Менеджмент «Про бизнес» 21 марта 2018

Одни меняются слишком быстро, другие замедлились. Эксперимент по прокачке компаний близится к завершению

В конце января мы объявили о запуске интерактивного проекта-эксперимента: 3 компании в сжатые сроки должны поменять свою стратегию и повысить эффективность с помощью приглашенных экспертов. Заявленный срок эксперимента подходит к концу — что сделано за это время и что еще можно успеть поменять? Расскажем в этом материале.

За время проекта, а это почти два месяца, эксперты успели серьезно вмешаться в работу компаний-участниц проекта, меняя привычный порядок вещей. Мы решили узнать у руководителей этих компаний, что уже удалось сделать и каково это — пускать в свой бизнес внешних консультантов.

Предыдущие этапы проекта здесь:

⇒ После 2 недель эксперимента: одной компании нужен новый формат розницы, другой — блюдце для торта. Подробности внутри

⇒ «Помогать бизнесу бесплатно все-таки нельзя». Первые факапы нашего эксперимента по прокачке компаний

«Тойота» и «Спагетти» в багетной мастерской

Компания «БелБагетМастер» занимается изготовлением рам уже больше десяти лет. Кажется, за такой срок можно собаку съесть в этом деле. Но свежий взгляд эксперта по операционной эффективности Татьяны Пясецкой указал сразу на несколько тонких мест. Во-первых, стоило навести чистоту и порядок на рабочих местах, который строится по системе 5С (система организации и рационализации рабочего пространства, один из инструментов бережливого производства).

«Визит консультанта не вызвал восторга на производстве — делится впечатлениями директор компании Ольга Гринкевич. — Система 5С начинается с порядка, поэтому мы с сотрудниками определились с необходимыми инструментами на каждом рабочем посту, оставили только нужные, удобно распределили мелкую фурнитуру. Это было только начало, но процесс увлек работников настолько, что даже малярный скотч занял самое удобное место. Сотрудники стали отмечать, что время на поиск сократилось в разы.
Мы так вдохновились результатом, что ввели систему 5С и на рабочих местах дизайнеров. Это позволило унифицировать многие процессы и улучшить качество обслуживания. Теперь сделали соблюдение системы 5С основой премирования сотрудников».

Кроме порядка на местах стоило оптимизировать и само расположение рабочих зон. Ведь чем меньше времени занимает движение по производственному «маршруту», тем выше производительность сотрудников. Для этого у эксперта в запасе специальный инструмент: «диаграмма Спагетти». Это визуальное изображение на листе бумаги движения материальных и информационных потоков позволяет качественно и количественно определить «проблемные места» в процессах. В этом «БелБагетМастеру» также помогала Татьяна Пясецкая.

«Татьяна не остановилась на первых результатах. В день, когда снегопад нарушил наши планы и до производства добраться не удалось, мы расположились в ближайшем кафе. Эксперт предложила проверить, насколько эффективно расставлено оборудование на производстве. Мы прорисовали схему производства — и она за пару минут нашла потери во времени. Оказалось, этого можно избежать простой перестановкой рабочих зон, причем эффективность повышается сразу у двух мастеров. Впереди много работы, но мы уже видим результаты», — считает Ольга.

Напомним, что в основное время эксперт Татьяна Пясецкая занимается улучшением эффективности в крупном банке, но она подчеркивает — инструменты универсальны, их одинаково успешно применяют мировые лидеры и совсем небольшие фирмы. Например, один из факторов успеха компании «Тойота» — это применение принципов lean, легендарной философии бережливого производств. Эти же принципы решено было использовать в «БелБагетМастере».

По словам Ольги Гринкевич, первое знакомство с экспертом «ввело ее в ступор». «Мне казалось, все процессы у нас отлажены на 150%. Какую помощь в моем производстве может оказать сторонний человек, да еще из банковской сферы? Но тут пошли в ход все „страшные слова“: 5С, lean и много другое. Мне все это показалось непонятным, но после небольшой лекции и изучения материалов, мы начали разговаривать с экспертом на одном языке. „Тойота“ в нашей мастерской — эта идея меня вдохновила на новые изменения в работе всей компании».

Началась и подготовка обучающего материала для будущих новых дизайнеров. Одним из сдерживающих факторов развития компании были сложности с передачей знаний от опытных сотрудников начинающим. Компетенции не тиражировались, и поэтому масштабировать бизнес было непросто. Эксперт по повышению операционной эффективности Олег Чумаков подключился к разработке комплекса материалов — видео, фото, текст с картинками.

Полезный Остервальдер

Самой быстро меняющейся в рамках проекта компанией оказалась Invento Labs. Это неудивительно, ведь они оптимизируют работу других компаний, поэтому смогли быстро и свои процессы улучшить под руководством консультантов. Однако не все шло гладко.

«Мы попросили экспертов помочь нам внедрить новый инструмент управления задачами. На старте было ощущение, что нужно много работать над нашей эффективностью. Так оно и оказалось — эксперты „прописали“ нам введение общего управления ресурсами и сроками на уровне всего проектного портфеля. Для этого нужно серьезно перестраивать работу и поэтому быстро ликвидировать это тонкое место мы не смогли. Поэтому придется работать над этим и после завершения проекта», — говорит руководитель Invento Labs Надежда Ручанова.

Легче оказалось создавать обновленное ценностное предложение. Под руководством Олега Чумакова все ответственные люди компании заполнили специальную таблицу по методу Остервальдера. В эту таблицу очень удобно сводится ключевая информация о бизнесе, по ней удобно строить дальнейшую стратегию.

По словам Надежды Ручановой, методика очень полезная. «Вроде бы знаешь все о своей компании, но так все сводится в систему и структурируется. Получается, как в шахматах — вся ситуация перед глазами, на одной доске. Можно планировать дальнейшие ходы».

Поработав с этим инструментом, руководство компании вместе с экспертами придумали новое позиционирование для Invento Labs на белорусском рынке: нужно стать лидером в цифровой трансформации, то есть во внедрении электронных систем управления бизнес-процессами (ERP). Под эту задачу уже разрабатывается комплекс инструментов продвижения. Начали с создания новой презентации о компании для потенциальных клиентов, для этого Надежда Ручанова «привлекла» еще одного эксперта. «Я учу своих коллег делать яркие презентации, провожу внутреннее обучение по мотивам онлайн-курса Ненси Дуарте — это лучший специалист в мире в этой сфере, всем рекомендую. Для проверки знаний я объявила творческий конкурс среди коллег на лучшую презентацию. Победителям подарю новую книгу Ненси, им точно пригодится».

Вместе с HR-экспертом Татьяной Березовской Invento Labs взялась и за новый русскоязычный сайт для потенциальных сотрудников. Буквально за неделю разработали дизайн, выбрали программное решение и записали на видео мнения сотрудников о том, стоит ли идти работать в эту компанию.

На вопрос, как она оценивает перемены в компании за полтора месяца проекта, Надежда Ручанова отвечает: «В проекте нам приходится меняться сразу по нескольким направлениям работы. Хотелось бы улучшаться чуть помедленнее. Но если будешь бежать недостаточно активно, тебя тут же обгонят конкуренты. С другой стороны, в компании постоянный „движ“, это заряжает энергией. Мы видим позитивные изменения и очень этому рады».

Кузница кадров для малого бизнеса

Андрей Касперович, учредитель и директор третьей компании-участницы — «КасКад энерго» отмечает: «Сейчас мы активно набираем персонал. Эксперт по HR Татьяна Березовская еще на старте проекта передала нам все необходимое для того, чтобы подбор проходил более эффективно и помогает отбирать будущих сотрудников».

Менеджер проекта Олег Чумаков считает, что на этой стадии проекта по изменениям в «КасКад энерго» действительно рассказать можно не так много, как про других участников. Сказывается сама сфера деятельности компании — на производствах любые изменения реализуются медленнее.

Олег также отмечает: «В целом скорость реализации задуманного на этом этапе существенно снизилась. На это повлияла загрузка экспертов на основных местах их работы, переход компаний-участников от стадии разработки решений к их внедрению, что всегда занимает больше времени. Ну, и такой фактор, которым мы не можем управлять, как сезон болезней, когда люди просто надолго элементарно выпадали из рабочего ритма».