Отсутствие мобильной связи – только плюс для полезных контактов. Опыт организаторов «Лiпень.PRO»

После посещения крупного молодежного бизнес-форума в России с 3 000 участников Глеб Герасимович вдохновился идеей и решил создать подобное мероприятие в Беларуси. В 2016 году «Лiпень.PRO» прошел уже в третий раз. Как организовать бизнес-форум на природе, собрать аудиторию и учесть все мелочи — своим опытом делится Глеб Герасимович, организатор молодежного бизнес-форума «Лiпень.PRO», председатель общественного объединения «Общество содействия инновационному бизнесу».

— Бизнес-форумов в разных форматах, формах и модификациях много. Идея молодежного бизнес-форума «Лiпень.PRO» также не новая. Можно сказать, что его «папой» является российский молодежный форум «Селигер». Я сам был там в 2013 году — и впечатлился его атмосферой: много молодых дружелюбных людей, нацеленных на общение, саморазвитие. Уровень организации инфраструктуры форума был очень высокий. Все это вдохновило и навеяло мысль о том, почему бы не повторить такой форум в Беларуси.

Нужно было искать возможности организации. В 2013 году такой возможностью стала моя стажировка в США по программе Community Connections. После нее, уже в 2014 году, я получил необходимые ресурсы: небольшой грант от Посольства США, полезные контакты, задор и мотивацию. Идею поддержал и присоединился к организации форума мой партнер — Александр Милькаманович.

Основными критериями в выборе названия для форума были:

• Свободное короткое доменное имя
• Сочетание одного слова из белорусского языка и одного английского
• Просто красивое название

После серии мозговых штурмов в итоге остановились на названии «Лiпень.PRO». Даты проведения назначили на конец июля.

Как мы организовывали форум

Ивенты до этого мы делали. В тот момент мы занимались разработкой и продажей настольных игр, и для их продвижения проводили игротеки и другие мероприятия. Например, турнир в Национальном банке на 80 человек.

Но провести событие на открытом воздухе, организовать всю инфраструктуру было для нас довольно сложной задачей. Тем более, цель у нас была тогда — 200 человек. Поставили такую, исходя из пропорции к российскому «Селигеру» (там было около 3000 человек одновременно при общем населении России в 140 млн, т.е. для Беларуси, где населения около 9,5 млн человек, как раз получилась наша цель).

На первых порах в организации очень помогли знакомые из ивент-компании. Они поделились контактами надежных компаний-подрядчиков: по аренде звукового оборудования, кейтеринг, ведущие для вечерней программы, шатры и т.д.

Место. Его непросто было найти. Пришлось прилично поколесить по Минской области (это центр Беларуси — удобно для участников из областных городов). Мы хотели, чтобы это была обособленная площадка в лесу с водоемом поблизости.

В итоге нашли отличное место, где уже 3 года подряд и проводим форум.

Нам повезло — в этом месте плохая мобильная связь, а это отличное подспорье для установления новых личных контактов.

Участники. Мы целимся в молодых профессионалов — предпринимателей и менеджеров. Мы видим ценность в том, чтобы каждый участник обладал опытом (пусть даже пока небольшим) и был готов им обмениваться с другими. Далее наша задача — организовать нетворкинг. Считаем, что нетворкинг — это одна из главных ценностей, почему люди едут на «Лiпень.PRO». Как нам кажется, он у нас лучший, так как участники «варятся» в одном котле два дня, в полностью неформальной атмосфере: нельзя убежать домой, дела не одолевают, уведомления и сообщения из социальных сетей не приходят…

За три года у нас получился такой портрет участника:

Что касается интересов, то в основном люди приезжают на форум за тем, чтобы больше узнать о:

• Ведении бизнесе/менеджменте/тайм-менеджменте
• Маркетинге/клиентинге/продвижении продукта
• О том, как начать проект/бизнес
• Интернет-бизнесе
• Бизнес-стратегии/стратегическим менеджменте
• Продажах
• Переговорах, лидерстве, планировании и т.д.

В 2016 году у нас было 150 участников. Още около 40 приезжали как гости. Было около 25 спикеров и 7 человек организационной команды. Итого около 220 человек. В 2015 году было всего около 150 человек.

В 2016 году у нас сложилась такая статистика: 40% новых участников, 25% тех, кто был в 2015 году, и 35% «завсегдатаев» форума (были в третий раз).

Спикеры. Первый раз программу составляли «наугад». По сути, нужно было охватить широкий перечень тем, связанных с бизнесом. Приглашал знакомых экспертов и предпринимателей, а кому-то, кого не знал лично, писал запросы в Facebook.

Во второй и третий разы программа формировалась уже более осознанно, так как каждый раз мы просим участников заполнить анкету и указать те темы, которые их интересуют. Т.е. в этом случае спикеров приглашали точечно, под конкретную тему. Некоторые пишут сами и предлагают темы для выступления.

В этом году наметилась тенденция, что спикеры остаются на форуме с ночевкой. Это добавляет ценности, так как у каждого участника есть возможность основательно пообщаться со спикером и всем хватает на это времени.

Команда

Нас, как основных организаторов, двое — я и Александр Милькаманович. Форум начинаем готовить с осени на следующий год. Объем задач вначале минимальный и постепенно увеличивается ближе к мероприятию. Условно, всю подготовку можно разделить на такие этапы:

1. Осенне-зимний: концептуально определяемся, проводим или нет. Решаем вопросы по финансированию (работа с ключевыми спонсорами и партнерами).

2. Весенний: согласовываем место, оформляем отношения с ключевыми партнерами, регистрируем грант.

3. Конец мая — и вплоть до мероприятия: тут подключается 1−2 волонтера. Они берут на себя задачу работы с информационными партнерами.

4. Проведение форума: подключается еще 3−4 волонтера.

5. После форума мы решаем все вопросы по отчетам — в этом помогает 1 волонтер. Обычно в течение августа закрываем проект и подводим итоги.

Расходы

Часть реальной стоимости билета участника компенсируется за счет гранта и наших спонсоров. В этом году, например, это было Посольство Финляндии, в прошлом — учреждение «Новая Евразия». Были и компании из белорусского бизнеса. Поэтому нам удается формировать низкую цену, доступную для нашей аудитории.

Сейчас цена сравнима со стоимостью выезда на природу. Все расходы считаем так:

• Палатка, спальник, коврик (например, если у вас их нет) — $ 10
• Транспортные расходы, с учетом расстояния 60−70 км от Минска — $ 3
• Питание — $ 20 (это минимум)

Итого — $ 33. В этом году стоимость участия в «Лiпень.PRO» была 42,5 дол. при оплате заранее. Если приводишь с собой друга — еще меньше. Но в эту цену не включены: работа организаторов (минимум2 человека), музыкальное оборудование, сцена, кавер-бенд, ведущий, образовательные шатры, расходные материалы и многое многое другое.

Окупаемость проекта

Молодежный бизнес-форуме «Лiпень.PRO» — это некоммерческий проект, несмотря на то, что мы берем плату за участие. Наша задача — покрытие расходов, которые позволят провести форум на высоком уровне.

Соответственно, окупаемость и (или) эффективность мы считаем не в деньгах, а в том, сколько новых контактов получили участники и что изменилось в их голове после выступлений спикеров. Оценить это, правда, сложно. Критерием тут может быть образование сообществ выпускников «Лiпень.PRO» (уже существуют такие) в краткосрочной перспективе и запуск новых бизнесов участниками, увеличение эффективности работы и управления — в долгосрочной. Мы работаем на то, чтобы сформировать в Беларуси новый пласт людей — эффективных менеджеров и крутых предпринимателей.

Продвижение

Продвижение форума строится на информационных партнерах. Обычно их около 40. Это электронные СМИ, а также организации, у которых есть e-mail рассылки/группы в соцсетях. У нас разработан стандартный «пакет» для инфопартнера.

Для продвижения мы также пробуем использовать различные «фишки». Например, в 2015 году попробовали платить за показы (т.е. люди делали пост в социальной сети за скидку в 5 руб.). Итого мы «заплатили» за эту рекламу 500 рублей, но, к сожалению, не смогли отследить эффект. Поэтому решили в 2016 году «платить» за результат, т.е. за приведенного друга. Итог — 70% регистраций были по 2 или более людей. Поэтому можно сделать вывод, что минимум 35% участников — это те самые приведенные друзья.

Сложности

В проведении мероприятия в первый раз было много вопросов, которые мы не предусмотрели. Поэтому приходилось «тушить пожары». После проведения первого форума постарались все записать и сделать инструкции. В последующие разы «пожаров» практически не было и мы, как организаторы, могли делать то, для чего изначально форум делали: общаться с участниками, слушать интересных спикеров.

Как пример — вопрос с запретом алкоголя. Для нас этот вопрос был критичным, так как было необходимо обеспечить явку участников на занятия с самого утра в 10.00. Когда проводили форум первый раз, было сложно поддерживать это правило. Во второй и последующие разы — этот вопрос уже не стоял на повестке дня. Думаю, культура, которую мы заложили с самого начала, помогла в этом.

Или другой вопрос — расселение участников по палаткам. Можно сравнить с тренингом: когда на него приходишь, люди рассаживаются не рядом друг с другом, а по возможности подальше… Потом зал заполняется, и все нивелируется. С палатками сложнее: если один человек занял место в палатке, то другому психологически сложно присоединиться. Он ищет другую палатку. Так первая половина людей занимает все палатки. Вторая половина при этом жалуется нам, что им нет места. В первый год приходилось прямо заглядывать в палатки, брать за руки и заселять людей. Эта проблема была решена в последующие годы нумерацией палаток и присвоением каждому участнику соответствующего номера при регистрации.

Отдельная история про взаимодействие с государственными организациями. Бывает, до абсурда доходит. Например, заказываем дрова в лесхозе, договариваемся на дату, оплачиваем. Подходит срок, а дрова не везут. Звонишь, а тебе говорят: «а ты вообще кто такой?»

В итоге сделали вывод, что за неделю до мероприятия звонить им и напоминать о себе надо почти каждый день.

Все ошибки либо сложные ситуации важно записывать и предпринимать шаги, чтобы в следующем году улучшить, апгрейдить форум и не допустить их повторения. Например, составлять инструкцию, чек-листы или прочее. Ошибка для нас — средство обучения и развития.

Выводы

По результатам организации уже трех форумов мы сделали для себя такие выводы:

1. Людей надо знакомить. Или, другими словами, создавать возможности, в которых нельзя не познакомиться.

2. Важно сформировать культуру. В начале сложно, легче потом.

3. Людям хорошо «заходят» форматы неформального обучения, которые сочетают отдых и самообучение.

4. Любую сложную (конфликтную) ситуацию надо проходить в позитивном ключе, с улыбкой (так, в этом году с шутками и улыбками мы регистировали людей под проливным долждем).

5. Для партнеров и спонсоров, по нашим наблюдениям, самый эффективный способ продвижения на таких мероприятиях — «партизанский». Т.е. формальные выстпуления, презентации, промо-материалы мало работают, а вот неформальное общение вашего представителя с участниками воспринимается легко и без трения. Эффект от такого формата участия намного выше.

Наши планы

На данный момент формат отработан, сейчас мы структурируем опыт 3-х лет в виде инструкций и методологий. Хочется сократить время, которое тратится на организацию, к минимуму, но с увеличением качества. Кроме этого, мы планируем работать с участниками на протяжении всего года:

1. Приглашать тех, кто хочет запустить свой стартап, на Стартап-школу.

2. Для тех, кто уже начал свой бизнес либо стал руководителем по найму, хочет развиваться, расти и чувствует нехватку компетенций — программу для молодых руководителей/менеджеров (аналог МВА, только доступнее, т.к. часть стоимости для участника покроет грант от Посольства Финляндии). Сейчас мы ищем темы, которые наиболее востребованы. Уже можно оставлять свои пожелания.

3. Регистрация на «Лiпень.PRO» -2017. Можно уже сейчас оставить контакты и, когда будет открыта оплата, произвести ее по самой низкой цене.

4. Думаем провести «Снежань.PRO» (по многочисленным просьбам участников). Те, кто хочет поучаствовать или предложить, как его провести, могут писать на a@lipen.pro