Используйте этот боевой план — чтобы все успевать

Ежедневный план, составленный на бумаге, не сильно популярен сегодня. Хотя Роман Дубинка, директор фирменной торговой сети «Брестского мясокомбината», советует: чтобы работа продвигалась эффективно, очень удобно распределять задачи как в CRM, так и на бумаге. С помощью специально разработанного шаблона — так называемого боевого плана. Роман сделал образец этого простого инструмента и предлагает воспользоваться им всем желающим.

— Чтобы не потеряться в задачах, каждый использует различные инструменты: ежедневники, планинги, crm-системы, мобильные приложения. Я попробовал все виды и выбрал для себя оптимальный баланс: crm-система + бумажный ежедневный план.

Все стратегические задачи регулярно заношу в CRM: сортирую, группирую, тегирую, делегирую. Это позволяет быстро ориентироваться в сотне задач, при необходимости отфильтровывая необходимые.

Использование CRM удобно: подчиненных много и они находятся в разных городах. Сегодня у меня более 100 задач, которые необходимо выполнить или проконтролировать.

И если о работе с CRM уже отсняты десятки видеообзоров и уроков, то об эффективном планировании дел на бумаге информации не так много.

Бумажный план позволяет моментально (даже если ты не у компьютера) оценить состояние дел: что сделано, что нет, что в приоритете, куда надо заехать, с кем встретиться, во сколько, что не забыть проконтролировать и какие домашние дела меня ждут сегодня? «Почему не пользоваться постоянно смартфоном, ведь там есть мобильное CRM» — спросите вы? Потому что смартфон не позволяет одним взглядом оценить весь день и быстро сориентироваться в десятке задач. Да, экраны потихоньку растут. Но их размеров пока недостаточно.

Что же представляет собой ежедневный боевой план?

Почему боевой?

Это название досталось мне от предыдущего руководителя, который проходил обучение в одной из бизнес-школ. Именно тогда наш отдел начал писать боевые планы — каждый день был реально похож на военные сражения за трафик и лиды. Первые боевые планы были жестко привязаны по времени и не имели структуры, они все были срочные и важные, т.к. приоритеты определялись ежедневно (нажмите, чтобы увеличить):

Я писал, сколько времени планирую потратить поминутно и сколько фактически затратил на ту или иную задачу. Такой формат работы позволял добиваться результата и своевременного выполнения запланированных заданий. С каждым разом было проще предсказывать сроки с учетом предыдущего опыта. С тех пор прошло 4 года и боевой план претерпел существенные изменения.

Как выглядит боевой план

В основу структуры боевого плана легла классическая матрица Эйзенхауэра (разделение задач на 4 квадрата по принципу «важно — не важно» по горизонтали и «срочно — не срочно» по вертикали).

Вот как он выглядит (нажмите, чтобы увеличить):

1. Сначала идут не срочные/важные задачи: у меня в плане они обозначены как стратегические. Это те задачи (проекты), выполнение которых существенным образом влияет на эффективность работы компании.

2. Вторая часть не срочных, но важных дел отводится самообразованию: чтение книг, статей, блогов, просмотр вебинаров, участие в форумах и т.д.

3. Третий блок — срочные/важные задачи, несвоевременное выполнение которых приведет к значительному ущербу.

4. Четвертый блок — основная «текучка», ежедневные не срочные, но не менее важные задачи, которые могут стать срочными, если их не сделать заблаговременно.

5. Пятый блок — делегированные задачи, находящиеся у меня на контроле. На самом деле таких задач очень много, полный список хранится в CRM.

В боевой план — на контроль — попадают только самые важные и срочные из них. Остальные находятся в планах сотрудников, планируются и контролируются раз в месяц.

6. Шестой блок персональных задач или домашних дел. Я убедился, что невозможно заниматься тайм-менеджментом только на работе и управлять исключительно рабочими задачами. Если заниматься тайм-менеджментом, то всей жизни. Поэтому задачи из разряда «купить хлеб» и «покосить газон» попадают сюда. В этот же блок совсем недавно добавлено еще два подпункта:

• «Здоровье» — включен после вступления в местное бизнес-сообщество, где многие бизнесмены по утрам бегают и делают зарядку
• «Отдых» — после того как понял, что уже 2 недели не могу попасть на премьеру фильма просто потому, что этого не было в плане.

7. Седьмой блок — задачи с привязкой к месту или событию: съездить, встретиться, привезти, забрать, позвонить.

8. Восьмой блок — не срочные/не важные дела, которые можно выполнить, когда наступит удобный момент. Их можно назвать кайросовыми задачами (от греч. кайрос — благоприятный момент). В этот же блок могут попасть задачи, прилетающие ко мне в течение дня, из этого блока они обычно либо переносятся в один из блоков выше, либо вычеркиваются.

9. Девятый блок под названием «буфер» добавлен в боевой план месяц назад. Идея позаимствована в соцсетях. Блок связан не столько с планированием, сколько с подведением итогов дня, для поддержания правильного эмоционального состояния.

Какие преимущества дает боевой план для меня:

1. Помнить про главную цель и свой ценный конечный продукт.

2. Не забывать о саморазвитии и обучении.

3. Правильно расставлять приоритеты.

4. Контролировать делегированные задачи.

5. Держать под контролем домашние дела.

6. Заботиться о здоровье.

7. Быть гибким благодаря блоку кайросовых задач.

8. Запоминать необычные события.

9. Мыслить в духе win-win.