чего ожидать. В любой момент может пойти дождь. Позапрошлый форум вообще прозвали «Ливень.Pro»:)

Что делать? Главное — сохранять хорошее настроение и воспринимать все с юмором. Выступления спикеров проходят под большими тентами, большинство слушателей может спрятаться там от дождя. Получается тесновато, зато потом никто не обращается друг к другу на «вы».

Фото с сайта lipen.pro
Фото с сайта lipen.pro

2. Проблемы с водой. Второй по популярности вопрос: «А там есть где помыться?». Душевых нет — сложно привезти столько чистой воды, чтобы хватило принять душ 250-и участникам. Но есть вода для питья, умывания и чистки зубов. Один раз наши партнеры даже устанавливали мобильные бани.

В прошлом году я перепутала дату доставки воды. И вот мы уже в лесу, ждем, а воды нет — 60 бутылей по 19 литров. Набираю менеджеру, а мне говорят: «Девушка, так вы же ее заказали на завтра». А у нас 250 людей на подходе, как быть?

Сначала запаниковали, повторно позвонили подрядчику с просьбой все же найти для нас воду. Нам отказали, и тогда мы поехали за водой сами. Привезли сколько влезло в автомобиль баллонов воды. Этого хватило на вечер.

Фото предоставлено автором
Фото предоставлено автором

А еще с водой было такое: люди использовали питьевую воду для мытья рук и ног. Поэтому вода быстро заканчивалась. Поэтому поставили табличку: «Вода для питья, руки и ноги не мыть!»

3. Приезжающие в последний момент. В прошлом году многие решили приехать в лагерь и оплатить билет на месте. В четверг вечером мы с командой уже отправились на место форума, написав на сайте: «Кто решит приехать — предварительно звоните!». В пятницу стали приезжать первые гости, и мы увидели, что довольно многие заранее не подтверждали участие.

Как решаем вопрос? Берем в аренду дополнительные палатки (в прошлый раз — 20 штук), заказываем резервные горячие обеды.

Фото предоставлено автором
Фото предоставлено автором

4. Вопросы со связью. Так как мероприятие проходит за городом, не всегда «тянет» мобильная связь. Стараемся предупреждать всех об этом заранее.

Для тех, кто добирается самостоятельно и кому, возможно, потребуется уточнить маршрут, мы оставляем GPS-координаты фестиваля на сайте, также отправляем их в рассылке. И пишем максимальное количество телефонов всех организаторов разных мобильных операторов в надежде, что хоть по одному удастся дозвониться.

5. Билет в последний день. Зачастую участники решают купить билет в последний день и обязательно как юрлицо. А мы уже в лесу! И пока все остальные рубят дрова, кто-то из организаторов ищет связь на поляне и пытается с ноутбука отправить счет для оплаты.

6. Точки смены цены. Обычно таких точек, когда цены подрастают, три или четыре. Шквал оплат наблюдается именно в последние часы перед сменой, даже поздно ночью. А ведь менеджер еще должен успеть выставить счета всем, кто хочет оплатить по безналу. В первые несколько лет мы ставили точки смены цены в выходные дни — и выходных у нас не было. Сейчас перенесли на будни. Наш менеджер отключает интернет и телефон по ночам в дни смены цены, потому что ей звонили и в три ночи, и в шесть утра.

7. Косяки с рассылкой. Как-то отправили письмо с неправильной датой 10 000 участникам. Пришлось выслать следом еще одну рассылку с извинениями и правильной датой. Теперь тщательно проверяем все, что отправляем.

8. Слили рекламный бюджет. Забыли остановить рекламу и слили бюджет. Дней пять рекламное объявление крутилось с неактуальной информацией — «Скоро состоится повышение цен», а оно уже состоялось. Запомнили на будущее, что сроки выхода рекламы нужно устанавливать заранее, а саму рекламу отключать за 5−7 дней до начала форума.

Фото предоставлено автором
Фото предоставлено автором

9. Важные мелочи. Периодически забывали важные мелочи — топор, скотч, ножницы, веревку… Решали по-разному: просили докупить членов команды, которые еще не приехали на локацию, или звонили кому-то из гостей с просьбой захватить нужное с собой. Сейчас заранее составляем список необходимого — и сверяем все во время сборов по чек-листу.

10. Спикер «слетает». Такое, когда спикер не приезжал, а мы узнавали об этом в последний момент, случилось всего однажды. Мы извинились перед гостями и попросили их присоединиться к другому спикеру. Обычно у нас работает одновременно три шатра с выступающими.

Фото предоставлено автором
Фото предоставлено автором

11. Парковочные места. В прошлый раз на поляне можно было припарковать 50−70 машин — мест не хватало. В этом году мы изменили площадку и сделаем так, чтобы мест для парковки было больше — 150. Также мы организовали трансфер и включили его в стоимость билета.

12. Нежелательные гости. Из соседних деревень на огонек в бизнес-лагерь могут прийти местные жители. Обычно такое случается ближе к вечеру, когда начинается дискотека. Предупреждений они не слушают, а то, что мероприятие платное, их не волнует. Поэтому последние два года мы нанимаем частную охрану, которая следит за порядком.

Фото предоставлено автором
Фото предоставлено автором

13. Палатки на муравейниках. Палаток у нас очень много — больше 100 в прошлом году, в этом планируем около 150. Стоят они плотно. В прошлом году получилось так, что подрядчики поставили их на муравейник. К счастью, никто из гостей не возмущался, подходили и мирно уточняли, куда ее можно переставить. Но лучше проверять и такие вещи заранее.

14. Сырые дрова. Опять-таки в прошлом году заготовленные дрова попали под дождь и отсырели. Мы не могли развести костер. Какой выход нашли? Поехали в соседнюю деревню и привезли сухие дрова.

Фото предоставлено автором
Фото предоставлено автором

15. Сорвались подрядчики. Однажды не приехала кальян-зона. Пришлось искать новую прямо с поляны. Ко мне подошла участница форума и сказала, что у нее как раз есть знакомый, который занимается кальянами и живет недалеко. Он оперативно приехал, и уже к ночи зона кальянов заработала.

16. Казусы с расселением. Когда-то участников мы селили рандомно: те сами выбирали понравившуюся палатку и селились как хотели. Получалось, что первый человек занимал палатку, оставлял вещи и уходил, а второму уже неудобно было к нему подселиться. И он шел занимать следующую. А потом нам, организаторам, приходилось ходить с теми, кто не нашел себе места, открывать все палатки и спрашивать, сколько там людей заселилось.

Сейчас при регистрации мы озвучиваем номер палатки и селим девушек с девушками, парней с парнями. При желании участники могут поменяться местами, чтобы быть со своими знакомыми.

И напоследок…

Заказать дрова в лес — это не то же самое, что заказать воду в офис, есть своя специфика. Запомнился диалог:

— Вы привезете нам дрова завтра к шести?
— Наверно…
— А почему «наверно»? Когда точно можно будет узнать?
— Точно — никогда. Если привезу — значит привезу. Вдруг у меня что-то случится, и я не смогу привезти…
— Что такое может случиться?
— Ну не знаю, мало ли что… тракторист пропадет или еще чего…

Подпишитесь и читайте нас в Facebook!

Подписывайтесь на наш канал в Telegram!
telegram.me/probusiness_io

Комментарии

Войдите, чтобы оставить комментарий

Storozheva Storozheva5.07.2018

Открытая концовка статьи! Автор, расскажи ещё :)

Платный контент

«Про бизнес» — ресурс для всех, кто интересуется бизнесом, сообщество предпринимателей и площадка для его полезного общения.

0062362